Raadsmededeling vragen LH over externe inhuur

RAADSMEDEDELING Aan: Gemeenteraad Van: College van burgemeester en wethouders Zaaknummer: 2025-009630 Datum collegebesluit: 24 juni 2025 Afdeling: Bedrijfsvoering Portefeuillehouder: Jorrit Eijbersen Onderwerp

.

INHOUD De fractie van Lokaal Hellendoorn heeft vragen gesteld over inhuur van externen. Lokaal Hellendoorn heeft vaker aandacht gevraagd voor de gevolgen van het inschakelen van veel externen bij uitvoering van werkzaamheden door de gemeente. Naast de extra kosten die gemaakt worden, externen vaak onvoldoende op hoogte zijn van de “ins en outs” en cultuur van onze gemeente, hebben we zorg over de gevolgen voor inbedding en uitvoering van beleid nadat ze vertrokken zijn. Ook kan het gevolg zijn dat hierdoor ambtenaren in vaste dienst onvoldoende kennis en ervaring kunnen vergaren en vasthouden. Recent werd uit krantenpublicaties duidelijk dat de gemeente Hellendoorn in 2023 en 2024 rond de 3,5 miljoen euro per jaar uitgaf aan externe inhuur en er zorgen zijn bij raadsleden van andere gemeenten over het niet kunnen opbouwen van voldoende kenniskapitaal in de eigen gemeente. Lokaal Hellendoorn heeft daarover vragen aan het college en wil ze graag beantwoord hebben voor behandeling van de kaderbrief. Vraag 1: Wat is uw visie en het personeelsbeleid betreffende het inschakelen van externe inhuur? Onze visie op externe inhuur is dat deze, mits bewust en zorgvuldig ingezet, een belangrijke bijdrage kan leveren aan tijdelijke kennisverrijking en flexibiliteit binnen onze organisatie.

Externe inzet is vooral gerechtvaardigd bij specialistische vraagstukken, capaciteitsproblemen of tijdelijke pieken in werkdruk. Ons uitgangspunt blijft echter dat structurele taken zoveel mogelijk worden uitgevoerd door eigen personeel. Hiermee willen we kennisontwikkeling en borging binnen onze eigen organisatie stimuleren. Ons personeelsbeleid is gericht op het vergroten van interne deskundigheid via opleidingen, interne mobiliteit en loopbaanontwikkeling, juist om structurele externe inhuur te beperken. Vraag 2: Is er intern een duidelijke procedure in relatie tot inhuur en wordt hier toezicht op gehouden? In 2024 hebben we vastgesteld dat onze bestaande inhuurprocedures onvoldoende waren om de stijging van inhuurkosten proactief te beheersen. Daarom hebben we eind 2024 opdracht gegeven om ons inhuurbeleid grondig te herzien. Tot nu toe hadden we vooral achteraf inzicht in de gerealiseerde inhuurkosten. Met het nieuwe advies en beleid willen wij voortaan vooraf bepalen of externe inhuur daadwerkelijk noodzakelijk is. Dit stelt ons beter in staat om gericht toezicht te houden en efficiënter met onze middelen om te gaan. Vraag 3: Is er een overzicht van de kosten per begrotingsprogramma waarvoor externen werden ingeschakeld en de reden?

Wij beschikken niet over een integraal overzicht van de kosten per begrotingsprogramma betreffende externe inhuur. Dit komt met name omdat de kosten grotendeels op overhead worden geboekt en middels verdeelsleutels aan de programma’s worden doorbelast. Vraag 4: Welke commerciële bureaus schakelt u hierbij in, en bent u voldoende op de hoogte van de achtergrond van bureaus, investeringsmaatschappijen en eventuele belangen? Tot 1 juni 2025 werkten wij met een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) voor externe inhuur. Vanaf 1 juni 2025 werken wij met een broker. Zowel het DAS als de broker gebruiken wij vanuit oogpunt van rechtmatigheid en integriteit. Door uitvragen via één kanaal breed en openbaar uit te zetten, zorgen wij ervoor dat belangenverstrengeling en integriteitsrisico’s beperkt worden. Daarbij houdt het management continu toezicht op de naleving van onze integriteitsnormen. Vraag 5: Deelt u de zorgen van Lokaal Hellendoorn betreffende kosten en gevolgen voor het behoud van kenniskapitaal voor onze eigen organisatie? Wij herkennen en delen uw zorgen over stijgende kosten en de risico’s voor het behoud en de ontwikkeling van intern kenniskapitaal. Juist daarom hebben wij recentelijk stappen gezet om vooraf beter te sturen op externe inhuur.

Bij elke inhuuraanvraag stellen wij kritische vragen, zoals:  Wat levert de inzet van deze externe deskundigheid onze organisatie precies op?  Welke medewerker neemt deze kennis na afloop over en hoe borgen we dit intern? Daarnaast investeren wij voortdurend in kennisoverdracht binnen de organisatie. Onze inzet is gericht op het vinden van een goede balans waarbij externe deskundigheid aanvullend werkt en interne kennisontwikkeling en -behoud niet onder druk komen te staan. Vraag 6: Welke mogelijke oplossingen zijn er om minder externen in te schakelen, op welke termijn, en welke besparingen kan dit eventueel opleveren? Wij onderscheiden meerdere oplossingsrichtingen om externe inhuur te beperken:  Structurele opleiding en interne mobiliteit: Door eigen medewerkers breder op te leiden en intern door te laten stromen, verminderen we structureel de behoefte aan externe krachten. Opleidingen worden nu al georganiseerd, maar zijn nog niet expliciet gericht op beperking van externe inhuur. Dit gaan wij nadrukkelijker opnemen in ons opleidingsbeleid vanaf 2025.  Gerichte werving en selectie: We hebben onlangs onze werving- en selectierichtlijnen herzien. Hierbij voeren wij vooraf een uitgebreide intake uit om helder te bepalen welke kwalificaties en competenties wij nodig hebben en welke kanalen optimaal zijn voor de werving.

Hiermee willen we sneller geschikte vaste medewerkers vinden in plaats van tijdelijk externe krachten.  Opzetten interne flexpool: We onderzoeken momenteel de mogelijkheid om een interne flexibele inzetpool te creëren. Hiermee kunnen we eigen medewerkers snel inzetten bij tijdelijke opdrachten. Dit is momenteel een idee en zal nader uitgewerkt worden in 2025-2026.  Strategische personeelsplanning: Wij zijn in 2023 gestart met strategische personeelsplanning om beter inzicht te krijgen in toekomstige capaciteits- en competentiebehoeften. Dit blijven we door ontwikkelen zodat we pro-actiever kunnen handelen en onder andere externe inhuur kunnen beperken. Deze maatregelen verwachten we in de komende jaren verder te implementeren of uit te breiden. Hiermee denken we te voorzien in een verbetering in continuïteit en kennisborging. Het financiële effect wordt duidelijk na verdere uitwerking en implementatie in het herziene personeelsbeleid. Als algemene opmerkingen willen we nog toevoegen dat we te maken hebben met een krappe arbeidsmarkt en dat we, ondanks dat we vast personeel willen aannemen, moeten constateren dat dat niet altijd lukt en dat we om de continuïteit te waarborgen aangewezen zijn op externe inhuur.