Raadsvoorstel Verordeningen 2025 en Controleprotocol

AAN DE RAAD Zaaknummer: 2025-016086 Onderwerp Vaststellen verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025, controleverordening 2025 en Controleprotocol

VOORSTEL Wij stellen u voor om: 1. de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Hellendoorn 2025 vast te stellen; 2. de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Hellendoorn 2025 vast te stellen; 3. het Controleprotocol gemeente Hellendoorn vast te stellen en geldig te laten zijn voor boekjaar 2025 en verder.

INLEIDING Met ingang van het boekjaar 2023 nemen burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Deze verantwoording geeft inzicht in de mate waarin de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar voorheen de accountant een oordeel gaf over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt zijn oordeel zich nu tot de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Deze wijziging is bedoeld om de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te versterken. Om dit gesprek goed te kunnen voeren, is het nodig dat uw raad beschikt over actuele financiële verordeningen en een controleprotocol. In april 2025 is het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) aangepast om de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen definitief te verankeren in wet- en regelgeving. Daarnaast is in de wetgeving de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college aangepast en zijn de grenzen voor de goedkeuringstoleranties voor de accountant gewijzigd.

Om aan deze verplichtingen te voldoen, zijn de financiële verordeningen en het controleprotocol geactualiseerd op basis van de modelverordeningen van de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten), aangevuld met lokale keuzes voor Hellendoorn. Daarnaast

BEOOGD EFFECT Uw raad uiterlijk eind 2025 beschikt over geactualiseerde financiële verordeningen en een controleprotocol die in lijn zijn met de geldende wet- en regelgeving. Daarmee wordt uw kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording versterkt.

ARGUMENTEN 1.1 - 3.1 de geactualiseerde documenten zorgen voor wettelijke conformiteit en versterken de controlerende rol van de gemeenteraad De financiële verordeningen en het controleprotocol zijn aangepast op basis van de meest recente wet- en regelgeving over de rechtmatigheidsverantwoording. Daarbij is gebruikgemaakt van de modelverordeningen van de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten), aangevuld met lokale aanpassingen voor Hellendoorn.

Deze documenten ondersteunen uw raad bij het voeren van een goed inhoudelijk gesprek met het college over de mate van rechtmatigheid in het gemeentelijk handelen. In de bijlagen zijn de financiële verordeningen, het controleprotocol en een toelichting op de wijzigingen opgenomen. 1.2 In de financiële verordening wordt de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverklaring vastgelegd In de wijziging van het BBV is ook opgenomen dat voor de verantwoording door het college geldt dat vanaf 2025 de verantwoordingsgrens maximaal 2% van de totale lasten (excl. toevoegingen aan de reserves) mag zijn. In artikel 8 lid 2 wordt de verantwoordingsgrens op 2% van de omvangsbasis gesteld. In de jaren 2023 en 2024 was deze grens 1% van totale lasten inclusief toevoegingen reserves. Deze wijziging is besproken in de auditcommissie van 4 juli 2025 en akkoord bevonden. Ook werd aanpassing van deze grens geadviseerd door onze accountant, omdat de werkzaamheden voor zowel accountant als interne organisatie dan zo efficiënt mogelijk kunnen plaatsvinden. Tevens wordt de rapportagegrens vastgesteld op € 100.000,--. Dit betekent dat de geconstateerde afwijkingen groter dan € 100.000,-- in de paragraaf bedrijfsvoering worden toegelicht.

1.3 De wijze waarop we omgaan met begrotingsonrechtmatigheid wordt nu vastgelegd In artikel 10 lid 6 wordt nu nader vastgelegd hoe we omgaan met begrotingsonrechtmatigheden. Dit conform werkwijze afgelopen 2 boekjaren. Dit betekent dat we afwijkingen betreffende hogere of lagere baten of lagere lasten melden in de jaarrekening. Deze afwijkingen worden daarmee als rechtmatig beschouwd.

KANTTEKENINGEN 1.1 - 3.1 De invoering vraagt extra aandacht binnen de organisatie De aanpassingen in de verordeningen en het controleprotocol vereisen dat medewerkers zich de nieuwe werkwijze rondom de rechtmatigheidsverantwoording eigen maken. Dit vraagt om interne afstemming en mogelijk aanvullende begeleiding of instructie. 1.2-3.2 De aanpassing in de goedkeuringstolerantie kan sneller een niet goedkeurende verklaring opleveren. De wijziging in het BADO geeft niet alleen een wettelijke grondslag voor de rechtmatigheidscontrole. Daarnaast zijn de grenzen voor de goedkeuringstoleranties voor de accountant aangepast. Vanaf verslagjaar 2025 geldt voor de accountant een goedkeuringstolerantie van 2% van de omvangsbasis (totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves) voor de jaarrekeningcontrole. Voorheen was er een scheiding: 1% voor fouten, 3% voor onzekerheden. Daarnaast geldt dat fouten én onzekerheden nu samen beoordeeld worden ten opzichte van deze grens. Hierdoor wordt de grens voor een niet-goedkeurende verklaring sneller bereikt. Op basis van de onzekerheden in de afgelopen jaren en de huidige informatie die we hebben, verwachten we niet dat deze wijziging leidt tot een andere strekking van de accountantsverklaring. Maar op het moment van grotere onzekerheden, kan dit mogelijk wel leiden tot extra (interne) controlewerkzaamheden.

FINANCIËN Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden.

VERVOLG Na besluitvorming worden de aangepaste financiële verordeningen en het controleprotocol toegepast bij het opstellen van de jaarrekening 2025.

COMMUNICATIE De interne organisatie en de accountant worden geïnformeerd over de raadsbesluiten. De financiële verordeningen worden gepubliceerd op de gemeentelijke website en via een link op www.overheid.nl.

BIJLAGEN 1.

Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Hellendoorn 2025

2.

Toelichting wijzigingen Verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025

3.

Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Hellendoorn 2025

4.

Controleprotocol gemeente Hellendoorn vanaf 2025

5.

Raadsbesluit Controleprotocol gemeente Hellendoorn vanaf boekjaar 2025