Raadsvoorstel Vaststellen (aanvullende) kaders jaarrekening 2024

AAN DE RAAD Zaaknummer: 2024-019993 Onderwerp Vaststellen (aanvullende) kaders jaarrekening 2024

VOORSTEL 1. Voor de rechtmatigheidsverantwoording de verantwoordingsgrens vast te stellen op 1% van totale lasten en de rapportagegrens vast te stellen op € 100.000,--. 2. Het normenkader 2024 vast te stellen. 3. Vast te stellen dat dat het melden en toelichten van begrotingsafwijkingen betreffende hogere of lagere baten en lagere lasten in de jaarrekening 2024 “tijdig gemeld is” en daarmee geen begrotingsonrechtmatigheid zijn.

INLEIDING Rechtmatigheid gaat over het handelen in overeenstemming met wet- en regelgeving. Bij de rechtmatigheidscontrole ligt de focus op de rechtmatigheid van onze financiële handelingen en beslissingen, zoals die tot uiting komen in de jaarrekening. Het achterliggende doel is ervoor zorgen dat we als gemeente ons geld rechtmatig volgens de geldende wet- en regelgeving besteden. Het normenkader biedt een overzicht van de geldende wet- en regelgeving die van toepassing is op onze gemeente. Met het normenkader als vertrekpunt wordt getoetst of regels worden nageleefd, zodat we hierover verantwoording kunnen afleggen en maatregelen kunnen treffen waar nodig. Daarnaast is het noodzakelijk dat u als raad de verantwoordings- en rapportagegrens vaststelt, dit is uitgangspunt voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de wijze waarop omgegaan moet worden met de begrotingsrechtmatigheid vraagt nadere afspraken.

BEOOGD EFFECT Het vaststellen van de verantwoordings- en rapportagegrens, het normenkader 2024 en het controleprotocol 2024 voor de jaarrekening 2024. Op basis hiervan kan het college de rechtmatigheidsverantwoording opstellen en kan de accountant de jaarrekeningcontrole uitvoeren. Daarnaast stellen we een nadere duiding vast voor wat betrokken moet worden bij de beoordeling van het begrotingsrechtmatigheid.

ARGUMENTEN 1.1 en 2.1 Voor de rechtmatigheidsverantwoording moet de raad de verantwoordings- en rapportagegrens en het normenkader vaststellen. In artikel 9 lid 2 en 3 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Hellendoorn is aangegeven dat het college afwijkingen boven de verantwoordingsgrens rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen boven de rapportagegrens gerapporteerd. In artikel 10 lid 2 is aangegeven dat het normenkader uiterlijk op 31 december van een jaar ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden. 2.2 Het normenkader vormt een belangrijk instrument om te sturen en verantwoording af te leggen Het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording geeft een overzicht van relevante interne en externe regelgeving. De inventarisatie richt zich op regelgeving die van toepassing is op financiële beheershandelingen, met focus op de financieel kritische processen. 3.1 Dit is een aanvullend kader ten opzichte van de kaders die in de financiële verordening staan. De commissie BBV heeft in november 2023 een nieuwe definitie van begrotingsrechtmatigheid gepubliceerd. Het begrip ‘tijdig melden’ van onderschrijding van lasten, of overschrijding of onderschrijding van baten nieuw was daarin nieuw.

Naar aanleiding van het eerste verslagjaar 2023 heeft de Commissie BBV vragen, ervaringen, aanbevelingen en adviezen verwerkt in de Kadernota Rechtmatigheid 2024. Deze kadernota is op 22 oktober gepubliceerd, waarbij onder andere beter inzichtelijk is gemaakt wanneer overschrijdingen ten aanzien van wel of niet tijdig melden als onrechtmatig worden beschouwd en wanneer welke begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijding van lasten en/of investeringen als acceptabel (passend in het beleid) worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel). Met dit kader geven we hier invulling aan voor Hellendoorn. Het voorstel is om melding en toelichting in de jaarrekening als tijdig vast te stellen. 3.2 We volgen daarmee de werkwijze die bij jaarrekening 2023 is gehanteerd Door de jaarrekening als tijdige rapportage te zien voor genoemde afwijkingen spreken we af dat afwijkingen die de accountant in het verleden niet meewoog in zijn oordeel, nu ook rechtmatig zijn en blijven. Dit uitgangspunt is ook gehanteerd bij de jaarrekening 2023. In de nieuwe kadernota rechtmatigheid van de BBV is aangegeven dat hierover tussen raad en college specifiek afspraken gemaakt moeten worden. In bijlage 2 is het hoofdstuk specifiek voor raadsleden uit de kadernota rechtmatigheid 2024 opgenomen.

3.3 De rechtmatigheidsverklaring is bedoeld om het gesprek over rechtmatigheid tussen raad en college te bevorderen De aanpassing tot de rechtmatigheidsverklaring vindt zijn oorsprong in de aanbevelingen van de landelijke commissie Depla (2014). De accountantscontrole moest doelmatiger en beter worden, zodat u als raad en inwoners een goed beeld krijgen van de jaarrekening. De discussie in de gemeente en met de raad moet niet gaan over de vraag of de cijfers kloppen, maar over realisatie van het beleid, de prestaties en wat dat gekost heeft. Daarom werd in 2014 voorgesteld dat het college een mededeling zou moeten doen over de financiële rechtmatigheid en dat de accountant deze zou meenemen bij de controle over de getrouwheid van de jaarrekening. Maar in de uitwerking van deze aanbevelingen zijn de definities voor onrechtmatige uitgaven dusdanig uitgebreid geworden, dat het inzicht eerder slechter dan beter is geworden. Daarom stellen we voor om een aanvullend kader vast te stellen waarbij tijdig melden van afwijkingen, waarbij we minder uitgeven dan begroot of wanneer we meer of minder inkomsten ontvangen dan begroot, dit niet mee te tellen in de onrechtmatigheid. We willen daarmee voorkomen dat bijvoorbeeld meevallers meetellen als onrechtmatigheid. Want het gesprek moet bijvoorbeeld wel gaan over uitgaven waar u als raad geen formele toestemming voor heeft gegeven.

3.4 Deze afwijkingen worden nog steeds toegelicht in de jaarrekening Afwijkingen boven € 25.000,-- worden nog steeds toegelicht in de gemeenterekening. Dus ook wanneer we minder uitgeven dan begroot, of wanneer we meer of minder inkomsten ontvangen dan begroot. Deze afwijkingen zijn dan wel rechtmatig.

KANTTEKENINGEN 1.1. De verantwoordings- en rapportagegrens kan op een ander niveau worden vastgesteld. Uw raad heeft de mogelijkheid om de verantwoordingsgrens hoger of lager vast te stellen, binnen een marge tot 3%. Indien u een hogere grens vaststelt, moet de accountant meer werkzaamheden uitvoeren om tot een getrouwheidsoordeel te komen, aangezien de grens voor getrouwheid door u is vastgesteld op 1%. Als de grens lager wordt vastgesteld, betekent dit dat er meer werkzaamheden moeten worden uitgevoerd door de ambtelijke organisatie om afwijkingen op te sporen, vast te leggen en te rapporteren. Dit wordt dan duurder. 2.2 De financiële verordening moet nog aangepast worden. Pas op 22 oktober 2024 is de aangepaste kadernota rechtmatigheid door de commissie BBV gepubliceerd, waarin enkele inhoudelijke wijzigingen zijn aangebracht. Het proces van aanpassing van de (landelijke) wetgeving is ook nu nog niet afgerond. We stellen daarom voor om in 2025 de financiële verordening aan te passen, waarbij de inzichten van twee jaar rechtmatigheidsverklaringen meegenomen kunnen worden.

3.1 De werkwijze bij de jaarrekening ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording is nog beperkt geëvalueerd. In het besluit dat u op 5 maart 2024 heeft genomen staat opgenomen dat de gekozen werkwijze met de auditcommissie wordt geëvalueerd. Dit heeft nog beperkt plaatsgevonden, omdat ook landelijke evaluaties nog beperkt beschikbaar zijn. Hierdoor is er beperkte informatie beschikbaar om de verordening aan te passen. Vanuit de evaluatie willen we de financiële verordening aanpassen. In de tussenliggende periode, stellen we voor het aanvullend kader voor de controle 2024 op deze wijze vast te stellen. 3.2 De doelstelling om het gesprek tussen college en raad te bevorderen is beperkt behaald We zien dat het gesprek over de verantwoording van het college over het gevoerde beleid, uitgevoerde acties en bijbehorende uitgaven beperkt wordt gevoerd. Graag willen we in samenspraak met de auditcommissie bepalen op welke manier we kunnen bevorderen dat dit gesprek wel gevoerd wordt. Want het is wel interessant om bijvoorbeeld te weten of inkoopcontracten volgens de wet tot stand zijn gekomen en in hoeverre er sprake is van eventuele zorgfraude. 3.3 Overschrijdingen van lasten blijven altijd onrechtmatig. Hogere dan in de (bijgestelde) begroting opgenomen lasten zijn per definitie altijd onrechtmatig.

Ook als deze overschrijdingen tijdig zijn gemeld, maar een begrotingswijziging is niet vastgesteld, zijn deze overschrijdingen in de jaarstukken onrechtmatig.

FINANCIËN Niet van toepassing.

VERVOLG Na het besluit van de raad krijgt de accountant een exemplaar van het normenkader voor de controle van de jaarrekening. En het besluit is input voor onze eigen interne controle van de rechtmatigheidsverantwoording.

COMMUNICATIE Niet van toepassing.

BIJLAGEN Bijlage 1: Normenkader Bijlage 2: Hoofdstuk 2 kadernota rechtmatigheid. Het bestuurlijk belang van rechtmatigheid