Raadsbesluit Nieuwe regeling klachtbehandeling

Besluit Datum:

8 maart 2022

Nummer

2022-001063

De raad van de gemeente Hellendoorn; gelet op titel 9.1 Algemene wet bestuursrecht; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 8 februari 2022;

<> ,<>ddfasdf asfdasdfB e s l u i t : vast te stellen: de Procedureregeling klachtbehandeling gemeente Hellendoorn 2022

Hoofdstuk I Begripsbepalingen Artikel 1 - klacht: een uiting van ongenoegen als bedoeld in artikel 9:1 van de Awb over een gedraging van een bestuursorgaan, een bestuurder of een medewerker; - klager: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon, die een klacht heeft ingediend; - gedraging: het handelen of het bewust nalaten van handelen ten opzichte van de klager in een bepaalde aangelegenheid; - bestuursorgaan: het bestuursorgaan dat op grond van artikel 9:1 Awb de gedraging heeft verricht of daarvoor verantwoordelijk is; - medewerker: hij/zij die door de gemeente Hellendoorn is aangesteld of met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten met uitzondering van onderwijzend personeel; - klachtencoördinator: de door het college aangewezen ambtenaar die is belast met de coördinatie van de klachtenbehandeling; - klachtenbehandelaar: degene die, op grond van artikel 5 van deze klachtenregeling, de klacht behandelt; - ombudsman: de Overijsselse Ombudsman; - Awb: Algemene wet bestuursrecht.

Hoofdstuk II Klachten in eerste instantie Artikel 2 1 . Een klacht in eerste instantie wordt ingediend bij de klachtencoördinator. De klachtencoördinator zorgt voor een vertrouwelijke registratie van de klacht. 2. Als een klacht betrekking heeft op de klachtencoördinator, dan wordt deze vervangen door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. In dat geval moet in deze procedureregels voor "klachtencoördinator" gelezen worden "gemeentesecretaris/algemeen directeur". Artikel 3 l . Een klacht wordt bij voorkeur schriftelijk en gemotiveerd ingediend. Een klager kan door de klachtencoördinator worden bijgestaan bij het op schrift stellen van een klacht. 2. Als een schriftelijke klacht niet voldoet aan de in artikel 9:4 Awb gestelde eisen, blijft de klacht buiten behandeling. De klager krijgt de gelegenheid het verzuim te herstellen binnen een daartoe door de klachtencoördinator gestelde redelijke termijn.

3. De klachtencoördinator bevestigt namens het bestuursorgaan schriftelijk de ontvangst van de klacht. In de ontvangstbevestiging wordt verwezen naar deze procedureregeling. Artikel 4 1. Wanneer een klacht op grond van artikel 9:8 Awb niet in behandeling wordt genomen, informeert de klachtencoördinator de klager hierover schriftelijk. 2. Als er voor een klacht een nadere (wettelijke) bezwaar- of beroepsmogelijkheid bestaat, zendt de klachtencoördinator de klacht ook door naar de bevoegde instantie. 3. Van de mededeling, vermeld in het eerste lid, stuurt de klachtencoördinator een afschrift aan de klachtenbehandelaar en de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Hoofdstuk III De afhandeling van klachten in eerste instantie Artikel 5 1. De klachtencoördinator stuurt een klacht direct door naar de klachtenbehandelaar. 2. In de regel treedt de teammanager, zo nodig bijgestaan door de klachtencoördinator, op als klachtenbehandelaar voor klachten over een medewerker. 3. In afwijking van het bepaalde in het tweede lid, treedt als klachtenbehandelaar op: Bij een gedraging van: gemeenteraad college van burgemeester en wethouders burgemeester wethouder griffier directie teammanager medewerkers griffie

Klachtbehandelaar: voorzitter gemeenteraad voorzitter college loco-burgemeester burgemeester voorzitter gemeenteraad burgemeester lid van het directieteam griffier

Artikel 6 1. De klachtenbehandelaar is verantwoordelijk voor een vertrouwelijke en zorgvuldige afhandeling van de klacht. 2. De klachtenbehandelaar stelt degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft zo spoedig mogelijk in kennis van de klacht. 3. De klachtenbehandelaar stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. Zowel de klager als het betrokken bestuursorgaan of medewerker kan zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. 4. De klachtenbehandelaar neemt na hoor en wederhoor een beslissing over de gegrondheid van de klacht en informeert de klager en degene, op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, schriftelijk binnen de termijnen genoemd in artikel 7. Artikel 7 1. De klacht wordt binnen zes weken na ontvangst afgehandeld. 2. De in het eerste lid genoemde termijn kan met ten hoogste vier weken worden verdaagd. 3. Van de verdaging wordt door de klachtencoördinator schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en via de klachtenbehandelaar aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. 4. Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt. De klachtencoördinator neemt hierover contact op met de klager. Artikel 8

Pagina 2 van 3

Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van: - de bevindingen van het onderzoek naar de klacht; - het oordeel daarover; - de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.

Hoofdstuk IV Klachten in tweede instantie Artikel 9 Bij de schriftelijke kennisgeving zoals bedoeld in artikel 8 wordt ook vermeld dat betrokkene een verzoekschrift (klacht in tweede instantie) kan indienen bij de ombudsman binnen een jaar na behandeling van de klacht in eerste instantie indien men niet tevreden is met de wijze van afhandeling. Artikel 10 Als een beslissing op een klacht in eerste instantie uitblijft, kan de klager een verzoekschrift (klacht in tweede instantie) indienen bij de ombudsman.

Hoofdstuk V Rapportage Artikel 11 1. De klachtencoördinator stelt jaarlijks een rapportage op over alle klachten die zijn behandeld. 2. In deze rapportage wordt een overzicht gegeven van het aantal en de aard van de klachten, de wijze van afhandeling en indien relevant, de maatregelen die naar aanleiding van de klachten zijn doorgevoerd. 3. In de rapportage worden geen privacygevoelige gegevens opgenomen. 4. De rapportage wordt aan het bestuursorgaan en de ondernemingsraad aangeboden.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen Artikel 12 1. Deze procedureregels treden in werking op de dag volgende op die van de bekendmaking. 2. De Klachtenverordening 2014 wordt ingetrokken met ingang van het in het eerste lid genoemde tijdstip.. 3. Deze procedureregels kunnen worden aangehaald als Procedureregeling klachtbehandeling gemeente Hellendoorn 2022. De raad voornoemd,

de griffier

Pagina 3 van 3

de voorzitter