Raadsvoorstel Verbetervoorstellen planning en controlcyclus Tussentijdse rapportages en Verzamelwijziging

Aan de Raad Zaaknummer 2021-004145 Raadsvoorstel Verbetervoorstellen planning en controlcyclus: Tussentijdse rapportages en Verzamelwijziging Samenvatting Onderdeel van de planning en controlcyclus zijn de tussentijdse rapportages: de voorjaars-, bestuurs- en najaarsrapportage. Naast de tussentijdse rapportages lopen gedurende het jaar de processen van de begroting en jaarrekening. Ambtelijk en bestuurlijk is de planning en controlcyclus geëvalueerd en we zien verbetermogelijkheden. Om de rapportages leesbaarder voor de raad te maken, besluitvorming van met name technische wijzigingen te versnellen en processen te vereenvoudigen wordt voorgesteld om het proces en de inhoud van de bestuurs- en najaarsrapportage te wijzigen, de voorjaarsrapportage te laten vervallen en de verzamelwijziging in te voeren. Voorstel Aanleiding Onderdeel van de planning en controlcyclus zijn de tussentijdse rapportages: de voorjaars-, bestuurs- en najaarsrapportage. Naast de tussentijdse rapportages lopen gedurende het jaar de processen van de begroting en jaarrekening. Zowel ambtelijk als bestuurlijk is de planning en controlcyclus geëvalueerd en we zien verbetermogelijkheden. Doelstelling Rapportages leesbaarder Om het bestuur op hoofdlijnen te laten sturen is veelal gedetailleerde technische informatie niet gewenst in de rapportages.

De rapportages gaan in op financiële ontwikkelingen en afwijkingen als gevolg van afwijkend beleid en moeten beleidsmatig afgewogen worden. Technische wijzigingen verlopen budgettair neutraal omdat hier al een budget als gevolg van eerdere besluitvorming tegenover staat of sprake is van verschuivingen over de programma’s heen. Hier is geen sprake van beleidsmatige afwegingen. Zorgdragen voor actuele en snellere informatie Maandelijks een besluit nemen over aanpassingen die niet leiden tot wijziging van het begrote financiële resultaat en geen beleidsinhoudelijke gevolgen hebben dragen bij aan actuele informatie over de budgetten. Rechtmatigheid Het risico op onrechtmatige uitgaven verkleinen. Processen vereenvoudigen Elke tussentijdse rapportage wordt gekenmerkt door een proces over een langere periode met meerdere betrokkenen uit de organisatie. Door de processen anders in te richten wordt de administratieve druk op de organisatie verlaagd. Mogelijke oplossingen

Tussentijdse rapportages kunnen verschillen in inhoud en frequentie. Hieronder wordt ingegaan op de oplossingen om bovengenoemde doelen te realiseren. Voorgestelde oplossing Vanuit onze eigen ervaringen met de planning en controlcyclus komen we met een aantal verbetervoorstellen. Kwaliteitsslag tussentijdse rapportages Bestuursrapportage De bestuursrapportage geeft een actueel beeld van de huidige begroting in zowel beleidsmatig als in financieel opzicht. De peildatum is 1 juli en de besluitvorming vindt plaats in september. In de rapportage wordt gerapporteerd over de uitvoering van activiteiten en financiële ontwikkelingen en worden de afwijkingen als gevolg van nieuw of aangepast beleid meegenomen. Daarnaast wordt in de rapportage ook aandacht besteed aan de financieringspositie, risico’s, investeringen, grondexploitaties en actuele thema’s (ombuigingen, coronacrisis). Voorstel 1: De bestuursrapportage blijven hanteren, maar de besluitvorming in juli laten plaatsvinden zodat de raad voor het zomerreces wordt geïnformeerd over de ontwikkelingen in het lopende begrotingsjaar. De peildatum van de rapportage wordt 1 juni. De inhoud van de bestuursrapportage blijft ongewijzigd met uitzondering van het meerjarig investeringsoverzicht en de grondexploitaties. Deze onderwerpen worden betrokken bij de najaarsrapportage.

Najaarsrapportage De najaarsrapportage geeft een actueel beeld van de huidige begroting met peildatum 1 oktober. De besluitvorming vindt plaats in december. Het accent ligt op de financiële mutaties; de beleidsmatige informatie is tot een minimum beperkt. Alleen wanneer financiële afwijkingen een gevolg zijn van gewijzigd beleid, worden deze kort toegelicht. De najaarsrapportage wordt niet in de raad behandeld, maar alleen in een debatronde (was commissie ABZM). Alleen de begrotingswijziging wordt in de raad behandeld. Voorstel 2: De najaarsrapportage blijven hanteren maar de besluitvorming verplaatsen naar november. De najaarsrapportage behandelen in de raad, met voorafgaand een debatronde. De peildatum blijft 1 oktober. De najaarsrapportage wordt uitgebreid en geeft net als de bestuursrapportage een actueel beeld van de begroting in zowel beleidsmatig als financieel opzicht. Daarnaast gaat de najaarsrapportage in op de investeringen, grondexploitaties en actualiteiten. Voorjaarsrapportage De voorjaarsrapportage geeft een actuele financiële stand van zaken (peildatum 1 april) over het lopende jaar waarbij voornamelijk wordt gekeken naar de structurele doorwerking van de jaarrekening van het afgelopen jaar. De rapportage bevat alleen de financiële afwijkingen van bestaand beleid, omdat er geen inhoudelijk beleidsmatige afweging plaatsvindt.

Voorstel 3: De voorjaarsrapportage laten vervallen met ingang van 2021 omdat de meerwaarde verdwijnt doordat de reguliere inhoud betrokken kan worden bij de besluitvorming van de jaarrekening, de verzamelwijziging en de bestuursrapportage. Het instellen van de verzamelwijziging

Pagina

2 van 4

Gedurende het jaar neemt het college diverse besluiten waarbij de dekking reeds geregeld is, worden (aanvullende) middelen ontvangen van het Rijk of van derden en worden budgetten intern tussen programma’s verschoven. Deze aanpassingen leiden niet tot wijziging van het begrote financiële resultaat en hebben geen beleidsinhoudelijke gevolgen. Het formeel wijzigen van de begroting is echter een bevoegdheid van de gemeenteraad. Via een raadsvoorstel worden deze wijzigingen gebundeld en kunnen met een verzamelwijziging maandelijks aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Een verzamelwijziging heeft het karakter van een hamerbesluit, er hoeft geen bestuurlijke afweging plaats te vinden. Begrotingswijzigingen die in een verzamelwijziging kunnen worden meegenomen zijn o.a.: ▪ Administratieve wijzigingen tussen programma’s ▪ Personele mutaties over de programma’s heen ▪ Dekking uit post onvoorzien ▪ Dekking uit stelposten ▪ Dekking uit reeds bestemde middelen uit een bestemmingsreserve Uitzondering hierop zijn de budget neutrale wijzigingen binnen een programma omdat deze binnen de bevoegdheid van het college van B&W vallen.

Begrotingswijzigingen kunnen dan door de raad op de volgende manieren bekrachtigd worden: ▪ Afzonderlijke raadsbesluiten (wijzigingen waarbij sprake is van nieuw beleid cq een bestuurlijke afweging nodig is); ▪ Tussentijdse rapportages (wijzigingen van bestaand beleid); ▪ Door een verzamelwijziging (financieel-technische wijzigingen). Voorstel 4: Het instellen van een verzamelwijziging. Burger- en overheidsparticipatie Niet van toepassing. Communicatie Na besluitvorming in de raad worden de verbetervoorstellen met de organisatie gecommuniceerd en doorgevoerd. Effecten meten Door onderdelen van de planning en controlcylcus anders te organiseren dragen we zorg voor een meer heldere en snellere besluitvorming en actuele informatie. Planning De verbetervoorstellen worden in 2021 doorgevoerd. Periodiek vindt er een evaluatie plaats van de planning en controlcyclus. Nijverdal, 16 februari 2021 Burgemeester en Wethouders van Hellendoorn,

Pagina

3 van 4

De secretaris,

de burgemeester,

drs. R.J.P. Willemsen

mevr. A.H.Raven BA

Advies commissie(s): Concept besluit

Pagina

4 van 4