Presentatie Antea informatieronde 14 november - onderzoek buitendienst Hellendoorn

Onderzoek Buitendienst gemeente Hellendoorn

14 november 2023

Even voorstellen

Onderzoeksvraag en beoogd effect  “Wat zijn voor de gemeente Hellendoorn de voor- en nadelen van het zelf uitvoeren dan wel uitbesteden van de taken die door de buitendienst worden uitgevoerd, waarbij naast de financiële aspecten ook serviceniveau, wendbaarheid van de organisatie en participatie meegewogen worden?” Doel: besluit nemen over de toekomstige omvang van de buitendienst, zodat de buitendienst toekomstbestendig is en we een juist vertrekpunt hebben voor de verduurzaming dan wel nieuwbouw van de gemeentewerf.

Onderzoeksproces Tijdlijn 8 november 2022

Initiatief

Begrotingsraad 2023, wethouder zegt gemeenteraad toe onderzoek uit te voeren naar de toekomstige omvang van de buitendienst Gemeente Hellendoorn stelt i.s.m. Antea Group onderzoeksvragen op

December 2022 31 januari 2023

Vaststelling onderzoeksopdracht

Gemeenteraad stelt onderzoeksopdracht met hoofd- en deelvragen vast, waarin nadruk ligt op serviceniveau, wendbaarheid en participatie

Februari 2023

Opdrachtverlening en start

Opdrachtverlening onderzoek aan Antea Group Onderzoeksmethodiek vastgesteld; deelvragen in samenhang beantwoorden, klankbordgroep en kerngroep vastgelegd

Maart 2023

Fase 1: Hoe werkt Hellendoorn nu?

Deskresearch in afstemming met de klankbordgroep

Fase 2: Welke mogelijkheden hebben wij zelf?

Interviews met 16 medewerkers vanuit diverse functies en rollen

Fase 3: Welke mogelijkheden biedt de markt?

Interviews Antea Group over ervaringen bij vergelijkbare gemeenten op gebied van: zelf doen, inbesteden, uitbesteden

Fase 4: Welke scenario’s en perspectieven zien we?

Scenario’s op basis van voorgaande onderzoeksstappen en zero-based benchmark uitvoeringskosten

Juli 2023

Afronding

Antea Group rondt het inhoudelijke onderzoek af

September 2023

Oplevering

Antea Group levert het definitieve onderzoeksrapport op

14 november 2023

Raadsinformatiesessie

21 november 2023

Inhoudelijke behandeling raad

3 toekomstscenario’s 1. Uitvoering in eigen organisatie: de ambtelijke organisatie draagt zelf zorg voor (het merendeel van) de uitvoering van de beheertaken. Dit vormt een inspanningsverplichting, waarbij ten doel gesteld wordt op basis van vastgestelde kaders en met inachtneming van de beschikbare middelen het beheer van de openbare ruimte vorm te geven. 2. Inbesteding: het omvormen van de buitendienst naar een verbonden partij. Deze maatschappelijke organisaties, opgezet in samenwerking met andere gemeenten of middels toetreding tot een bestaande organisatie, hebben geen winstoogmerk en wethouders van deelnemende gemeenten vormen het bestuur. 3. Uitbesteding: het vermarkten van de grootschalige en planmatige onderhoudswerkzaamheden aan een commerciële aannemer met resultaatsverplichting. Hierbij resteert enkel een geminimaliseerde eigen dienst die ad-hoc en kleinschalig werk uitvoert.

3 toekomstscenario’s Elk van de perspectieven heeft voor- en nadelen, die tot een bestuurlijke keuze leiden. De keuze komt voort uit de afweging of de gemeente Hellendoorn zelfstandigheid, controle en sturing wil hebben en houden over de uitvoering van het beheer van de openbare ruimte en afvalinzameling.

Toelichting Voortzetting van de huidige werkwijze biedt t.o.v. in-/uitbesteden: • Wendbaarheid • Flexibiliteit • Serviceverlening • Ontwikkelmogelijkheden i.r.t. kerndoelen en –waarden • Meer controle en sturing op (bedrijfs-)processen • gebiedskennis • Synergievoordelen in uitvoering ‘overige beheertaken’ (theoretisch ca. € 978.000 initieel) • Sociale taakstelling Voortzetting van de huidige werkwijze impliceert t.o.v. in-/uitbesteden: • Meer overhead • Minder scherpe prijzen dan markt op standaard werkzaamheden • Verantwoordelijkheid en risico • Kosten voor huisvesting • Kosten voor verduurzaming • Risico capaciteitstekort organisatie

Relevante randvoorwaarden scenario’s Zelf doen

In-/uitbesteden

• In de regel dient rekening gehouden te worden met een regulier • Milieubepalingen: implementatie van (toekomstige) traject voor omvorming van ca. 5 jaar milieubepalingen vraagt veel van de organisatie vanwege zijn complexiteit. Wat mag bij verduurzaming/circulariteit wel/niet voor • Contextuele voorwaarden die van invloed zijn op de bedrijfsmatige en financiële afhandeling van omvorming en/of afstoting: de diverse materialen en werkwijzen. Dit kost veel inzet van de gemeentelijke organisatie. • Duurzaamheid: kosten voor omvorming van materieel, tractie en vastgoed zijn voor rekening van de gemeente. • Leegloop: de sociale component van de buitendienst loopt leeg vanwege de ontwikkelingen in de Participatiewet en banenafspraak. Dit heeft consequenties voor de bedrijfsvoering.

• • • • • • •

Frictiekosten: alle kosten die gemoeid zijn met het verplaatsen van personeel (al dan niet naar een buurgemeentewerf). Contractuele restricties huidige werknemers Leegloop van medewerkers gedurende het omvormingstraject Contractmanagement: gezien de buitendienst zowel beheer als afvalinzameling uitvoert, dient in een aanbesteding met minimaal 2 partijen gewerkt te worden. Rendement komt vanwege bovenstaande pas op de lange termijn, en kan dan teniet gedaan worden door in de ervaring veelvuldig voorkomende prijsstijgingen en nacalculaties. Prijsstijgingen op lange termijn en een teruglopende kwaliteit (landelijke ervaring laat zien dat aannemende partijen het minimaal verantwoorde beheer binnen de contractueel vastgelegde kaders uitvoeren. Dalende kwaliteit van de openbare ruimte worden met regelmaat ervaren bij het opzeggen van onderhoudsmaatregelen in eigen dienst, aangezien deze op basis van inzicht en motivatie (ook binnen dezelfde kaders) vaak een ‘+’ op het beheer meegeven voor de duurzame instandhouding van het areaal.

Zijn er nog technische vragen?

Zero-based benchmark financiën