Rapport evaluatie organisatievorm BLOS

Burgerparticipatie is topsport Evaluatie organisatievorm bestuurscommmissie lichamelijke opvoeding en sport Gemeente Hellendoorn Linet Tanke & Janneke Oudenhoven

29 november 2021

Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Conclusies 2.1 De bestuurscommissie is een goede manier om sport en bewegen op een participatieve manier te organiseren in gemeente hellendoorn 2.2 (Maar) de huidige organisatievorm vraagt om een doorontwikkeling om de belofte en ambities waar te maken 3 Aanbevelingen Aanbeveling 1: zet het vizier gezamenlijk op de toekomst Aanbeveling 2: herdefinieer de rol en verantwoordelijkheden van de BLOS en communiceer hierover Aanbeveling 3: scherp de werkwijze van de BLOS verder aan Aanbeveling 4: zorg voor duidelijkere functiescheiding tussen cluster sport en de BLOS Aanbeveling 5: investeer in de verbinding met verenigingen Aanbeveling 6: versterk de band tussen de BLOS en de gemeenteraad Bijlage I Bronnen

2

2 4 4 6 10 10 10 12 13 13 14 15

www.hiemstraendevries.nl

1 Inleiding In 1972 is de bestuurscommissie voor sport en lichamelijke opvoeding (BLOS) opgericht1 met als doel het realiseren van sport- en beweeginfrastructuur via overheidsparticipatie en burgerparticipatie. Via een instellingsbesluit draagt het college de bevoegdheden op het gebied van sport en bewegen over aan de BLOS. Sinds 2012 bestaat de BLOS uit: • één lid van het college van burgemeester en wethouders; • 6 inwoners van de gemeente Hellendoorn die door het college benoemd worden; • een ambtelijk secretaris. In het coalitieakkoord 2018 - 2022 van de gemeente Hellendoorn is opgenomen dat er een onderzoek zou komen naar de organisatievorm van de BLOS. Dit onderzoek moet de basis vormen voor een besluit over de toekomstige organisatievorm. De hoofdvraag van dit onderzoek luidt: “Is de organisatievorm met een bestuurscommissie nog steeds de meest effectieve en efficiënte organisatievorm? Zo ja, welke verbeterpunten liggen er om de wisselwerking en samenwerking tussen BLOS en de gemeenteraad en tussen BLOS en de verenigingen te verbeteren. Zo nee, wat zou een betere vorm zijn?” In de zomer van 2021 heeft Hiemstra & De Vries van de gemeente Hellendoorn de opdracht gekregen om de organisatievorm van de BLOS te evalueren. Voor deze evaluatie hebben we een documentenstudie uitgevoerd en verschillende betrokkenen (ambtelijke organisatie, bestuur, verenigingen) gesproken.

Zie voor een overzicht hiervan bijlage I. In het tweede hoofdstuk delen we onze hoofdconclusie en de onderbouwing daarbij. In het derde hoofdstuk beschrijven we onze aanbevelingen voor de toekomst. In de bijlage zijn de bestudeerde documenten en namen van de geïnterviewden opgenomen.

1

Tegenwoordig wordt er gesproken over ‘sport en bewegen’, maar de naam van de bestuurscommissie is BLOS gebleven.

3

www.hiemstraendevries.nl

2 Conclusies In dit hoofdstuk geven we antwoord op de onderzoeksvraag. Onze hoofdconclusie luidt als volgt: “De bestuurscommissie is een goede manier om sport en bewegen op een participatieve manier te organiseren in gemeente Hellendoorn. Maar de huidige organisatievorm vraagt om een doorontwikkeling om de belofte en ambitie waar te maken.” We lichten de onderbouwing van de hoofdconclusie hieronder verder toe, waarbij we de onderbouwing opsplitsen in twee delen. Ten eerste de onderbouwing dat de bestuurscommissie een goede vorm is. Ten tweede de onderbouwing dat er een doorontwikkeling nodig is. 2.1 DE BESTUURSCOMMISSIE IS EEN GOEDE MANIER OM SPORT EN BEWEGEN OP EEN PARTICIPATIEVE MANIER TE ORGANISEREN IN GEMEENTE HELLENDOORN 2.1.1 De BLOS is een van de hoogste vormen van participatie volgens de participatieladder van Arnstein (1969) De afgelopen jaren hebben veel gemeenten aan de ambitie gewerkt om (burger)participatie te vergroten. We zien een beweging van inspraak bij het maken van plannen en beleid naar participatie. Maar in de praktijk van veel gemeenten zien we (om verschillende redenen) dat participatie nog niet eenvoudig is. Bijvoorbeeld om ruimte te geven aan inwoners. Participatie komt daardoor soms moeilijk van de grond. De gemeente Hellendoorn brengt met de BLOS al sinds 1972 participatie in de praktijk.

Het college heeft immers een aantal wettelijke uitvoeringstaken overgedragen aan de BLOS. Als we dan kijken naar de participatieladder van Sherry Arnstein, dan kunnen we concluderen dat de BLOS zich beweegt op de bovenste twee treden. Een van de voorwaarden voor succesvolle participatie is dat college en raad daadwerkelijk bereid zijn om taken over te dragen. Ons beeld is dat dit in gemeente Hellendoorn aan de orde is. Een argument dat zij noemen om ruimte te geven, is dat de BLOS bestaat uit deskundige leden, die integraal naar de sport kijken, zonder dat zij belangenbehartiger zijn van één vereniging of één tak van sport. 2.1.2 De leden van de BLOS nemen hun verantwoordelijkheid heel serieus en proberen hun rol zo zorgvuldig mogelijk uit te voeren om de belangen binnen sport op een goede manier te wegen Het succes van de BLOS staat of valt met de kwaliteit van de bestuursleden. In de analyse van documenten lezen wij zorgvuldigheid terug. Dat zien we in praktische zaken (aanwezigheid, mate van voorbereiding, aanwezige kennis, oog voor details). De BLOS-leden proberen zorgvuldig besluiten te nemen door vragen te stellen, informatie te vergaren en onderling uit te wisselen. We horen dit ook terug van de betrokkenen die wij gesproken hebben, men is positief over de kwaliteit van de BLOS-leden. En men benoemt ook de complementariteit van de BLOS-leden.

De BLOS schroomt ook niet om besluiten te nemen als de belangen of inzichten van gemeente en sportverenigingen (of verenigingen onderling) verschillend zijn. Met het oog op de toekomst is het daarom een punt van aandacht om de kwaliteit van de BLOS-leden hoog te houden. Zorgvuldigheid heeft ook een keerzijde. Dat gaat over detaillisme of snelheid van besluitvorming. We komen daar in paragraaf 2.2.1 op terug.

4

www.hiemstraendevries.nl

2.1.3 De BLOS is (in potentie) een plek waar bottom up en top down veel informatie samenkomt De gemeente Hellendoorn heeft met de BLOS een duidelijk en herkenbaar aanspreekpunt voor de sport. Veel kennis en informatie komt samen bij de BLOS, vanuit gemeente naar verenigingen en andere partners en vice versa. Dat de BLOS-leden goede voelsprieten hebben, breed in de gemeente, is hiervoor essentieel. Doordat de informatie vanuit verschillende kanten bij de BLOS binnenkomt, hebben zij goed overzicht van wat speelt, kunnen ze vraagstukken met elkaar verbinden en trends identificeren. Het Mulier Instituut heeft afgelopen jaar onderzoek gedaan naar de bekendheid van de BLOS en haar dienstverlening. Het onderzoek vond plaats met een enquête die is uitgezet onder de gebruikers van de (gemeentelijke) sportaccommodaties. De uitkomsten bieden inzicht waar de gebruikers tevreden zijn en waar zij kansen zien voor verbetering. Daar komen we in paragraaf 2.2.1 en 2.2.3 op terug. 2.1.4 De gemeente Hellendoorn investeert in sport, maar de kosten hangen niet (alleen maar) samen met het hebben van een bestuurscommissie Het is vrij snel en makkelijk vast te stellen dat de gemeente Hellendoorn veel investeert in sport. Dat is niet verrassend, de ambities zijn immers ook groot.

In het coalitieprogramma wordt daarover geschreven: “In 2016 werd de gemeente Hellendoorn verkozen tot Sportgemeente van het jaar. In alle kernen zijn de sportvoorzieningen op niveau, waarbij er natuurlijk nog wensen zijn om het nog beter te maken. Maar sport is in onze gemeente geen doel op zich, het is vooral ook onze integrale aanpak die een meerwaarde heeft.” We hebben in dit onderzoek gekeken naar de kostenkant (begroting en formatie). Waarbij we ons realiseren dat dit niet zomaar te duiden is. Bijvoorbeeld doordat gemeenten verschillende keuzes maken wat zij in huis organiseren en wat zij uitbesteden. Of wat bij sport belegd is en wat op andere plekken (denk aan onderhoud van de sportvelden). In dit onderzoek is de vraag met name relevant of de BLOS substantieel extra kosten veroorzaakt. Onze analyse is dat dit niet zo is. Het aantal ambtenaren (op beleid, uitvoering, contractmanagement) zou immers niet moeten afhangen van de vraag of besluitvorming plaatsvindt door het college of door een bestuurscommissie. We zien wel een aantal zaken waar de BLOS inzet van de organisatie (ambtelijk en bestuur) vraagt. We denken dan bijvoorbeeld aan: • Secretariële ondersteuning van de BLOS door ambtenaar van cluster Sport. • Vervullen rol secretaris van de BLOS door de manager Maatschappelijk Domein. • De rol van voorzitter wordt ingevuld door de wethouder.

• Wanneer de BLOS budgetoverschrijdingen bespreekt, worden deze daarna alsnog in college en raad besproken. Dat leidt tot een dubbele tijdsinvestering. Daar tegenover staat dat de BLOS ook zelfstandig besluiten kan nemen die niet naar de raad of college hoeven. We denken dat hier andere keuzes in gemaakt kunnen worden. Niet zozeer vanwege het argument van de kosten, maar wel met de reden om de verantwoordelijkheidsverdeling tussen BLOS en de organisatie scherper te maken (zie aanbeveling 3 en 4). Het is een bijkomend voordeel als dit tot minder kosten en inzet van formatie zou leiden. Andersom leidt de BLOS vanzelfsprekend ook tot tijdswinst voor de gemeente. De BLOS ontlast immers het college (besluitvorming). Het cluster Sport en de BLOS werken al jarenlang nauw samen. De BLOS is van de ambtenaren een bepaald niveau van inzet en dienstverlening gewend. We kunnen ons voorstellen dat het voor de BLOS wennen is als er andere keuzes worden gemaakt door de ambtelijke organisatie. Zoals de actuele situatie waarin er geen hoofd Sport meer is, maar een manager Maatschappelijk Domein waar sport onder valt. Dit is echter een aangelegenheid van de gemeente zelf, waar de BLOS geen invloed op heeft. De gemeente stelt immers de financiële en formatieve kaders. Wel blijft de BLOS met de ambtelijke organisatie in gesprek over de ambities binnen die kaders.

2.1.5 De leden van de BLOS kunnen vanuit hun rol op een maatschappelijke, niet-politieke manier onderwerpen aandragen, bespreekbaar maken of stelling nemen De BLOS kan vanuit een sport-breed perspectief acteren. Politieke voorkeuren of standpunten hebben geen impact. De politiek is nog altijd bevoegd met betrekking tot de financiële kaders, maar voor de invulling zijn

5

www.hiemstraendevries.nl

verenigingen niet afhankelijk van de (politieke) besluitvorming van de raad. Tenminste, zo leeft het in de beeldvorming. Een voorbeeld van hoe de BLOS die unieke positie kon inzetten was het voorbeeld van de Rookvrije sportaccommodaties. Bij de gemeente kwam een aanvraag binnen van Hulzense Boys voor een overkapte buiten-rookruimte. De gemeente wilde akkoord gaan, maar de BLOS keek hier anders naar en agendeerde dit succesvol. Uiteindelijk hebben gemeente, verenigingen en BLOS samen toegewerkt naar ‘rookvrije sportaccommodaties’. Gemeente Hellendoorn heeft dit als een van de eerste gemeenten in Nederland bereikt. 2.1.6 Alternatieve organisatievormen leiden niet (zomaar) tot een beter resultaat Gemeenten organiseren sport op hele verschillende manieren. Er zijn bijvoorbeeld gemeenten die een deel van de ambtelijke organisatie hebben verzelfstandigd in een sportbedrijf. Of gemeenten waar de uitvoering (deels) is uitbesteed. Er zijn ook gemeenten die gebruik maken van een adviescommissie Sport, waarbij de besluitvorming nog steeds bij de gemeente ligt. Gemeente Hellendoorn koos bijna vijftig jaar geleden voor de vorm van een bestuurscommissie. Na zoveel decennia is het heel goed om die organisatievorm tegen het licht te houden. Waarbij we ons realiseren dat elke organisatievorm voor- en nadelen heeft en uitdagingen kent.

Problemen worden vaak niet veroorzaakt door de organisatievorm. Tenzij hier echt fundamentele weeffouten in zitten of indien de vorm niet past bij de ambitie, doelen en cultuur van de organisatie. Problemen worden vaker veroorzaakt door de wijze waarop mensen handelen binnen die organisatievorm. Ons beeld is dat de vorm van een bestuurscommissie goed past bij de ambitie van de gemeente Hellendoorn. In het collegeprogramma staat dit als volgt beschreven: “We lopen voorop als het gaat om burger- en overheidsparticipatie (…). Deze lijn zetten we de komende jaren door; wij realiseren ons dat deze andere manier van werken structureel financiële en personele capaciteit vereist. Bestuurlijke vernieuwing is geen project, maar een continu proces.” We zien dat er mogelijkheden zijn voor verbetering, sterker nog, dit is het momentum om door te pakken en een nieuwe fase in te gaan. Een doorontwikkeling van de BLOS. Een andere organisatievorm voor de BLOS zal niet leiden tot een beter resultaat. Terwijl het ontmantelen van de BLOS er wel voor zou zorgen dat veel verloren gaat. Van positieve energie tot concrete zaken als netwerk, kennis en ervaring.

2.2 (MAAR) DE HUIDIGE ORGANISATIEVORM VRAAGT OM EEN DOORONTWIKKELING OM DE BELOFTE EN AMBITIES WAAR TE MAKEN 2.2.1 Er is veel onduidelijkheid over de rol, mandaat en verantwoordelijkheid van de BLOS We constateren dat er veel onduidelijkheid bestaat over waar de BLOS over gaat. Deze onduidelijkheid leidt tot ruis, onbegrip, verschil in verwachtingen, etc. Als er zoveel onduidelijkheid bestaat, kan er nooit volledige tevredenheid zijn. Immers, ieder heeft een ander beeld over wanneer het goed is. Deze onduidelijkheid begint al bij het instellingsbesluit waarin de taken van de BLOS beschreven zijn. Hierin staat dat de BLOS verantwoordelijk is voor de beleidsvoorbereiding en de beleidsuitvoering. Er lijken verschillende beelden te zijn over wat dit inhoudt: is dit slechts het vaststellen van het beleid dat beschreven wordt door cluster Sport? Of heeft de BLOS zelf een rol in de uitvoering. In de beleving van mensen horen we deze onduidelijkheid terug. Mensen benoemen dat ze niet precies weten hoe het zit. En dat het instellingsbesluit geen helderheid biedt. Maar we hoorden de spraakverwarring ook ter plekke in de interviews die we gehouden hebben.

Neemt de BLOS nou taken over van raad of college? En is de BLOS een besluitvormend orgaan of niet? En wat gebeurt er als college en BLOS het niet met elkaar eens zijn? Is de BLOS belangenbehartiger van alle verenigingen of is de BLOS geen belangenbehartiger?

6

www.hiemstraendevries.nl

Als we vanuit het oogpunt van de verenigingen kijken, dan is het voor hen niet altijd duidelijk met welke vraagstukken ze naar de BLOS gaan en met welke vraagstukken naar cluster sport. Dit hoorden we terug in de gesprekken met de verenigingen. En ook in het Mulier-rapport zien we terug dat verenigingen niet precies weten wat de taken van de BLOS zijn. Soms lijken de verenigingen zelfs niet het onderscheid tussen de BLOS en de gemeente te zien. Een voorbeeld is de verschillende route die gevolgd lijkt te worden als het gaat om zaalhuur of de aanschaf van nieuw materiaal. Gaat dit nou via de BLOS of via de gemeente? Deze onduidelijkheid kan leiden tot ontevredenheid, maar ook tot ‘shopgedrag’ (als het via de ene route niet lukt, dan probeer ik de andere route). We hebben geen aanwijzingen voor gevonden dat dit gebeurt, maar we zien hier een potentieel risico. Ook zien we hier specifiek de afbakening tussen cluster Sport en de BLOS als aandachtspunt. Lange tijd heeft cluster Sport als een op zichzelf staand team binnen de gemeente geopereerd. Het team heeft veel resultaten kunnen bereiken. Maar een keerzijde was dat de afstand tot de andere beleidsafdelingen groter leek te worden. Terwijl de verbinding met de BLOS juist heel sterk was.

Dit leidde ertoe dat in de beeldvorming cluster Sport en de BLOS te sterk verweven zijn in plaats van twee verschillende entiteiten met een eigen rol en verantwoordelijkheid. Het is nu niet altijd duidelijk vanuit welke hoedanigheid cluster Sport werkt: is het een primaire taak voor de ambtelijke organisatie, voert de ambtelijke organisatie iets uit in opdracht van de BLOS of doet de ambtelijke organisatie voorbereidend werk voor de BLOS? Ook al staat het wellicht helder op papier, dat betekent niet dat iedereen hier dezelfde invulling aan geeft, waardoor rolverwarring ontstaat. Het is nu zaak om helderheid te scheppen wie waarvoor verantwoordelijk is. Tot slot zien we onduidelijkheid vanuit het perspectief van de raad. We gaan hier in de volgende paragraaf op in. 2.2.2 De driehoek Raad – BLOS – College functioneert niet goed Om als bestuurscommissie goed te kunnen functioneren, is een goede interactie met het college en de raad essentieel. Dit is een harde randvoorwaarde. Zij geven immers ruimte aan de BLOS en maken participatie op die manier mogelijk. We zien in de gemeente Hellendoorn dat de verbinding tussen BLOS en met name de raad verbeterd kan en moet worden. Wat niet bijdraagt is de hierboven beschreven onduidelijkheid over de rol en verantwoordelijkheid van de BLOS. Die onduidelijkheid kan een gevoel van onbehagen scheppen: wat moet de BLOS doen en wat doet de BLOS.

Maar het probleem zit dieper en gaat verder. Duidelijkheid verschaffen over rol en verantwoordelijkheid is niet de enige oplossing. Ons beeld is dat college en raad niet alleen met de mond belijden dat zij participatie belangrijk vinden, maar dat ze het ook willen realiseren en bereid zijn om daarvoor ruimte te bieden. Vanzelfsprekend is het een politieke keuze hoe ver een partij bereid is te gaan, er zijn zeker verschillen tussen fracties, maar in zijn algemeenheid is er vanuit de politiek ruimte voor participatie. Daar zit geen probleem. Dat is er ook niet voor de kaderstellende en controlerende rol van de raad. In de praktijk geeft de raad kaders mee aan de BLOS, want dit gebeurt reeds met het budgetrecht. En zij kan haar controlerende rol goed uitvoeren met de reguliere P&C cyclus. Het gaat wat ons betreft met name mis op twee onderdelen: 1. De BLOS is onzichtbaar voor de raad. Dit is tweerichtingsverkeer. De formele communicatie met de raad verloopt via de voorzitter van de BLOS (nu de wethouder). En andersom worden raadsleden wel uitgenodigd voor de vergaderingen van het AB van de BLOS. Maar daar wordt beperkt gebruik van gemaakt. Ook ontvangt de raad, buiten de reguliere P&C-cyclus om, weinig tot geen informatie vanuit de BLOS. De raad kan dus wel informatie terugvinden (ook in de vergaderingen van de BLOS), maar de informatie komt beperkt proactief naar de raad toe.

Deze onzichtbaarheid leidt tot een gevoel van een gebrek aan transparantie. En dat is onwenselijk. Het gaat immers over een belangrijk beleidsterrein waar gemeente Hellendoorn stevige ambities op heeft en ook budget voor beschikbaar stelt. Juist dan is het verstandig om te zorgen voor zichtbaarheid en goede informatie.

7

www.hiemstraendevries.nl

2.

De wethouder Sport vervult de rol van voorzitter van de BLOS. Deze situatie wordt door veel betrokkenen als onwenselijk gezien. Wij herkennen dat ook. Een wethouder als voorzitter van de BLOS versterkt het beeld van een ondoorzichtige situatie en kan leiden tot ‘dubbele petten’. De BLOS is zich hie van bewust en probeert hier zorgvuldig naar te handelen. Maar zowel voor de beeldvorming als voor helderheid in rollen en taken, is het niet wenselijk dat de wethouder fungeert als voorzitter.

2.2.3 De BLOS is weliswaar een mooi voorbeeld van participatie, maar het is nu tijd voor de 3.0 versie Zoals we eerder benoemden, is de BLOS een mooi voorbeeld van participatie. We zien nu dat de tijd rijp is voor de volgende stap: een versterking van de participatie door de verenigingen. In de context van sport in de gemeente Hellendoorn, met een groot cluster Sport, de BLOS en veel voorzieningen, is de dienstverlening aan de verenigingen ook altijd heel goed geweest. De ladder van Arnstein laat dit ook zien: hoe hoger de vorm van participatie, hoe lager het aantal betrokkenen vaak is. Dat zien we ook in gemeente Hellendoorn. De participatie vindt plaats op het hoogste niveau: burgers besluiten, adviseren en vertegenwoordigen op het niveau van de wethouders en raad. De bestuurscommissie kan er dus onbedoeld toe leiden dat verenigingen minder initiatiefrijk zijn of participeren, waardoor de kracht van de verenigingen misschien niet altijd benut wordt. Dit hoorden wij ook terug in verschillende interviews. Wij denken dat het een opgave voor de BLOS kan en moet zijn om de participatie door verenigingen te versterken. Uit ons ‘rondje langs de velden’ kwam het beeld naar voren dat verenigingen graag meedenken over de ontwikkeling van sportbeleid.

Dat herkennen we ook uit andere gemeenten: bij verenigingen zijn vaak gedreven vrijwilligers actief die graag meedenken op beleidsniveau. Of die zelf ideeën hebben voor initiatieven om het maatschappelijk resultaat van sport te versterken. Maar er is iets anders nodig om deze kracht aan te boren. Een goede verbinding met de verenigingen is hiervoor essentieel. Deze verbinding is op onderdelen zeer goed. Maar niet gemeente Hellendoorn-breed. We horen dit terug in ons eigen onderzoek, lezen dit in het rapport van het Mulier Instituut en de BLOS constateert het in haar eigen evaluatie. Van verschillende geïnterviewden hebben we gehoord dat vroeger nog wel eens het beeld bestond dat de BLOS er vooral voor voetbal zou zijn, maar dat de BLOS dit goed heeft weten te keren. Maar dat is nog maar een eerste stap. Wij zien drie onderdelen waar verbetering mogelijk is: • Duidelijkheid scheppen aan de verenigingen: waarvoor komen zij bij de BLOS? • Proactieve houding richting verenigingen die op afstand staan. • Het bijwonen van vergaderingen laagdrempeliger maken (bijvoorbeeld door het spreekrecht minder formeel in te richten). 2.2.4 Wij denken dat de BLOS een grotere meerwaarde kan hebben als de werkwijze verandert Een laagdrempelige en zichtbare BLOS versterkt participatie. Niet een bureaucratische bestuurscommissie, maar een energieke groep mensen met verstand van sport.

Geen vergadertijgers, maar mensen met visie en doortastendheid om resultaten te boeken. In de huidige vorm kan de BLOS in de uitstraling zoveel op de gemeente lijken, dat de toegevoegde waarde van een toegankelijke bestuurscommissie verminderd wordt. Met een andere werkwijze kan de kracht van de BLOS nog meer benut worden. Zoals we eerder beschreven heeft de BLOS een zorgvuldige werkwijze. Dat is belangrijk om hun maatschappelijke taak uit te voeren. Maar hier zit een keerzijde aan. Het zorgt ervoor dat de BLOS formeel en zelfs bureaucratisch wordt, dat onderwerpen tot in detailniveau worden besproken en dat besluiten soms lang op zich laten wachten. We noemen hier vier punten waar we mogelijkheid tot doorontwikkeling zien: • Het detailniveau waarop de BLOS onderwerpen bespreekt en besluiten neemt. Het is bijvoorbeeld een gewoonte geworden dat de BLOS het werkplan van cluster Sport bespreekt en goedkeurt tot op het niveau van personen en acties. Vanuit de rol van de BLOS is dit niet nodig en ook niet wenselijk. • De vergadersystematiek en vergaderfrequentie. We doen hier in hoofdstuk 3 concrete aanbevelingen voor. • De BLOS neemt zeer beperkt tijd voor visievorming (een ‘benen-op-tafel-gesprek’). Terwijl zij hier een waardevolle sparringpartner kan zijn voor de gemeente.

De BLOS geeft zelf ook aan dat zij vaker laat worden betrokken bij beleidsontwikkeling in plaats van aan de voorkant. De BLOS kan bijvoorbeeld

8

www.hiemstraendevries.nl

•

meedenken hoe de verbinding met andere beleidsthema’s versterkt kan worden. Of hoe het maatschappelijke belang van sport nog meer ingezet kan worden. Een heel praktisch punt is de inbedding in de interne bestuurlijke processen en gemeentelijke digitale systemen (o.a. In Proces en de vergaderopzet). Door meer aan te sluiten op de rest van de organisatie, wordt de BLOS beter zichtbaar en vindbaar. Hierdoor verlopen de processen rondom de BLOS efficiënter en wordt de BLOS zichtbaarder.

De BLOS kan en mag zelf ook nadenken over haar eigen ambitie en daar stelling op nemen. Waar wil de BLOS voor gaan, wat zijn de ambities van de BLOS, wat wil de BLOS bereiken? Vanzelfsprekend alles binnen de door de raad gestelde kaders, maar op die manier kan de BLOS de gemeente, het college, de raad, de verenigingen en andere partners ook inspireren. 2.2.5 Sport in gemeente Hellendoorn heeft een mooie historie, maar het is tijd voor een frisse start Er is sinds de oprichting van de BLOS ontzettend veel bereikt. Op niveau van topsport, de breedtesport, een prachtig voorzieningenniveau, Sportgemeente van het jaar in 2016, etc. En indirect bijvoorbeeld hoe gemeente Hellendoorn ervoor staat als het gaat om leefbaarheid. Dit alles is bereikt met inzet van de BLOS, de ambtenaren en zeker ook het voormalige hoofd Sport. Hij heeft als boegbeeld van de sport ontzettend veel voor elkaar gekregen. Alle betrokkenen kunnen daar oprecht trots op zijn. En tegen het licht van die historie, is het nu het momentum voor een frisse start. Om verschillende redenen: Ten eerste is er het afgelopen jaar in gemeente Hellendoorn voor gekozen om de verbinding en samenhang tussen sport en andere beleidsterreinen te versterken. Sport als middel om burgers deel te laten nemen aan de samenleving, te zorgen voor inclusie en mentale en fysieke gezondheid.

Dit kreeg ook vorm in de structuur: de integratie van cluster Sport in het Maatschappelijk Domein. Deze ontwikkeling past ook bij deze tijd, bij de opgaven die nu voorliggen. Dit betekent ook dat er voor cluster Sport minder leidinggevende capaciteit beschikbaar is dan voorheen. Ten tweede ervaart zowel de gemeente als de BLOS dat er mogelijkheden zijn voor verbetering. Dat gevoel was aanleiding voor dit onderzoek (zoals in verschillende bewoordingen al beschreven in het coalitieakkoord en collegeprogramma) en voor het onderzoek door het Mulier Instituut. Wij kunnen dat alleen maar onderschrijven: een doorontwikkeling is nodig. Een zichtbare nieuw start, waarbij het voor alle betrokkenen duidelijk is dat het anders gaat. Een doorontwikkeling is ons inziens voor de BLOS alleen mogelijk als er samen een punt gezet kan worden achter het verleden en betrokkenen met energie vooruitkijken naar de toekomst. En hier zien we een risico. We ervaren op verschillende plekken een gevoel van melancholie, hang naar het verleden of misschien zelfs weerstand tegen de veranderingen. Terwijl wij denken dat alle seinen op groen staan om in de nabije toekomst als BLOS nog meer verschil te kunnen maken voor de sport in gemeente Hellendoorn.

Sport kan nog meer als middel worden ingezet, de verbinding met het sociaal, maatschappelijk en fysiek domein kan nog steviger gelegd worden en participatie biedt veel mogelijkheden. Om dit te kunnen realiseren, vraagt het van iedereen dat de spreekwoordelijke punt achter het verleden en de manier van werken in het verleden gezet kan worden.

9

www.hiemstraendevries.nl

3 Aanbevelingen In dit hoofdstuk schetsen we onze aanbevelingen. We denken dat deze aanbevelingen concrete handvatten bieden om de doorontwikkeling van de BLOS mogelijk te maken. We raden jullie aan de precieze invulling hiervan met elkaar te onderzoeken. AANBEVELING 1: ZET HET VIZIER GEZAMENLIJK OP DE TOEKOMST We schetsten het al, nu is het momentum voor een frisse start. Maar om energiek de toekomst in te kunnen gaan, denken wij dat er nog aandacht nodig is voor het verleden. Om dat wat geweest is af te sluiten. Zoals wij het vaak verwoorden bij een doorontwikkeling: het heden is geen diskwalificatie van het verleden. Dat beeld mag niet ontstaan. We adviseren dan ook om gezamenlijk nog een keer goed stil te staan bij hoe jullie hebben samengewerkt met elkaar en wat daardoor allemaal bereikt is. Met aandacht voor de mensen die dit mogelijk hebben gemaakt. Maak hier echt een moment van door bijvoorbeeld met elkaar iets te ondernemen, uit eten te gaan of door een sportmoment met elkaar te beleven. Door samen, op een symbolische manier, een punt te zetten achter het verleden en de successen nog een keer te vieren, ontstaat ruimte voor de toekomst. Samen een nieuwe stap maken, op naar mooie resultaten voor de sport en bewegen in gemeente Hellendoorn. Mét de BLOS, op een manier waardoor jullie in deze organisatievorm weer een volgende stap kunnen maken.

Dit doen heeft waarde voor de direct betrokkenen, zoals de leden van de BLOS en het cluster Sport. Maar het is ook belangrijk om in de beeldvorming te laten zien dat er een nieuwe fase ingaat. De verandering wordt direct zichtbaar voor de verenigingen, voor de politiek, voor de ambtelijke organisatie en voor andere partners. Op die manier kan het momentum echt benut worden en kan iedereen meegenomen worden in de nieuwe werkwijze. AANBEVELING 2: HERDEFINIEER DE ROL EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE BLOS EN COMMUNICEER HIEROVER We hebben in het vorige hoofdstuk de impact beschreven die de rolonduidelijkheid van de BLOS veroorzaakt. Dit is daarmee een punt dat snel en goed opgepakt moet worden. We adviseren de BLOS achtereenvolgens: 1. De eigen rol en verantwoordelijkheid helder en scherp te maken. Met een concretisering t.o.v. het instellingsbesluit. 2. Eventueel het instellingsbesluit aan te passen. 3. Hier vervolgens over te communiceren naar alle betrokkenen. We lichten dit hieronder toe. Rol en verantwoordelijkheid aanscherpen In dit onderzoek zien wij geen directe aanleiding om de rol en verantwoordelijkheid van de BLOS te veranderen. Juist het feit dat de BLOS het mandaat heeft om besluiten te nemen (in tegenstelling tot een adviescommissie) maakt dat hier sprake is van verregaande participatie. Het is wat ons betreft zonde om een stap terug te doen op de participatieladder.

Wel adviseren we de leden van de BLOS zelf het voortouw te nemen om hun rol en verantwoordelijkheid nog eens goed onder de loep te nemen. In 2020 heeft de BLOS hier intern al over gesproken. Dat leidde tot een voorstel voor herpositionering van de BLOS, waarbij het advies was de taken en bevoegdheden in stand te houden. Zoals gezegd: wij volgen die lijn, maar adviseren de BLOS om dit gesprek toch nog een keer te voeren. Met in het achterhoofd de inzichten uit dit rapport en het rapport van het Mulier Instituut. De basisvraag die de BLOS aan zichzelf kan stellen zou wat ons betreft moeten zijn: ‘wat is onze ambitie?’ Dan ontstaat een gesprek vanuit energie en inhoud, in plaats van een technisch gesprek over het instellingsbesluit.

10

www.hiemstraendevries.nl

Een specifiek punt van aandacht is wat ons betreft de vraag waarvoor de verenigingen naar de BLOS zouden moeten gaan. Zoals we eerder al beschreven, is dit niet altijd duidelijk voor de verenigingen. Dat het op papier helder beschreven staat, leidt er nog niet automatisch toe dat het bij iedereen ook duidelijk is. Dat vraagt gerichte communicatie. Maar voorbeelden die wij terug hoorden, klinken ook wel detaillistisch of uitvoerend (bijvoorbeeld de kapotte voetbalnetten of gymtoestellen die we uit de interviews vernamen). Dan zou het wellicht ook rechtstreeks door cluster Sport opgepakt kunnen worden en is geen besluitvorming van de BLOS nodig. Een ander punt om naar te kijken is artikel 18.1 uit het Instellingsbesluit. Het gesprek over taak en verantwoordelijkheid kan ertoe leiden dat er toch een aanpassing nodig is. Er staat nu het volgende: ‘Bij de uitvoering van haar taak wordt de bestuurscommissie bijgestaan door het daarvoor door het college in overleg met de bestuurscommissie aangewezen personeel’. Wij kunnen ons voorstellen dat deze zin verschillend geïnterpreteerd wordt door betrokkenen. We adviseren dan ook dit punt te verhelderen en aan te passen. Wij realiseren ons ook dat er complexiteit zit in de rol en verantwoordelijkheid van de BLOS.

De vraag is bijvoorbeeld tot waar de verantwoordelijkheid van de BLOS reikt, welke informatie de BLOS nodig heeft voor de besluitvorming, etc. Het belang om naar taken en verantwoordelijkheid te kijken, gaat er wat ons betreft dus met name om dat de BLOS in concrete en tastbare woorden duidelijk maakt waar zij van zijn en waarvan ook niet. Als een concretisering op het instellingsbesluit. Ons advies is al deze taken te expliciteren wat de BLOS dan feitelijk doet en wat de rol is van de ambtelijke organisatie. Als voorbeeld: in het instellingsbesluit staat bijvoorbeeld dat de BLOS verantwoordelijk is voor de beleidsvoorbereiding ten behoeve van het bevorderen van sport en bewegen en van de samenwerking tussen organisaties en personen op dit terrein. In de praktijk schrijft de ambtelijke organisatie een sport/beleidsnota voor de gemeente Hellendoorn binnen de financiële kaders die zijn meegegeven door de raad. De BLOS geeft de inhoudelijke kaders mee, zorgt voor de participatie rondom de totstandkoming van dit beleid en bespreekt het stuk en stelt het vast. Communiceren over taak en verantwoordelijkheid De doorontwikkeling van de BLOS, de frisse start, is het momentum om helderheid te scheppen over taak en verantwoordelijkheid. Dit vraagt gerichte en proactieve communicatie, voor specifieke doelgroepen. Het gaat om positionering en profilering.

We adviseren om flyers of infographics te maken, die op een aansprekende manier duidelijk maken wat de BLOS is (de website is hier ook een goed medium voor). Het opstellen hiervan is al een belangrijke actie, omdat het dwingt om heel concreet te maken waar de BLOS van is (en waarvan ook niet). We zien twee producten voor ons: • Een flyer die gaat over de algemene taakbeschrijving van de BLOS. Dit is geen technisch of juridisch document in ingewikkelde woorden. Dat is de functie van het instellingsbesluit immers al. Het is een A4, zo visueel mogelijk weergegeven, die dient als oplegger bij het instellingsbesluit. Hierin staat op een aansprekende manier beschreven wat de BLOS is en wat zij doet. De BLOS kan dit document gebruiken in de algemene communicatie. • Een A4 gericht op drie doelgroepen: verenigingen, college en raad. Met daarbij een korte beschrijving wat de BLOS doet, wie de leden van de BLOS zijn, waarvoor de doelgroep bij de BLOS terecht kan en waarvoor ook niet, etc. Op het A4 voor de verenigingen kan een beslisboom staan die duidelijk moet maken wanneer een vereniging naar de BLOS kan/moet en wanneer een andere route nodig is. Immers, zoals we eerder al schreven, bestaat hier soms onduidelijkheid over en maken verenigingen hierin verschillende keuzes. Zo’n beslisboom moet duidelijkheid scheppen voor alle grote en kleine vragen en besluiten die voor kunnen liggen.

Van een wijziging aanbrengen in een kleedkamer tot openstelling van buitenbaden en van plaatsing van een cameramast tot tarieven van sportaccommodaties.

11

www.hiemstraendevries.nl

AANBEVELING 3: SCHERP DE WERKWIJZE VAN DE BLOS VERDER AAN We adviseren een doorontwikkeling in de werkwijze van de BLOS waarmee het een meer laagdrempelige, wendbare en zichtbare bestuurscommissie kan worden. We proberen deze aanbevelingen hieronder zo concreet mogelijk te maken: • De BLOS kan blijven werken met een Algemeen en Dagelijks bestuur. • Het Dagelijks Bestuur van de BLOS zou moeten bestaan uit alleen extern benoemde BLOS-leden. Dat betekent dat de rol van voorzitter en secretaris niet meer worden ingevuld door mensen van de gemeente. Op basis van de agenda en bespreekpunten kunnen ambtenaren worden uitgenodigd (zoals in andere domeinen bij een portefeuillehouderoverleg met een wethouder). De rol van het DB is tweeledig. Ten eerste bereiden zij de agenda van het algemeen bestuur voor. Ten tweede vormen zij het voorportaal voor vragen van de verenigingen waarop een besluit nodig is. We kunnen ons voorstellen dat het Dagelijks Bestuur gemandateerd wordt om over kleinere onderwerpen een besluit te nemen. De BLOS geeft samen aan binnen welke kaders het Dagelijks Bestuur besluiten kan nemen. Dat kan de besluitvorming door de BLOS efficiënter en sneller maken. En zorgt ervoor dat verenigingen dan niet hoeven te wachten tot er een vergadering heeft plaatsgevonden. • De positie van de voorzitter moet veranderen.

De huidige situatie met de wethouder als voorzitter is niet langer houdbaar. Een BLOS-lid zou de rol van voorzitter moeten vervullen. De wethouder kan adviserend lid zijn zonder stemrecht. Op deze manier wordt een heldere functiescheiding bereikt en kan niet het onwenselijke beeld ontstaan dat de wethouder twee petten heeft. • De rol van secretaris zou niet moeten worden ingevuld door de manager Maatschappelijk Domein. Als de rol van secretaris vervuld wordt door een BLOS-lid (en niet een ambtenaar) versterkt dit de onafhankelijkheid van de BLOS. Zoals eerder beschreven vraagt de precieze rolverdeling tussen ambtelijke organisatie en BLOS nog aanscherping, dit geldt ook voor de secretariële ondersteuning van de BLOS. • Het Algemeen Bestuur kan met een andere vergadersystematiek gaan werken. Een systematiek die onderscheid maakt tussen besluitvorming en ruimte voor visie, inhoud, gesprek en verbinding. Het vraagt immers een andere energie en vergaderdiscipline als het doel verschillend is van een vergadering (besluiten nemen versus brainstormen). Op dit moment organiseert de BLOS de reguliere vergaderingen en thema-avonden. Dat is al een mooie basis. Maar ook de reguliere vergaderingen kunnen nadrukkelijker onderscheid maken. Zoals de raad dat bijvoorbeeld ook doet met de trits van Informeren, Opiniëren en Besluiten nemen.

• De BLOS kan nog meer ingebed worden in de procedures en systemen van de gemeente, zoals In Proces en de vergaderopzet. Maar deze voorbeelden zijn wellicht niet uitputtend. We adviseren een klein groepje te formeren (twee BLOS-leden en een ambtenaar van cluster Sport) om samen inzichtelijk te maken over welke systemen en procedures het gaat en een voorstel te doen hoe de BLOS hier goed op kan aansluiten, zodat de werkwijze efficiënter verloopt.

12

www.hiemstraendevries.nl

AANBEVELING 4: ZORG VOOR DUIDELIJKERE FUNCTIESCHEIDING TUSSEN CLUSTER SPORT EN DE BLOS Van oudsher zijn de BLOS en cluster Sport sterk verweven geraakt met elkaar. We adviseren om vanuit een duidelijke functiescheiding te werken aan de gezamenlijke doelen. Ieder vanuit de eigen rol en verantwoordelijkheid., zodat het voor anderen scherper is waar cluster Sport over gaat en waar de BLOS over gaat. Maar het ook voor hen makkelijker is hierbij passend houding en gedrag te laten zien. We zien hier de parallel tussen verantwoordelijkheidsverdeling tussen ambtelijke organisatie en college. Wij zouden dit als volgt verwoorden: • De kern van de functiescheiding is voor ons: de BLOS gaat over ‘wat willen we’ (ook wel de why, how and what) en de ambtelijke organisatie over ‘hoe doen we dit’. • De BLOS formuleert de ambitie voor sport en bewegen conform de (financiële) kaders van de raad en de ambtelijke organisatie voert uit. • Cluster Sport brengt de BLOS in stelling om hun taak goed uit te kunnen voeren, denk bijvoorbeeld aan: o Zorgen voor de juiste informatie (gevraagd en ongevraagd). o De BLOS vooraf goed betrekken bij beleidsvoorbereiding (zodat de BLOS haar rol hier goed kan nemen). o Heldere keuzes voorleggen als prioritering nodig is door capaciteitsproblemen. • De BLOS gaat niet over de formatie of interne taakverdeling van cluster Sport.

• Er is geen vaste vertegenwoordiging van cluster Sport in het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur van de BLOS, maar op basis van de agenda schuiven medewerkers van cluster Sport aan. AANBEVELING 5: INVESTEER IN DE VERBINDING MET VERENIGINGEN Het is belangrijk om de verbinding met verenigingen te verstevigen (waar de verbinding al goed is) en verbreden (waar de verbinding nog niet bestaat). Niet omdat de BLOS een vertegenwoordiging van de verenigingen vormt. Wel omdat de BLOS hét orgaan is in gemeente Hellendoorn dat spreekt over sport en dus goed gevoel moet hebben bij wat er leeft en speelt. En omdat de BLOS participatie door de verenigingen wil stimuleren. Wij adviseren hier met onderstaande acties invulling aan te geven: • Zorg voor helderheid over rol en verantwoordelijkheid (zie aanbeveling 2). De flyers die gemaakt worden, zijn een mooie aanleiding om met de verenigingen in gesprek te gaan. Bijvoorbeeld een tour langs de verenigingen in gemeente Hellendoorn of een feestelijke avond georganiseerd door de BLOS. Of BLOS-leden die aansluiten bij verenigingen van bestuur of leden van verenigingen om met behulp van de flyer te vertellen over de doorontwikkeling van de BLOS. • De BLOS-leden kunnen met accounthouders gaan werken, zodat elke vereniging een accounthouder heeft in de BLOS waarmee tweerichtingsverkeer vanzelfsprekend is.

Die accounthouder informeert de vereniging actief als er iets speelt dat relevant is. En andersom: de vereniging weet die accounthouder te vinden als er iets is. Potentieel risico dat we hier zien, is dat verenigingen de accounthouders gaan zien als vertegenwoordiger van hen in de BLOS en dat zij met zogenaamde ‘boodschappenlijstjes’ hun accounthouder opzoeken. Daar moet vanaf de start helderheid over bestaan dat dit niet de insteek is. Het gaat puur om informatieverstrekking (proactief, vragen beantwoorden, informatie ophalen). • De vergaderingen van de BLOS kunnen op de locaties van de verenigingen gehouden worden. De BLOS komt zo actief naar de verenigingen toe. • De BLOS kan actief de verenigingen opzoeken die ze nog niet goed kennen (bijvoorbeeld omdat ze accommodaties in privaat beheer hebben). Het is goed met elkaar te inventariseren welke verenigingen nog minder goed in beeld zijn en met elkaar een verdeling te maken wie waar actie op kan zetten. • De BLOS neemt het initiatief om thema-avonden te organiseren. Deze kunnen wellicht nog laagdrempeliger en aantrekkelijker gemaakt worden. Bijvoorbeeld door inspirerende sprekers uit te nodigen, te enthousiasmeren met een borrel of een inspirerende gastspreker uit te nodigen. Zie hiervoor ook aanbeveling 6. Misschien is het ook mogelijk om de bijeenkomsten te gebruiken om de betrokkenheid van raadsleden te vergroten.

13

www.hiemstraendevries.nl

AANBEVELING 6: VERSTERK DE BAND TUSSEN DE BLOS EN DE GEMEENTERAAD Essentieel voor de doorontwikkeling van de BLOS is de verbinding met de raad. Deze afstemming moet versterkt worden. De BLOS concludeerde dit zelf ook al in hun advies over de herpositionering. Dat gaat twee kanten op: de BLOS richting raad en de raad richting BLOS. • Tot nu toe waren BLOS-leden niet zichtbaar voor de raad, de wethouder voerde als voorzitter van de BLOS het woord. In de nieuwe structuur gaat dit veranderen en dit zal een positieve impuls geven. Maar het zou breder moeten zijn dan alleen de voorzitter die zichtbaar is. We adviseren om tijdens raadsvergaderingen waar sport op de agenda staat, met een vertegenwoordiging vanuit de BLOS aanwezig te zijn. • De BLOS kan de raad proactief opzoeken en vertellen over hun doorontwikkeling. • De raad voert haar kaderstellende en controlerende rol uit via de reguliere P&C cyclus. We adviseren de BLOS om naast deze formele momenten, in gesprek te blijven met de raad over inzet en resultaten. • De BLOS kan raadsleden actief uitnodigen voor de BLOS-vergaderingen. Dat gebeurt nu ook, maar de opkomst door raadsleden is bescheiden. We denken dat de vergaderingen aantrekkelijker gemaakt kunnen worden. Bijvoorbeeld door de vergaderingen nog meer een plek te maken van ontmoeting (met verenigingen bijvoorbeeld).

En als er meer inhoud op de agenda staat, biedt het ook de raad kansen om aan de voorkant meer betrokken te zijn.

14

www.hiemstraendevries.nl

Bijlage I Bronnen Voor dit onderzoek hebben we diverse documenten bestudeerd, zoals: raadsbesluit instellen BLOS, instellingsbesluit, notulen en agenda’s, onderzoek Mulier Instituut, advies herpositionering BLOS, Werkplan Sport 2020, Koersdocument ombuigen 2020 – 2023, lokaal sportakkoord, Social Return on Investment (SROI) van sport en bewegen en Sport & Bewegen i.r.t. de ombuigingsvoorstellen. Gemeente Hellendoorn: • Adrie Ouwehand (adj. directeur) • Colette Hofstede (beleidsmedewerker sport) • Eduard Kruiper (opzichter sportterreinen) • Janos Burlovics (coördinator binnensport) • Marjoleine Firet (manager Maatschappelijk Domein & huidig secretaris BLOS) • Monique van den Berg (beleidsuitvoerend medewerker cluster Sport) • René Nijhof (coördinator sport en bewegen) • Rolf Willemse (gemeentesecretaris) • Shelly Jambor (manager zwembad Het Ravijn) BLOS-leden (exclusief voorzitter en secretaris): • Aart Stegeman • Bernd Slettenhaar • Gischja van de Kasteele • Henny Broekman • Rudolf Hekman • Yolande Bergboer College van burgemeester en wethouders: • Anneke Raven (burgemeester) • Anja van den Dolder – Soeten (wethouder) • Jelle Beintema (wethouder) • Henk Nijhof (wethouder & huidige voorzitter BLOS) • Margreet Overmeen – Bakhuis (wethouder) Gemeenteraad • Anchela Mak (raadslid CDA) • Anja ter Harmsel (raadslid GroenLinks) • Annemarie Dubbink (raadslid Lokaal Hellendoorn) • Joost

ter Horst (raadslid VVD) Verenigingen (als aanvulling op het rapport van het Mulier Instituut) • FCV De Lochsprinters – Marion Borkent • GSV Fysion – Edwin Hartgers • NKC ’51 – Wouter Felix • PSV De Hertruiters – Gerrit Vrugteveen • RKSV De Zweef – Richard Benneker

15

www.hiemstraendevries.nl