Raadsvoorstel Onderzoek naar de buitendienst

Aan de Raad Zaaknummer 2023-021339 Raadsvoorstel: Onderzoek naar de buitendienst Voorstel 1. Kennis te nemen van het onderzoeksrapport van Antea Group en de ambtelijke onderlegger en 2. In te stemmen met het voorstel om de omvang en werkzaamheden van de buitendienst niet te wijzigen. Inleiding Op 8 november 2022 heeft het college tijdens de begrotingsraad 2023 de toezegging aan de gemeenteraad gedaan om een onderzoek uit te laten voeren naar de toekomstige omvang van buitendienst, voordat een onderzoek wordt gestart naar de verduurzaming dan wel nieuwbouw van de gemeentewerf. Op 31 januari 2023 heeft de gemeenteraad de onderzoeksopdracht vastgesteld om zo hun kaderstellende rol te kunnen vervullen (2022-030155). De opdracht bestaat uit een hoofdvraag en een aantal deelvragen. De hoofdvraag luidt: Wat zijn voor de gemeente Hellendoorn de voor- en nadelen van het zelf uitvoeren dan wel uitbesteden van de taken die door de buitendienst worden uitgevoerd, waarbij naast de financiële aspecten ook serviceniveau, wendbaarheid van de organisatie en participatie meegewogen worden? Hierna is een externe partij, Antea Group, ingeschakeld om het onderzoek uit te voeren en antwoord te geven op de vragen. Antea Group heeft van februari tot juli 2023 onderzoek gedaan.

Daarbij is gekeken naar hoe de buitendienst nu werkt, welke mogelijkheden de gemeente zelf heeft, welke mogelijkheden de markt biedt en welke perspectieven er zijn. Antea heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar alle relevante cijfers en feiten. Het trekken van conclusies op basis van deze feiten en cijfers, vraagt om een bestuurlijke afweging. College en raad krijgen hiermee de ruimte om met eigen conclusies te komen. Op 19 september 2023 is het definitieve onderzoeksrapport door Antea Group opgeleverd. Beoogd effect Het nemen van een besluit over de toekomstige omvang van de buitendienst, zodat de buitendienst toekomstbestendig is en we een juist vertrekpunt hebben voor de verduurzaming dan wel nieuwbouw van de gemeentewerf. Hoofdconclusie onderzoeksrapport Uit het rapport opgesteld door Antea Group is een aantal conclusies te trekken. De hoofdconclusie die uit het rapport kan worden opgemaakt is dat in-/uitbesteding van het totaal van de werkzaamheden uitgevoerd door de buitendienst leidt tot minder wendbaarheid, minder flexibiliteit, minder serviceverlening en minder ontwikkelmogelijkheden in relatie tot de kernwaarden en kerndoelen van de buitendienst. Door de huidige omvang en werkzaamheden niet te wijzigen behoudt de gemeente directe

controle op de kwaliteit van het werk, kan direct gestuurd worden op bedrijfsprocessen en kan de gemeente zelfstandig beslissingen blijven nemen. Daarnaast leidt in-/uitbesteding van de werkzaamheden tot een initiële kostenverzwaring van € 978.000, -- per jaar. Argumenten 2.1 Met het zelf uitvoeren van taken van de buitendienst is er meer betrokkenheid en verantwoordelijkheid. Uit het onderzoeksrapport blijkt dat de verantwoordelijkheid en intrinsieke motivatie bij de medewerkers om de eigen woonomgeving schoon, heel en veilig te houden groot is. Het onderbrengen van taken bij de marktpartijen doet afbreuk aan deze betrokkenheid. Uit het onderzoek blijkt dat de gebiedskennis aanwezig bij de medewerkers van de buitendienst groot is. Doordat veel mensen naast werken ook wonen in de directe omgeving van de gemeente, is het verantwoordelijkheidsgevoel én de intrinsieke motivatie groot. Met de eigen buitendienst kan, door het goed inschatten van meldingszwaarte en gebiedskennis, bij meldingen snel geprioriteerd en geschakeld worden. Ook is er bij het zelf uitvoeren van taken meer grip en regie om wendbaar en flexibel te zijn. Op deze wijze kan sneller ingespeeld worden op veranderde wensen, bijvoorbeeld in het kader van duurzaamheid. 2.2 Met het zelf uitvoeren van de taken van de buitendienst is de schakelsnelheid, gebiedskennis en wendbaarheid groter.

Uit het onderzoeksrapport blijkt dat de schakelsnelheid, gebiedskennis en wendbaarheid van de buitendienst groot zijn. Goede voorbeelden hiervan is het meteen hulp inzetten nadat er een tornado over de Kruidenwijk ging in 2021, het direct schoonmaken van het besmeurde regenboogzebrapad en het snel opruimen van glas in een speeltuin. Deze snelle dienstverlening is niet aanwezig wanneer alle taken naar de markt gebracht worden. Daarnaast kan eenvoudiger geschakeld worden wanneer er sprake is van droogte, gladheid of andere onvoorziene omstandigheden. Dit zorgt ervoor dat de dienstverlening naar de samenleving van hoog niveau is. 2.3 De eigen buitendienst draagt bij aan de sociale taakstelling van de gemeente en zijn een bron van kennis in relatie tot duurzaam toekomstbestendig beleid en beheer. De buitendienst voert een zeer divers takenpakket uit, waarin naast regulier beheer en afvalinzameling veel zorg is voor service, participatie en zichtbaarheid naar inwoners. Medewerkers zijn intrinsiek gemotiveerd een optimale dienst te verlenen aan de inwoners van de gemeente Hellendoorn. Met hun vakexpertise en gebiedskennis zijn ze een bron van kennis voor de binnendienst in relatie tot duurzaam toekomstbestendig beleid en beheer.

De buitendienst heeft zowel een opleidende als werkgevende rol voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en draagt hiermee bij aan de sociale taakstelling van de gemeente. 2.4 Het zelf uitvoeren van het totaal van de taken van de buitendienst is € 978.000 per jaar goedkoper. Uit het rapport blijkt dat alle taken die door de buitendienst uitgevoerd worden een onlosmakelijk geheel vormen. Bepaalde onderdelen lijken goedkoper door de markt uitgevoerd te kunnen worden. Maar als je die taken eruit haalt, worden andere taken die door de buitendienst uitgevoerd worden juist weer groter. Als je naar het totaal kijkt van alle taken die uitgevoerd worden en je brengt dat geheel van taken naar de markt, dan is er jaarlijks € 978.000 extra nodig. Kanttekeningen 2.1 De berekening is op basis van theoretische modellen gemaakt; de marktprijzen zijn grotendeel gebaseerd op kengetallen uit de kennisbank van Antea Group.

Pagina

2 van 4

Hierdoor werken we met aannames die per marktpartij kunnen verschillen. Voor deze specifieke opdracht en zonder intentie om een aanbesteding te starten om daadwerkelijk taken naar de markt te brengen, is dit de meest objectieve benadering die mogelijk is. 2.2 De vergelijking is alleen goed te maken op totaalniveau. De verschillen op beheeronderdelen zijn, vanwege de overige taken, niet goed op regelniveau te interpreteren. In de huidige situatie zijn de overige taken verdisconteerd in de beheeronderdelen. In de marktsituatie zijn de kosten voor de overige taken wel apart opgenomen. Dat geeft op regelniveau een scheef beeld. 2.3 Standaardwerkzaamheden kunnen mogelijk goedkoper worden uitgevoerd. Als we kijken naar de totale kosten van alle taken die op dit moment uitgevoerd worden door de buitendienst, is de conclusie dat het in het geheel naar de markt brengen van al deze taken meer nadelen dan voordelen heeft. Op inhoud leveren we in op gebiedskennis en intrinsieke betrokkenheid. Daarnaast is de verwachting dat de schakelsnelheid omlaaggaat en dat we minder wendbaar zijn om extra in te zetten op bijvoorbeeld het gebied van duurzaamheid. Bovendien is er dan een extra budget van € 978.000, - per jaar nodig.

Een andere optie zou zijn om niet alles naar de markt te brengen, maar alleen die onderdelen die in de markt goedkoper uit te voeren zijn, de zogenaamde standaardwerkzaamheden. Uit de analyse van Antea Group blijkt dat de theoretische berekening van onder andere de werkzaamheden vallend onder Groen, Begraafplaatsen en Verhardingen een mogelijk gezamenlijke fictieve besparing laat zien. Hierin is echter niet meegewogen dat de eigen dienst op dit moment diverse aanvullende diensten verleend om het areaal toekomstbestendig te beheren en de groendienst een groot deel van de sociale taakstelling van de gemeente voor haar rekening neemt (argument 2.3). Het uitvragen van deze sociale component bij een marktpartij middels een SROIparagraaf in de uitvraag zal van invloed zijn op de inschrijfkosten, waarmee het geschetste theoretische beeld verandert. Zo laat daarnaast de berekening van kosten voor overige taken geen fictieve kostenreductie, maar zelfs een stijging zien. Hierbij is het nog goed om te vermelden dat een deel van de taken van de buitendienst nu al wordt uitbesteed aan de markt; hierbij gebeurt dit vooral daar wat dat iets toevoegt. Financiën Uit het onderzoek uitgevoerd door Antea Group blijkt dat in-/uitbesteding leidt tot een initiële kostenverzwaring van € 978.000 ,-- per jaar.

Voor meer bijzonderheden en toelichting verwijzen wij naar het onderzoeksrapport en de financiële toelichting in de ambtelijke onderlegger. Vervolg Na politieke besluitvorming wordt duidelijk wat de toekomstige omvang van de buitendienst van de gemeente Hellendoorn is. Op basis van deze formatie en bijbehorend materieel en materiaal kan verder onderzoek worden gedaan naar de mogelijkheden rondom verduurzaming van de huidige gemeentewerf of bouw van een nieuwe gemeentewerf. Contact met de ondernemingsraad De ondernemingsraad (OR) heeft op 20 september 2023 kennisgenomen van het onderzoeksrapport van Antea Group. Daarnaast is kennisgenomen van de ambtelijke onderlegger en het advies dat nu voorligt. De OR is adviesrecht toegekend op onderwerp dat onder het primaat van de politiek valt en mogelijk tot personele gevolgen leidt.

Pagina

3 van 4

De huidige situatie leidt tot meer wendbaarheid, meer flexibiliteit, een hogere serviceverlening en meer ontwikkelmogelijkheden dan in-/uitbesteden. Daarnaast leidt in-/uitbesteden tot een kostenverzwaring. De beschrijving in het onderzoeksrapport bij het in eigen beheer uitvoeren van het werk geeft ons inziens een correct beeld van de werkelijkheid. We zijn blij dat er waardering is voor de kwaliteit van het werk van onze medewerkers. Op basis van het onderzoek ziet de OR geen argumenten om de omvang van de buitendienst te wijzigen. De OR onderschrijft voorliggend advies. Planning - 14 november 2023: Informatiesessie gemeenteraad over het onderzoek op de gemeentewerf. - 21 november 2023: Inhoudelijk debat gemeenteraad. - 28 november 2023: Besluitvorming gemeenteraad. Bijlagen - Onderzoeksrapport Antea Group. - Onderlegger onderzoeksrapport Antea Group.

Nijverdal, 17 oktober 2023 Burgemeester en Wethouders van Hellendoorn, De secretaris,

de burgemeester,

A.M.. Ouwehand

J. Eijbersen

Pagina

4 van 4