Raadsvoorstel financiële verordeningen en normenkader 2023

Aan de Raad Zaaknummer 2023-019260 Raadsvoorstel: financiële verordeningen en normenkader 2023 Voorstel 1. De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Hellendoorn 2023 vast te stellen 2. De Verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Hellendoorn 2023 vast te stellen 3. Het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 vast te stellen. 4. De verantwoordingsgrens op 1% van de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves vast te stellen 5. De rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording op € 100.000 vast te stellen. Inleiding Per 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Hierin is ook de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten, provincies en waterschappen opgenomen. De commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de commissie bedrijfsvoering en auditing decentrale overheden (BADO) hebben dit besluit vervolgens verder uitgewerkt in wet- en regelgeving. In het vervolg wordt voor de eenvoud gesproken over rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf financieel boekjaar 2023 geldt de rechtmatigheidsverantwoording. In plaats van de accountant moet het college zelf de rechtmatigheid van de jaarrekening verantwoorden richting de raad.

In het verleden deed de accountant dat namens het college. Vanaf boekjaar 2023 zorgt het college daarvoor en controleert de accountant de getrouwheid van deze verantwoording. Dat gaat het college doen door een rechtmatigheidsverantwoording (verklaring) af te geven die in een aparte bijlage onderdeel wordt van de jaarrekening. Als gevolg van deze wet moeten verordeningen worden aangepast: de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Hellendoorn 2023 en de Verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Hellendoorn 2023. Daarnaast gaat de raad jaarlijks het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording voor de controle van de jaarrekening vaststellen in plaats van het college. Dit om te voorkomen dat de slager zijn eigen vlees keurt. Dit normenkader bevat de relevante wet- en regelgeving voor de toetsing door de accountant van de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening en is ook input voor onze eigen interne controle. Verder komen er aparte grenzen voor de controle op de rechtmatigheidsverantwoording: de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens.

De verantwoordingsgrens is het bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Het vaststellen van de verantwoordingsgrens door de raad is verplicht. Voor de keuze voor beide grenzen is het volgende overwogen: * de informatiepositie van de raad: hoeveel details wil uw raad of wil de raad meer op grote lijnen sturen * de kosten van de verantwoording: hoe lager de grenzen hoe hoger de kosten, en * eenduidigheid in de normering: voor de controle van de jaarrekening is de grens voor getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening nu voor de materialiteit1%, na het opsplitsen in aparte grenzen voor getrouwheid en rechtmatigheid lijkt het niet logisch om een ander percentage dan 1% te kiezen. Het voorstel aan uw raad is om voor 1% te kiezen, hetzelfde percentage dat nu gebruikt wordt voor de controle van de jaarrekening. Een lager percentage betekent meer werk voor de ambtelijke organisatie, een hoger percentage betekent meer werk voor de accountant, die dan voor de controle van de getrouwheid van de jaarrekening extra controles op basis van 1% gaat uitvoeren. Voor de primitieve begroting 2023 betekent 1% een verantwoordingsgrens van € 1.034.000,--.

De rapportagegrens is het bedrag van een afwijking, waarboven het college in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting moet geven en aangeven welke maatregelen ze neemt op deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Het vaststellen van de rapportagegrens is een keuze van uw raad. Als de raad die niet vaststelt, ontvangt ze minder informatie over rechtmatigheidsfouten. Het voorstel aan uw raad is om €100.000 ,-- te kiezen, dat is ongeveer 10% van de verantwoordingsgrens. Daarbij is overwogen: stuur op hoofdlijnen, beperk meerwerk ambtelijke organisatie en stel deze grens eventueel later bij op grond van opgedane ervaringen met de rechtmatigheidsverantwoording. Beoogd effect Het doel van dit raadsvoorstel is om door het aanpassen van de financiële verordeningen en het vaststellen normenkader inclusief de verantwoordings- en rapportagegrens te voldoen aan nieuwe weten regelgeving op het gebied van de rechtmatigheidsverantwoording, de notitie structurele en incidentele baten en lasten van de commissie BBV en de Wet open overheid (WOO). Argumenten 1.1 De meeste wijzigingen zijn verplicht en gebaseerd op de modelverordening van de VNG. Niet verplicht zijn de wijzigingen die zijn overgenomen uit de modelverordening van de VNG (art. 19, 21 en 25). Deze betreffen duidelijker teksten.

Verplicht zijn de wijzigingen die voortkomen uit: de notitie structurele en incidentele baten en lasten van de commissie BBV (art. 4), of de rechtmatigheidsverantwoording (alle overige gewijzigde artikelen). Zie voor een verdere toelichting: Bijlage 1 Toelichting wijzigingen Verordeningen financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Hellendoorn 2023 2.1 Alle wijzigingen komen voort uit de rechtmatigheidsverantwoording en zijn gebaseerd op een modelverordening van de VNG. Zie voor een verdere toelichting: Bijlage 2 Toelichting wijzigingen verordening op de controle op het financiële beheer art 213

Pagina

2 van 4

3.1 voor de rechtmatigheidsverantwoording is het verplicht dat de raad het normenkader en de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vaststelt. Zie bijlage 3 normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 3.2 voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de raad de keuze om een rapportagegrens vast te stellen voor de rechtmatigheidsverantwoording Kanttekeningen 3.1 Het nu vaststellen van het normenkader voor het financiële boekjaar 2023 houdt het risico in dat uw raad dit jaar het normenkader nog een keer moet vaststellen. Het kan zijn dat de raad de komende maanden nog nieuwe verordeningen aanneemt of verordeningen wijzigt die van belang zijn voor het normenkader. In het verleden stelde het college altijd aan het begin van het nieuwe jaar het normenkader vast voor het afgelopen boekjaar. Voor het boekjaar 2023 moet vaststelling door de raad gebeuren. Het voorstel is om dat nu toch eenmalig te doen voor het boekjaar 2023 gelijk met de voorgestelde wijzigingen van de verordeningen en het voor de komende boekjaren wel in de laatste raadsvergadering te doen van dat jaar. 3.2 Het niet overnemen van het advies voor de verantwoordingsgrens of rapportagegrens betekent extra werk voor de ambtelijke organisatie (lagere grenzen) of accountant (hogere grenzen).

De accountant en gemeentelijke organisatie moeten kosten maken om afwijkingen op te sporen en vast te leggen. Als de goedkeuringstolerantie op een laag niveau wordt vastgesteld, komen ook afwijkingen in beeld, waar relatief geringe bedragen mee zijn gemoeid. Ook moeten meer afwijkingen worden opgespoord, vastgelegd en gerapporteerd. De (interne) controle wordt dan duurder. Financiën Is pas van toepassing als de raad besluit om een andere verantwoordingsgrens dan de 1% te kiezen. Kiest uw raad lager, dan is meer ambtelijke interne controle capaciteit nodig. Kiest uw raad hoger, dan is meer met name meer budget nodig voor de accountantscontrole, want de accountant blijft de 1% hanteren. Vervolg Na het besluit van de raad krijgt de accountant een exemplaar van het normenkader voor de controle van de jaarrekening. En het besluit is input voor onze eigen interne controle van de rechtmatigheidsverantwoording Communicatie De concern controller zal de ambtelijke organisatie (via ons eigen Intranet) en de accountant informeren over de raadsbesluiten. Daarnaast worden de financiële verordeningen gepubliceerd op de website van de gemeente Hellendoorn met een link naar www.overheid.nl.

Bijlagen: Raadsbesluit Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Hellendoorn 2023 Bijlage 1 Toelichting wijzigingen Verordeningen financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Hellendoorn 2023 Raadsbesluit Verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hellendoorn 2023 Bijlage 2 Toelichting wijzigingen verordening op de controle op het financiële beheer Raadsbesluit Normenkader 2023 incl verantwoordings- en rapportagegrens

Pagina

3 van 4

Bijlage 3 normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 Planning Jaarlijks gaat het college van B en W de rechtmatigheid van de jaarrekening verantwoorden aan de raad (advies via de auditcommissie) . Dat is ook voor u een geschikt evaluatiemoment. Dit raadsvoorstel staat gepland voor dinsdag 31 oktober met daaraan voorafgaand een debatronde op 10 oktober 2023.

Nijverdal, 26 september 2023 Burgemeester en Wethouders van Hellendoorn, De secretaris,

de burgemeester,

A.M. Ouwehand

J. Eijbersen

Pagina

4 van 4