Raadsvoorstel begrotingsrechtmatigheid

AAN DE RAAD Zaaknummer: 2024-001997 Onderwerp Veranderingen in begrotingsrechtmatigheid

VOORSTEL 1. In te stemmen met dat rapportage van begrotingsafwijkingen betreffende hogere of lagere baten en lagere lasten in de jaarrekening 2023 “tijdig gemeld is” en daarmee geen begrotingsonrechtmatigheid zijn. 2. Het college begrotingsafwijkingen betreffende hogere of lagere baten en lagere lasten te laten rapporteren in een afzonderlijke rapportage aan de auditcommissie; 3. De werkwijze rondom de rechtmatigheidsverklaring na afloop van het jaarrekeningtraject 2023 te evalueren met de auditcommissie; 4. Afhankelijk van de uitkomsten van deze evaluatie aanvullende regels vast te stellen voor begrotingsrechtmatigheid voor de jaarrekeningen vanaf 2024.

INLEIDING Bij het opstellen van de begroting en jaarrekening moeten we voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording (BBV). De commissie BBV gaat over de toepassing van wet- en regelgeving. Recent heeft deze commissie de kadernota rechtmatigheid bijgewerkt vanwege de wetswijziging per 1 januari 2023 over de rechtmatigheidsverantwoording van het college aan de raad. Wat verandert er nu precies? Vanaf 1 januari 2023 verklaart het college zelf aan uw raad of de gemeente (financieel) rechtmatig heeft gehandeld, in plaats van de accountant. Dit geldt ook voor de begrotingsrechtmatigheid. Voorheen controleerde de accountant dit, maar nu neemt het college die verantwoordelijkheid over. Ook is de definitie van begrotingsrechtmatigheid aangepast aan deze nieuwe situatie. Met de introductie van rechtmatigheidsverantwoording ontvangt de raad een completer beeld van begrotingsonrechtmatigheden. Dit beeld omvat niet alleen overschrijdingen van de lasten, waar de accountant zich alleen op richtte, maar ook lagere lasten en hogere of lagere baten. Dus ook waar we minder hebben uitgegeven of extra inkomsten hebben verkregen. Het doel daarvan is meer transparantie en een beter gesprek van het college met de raad over rechtmatigheid.

In onze financiële verordening van oktober 2023 is afgesproken dat afwijkingen acceptabel zijn als het overschrijdingen van openeinderegelingen zijn en als overschrijding van lasten wordt gecompenseerd door hogere baten. Ook is afgesproken dat afwijkingen van de begroting acceptabel zijn, en daarmee geduid worden als rechtmatig, als we ze via tussentijdse rapportages tijdig melden. In de jaarrekening 2023 nemen we voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording op van het college. Hierin verantwoorden we onrechtmatige afwijkingen als deze boven een bepaalde grens komen. Nieuw is dat ook acceptabele afwijkingen van de begroting hierin meelopen, ook al lichten we deze elders toe in financiële analyses. Niet-acceptabele afwijkingen lichten we toe in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag. Dit kan betekenen dat het college moet verklaren onrechtmatig gehandeld te hebben. In de toelichting leggen we uit welke afwijkingen als acceptabel worden beschouwd. De accountant controleert niet

expliciet op rechtmatigheid, maar beoordeelt wel of de rechtmatigheidsverantwoording waarheidsgetrouw is. Als dit het geval is, hoeft dit geen gevolgen te hebben voor de accountantsverklaring. Hoe alles in de praktijk zal verlopen moet nog blijken, omdat er op bepaalde punten nog onduidelijkheden zijn. Daarnaast is de nieuwe kadernota pas in het najaar uitgekomen, wat het lastig maakte om onze regels tijdig hierop aan te passen. Vanwege deze onduidelijkheden is daarom het voorstel om voor de jaarrekening 2023 de begrotingsrechtmatigheid op dezelfde manier als in eerdere jaarrekeningen te benaderen. Dat doen we door af te spreken dat het melden van de volgende afwijkingen in de jaarrekening 2023 tijdig en daarmee rechtmatig zijn: hogere of lagere baten dan begroot en lagere lasten dan begroot. Deze afwijkingen blijven wel onrechtmatig, maar zijn dan ook acceptabel en tellen vervolgens niet mee voor rechtmatigheidsverantwoording. Wat overblijft zijn de overschrijdingen van de lasten, en dat sluit aan met de accountantscontrole tot en met het jaar 2022. Daarnaast is het voorstel om het complete beeld van alle begrotingsafwijkingen in de jaarrekening 2023 te rapporteren in een aparte rapportage en om op basis daarvan een zorgvuldig besluit te nemen over begrotingsrechtmatigheid voor de jaarrekening 2024.

We hopen dat deze uitleg duidelijkheid schept over de aangepaste regels voor de begrotingsrechtmatigheid en hoe we hier voor de jaarrekening 2023 mee om willen gaan.

BEOOGD EFFECT Uw raad informeren over veranderingen in begrotingsrechtmatigheid en laten besluiten hoe hiermee om te gaan voor de jaarrekeningen 2023 en 2024.

ARGUMENTEN 1.1 We benaderen dan de begrotingsrechtmatigheid op dezelfde manier als voorheen. Door de jaarrekening als tijdig en acceptabel te zien voor genoemde begrotingsafwijkingen spreken we af dat afwijkingen die de accountant in het verleden niet meewoog in zijn oordeel, nu simpelweg “acceptabel” zijn en blijven. 1.2 Een extra decemberrapportage levert voor de raad geen mogelijkheden meer op om in het lopende jaar nog bij te sturen. De begrotingsafwijkingen kunnen door op het laatste moment te rapporteren worden beperkt, bijvoorbeeld door na de najaarsrapportage in december opnieuw te rapporteren aan de raad. Dat levert voor de raad echter geen mogelijkheden meer op om nog bij te sturen in dat jaar. 1.3 In de gemeenterekening worden begrotingsafwijkingen boven de €25.000 al toegelicht De begrotingsafwijkingen boven de €25.000 worden al toegelicht in de gemeenterekening. Alle begrotingsafwijkingen als onrechtmatig zien, leidt tot een nog uitgebreidere rapportage, waarbij het de vraag is welke toegevoegde waarde dit heeft voor de raad. 2.1 Het helpt om het doel van meer transparantie en een beter gesprek over rechtmatigheid te bereiken. Het doel is dat de raad meer duidelijkheid krijgt over de begrotingsonrechtmatigheid en een beter gesprek tussen college en raad.

Het helpt dan niet als de jaarrekening 2023 volstaat met begrotingsonrechtmatigheden die de raad als acceptabel beschouwt. Een aparte rapportage biedt de mogelijkheid om eerst meer ervaring op te doen.

2.2 Het geeft de mogelijkheid om voor publicatie in de jaarrekening meer ervaring op te doen met veranderingen in begrotingsrechtmatigheid Op dit moment zijn de aangepaste regels voor de begrotingsrechtmatigheid op bepaalde punten nog onduidelijk, bijvoorbeeld wat is wel/niet een begrotingsonrechtmatigheid, wat is wel/niet acceptabel, hoe tellen we de afwijkingen goed op, op wat voor niveau doen we dat (programma, product of taakveld) enzovoort. Hiermee winnen we tijd om duidelijk te krijgen wat de bedoeling is van de nieuwe wet voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college. 2.3 Het voorkomt dat de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk leidt tot een onjuist beeld bij het publiek en inwoners van onze gemeente. Als alle begrotingsafwijkingen worden geteld als begrotingsonrechtmatigheden verwachten we dat het college voor de jaarrekening 2023 moet verklaren onrechtmatig te hebben gehandeld, terwijl de raad de meeste afwijkingen vervolgens zal beoordelen als acceptabel. Daarnaast is het heel aannemelijk dat voorheen de conclusie van de accountant zou zijn geweest dat het college rechtmatig heeft gehandeld. Ook weten we nog niet hoe andere gemeentes de nieuwe regels gaan interpreteren. Dat zou ertoe kunnen leiden dat het publiek de gemeente Hellendoorn ten onrechte gaat zien als een onrechtmatige gemeente. 3.1 Ervaringen van andere gemeenten kunnen dan worden meegenomen.

De evaluatie staat los van de planning van jaarrekening van gemeentes en biedt daardoor de mogelijkheid om ervaringen van andere gemeentes met de rechtmatigheidsverantwoording mee te nemen tijdens de evaluatie. 3.2 Er is dan ook meer duidelijkheid over de opvattingen van de accountant. Ook de accountant heeft dan voor de eerste keer de jaarrekening 2023 gecontroleerd op basis van de nieuwe wetgeving. Dat biedt de mogelijk om ook de opvattingen van de accountant mee te nemen tijdens de evaluatie. 4.1 Na de evaluatie is duidelijker wat af te spreken over begrotingsrechtmatigheid De rapportage gaat uit van de uitgebreide definitie van begrotingsonrechtmatigheden ontstaan na de najaarsrapportage die niet tijdig zijn gemeld. Door deze te bespreken kunnen betere regels worden gemaakt, voor welke afwijkingen wel of niet acceptabel zijn.

KANTTEKENINGEN 1.1 We rapporteren mogelijk niet alle onacceptabele begrotingsafwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit kan het geval zijn, maar door een aparte rapportage achteraf wordt dit later wel gedaan. 1.2 De raad kan op basis van een decemberrapportage mogelijk wel bijsturen in het nieuwe jaar. In de praktijk wordt verwacht dat de bureaurapportage tijdig genoeg is voor het rapporteren van begrotingsafwijkingen en eventueel bijsturen. 2.1 Het leidt tot uitstel van het bereiken van het doel van meer transparantie en een beter gesprek over de rechtmatigheid. Het is de vraag of dit tot uitstel leidt, we verwachten dat zorgvuldigheid en ervaring opdoen met de rechtmatigheidsverantwoording tot betere resultaten gaat leiden.

2.2 Het publiek en de inwoners van onze gemeente krijgen te weinig informatie over de begrotingsrechtmatigheid van de gemeente Vergeleken met vroeger staat in de jaarrekening door de rechtmatigheidsverantwoording al meer informatie. De vraag is meer wat zijn nu werkelijk begrotingsonrechtmatigheden die we moeten rapporteren. Dit voorstel helpt om dat te bepalen.

FINANCIEN Afhankelijk van de afspraken tussen het college en de raad over de rechtmatigheidsverantwoording zal dat kunnen leiden tot structureel meer werk voor de ambtelijke organisatie.

VERVOLG Na het besluit van de raad krijgt de accountant een kopie van het raadsbesluit. En het besluit is input voor financiën & control en concern control.

COMMUNICATIE Het Management Team van de gemeente Hellendoorn, de accountant en financiën & control worden van dit besluit op de hoogte gesteld.

BIJLAGEN Raadsbesluit Presentatie over rechtmatigheidsverantwoording