Raadsvoorstel Griffieplan 2023-2026 - 5 maart 2024

AAN DE RAAD Zaaknummer: Onderwerp Griffieplan 2023 - 2026

VOORSTEL 1. het Griffieplan 2023-2026 vast te stellen. 2. in te stemmen met het uitbreiden van de formatie van de griffie van 2,78 fte naar 3,6 fte. 3. hiervoor € 68.000 structureel beschikbaar te stellen en dit besluit te verwerken in de Bestuursrapportage 2024.

INLEIDING Met de benoeming van een nieuwe griffier en een nieuwe raadsadviseur / plaatsvervangend griffier is een grotendeels nieuw griffieteam aangetreden. Op basis van de huidige taken en de ambities heeft de griffier, samen met de griffiemedewerkers, een griffieplan opgesteld. Het plan beschrijft de kernwaarden, de basistaken en de ambities van de griffie. Het plan heeft een looptijd van 4 jaar. Dit griffieplan is besproken met de werkgeverscommissie. Op basis hiervan is het plan aangevuld. De werkgeverscommissie stelt aan de raad voor om het definitieve griffieplan vast te stellen. Tevens stelt de werkgeverscommissie voor om de formatie van de griffie uit te breiden van 2,78 naar 3,6 fte, voor het uitvoeren van de basistaken en het realiseren van de uitgesproken ambities.

BEOOGD EFFECT Goede ondersteuning van de raad door de griffie; het verbeteren en versterken van de kaderstellende rol van de raad; investeren in raadscommunicatie; verminderen kwetsbaarheid van de griffie en betere verdeling van de werkzaamheden over griffiemedewerkers.

ARGUMENTEN 1.1 Inzicht in basistaken en ambities Het griffieplan geeft inzicht in de basistaken van de griffie. Verder bevat het griffieplan een overzicht van de ambities voor de gewenste ondersteuning van de raad. Met het vaststellen van het griffieplan geeft de raad de griffie heldere kaders en prioriteiten mee voor de komende jaren. 1.2 Leidraad voor taken griffie Op basis van het griffieplan stelt de griffier jaarlijks een beknopt jaarplan op. Dit jaarplan wordt besproken met de werkgeverscommissie en gedeeld met de raad. Het griffieplan is daarmee een belangrijk sturingsinstrument voor de werkgeverscommissie en de griffier. 2.1 Op orde brengen beschikbare formatie Als belangrijkste ‘hulptroep’ van de raad is het essentieel dat de griffie over voldoende capaciteit beschikt. In 2020 is de beschikbare formatie teruggebracht van 3,0 te naar 2,78 fte. Uit een analyse van de beschikbare uren blijkt dat de huidige bezetting te krap is voor het uitvoeren van de basistaken. Dit sluit aan bij het landelijke beeld over de beperkte formatie bij griffies van kleine en middelgrote gemeenten. Om de basistaken goed uit te kunnen voeren (en zonder dat huidige medewerkers veel overuren opbouwen) is een uitbreiding met 0,6 fte noodzakelijk.

2.2 Investeren in eigen ondersteuning In het griffieplan zijn ambities uitgesproken, zoals het verbeteren van de kaderstellende rol van de raad, inzet op raadscommunicatie en het investeren in regionale contacten. Door efficiënter te werken met een nieuw raadsinformatiesysteem en verbetering van procedures wordt er ook enige tijdwinst geboekt. In totaal vraagt het realiseren van deze ambities een uitbreiding van 0,4 fte. Hiermee investeert de raad in de kwaliteit van de eigen ondersteuning.

2.3 Inzet formatie-uitbreiding Voorgesteld wordt om de formatie van de griffie per 1 januari 2024 uit te breiden met 1,0 fte junior raadsadviseur. De junior raadsadviseur wordt qua niveau en taken gepositioneerd tussen de griffiemedewerker en de raadsadviseur / plaatsvervangend griffier. De junior raadsadviseur draait mee in de basistaken van de griffie. De griffier en de raadsadviseur worden zo ontlast en hebben meer tijd voor strategische advisering en het werken aan ambities en projecten. Dit past bij de profielschetsen van de strategische griffier en raadsadviseur, zoals deze zijn gebruikt bij de invulling van de vacatures van de griffier en de raadsadviseur in 2023. 2.4 Goed werkgeverschap De raad heeft in de kern 3 hoofdrollen: de kaderstellende, controlerende en vertegenwoordigende rol. Daarnaast is de raad ook direct werkgever van de griffier en de griffiemedewerkers. Het vaststellen van het griffieplan en beschikbaar stellen van de formatie-uitbreiding draagt bij aan de verbetering van de werkomstandigheden van de griffie en de vermindering van de kwetsbaarheid rondom de griffier en de raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. Hiermee geeft de raad invulling aan goed werkgeverschap. 2.5 Dekking Het college wordt gevraagd om het financiële effect van dit raadsbesluit te verwerken in de Bestuursrapportage 2024.

KANTTEKENINGEN 3.1 Formatie-uitbreiding vraagt financiële keuzes Het beschikbaar stellen van middelen voor de griffie maakt dat deze middelen niet voor andere doelen kunnen worden ingezet. Tegelijkertijd draagt deze investering in goede ondersteuning van de raad op lange(re) termijn bij aan betere rolinvulling van de raad en het goed functioneren van de raad als hoogste bestuursorgaan van de gemeente Hellendoorn.

FINANCIËN Op 1 januari 2024 is 2,78 fte beschikbaar en ingevuld. Omdat een van de medewerkers per 1 oktober 2024 deelneemt aan de vitaliteitsregeling, is vanaf 1 oktober 2024 nog 2,6 fte ingevuld. De overige 0,18 fte is beschikbaar als vacatureruimte. Deze vacatureruimte wordt ingezet voor het uitbreiden van de formatie naar 3,6 fte. Daarnaast is € 68.000 structureel nodig om de formatie op 3,6 fte uit te laten komen. Het effect van dit raadsbesluit wordt verwerkt in de Bestuursrapportage.

VERVOLG Na vaststellen van het griffieplan door de raad en het beschikbaar stellen van de middelen start de griffier, in overleg met de werkgeverscommissie, met uitvoering van het griffieplan en invulling van de vacature.

COMMUNICATIE Niet van toepassing.

BIJLAGEN 1. Raadsbesluit 2. Griffieplan 2023 - 2026

Nijverdal, 22 januari 2024 De werkgeverscommissie griffie,

Margreeth Krommendijk-Grit, Reina Berends en Jeroen Piksen