Raadsvoorstel Reglement van Orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad

Aan de Raad Zaaknummer 2021-014237 Raadsvoorstel Reglement van Orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Samenvatting Op 1 september 2020 heeft de gemeenteraad het Reglement van Orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad vastgesteld. Naar aanleiding van de evaluatie die heeft plaatsgevonden, is het wenselijk wijzigingen aan te brengen in de manier van vergaderen en de werking van de raad. Het gaat dan om de samenstelling en taken van de agendacommissie, de vergadercyclus en het inspreekrecht. Dit voorstel bevat een daarop een toelichting. Aanleiding Op 1 september 2020 heeft de gemeenteraad het Reglement van Orde van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad vastgesteld. Dit reglement zorgde voor het vastleggen van het nieuwe vergadersysteem van de raad. Inmiddels heeft er een evaluatie plaatsgevonden van het vergadersysteem. Op basis van die evaluatie zijn wijzigingen in het reglement voorgesteld. Doelstelling Het doel van dit besluit is een actueel reglement van orde, waarin afspraken zijn vastgelegd over de werking van de raad, passend bij de wensen van de raad. Mogelijke oplossingen Op basis van de evaluatie en de bespreking in de agendacommissie en in het presidium, wordt voorgesteld het reglement van orde op een aantal onderdelen aan te passen.

De aanpassingen zijn verwerkt in het reglement in de bijlage en terug te vinden op de was/wordt lijst. Agendacommissie 1. Samenstelling Tijdens de evaluatie van het nieuwe vergadersysteem kwam de oproep de agendacommissie kleiner te maken. De meerderheid van de raadsleden in het presidium is voor een kleinere agendacommissie. De huidige samenstelling is als volgt: de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de raad, de raadspleinvoorzitters aangevuld met raadsleden uit fracties die geen voorzitter leveren. Een kleinere agendacommissie levert naar verwachting meer efficiency op. De ervaring heeft geleerd dat het wenselijk is een linking pin te hebben tussen agendacommissie en presidium. De agendacommissie kan namelijk het presidium adviseren over de werkwijze van de raad en het raadsplein. De linking pin kan dit dan mondeling toelichten. Dat is ook het geval als er zaken in het presidium zijn besproken die van invloed zijn op bijvoorbeeld de agendering van stukken of de werkwijze van de voorzitters.

In de debatronde van 7 september 2021 heeft een ruime meerderheid van de aanwezige raads- en burgerleden gekozen voor een agendacommissie die bestaat uit twee raadsleden van de oppositie en twee raadsleden van de coalitie. De burgemeester is technisch voorzitter. Verder is aangegeven om geen raadsleden uit dezelfde fracties in de agendacommissie te plaatsen, maar om in het reglement op te nemen dat de leden van de agendacommissie uit verschillende fracties afkomstig zijn. Ook is de voorkeur uitgesproken voor een roulerend systeem, waardoor de werkdruk ook over meerdere raadsleden wordt verspreid. Deze opmerkingen zijn verwerkt in het voorliggende reglement van orde. De fractie Lokaal Hellendoorn heeft aangetekend een voorkeur te hebben voor de huidige werkwijze.

2. Taken De agendacommissie is belast met het voorbereiden van de agenda's van de raadsvergaderingen en de vergaderingen in het raadsplein. In het huidige reglement staat dat de agendacommissies ook de voortgang van moties, schriftelijke vragen en toezeggingen bijhoudt. Het presidium vindt dit een taak voor ieder raadslid, niet voor de agendacommissie. Hetzelfde geldt voor het bijhouden van de jaarplanning van de raad in relatie tot de jaarplanning van het college. Daarom wordt artikel 5, lid 4, e geschrapt. De vergadercyclus In de evaluatie van het nieuwe systeem is geconstateerd dat de agenda van de debatrondes erg vol zijn. Daardoor is er minder ruimte voor het optimaal voeren van het debat. In de evaluatie zijn een aantal alternatieven voorgelegd, de meeste raadsleden gaven aan voor een vier-wekelijkse vergadercyclus te zijn. Om dit te realiseren wordt het huidige artikel 9, lid 1 geschrapt. Hiermee wordt voorkomen dat het hele reglement opnieuw moet worden aangepast als er later toch nog een wijziging in de vergadercyclus plaatsvindt. Inspreekrecht In artikel 16, lid 5 is geregeld dat het inspreekrecht niet geldt voor personen die eerder over hetzelfde onderwerp hebben ingesproken in de raadsvergadering, tenzij het voorstel afwijkt van het voorstel dat eerder is gedaan. In het nieuwe artikel is daar 'raadspleinvergadering' aan toegevoegd.

In lid 6 van hetzelfde artikel wordt het proces van het inspreekrecht duidelijker vastgelegd. De huidige praktijk wordt met het aanpassen van dit artikel bestendigd. De inspreker krijgt aan het begin van de eerste en het begin van de tweede termijn het woord. Voorgestelde oplossing Nadat het debat in de debatronde is gevoerd over de oplossingen die hierboven staan beschreven, wordt het onderwerp 'agendacommissie' in het reglement ter besluitvorming aangepast. Ook eventuele andere wijzigingen die uit de debatronde naar voren komen worden verwerkt. Burger- en overheidsparticipatie Insprekers en meesprekers zijn gevraagd naar de ervaringen die ze met het nieuwe vergadersysteem hebben. Deze ervaringen zijn meegenomen in de uitwerking van de evaluatie en als gevolg daarvan ook in het voorliggende aangepaste Reglement van Orde. Effecten meten Volgend jaar 16 maart 2022 vinden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. De vergadersystematiek van de raad zal met de nieuwe raad aan de hand van de ervaringen worden besproken. Dit kan leiden tot een nieuwe evaluatie en eventueel aanpassing van de vergadersystematiek.

Pagina

2 van 3

Planning Het nieuwe Reglement van Orde treedt in werking zodra het reglement is vastgesteld. Nijverdal, 6 september 2021 De volgende raadsleden vertegenwoordigd in het presidium van de gemeente Hellendoorn, Anchela Mak-van Petersen, Winnie Müller, Anja ter Harmsel, Margreeth Krommendijk-Grit, Edo op den Dries, Geert Geujen.

Advies commissie(s): Concept besluit I. in te trekken zijn besluit van 1 september 2020, tot vaststelling van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad; II. vast te stellen het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad;

Pagina

3 van 3