participatie

Werk je aan een initiatief en heb je één of meer vergunningen nodig? Weet dan dat de gemeente Hellendoorn het belangrijk vindt dat de omgeving goed en op tijd betrokken wordt. Dit noemen we participatie. Door participatie zorg je ervoor dat alle belangen, meningen, kennis en creativiteit direct op tafel komen. Door bezwaren, maar juist ook goede ideeën met elkaar te bespreken, kun je het initiatief beter maken en is er meer kans op draagvlak. Als je de vergunningaanvraag indient, vraagt de gemeente of je belanghebbenden hebt betrokken. En zo ja, op welke manier en wat je met de resultaten hebt gedaan. Deze leidraad laat zien waar de gemeente op let bij het meewegen van je participatieresultaten als onderdeel van de beoordeling van je vergunningaanvraag. Als we vinden dat de belangen van de omgeving niet voldoende in beeld zijn gebracht, kan de gemeente besluiten om een eigen (zienswijze)procedure op te starten. Dit heeft consequenties voor de aanvraagtermijn van de vergunning. Vanuit de gemeente Hellendoorn vinden we dat de participatie-inspanningen in verhouding moeten staan tot het effect dat jouw initiatief op de omgeving kan hebben. Over het algemeen geldt hoe groter en veelomvattender het initiatief, hoe belangrijker participatie is. Daarnaast spelen ook factoren als politieke gevoeligheid en de te verwachten overlast een rol.

Hoe meet je of je veel of weinig participatie nodig hebt? Door de meters in te vullen kun je voor jezelf een beeld vormen van de aard en omvang van het initiatief en wat het effect hiervan kan zijn op de omgeving. Geef per onderwerp een cijfer dat het beste bij jouw initiatief past. Tel de punten bij elkaar op, zoals in het voorbeeld is gedaan. Het totaal deel je door 4. De uitkomst geeft een indicatie of je veel of weinig participatie moet organiseren. De gemeenteraad vindt participatie ook belangrijk in zijn algemeenheid maar vooral op de onderdelen welk categorie initiatief het betreft en of er veel maatschappelijke aandacht is voor het initiatief. De gemeenteraad heeft daartoe gevallen aangewezen, waarvoor participatie onderdeel is van de aanvraag. Dit betreffen die situaties die niet mogelijk zijn via het omgevingsplan en waarvoor een aparte procedure gevolgd moet worden. Voor een lijst van gevallen kunt u contact opnemen met de gemeente (0548-630000) of deze raadplegen op de site van gemeente: www.hellendoorn.nl. Bij de indiening van de aanvraag zal de gemeente de waardering van die beide onderdelen zo snel mogelijk beoordelen, zodat u als aanvrager op de hoogte bent van de te volgen procedure binnen de gemeente.

Bepaal aan de hand van jouw afweging of er sprake is van Level 1, 2 of 3. Wanneer je een omgevingsvergunning aanvraagt, weegt de gemeente ook de participatie mee, rekening houdend met de omvang van je initiatief. Op de achterkant is een checklist participatie opgenomen. Gebruik deze bij het

vervolg van het traject en maak aan de hand hiervan je participatieplan. De gemeente kijkt naar A. Wie heb je betrokken ? B. Hoe heb je hen betrokken? C. Wat heb je gedaan met de resultaten van de participatie?

Onderdeel A: Wie heb je betrokken? Geef aan wie betrokken is: Denk bijvoorbeeld aan buurtbewoners, omwonenden en weggebruikers. Of aan partijen die vanuit een bepaalde positie een rol spelen, zoals belangengroepen, pers en andere intermediairs. Hierbij kun je ook denken aan partijen die kennis leveren of betrokken zijn bij de uitvoering van het initiatief. En bedenk wie een besluit neemt over het initiatief. Weet met wie je spreekt. Denk hieraan: • Spreken zij namens zichzelf, of vertegenwoordigen ze een groep? Bijvoorbeeld een belangengroep, een buurt of straat. Weet ook hoe zij zelf onderling de afstemming hebben geregeld. • Stem de manier van communiceren en de werkvorm af op je participanten. Zo loopt het proces prettig en soepel. Maak hiervoor een participatieplan. • Maak gebruik van informatie die er al is: de gemeente heeft veel informatie over de Hellendoornse buurten. • Houd presentielijsten en verslagen bij en ook een logboek met alle stappen, die je hebt ondernomen. Onderdeel B: Hoe zijn de participanten betrokken? Maak de rollen duidelijk: Maak aan de participanten duidelijk wat jouw rol is als initiatiefnemer. En ook wat de rol is van de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan: beslissen, regisseren, sturen, kaders stellen, toetsen en organiseren. Bepaal de rollen van de andere participanten en zorg dat je het daarover met elkaar eens bent.

Soms volstaat het als je participanten informeert. Anderen kunnen vanuit hun rol meedenken en concrete inbreng leveren. Tot slot zijn er altijd belanghebbenden die je nodig hebt om je initiatief mogelijk te maken. Zij hebben in meer of mindere mate een beslissende stem. De gemeente is hiervan een voorbeeld. Maak de kaders duidelijk (uitgangspunten): • Maak duidelijk wat het doel is van je initiatief. Geef aan wat de kaders zijn, wat er al vast ligt en waarover overleg mogelijk is. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerder besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar je rekening mee moet houden. Licht toe over welke onderwerpen de participanten wel kunnen meepraten en over de speelruimte per onderwerp. Communiceer: • Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Dus niet alleen voorafgaand aan de vergunningaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van je initiatief. Leg informatie vast en deel het met de deelnemers. • Evalueer tijdens het proces en leg ook de evaluaties vast. Maak het makkelijk en leuk: • Overleg met de belanghebbenden op de locatie waar het initiatief straks komt. • Werk met beelden: het is makkelijker meedoen als je weet hoe het eruit ziet. • Als je te maken hebt met veel participanten en veel belangen, laat het participatieproces dan begeleiden door een ervaren procesbegeleider.

• Of laat bijeenkomsten begeleiden door een geoefend gespreksleider, als je dat zelf lastig vindt. Onderdeel C: Wat heb je gedaan met de resultaten? Leg de resultaten van de participatie vast: • Deel de resultaten van de participatie met alle belanghebbenden. • Geef een inschatting of er sprake is van groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor je initiatief. • Geef aan wat je gedaan hebt met de resultaten van de participatie. Heeft de participatie bijvoorbeeld geleid tot aanpassing van het initiatief?

Checklist Participatie Hieronder staat een aantal vragen. Probeer de vragen zo concreet en volledig mogelijk te beantwoorden. Het beantwoorden van alle vragen is geen verplichting. Het spreekt voor zich dat voor een klein plannetje de beantwoording van deze vragen minder ver hoeft te gaan dan bij een groter plan. Houdt rekening met de privacy van de mensen waarover je het hebt. 1. Waar gaat het over? 1a. Wat is de bedoeling van jouw plan? (Wat wil je bereiken?) 1b. Wat wil je precies gaan doen en hoe wil je dat aanpakken? 1c. Hoe zorg je er voor dat iedereen de informatie heeft die hij/zij nodig heeft? 2. Belangenanalyse 2a. Wat kunnen de gevolgen van je initiatief zijn voor je omgeving? 2b. Voor wie gaat je initiatief iets veranderen/betekenen? 2c. Waarover kunnen zij meedenken/ideeën over inbrengen? 2d. Hoe ver gaat die inbreng (meeweten, meedenken, meewerken of meebeslissen)? 3. Participatieplan Maak een participatieplan waarin je het onderstaande verwerkt: 3a. Welke personen en/of organisaties moeten worden betrokken op basis van punt 2. 3b. Hoe worden betrokkenen benaderd? 3c. Op welke manier wordt de inbreng van betrokkenen verwerkt? 3d. Hoe worden de reacties aan de verschillende mensen teruggekoppeld? Nadat je hebt bepaald wie je gaat betrekken en hoe je dit gaat doen, is het handig om dit plan met de verschillende betrokken personen/organisaties te delen.

Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is. 4. Logboek In een logboek leg je vast welke stappen je precies hebt ondernomen. Geef ook aan wat je met de reacties van de betrokkenen hebt gedaan. In welke vorm je dit doet maakt niet uit, als de stappen maar goed te volgen zijn. 5. Werkwijze en verslag 5a. Bespreek jouw initiatief volgens het participatieplan, zoals onder punt 3 beschreven. 5b. Wat vinden de betrokkenen sámen belangrijk? 5c. Hoe past het initiatief binnen die gezamenlijke belangen? 5d. Pas jouw initiatief aan waar wenselijk en mogelijk. 5e. Vertel hoe het eindresultaat tot stand is gekomen. 5f. Laat de betrokkenen waarderingscijfers geven voor de manier waarop zij zijn betrokken en voeg dit bij de vergunningaanvraag. 5g. Laat de betrokkenen aangeven of ze het eens zijn met de vergunningaanvraag. Je maakt een verslag. Dat bestaat uit het logboek aangevuld met het bovenstaande. 6. Aanvraag indienen Stuur als bijlage bij de vergunningaanvraag mee hoe het proces verliep. Je kunt bijvoorbeeld het participatieplan, het logboek en het verslag bijvoegen.