Raadsvoorstel Herinrichting HvCB, hal en raadzaal

Aan de Raad Zaaknummer 2023-026703 Raadsvoorstel: Herinrichting HvCB, hal en raadzaal Voorstel 1. De publieke hal aan te passen zoals voorgesteld in scenario 1b. 2. De huidige raadzaal te vervangen zoals voorgesteld in scenario 2. 3. Voor het voorgestelde scenario 1b voor de publieke hal een richtinggevend krediet van € 1.165.129,-- beschikbaar te stellen. 4. Voor het voorgestelde scenario 2 voor de raadzaal een richtinggevend krediet van € 680.000,-beschikbaar te stellen. 5. Voor de optionele investering van het aanpassen van het tourniquet naar schuifdeuren een richtinggevend krediet van € 160.000,-- beschikbaar te stellen. Inleiding Tijdens de raadsvergadering van 7 maart 2023 heeft u besloten het college te laten onderzoeken en met een voorstel te laten komen voor een alternatief voor de raadzaal en met voorstellen te komen hoe de huidige raadzaal hergebruikt kan worden. In het voorstel is over de centrale hal opgenomen dat diverse onderdelen onderzocht moeten worden: • Gastvrij en uitnodigend inrichten en bemensen van de hal; • Alternatief vinden voor de raadzaal en voorstellen onderzoeken voor hergebruik raadszaal; • Aspect veiligheid ten opzichte van de receptie/balie onderzoeken; • Gebruik binnentuin; • Herinrichten van de theaterfoyer. Ons college heeft op basis hiervan een projectopdracht vastgesteld.

De uitkomt van de participatie van onze inwoners door middel van enquêtes op straat hebben we verwerkt in de plannen. Beoogd effect Het aanpassen van de publieke hal: koffiepunt + aanpassing lounge en trap binnentuin Het beoogde effect van de aanpassingen in de publieke hal is een gastvrije, uitnodigende ruimte te creëren die mensen samenbrengt. Raadzaal verwijderen en glazen wand plaatsen De beoogde transformatie van de huidige raadzaal is gericht op het strategisch gebruik maken van licht en bestaande ruimte waarbij er voldoende ruimte is in de raadzaal. Argumenten 1.1 de hal moet gastvrij en uitnodigend zijn, waarbij ontmoeten en verbinden centraal staan. Met warme kleuren en een diversiteit aan zitplaatsen wordt een moderne en inclusieve huiskamer gecreëerd waarbij de drempel laag is en de inwoners in contact komen met de samenwerkende partners. De hal zal het startpunt zijn voor de inwoners om hun hulpvraag kenbaar te maken en geholpen te worden door de partners die zich bevinden in het huis. De publieke hal zal gaan fungeren als huiskamer en dit stimuleert ontmoetingen, versterkt de gemeenschapsband en het biedt op een

toegankelijke wijze informatie, waardoor de hal een centrale plek wordt waar de burgers zich welkom en verbonden voelen met hun gemeente. Door een koffiepunt toe te voegen aan de publieke hal wordt het huiskamergevoel versterkt. 1.2 de lounge moet een toekomstgerichte & duurzame plek zijn voor werknemers. het aanpassen van de huidige lounge zorgt ervoor dat er een breed assortiment kan worden aangeboden wat inherent verbonden is met gezonde voeding. Het wordt een plek die verbindt en samenzijn stimuleert wat het welzijn van de werknemers bevordert 1.3 een trap van de lounge aan de buitenkant activeert de binnentuin. het toevoegen van een brede wenteltrap van de lounge naar de binnentuin biedt de mogelijkheid aan de werknemers om naar buiten te kunnen tijdens een pauze. Tevens activeert de trap de binnentuin welke als kader door de raad is meegegeven. De trap moedigt korte pauzes aan en stimuleert fysieke activiteit in een natuurlijke omgeving 1.4 Optie > we willen de toegankelijkheid van het huis verbeteren. door middel van het vervangen van het tourniquet voor schuifdeuren, slechten we letterlijk de drempel. Schuifdeuren zijn een logische oplossing om de toegankelijkheid te verbeteren en dragen bij aan een gastvrije ontvangst. We hebben inclusie hoog in het vaandel en moeten zorgen voor een goede toegankelijkheid van ons gebouw.

2.1 een glazen wand op de locatie van huidige raadzaal zorgt voor licht, lucht en ruimte. het verwijderen van de huidige raadzaal en het toepassen van een glazen wand op dezelfde locatie zorgt voor een significante vergroting van de ruimte. Tevens zorgt de glaswand en de reeds bestaande pui aan de voorzijde voor een grote hoeveelheid licht 2.2 de transparantie van de raad naar de bewoners wordt vergroot. de raadzaal zit op een prominente en zichtbare plek in het huis en grenzend aan het marktplein van Nijverdal. Dit zorgt ervoor dat de raadvergaderingen een meer transparant karakters krijgen en de zichtbaarheid vergroot wordt. 2.3 de zaal biedt voldoende ruimte voor publiek. met de nieuwe indeling en extra ruimte ontstaat er voldoende plek voor een degelijke tribune. Tevens kunnen de paneeldeuren worden open gezet, waardoor (nog) meer publiek de vergadering kan bijwonen 2.4 de zaal heeft een multifunctioneel karakter naast raadzaal kan de zaal tevens dienen als trouwzaal en door medewerkers en publiek gebruikt worden als ontmoetings- en werkruimte of voor grote bijeenkomsten (organisatiedag, nieuwjaarsbijeenkomst etc) die nu deels buiten het huis plaats vinden. Kanttekeningen 1.1 er zijn extra kosten exploitatie: de toevoeging van een koffiepunt brengt mogelijk extra exploitatiekosten met zich mee.

Het voorstel is om deze kosten in een verdeelsleutel over de hoofdhuurders van het huis te verdelen en in de jaarlijkse huur te verdisconteren 1.2 participatie bij de hal is leidend: vanuit de raad hebben wij als kader meegekregen dat participatie in dit deelproject van groot belang is. Dit betekent dan ook dat de projectgroep de input voor de onderdelen van de hal met de inwoners inclusief de bewoners van het huis hebben opgesteld.

Pagina

2 van 4

1.3 en 2.1 de kostenraming is gebaseerd op schets: de kostenraming voor de scenario’s van de hal en de raadzaal zijn opgesteld aan de hand van de schetsmatige indeling. Het kan zijn dat er in verdere uitwerking en detaillering blijkt dat het budget niet toereikend is. Voorstel is dat bij akkoord van de raad op de voorgestelde scenario’s, de projectgroep de details uit gaat werken en terugkomt in de raadsvergadering van 9 april 2024 met de definitieve kostenopgave. Financiën Voor zowel de verbouw van de hal als voor de raadzaal zijn geen investeringskredieten beschikbaar. De kostenraming is gebaseerd op de schetsen die in de bijlage zijn opgenomen. De raming gaat uit van een gemiddeld prijsniveau, prijspeil heden. Voor het voorgestelde scenario van de raadzaal vragen wij een richtinggevend krediet van € 680.000,--. De bijbehorende kapitaallasten bedragen op basis van een gemiddelde afschrijvingstermijn circa € 55.000,--. Voor het voorgestelde scenario voor de publieke hal vragen wij een richtinggevend krediet van: Basis concept hal: € 998.000,-Lounge upgrade: € 105.313,-Trap naar binnentuin: € 61.816,-Totaal publieke hal: € 1.165.129,-De bijbehorende kapitaallasten bedragen op basis van een gemiddelde afschrijvingstermijn circa € 94.000,--. Optionele investering: aanpassing van het tourniquet naar schuifdeuren voor een richtinggevend krediet van € 160.000,--.

De kapitaallasten bedragen circa € 13.000,--. Vervolg Wij vragen uw raad een besluit te nemen en in te stemmen met de voorgestelde scenario’s. Op basis van het besluit van de raad, gaat de projectgroep inclusief participatie de definitieve uitwerking van het ontwerp vorm geven en komen we op 9 april 2024 terug in de raad met de definitieve kredietaanvraag en de bijbehorende kapitaallasten en dekking. Communicatie Raadzaal intern: de klankbordgroep zal intensief worden betrokken bij de verdere uitwerking van het ontwerp. Tevens zullen we de raad op gezette tijden informeren over de voortgang. Raadzaal extern: in afstemming met de aangesloten communicatie adviseur zal er een nieuwsbericht worden opgesteld wanneer de raad een besluit heeft genomen over de richting voor de nieuwe raadzaal. Wanneer de zaal gereed is zal er tevens extern gecommuniceerd gaan worden. Publieke hal intern: de bewoners van het huis zijn verenigd in een klankbord groep en zullen intensief worden betrokken bij de verdere uitwerking. Tevens zullen we de raad op gezette tijden informeren over de voortgang. Publieke hal extern: in afstemming met de aangesloten communicatie adviseur zal er een nieuwsbericht worden opgesteld wanneer de raad een besluit heeft genomen over de richting voor de publieke hal. Wanneer de hal gereed is zal er tevens extern gecommuniceerd gaan worden. Bijlagen 1.

Presentatie ODV: uitleg scenario’s raadzaal + publieke hal Planning We werken de planning verder uit. Op 9 april komen we terug in de raad met de uitwerking en de

Pagina

3 van 4

definitieve berekeningen. De planning is om in de maanden juni, juli en september de verbouw te laten plaatsvinden. Nijverdal, 13 december 2023 Burgemeester en Wethouders van Hellendoorn, De secretaris,

de burgemeester,

A.M. Ouwehand

J. Eijbersen

Pagina

4 van 4