Nota vastgoedbeleid 2025 gemeente Hellendoorn

Bij verduurzamingsmaatregelen wordt per geval beoordeeld of sprake is van een levensduurverlengende investering of van onderhoud.

•

Maatregelen die worden genomen op basis van Erkende Maatregelenlijsten worden meegenomen in de DMJOP’s en bekostigd vanuit aan te vragen investeringsbudgetten.

24

5.3. Vraag en aanbod 5.3.1 Faciliteren van ruimtevragen Volgens het principe van de vastgoeddriehoek zijn de beleidsafdelingen verantwoordelijk voor het formuleren van de huisvestingsvraag en is het de taak van team grondzaken en vastgoed om deze huisvestingsvraag te faciliteren. Wanneer er een verzoek komt vanuit een beleidsprogramma of een potentiële huurder voor het huren van een ruimte, inventariseert team grondzaken en vastgoed of de ruimtevraag in behandeling wordt genomen en zo ja, of er ruimte is binnen de bestaande portefeuille. Uitgangspunt daarbij is dat een ruimtevraag in principe een basis moet hebben in een accommodatievisie of -plan (bijvoorbeeld het IHP voor onderwijs). Wanneer er geen ruimte beschikbaar is binnen de bestaande portefeuille, dan kan de beleidsafdeling aan team grondzaken en vastgoed opdracht geven om de ruimtevraag op een andere manier in te vullen, bijvoorbeeld door aanhuur of aankoop van bestaand vastgoed of door nieuwbouw. Een verzoek voor een ruimtevraag vanuit de beleidsafdeling moet altijd zijn voorzien van de volgende informatie: •

Ruimtebehoefte (in vierkante meters);

•

Periode (hoe lang is de ruimte nodig?);

•

Gewenste type ruimte en locatie.

Schematisch ziet het proces voor de behandeling van een ruimtevraag er als volgt uit.

25

Uit het schema volgt dat een ruimtevraag die voortkomt uit een wettelijke taak, beleidsambitie of invulling van eigen huisvesting bij voorkeur wordt opgelost binnen de kernportefeuille. Als binnen de kernportefeuille geen ruimte beschikbaar is, wordt onderzocht of geschikte ruimte kan worden gevonden binnen de niet-kernportefeuille. Huisvestingsvragen voor andere doeleinden worden in principe niet door de gemeente ingevuld, hoewel bij uitzondering ruimte vanuit de nietkernportefeuille beschikbaar kan worden gesteld. Het vastgoed in deze portefeuille staat in beginsel op de nominatie om gesloopt, verkocht of herontwikkeld te worden: hierdoor is in de

meeste gevallen alleen tijdelijk gebruik mogelijk. Daarbij geldt dat huisvestingsvragen vanuit een wettelijke taak, beleidsambitie of eigen huisvesting in alle gevallen voorrang hebben (zie paragraaf 5.3.2.). Uitgangspunt bij het faciliteren van een ruimtevraag is dat sprake moet zijn van een vastgoedexploitatie die vanuit financieel oogpunt verantwoord is, waarbij de risico’s opwegen tegen het maatschappelijk rendement van de activiteiten die in het vastgoed plaatsvinden. De komende periode wordt onderzocht of de ruimtevragen efficiënter/breder kunnen worden uitgezet, bijvoorbeeld door het gebruik van het Makelpunt. Het Makelpunt is een platform dat in verschillende gemeenten wordt gebruikt om vraag en aanbod van maatschappelijke ruimtes en activiteiten bij elkaar te brengen. Het biedt bijvoorbeeld organisaties, verenigingen, stichtingen, en particulieren de mogelijkheid om ruimtes te huren of te delen voor activiteiten zoals sport, muziek, vergaderingen of workshops. Gemeenten maken gebruik van het Makelpunt om beter inzicht te geven in beschikbare locaties en zo leegstand van bijvoorbeeld buurtcentra of sportzalen te voorkomen. Het bevordert samenwerking binnen de lokale gemeenschap en helpt kosten te besparen door het efficiënter inzetten van beschikbare ruimtes. Uitgangspunt is dat de inzet van het Makelpunt in principe wordt afgebakend tot het gemeentelijk eigendom.

5.3.2 Prioritering Aangezien de gemeente een beperkte kernportefeuille heeft, komt het vaak voor dat een ruimtevraag niet (volledig) kan worden gefaciliteerd, omdat er onvoldoende aanbod is van geschikte ruimte. Dit betekent dat bij huisvestingsvragen moet worden geprioriteerd. Onderstaande figuur geeft de prioritering aan bij de behandeling van ruimtevragen.

26

Huisvestingsvragen die voortkomen uit het invullen van wettelijke taken hebben de hoogste prioriteit, gevolgd door huisvesting voor invulling van beleidsambities of het voorzien in eigen huisvesting. Bij een semi-maatschappelijke (en soms ook een commerciële) functie kan wel sprake zijn van maatschappelijke meerwaarde, maar is geen sprake van een gemeentelijke beleidsambitie en bijbehorende structurele subsidierelatie. Huisvestingvragen voor deze functies worden soms wel ingevuld, maar zijn qua prioritering ondergeschikt aan huisvestingsvragen die voortkomen vanuit wettelijke taken of beleidsambities. Beleidsuitspraak: in principe worden alleen huisvestingsvragen voor invulling van wettelijke taken, eigen huisvesting of beleidsambities opgelost binnen de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Daarbij wordt in eerste instantie bekeken of ruimte beschikbaar is binnen de kernportefeuille. Huisvestingsvragen voor andere functies (semi-maatschappelijk of commercieel) worden in principe alleen in uitzonderingsgevallen in behandeling genomen..

5.4. Huur(prijs)beleid 5.4.1 Kostprijsdekkende huur De Wet Markt en Overheid schrijft voor dat gemeenten minimaal de kostprijs van een economische activiteit moeten doorbelasten. Hieruit volgt dat de gemeente ook bij verhuur van gebouwen een huur moet rekenen waarin over de volledige exploitatietermijn minimaal de kostprijs van de exploitatie wordt doorbelast. Dit betekent niet automatisch dat alle partijen een kostprijsdekkende huur betalen. De huur wordt afgestemd op de doelgroep: •

Partijen die met hun activiteiten invulling even aan wettelijke verplichtingen of beleidsambities betalen een kostprijsdekkende huur. Als partijen deze huur niet volledig kunnen opbrengen, kan eventueel vanuit de beleidsafdelingen een subsidie worden verstrekt.

•

Semi-maatschappelijke en commerciële partijen betalen een commerciële huurprijs. Als de commerciële huurprijs lager ligt dan de kostprijsdekkende huur, dan rekent de gemeente de kostprijsdekkende huur.

•

Bij vastgoed voor eigen gebruik worden de kosten één-op-één aan de betreffende beleidsdienst toegerekend (bij multidisciplinair gebruik aan de hand van een verdeelsleutel).

Op dit moment zijn er geen eenduidige uitgangspunten vastgelegd voor de (reken)systematiek die de gemeente hanteert bij toepassing van kostprijsdekkende huur. De komende periode wordt onderzocht hoe deze systematiek het beste kan worden vormgeven. Uitgangspunt daarbij is dat de systematiek moet voldoen aan het beleid uit de nota investeren, waarderen en afschrijven en de financiële verordening. Beleidsuitspraak: bij het verhuren van vastgoed voor maatschappelijke doeleinden wordt in de basis een kostprijsdekkende huur in rekening gebracht. De komende periode wordt onderzocht hoe de systematiek voor toepassing van kostprijsdekkende huur het beste kan worden vormgegeven.

5.4.2 Huurovereenkomsten Bij het aangaan van een huurovereenkomst werkt de gemeente met standaardovereenkomsten, zoals opgesteld door de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ). Voor maatschappelijk vastgoed wordt daarbij - afhankelijk van het huurregime - voornamelijk de modelovereenkomst kantoorruimte gebruikt. Deze overeenkomst wordt aangepast zodat deze is toegesneden op de verhuur van maatschappelijk vastgoed. Verder gelden bij verhuur de volgende uitgangspunten: •

Huurovereenkomsten worden in de basis voor onbepaalde tijd aangegaan met een opzegtermijn van 12 maanden. Bij contracten met bepaalde tijd is tussentijdse ontbinding niet mogelijk, tenzij sprake is van wederzijds goedvinden.

•

De demarcatie van verantwoordelijkheden ten aanzien van beheer en onderhoud tussen de gemeente en de huurder is vastgelegd in de algemene bepalingen bij de huurovereenkomst.

•

Als sprake is van een (structurele) subsidierelatie met de huurder, dan wordt een bepaling opgenomen dat de huurder tussentijds kan opzeggen op het moment dat de subsidieverlening afneemt of eindigt, waardoor de huurder niet meer aan de betalingsverplichting kan voldoen.

•

De gemeente kan de huurovereenkomst opzeggen als de huurder niet meer voldoet aan de maatschappelijke doelstelling, zoals geformuleerd in het beleidsprogramma.

•

De gemeente moet expliciet toestemming geven als de huurder het vastgoed onderverhuurt.

•

De gemeente voert bij het aangaan van een huurovereenkomst een toets uit op basis van de wet Bibob. Ook wordt in de huurovereenkomst altijd een integriteitsclausule opgenomen.

27

Bij verhuur van vastgoed moet rekening worden gehouden met de kaders van het Didam-arrest. Als sprake is van verhuur, dan moet de gemeente inventariseren of er potentieel meerdere gegadigden zijn óf moet op grond van objectieve, toetsbare en redelijke criteria worden gemotiveerd waarom redelijkerwijs kan worden aangenomen dat dit niet het geval is. De motivering voor het één-op-één aangaan van een huurcontract is onder meer mogelijk als sprake is van het nakomen van verplichtingen vanuit de invulling van wettelijke taken, de huisvesting van de eigen organisatie of als de verhuur noodzakelijk is om te voldoen aan prestatieafspraken vanuit beleid. Ook bij herhuisvesting van zittende huurders kan deze motivering worden gebruikt. Als sprake is van het één-op-één-verhuren van vastgoed, dan wordt het voornemen tot het verhuren aan de betreffende partij gepubliceerd, voorzien van de motivatie op grond van objectieve, toetsbare en redelijke criteria. Bij publicatie hanteert de gemeente een termijn van 20 dagen. Wanneer niet kan worden onderbouwd dat sprake is van slechts één gegadigde, vindt verhuur plaats via een openbare selectieprocedure (zie ook paragraaf 5.5). Beleidsuitspraak: •

Bij verhuur wordt gebruik gemaakt van standaardovereenkomsten op basis van de modellen van de ROZ.

•

Bij verhuur wordt rekening gehouden met de kaders van het Didam-arrest: als niet aannemelijk kan worden gemaakt dat er redelijkerwijs slechts één gegadigde is, wordt gebruik gemaakt van een openbare selectieprocedure.

•

Bij (ver)huur wordt altijd een integriteitsclausule opgenomen in de huurovereenkomst.

28 5.4.3 Tijdelijke verhuur In elke vastgoedportefeuille is periodiek sprake van (kortstondige) leegstand. Leegstand brengt kosten met zich mee, omdat tegenover de exploitatielasten (onderhoud, verzekeringen e.d.) geen huuropbrengsten staan. Bovendien brengt leegstand risico’s met zich mee als gevolg van vandalisme of kraken. Hoewel de gemeente erop stuurt om leegstand in de vastgoedportefeuille zoveel mogelijk te voorkomen, is een zekere mate van leegstand inherent onderdeel van het beheren van een vastgoedportefeuille. Eén van de middelen om leegstand terug te dringen is de inzet van tijdelijke verhuur. Tijdelijke verhuur kan bij uitzondering worden toegepast bij vastgoed in de kernportefeuille, op het moment dat op korte termijn geen zicht is op een nieuwe huurder of gebruiker, maar komt vooral voor bij (strategisch) vastgoed dat onderdeel is van de nietkernportefeuille. Dit betreft vastgoed waarbij sprake is van een (her)ontwikkelingsopgave, bijvoorbeeld als gevolg van een gebiedsontwikkeling of omdat het vastgoed betreft dat op termijn wordt verkocht of wordt ingezet/getransformeerd voor een ander gemeentelijk beleidsterrein. Bij tijdelijke verhuur wordt gebruik gemaakt van contracten met een afgebakende huurperiode. Daarbij zijn verschillende mogelijkheden: •

Reguliere huur: hierbij gaat het voornamelijk om huurovereenkomsten van minstens één jaar. De huurperiode wordt afgestemd op het moment waarop het pand weer beschikbaar moet zijn voor de transformatieopgave.

•

Bruikleenovereenkomst: bij bruikleen kan het contract vaak op korte termijn worden opgezegd, wat de gemeente flexibiliteit biedt om snel over vastgoed te kunnen beschikken. Nadeel is dat

bij een bruikleenovereenkomst geen huurvergoeding wordt betaald door de gebruiker. •

Leegstandsbeheer/anti-kraak: bij leegstandsbeheer of anti-kraak wordt een externe partij ingeschakeld die verantwoordelijk is voor leegstandsbeheer en partijen zoekt die het vastgoed tijdelijk gebruiken. Doorgaans sluit een leegstandsbeheerder bruikleenovereenkomsten met de tijdelijke gebruikers.

De gemeente Hellendoorn opteert in principe altijd voor een regulier huurcontract. Daarbij wordt in de contractvoorwaarden geborgd dat het vastgoed tijdig beschikbaar is voor de voorgenomen transformatie. Van een bruikleenovereenkomst wordt slechts in uitzonderlijke gevallen gebruik gemaakt. Omdat de gemeente Hellendoorn het uitgangspunt hanteert dat sloop zo snel mogelijk plaatsvindt, maakt de gemeente in principe geen gebruik van leegstandsbeheer. Beleidsuitspraak: Bij tijdelijke verhuur maakt de gemeente Hellendoorn in principe altijd gebruik van een regulier huurcontract, waarbij in de contractvoorwaarden wordt geborgd dat het vastgoed tijdig beschikbaar komt voor de voorgenomen transformatie.

5.5. Verkoop Als het college voor een gebouw dat niet behoort tot de kernportefeuille de beslissing neemt om over te gaan tot verkoop, zijn er twee mogelijkheden: 1. Het vastgoed wordt verkocht met een herontwikkelingsopgave, bijvoorbeeld sloop/nieuwbouw of (ingrijpende) transformatie. 2. Het vastgoed wordt verkocht in huidige staat, waarbij geen sprake is van een herontwikkelingsopgave. Wel kan sprake zijn van een functiewijziging of beperkte toevoeging van een nieuwbouwvolume. In het eerste geval is sprake van strategisch vastgoed. Verkoop met een herontwikkelingsopgave leidt in veel gevallen tot een gebiedsontwikkeling waarbij het bestaande vastgoed wordt getransformeerd naar een nieuwe functie. Een voorbeeld hiervan is de sloop van een buurtcentrum om plaats te maken voor woningbouw. In dergelijke gevallen vindt verkoop plaats volgens de kaders van het grondbeleid. In het tweede geval is geen sprake van een herontwikkelingsopgave, maar kan wel sprake zijn van een functiewijziging of beperkte (ondergeschikte) toevoeging van nieuwbouw. In deze gevallen is marktconformiteit bij verkoop het uitgangspunt om te voorkomen dat sprake is van ongeoorloofde staatsteun. Voorafgaand aan de verkoop wordt de verwachte opbrengstwaarde van het vastgoed vastgesteld door middel van een onafhankelijke taxatie.

Deze taxatie vormt het kader voor de minimale opbrengst die bij verkoop moet worden behaald. Bij verkoop kan het college ervoor kiezen om naast de verkoopprijs ook andere criteria te laten meewegen, bijvoorbeeld criteria ten aanzien van duurzaamheid of ruimtelijke kwaliteit. Voorafgaand aan elke verkoop moet de afweging worden gemaakt of een gebouw wellicht in de nabije toekomst nog nodig kan zijn als gevolg van toenemende huisvestingsbehoefte voor voorzieningen. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met het feit dat de woningbouwopgave van de gemeente Hellendoorn gepaard gaat met een toenemende vraag naar voorzieningen in de toekomst. Bij elke verkoop - zowel één-op-één als in concurrentie - moet de gemeente rekening houden met

29

procedurele eisen die voortvloeien uit het ‘Didam-arrest’ (zie paragraaf 3.3). Op hoofdlijnen volgt de gemeente hierbij de volgende werkwijze: •

Bij verkoop van een object aan één partij (één-op-één-verkoop) inventariseert de gemeente of op basis van objectieve, toetsbare en redelijke criteria kan worden onderbouwd dat er maar één gegadigde partij is waaraan het object wordt verkocht. Als dat het geval is, wordt het voornemen tot verkoop aan de betreffende partij gepubliceerd, voorzien van de motivatie op grond van de objectieve, toetsbare en redelijke criteria. Bij publicatie hanteert de gemeente een termijn van 20 dagen.

•

Bij verkoop van een object op basis van een openbare selectieprocedure wordt door het college besloten tot het houden van een openbare selectieprocedure. De gemeente publiceert een aankondiging van deze procedure, waarbij ten minste het volgende wordt omschreven: ▪

Een omschrijving van het te verkopen object;

▪

De kaders en randvoorwaarden voor het toegestane gebruik of het te realiseren programma;

▪

De minimumeisen waar partijen aan moeten voldoen;

▪

De selectiecriteria die de gemeente hanteert;

▪

Het verloop van de selectieprocedure.

Ook bij de openbare selectieprocedure geldt dat de gehanteerde selectiecriteria objectief, toetsbaar en redelijk moeten zijn. Bij verkoop van vastgoed zonder herontwikkelingsopgave is het uitgangspunt dat in principe wordt gekozen voor verkoop via een openbare selectieprocedure. Beleidsuitspraak: •

Bij verkoop van vastgoed waarbij geen sprake is van een transformatieopgave moet minimaal een marktconforme prijs worden betaald om te voorkomen dat sprake is van ongeoorloofde staatssteun.

•

Bij verkoop wordt rekening gehouden met de kaders van het Didam-arrest door in beginsel gebruik te maken van een openbare selectieprocedure.

5.6. Vastgoedontwikkeling: nieuwbouw of transformatie Wanneer een ruimtevraag niet kan worden opgelost binnen de bestaande portefeuille, dan kan de gemeente kiezen om over te gaan tot nieuwbouw of transformatie van een bestaand gebouw. Het verzoek om over te gaan tot nieuwbouw of transformatie wordt gedaan door de beleidsafdelingen vanuit hun rol als opdrachtgever tot het voorzien in de huisvestingsvraag (zie paragraaf 4.2). Team grondzaken en vastgoed is vanuit de eigenaarsrol betrokken als adviseur en bouwheer. In beginsel wordt alleen nieuwbouw overwogen als ruimte nodig is voor invulling van wettelijke taken (bijvoorbeeld onderwijs), voorzien in eigen huisvesting of invulling van beleidsambities. De gemeente bouwt in principe geen nieuw vastgoed voor semi-maatschappelijke functies (tenzij deze onderdeel zijn van een multifunctionele accommodatie) of commerciële functies. Huisvesting van deze functies wordt in eerste instantie overgelaten aan de markt. Voorafgaand aan een verzoek tot nieuwbouw moeten door de beleidsafdeling in ieder geval de volgende zaken worden onderzocht: •

Is er behoefte aan de functie op de lange termijn?

•

Is er dekking voor de investering?

30

•

Is de exploitatie financieel verantwoord en zijn de risico’s beheersbaar?

•

Leidt de nieuwbouw tot maatschappelijke meerwaarde?

•

Biedt het gebouw voldoende flexibiliteit om in de toekomst een verandering van functie of gebruiker te kunnen faciliteren?

•

Is er een duurzamere optie beschikbaar, zoals transformatie van een bestaand gebouw?

De beleidsafdeling die opdracht geeft voor nieuwbouw is ook verantwoordelijk voor het aanvragen van krediet voor de investering en de dekking van de structurele exploitatielasten. Team grondzaken en vastgoed adviseert daarbij vanuit haar rol als toekomstig eigenaar. Bij het nemen van investeringsbeslissingen maakt de gemeente gebruik van de benadering van Total Cost of Ownership (TCO). Deze benadering gaat ervan uit dat alle relevante kosten over de gehele levensduur van het gebouw vanaf de initiatieffase in beschouwing worden genomen. Dit omvat drie fases die met elkaar samenhangen, maar waarvoor in beginsel elk een andere partij verantwoordelijk is: •

Investering (beleidsafdeling)

•

Vastgoedexploitatie (team grondzaken en vastgoed)

•

Gebruiksexploitatie (huurder/gebruiker)

De TCO-benadering neemt in ogenschouw dat keuzes in de initiatieffase - bijvoorbeeld ten aanzien van kwaliteit of duurzaamheid - niet alleen impact hebben op de hoogte van de investering, maar ook op de kosten voor beheer en onderhoud (vastgoedexploitatie) en de toekomstige lasten voor de gebruiker, zoals de (kostprijs)dekkende huur of energielasten (gebruiksexploitatie). Door vanaf de initiatieffase met alle verantwoordelijke partijen samen te werken en af te stemmen, kunnen keuzes op de juiste manier worden afgewogen om een optimale balans te vinden tussen kwaliteit, duurzaamheid, onderhouds- en gebruikslasten. Vanzelfsprekend wordt bij toepassing van deze benadering aangesloten bij de ‘rekenregels’ die de gemeente hanteert ten aanzien van waardering, verslaglegging en administratief beheer (zie paragraaf 6.1). Beleidsuitspraak: •

Nieuwbouw wordt in beginsel alleen overwogen voor invulling van wettelijke taken, eigen huisvesting en invulling van beleidsambities.

•

De beleidsafdeling is verantwoordelijk voor het verzoek voor nieuwbouw en een deugdelijke onderbouwing van dit verzoek.

•

Bij het nemen van investeringsbeslissingen wordt de TCO-benadering (Total Cost of Ownership) toegepast, met inachtneming van de gemeentelijke ‘rekenregels’ omtrent waardering, verslaglegging en administratief beheer.

5.7. Aankoop of aanhuur Wanneer een ruimtevraag niet kan worden opgelost binnen de bestaande portefeuille en nieuwbouw niet wenselijk is, kan de gemeente kiezen om over te gaan tot het aankopen of -huren van een gebouw. Aankoop of aanhuur kan een optie zijn voor situaties waarin op relatief korte termijn een ruimtebehoefte moet worden ingevuld. Bijkomend voordeel van deze optie is dat het - voornamelijk bij aanhuur - mogelijk is om het vastgoed voor een korte termijn aan te houden, waardoor de exploitatielasten niet voor de lange termijn drukken op de begroting van de gemeente.

31

Net als bij nieuwbouw moet het verzoek voor aankoop of aanhuur worden gedaan door de verantwoordelijke beleidsafdeling, waarbij het verzoek op vergelijkbare wijze moet worden onderbouwd en de betreffende beleidsafdeling ook verantwoordelijk is voor het aanvragen van het benodigde krediet. Team grondzaken en vastgoed heeft hierbij een adviserende rol. Ook geldt dat - net als bij nieuwbouw - aanhuur of aankoop in principe alleen wordt overwogen als dit nodig is voor invulling van wettelijke taken, eigen huisvesting of invulling van beleidsambities. Beleidsuitspraak: •

Aankoop of aanhuur wordt in principe alleen overwogen voor vastgoed met als doel invulling van wettelijke taken, voorzien in eigen huisvesting en invulling van beleidsambities.

•

De beleidsafdeling is verantwoordelijk voor het verzoek voor aankoop en aanhuur en voor een deugdelijke onderbouwing van dit verzoek.

32

6. Financiën en risicomanagement 6.1. Waardering, verslaglegging en administratief beheer De regels omtrent waardering, verslaglegging en administratief beheer van kapitaalgoederen zijn vastgelegd in de nota investeren, waarderen en afschrijven uit 2024. In deze nota wordt onder meer ingegaan op de definitie van investeringen en het verschil tussen investeringen en (groot) onderhoud, de gehanteerde afschrijvingsmethodiek, financiële verantwoordingsprincipes, waardering van vastgoed en het beschikbaar stellen van kredieten. De belangrijkste principes uit deze nota voor het beheer van het gemeentelijk vastgoed worden in deze paragraaf beschreven.

6.1.1 De vastgoedexploitatie De vastgoedexploitatie wordt per pand in beeld gebracht. Het exploitatiesaldo (huuropbrengsten minus exploitatielasten) komt ten laste of ten gunste van de algemene middelen en wordt per deelportefeuille (bijvoorbeeld sportaccommodaties of monumentaal vastgoed) of bij grote panden (bijvoorbeeld het huis voor Cultuur en Bestuur) per pand verantwoord in begroting en jaarrekening. In het exploitatiesaldo wordt rekening gehouden met eventuele dekking vanuit beschikbare reserves: exploitatiekosten die uit een reserve worden gedekt, maken geen onderdeel uit van het exploitatiesaldo. 6.1.2 Definities en demarcatie Investeringen versus exploitatielasten Bij het gemeentelijk vastgoed wordt onderscheid gemaakt tussen investeringen en exploitatielasten. Een investering is een uitgave die over meerdere jaren opbrengsten en/of maatschappelijk nut oplevert. De kosten van deze investering worden over de verwachte gebruiksduur van het ‘activum’ afgeschreven. De gemeente Hellendoorn hanteert daarbij de lineaire afschrijvingsmethode, waarmee de jaarlijkse afschrijving gelijkmatig over de gebruiksduur wordt verdeeld. De kosten die samenhangen met het gebruik van het vastgoed worden exploitatielasten genoemd. Dit zijn kosten voor onderhoud, administratief beheer, energielasten 1, belastingen en verzekeringen.

Ook de kosten die voortvloeien uit de investering worden gerekend tot de exploitatielasten. Dit zijn de afschrijving en rente, ook wel ‘kapitaallasten’ genoemd. Investering of groot onderhoud Omdat onderhoud volgens de definitie van de commissie BBV geen invloed heeft op de gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van een pand, mogen onderhoudskosten niet boekhoudkundig worden geactiveerd. Onderhoud is dus per definitie niet levensduurverlengend (zie ook paragraaf 5.1.2). Er is sprake van een investering als de kosten: •

Leiden tot een significante kwaliteitsverbetering; en/of;

•

Leiden tot levensduurverlenging; en/of;

•

Aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften).

1 In sommige gevallen sluit de gemeente een energiecontract, als dit niet door huurders wordt gedaan. Voor

vastgoed als lichtmasten en marktkasten is een raamcontract afgesloten. De kosten voor energie worden in principe één-op-één doorbelast.

33

Wanneer wel sprake is van een significante kwaliteitsverbetering, verlenging van de levensduur of aanpassingen om te voldoen aan wet- en regelgeving, dan wordt dit gezien als een functionele aanpassing. Functionele aanpassingen worden door de commissie BBV beschouwd als een investering die moet worden geactiveerd en afgeschreven over de verwachte levensduur.

6.1.3 Activeren en afschrijven Investeringen met een minimumbedrag van € 25.000,- worden geactiveerd en verantwoord op de balans. De afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in de nota investeren, waarderen en afschrijven. De meer complexe investeringen kunnen uit meerdere componenten bestaan met een verschillende levensduur (bijvoorbeeld het casco van een gebouw en de installaties). Deze verschillende componenten kennen elk een andere levensduur en worden daarom over verschillende tijdsperiodes afgeschreven. Dit wordt de componentenbenadering genoemd.

6.1.4 Waardering van vastgoed Als er sprake is van een duurzame waardevermindering van een vastgoedobject, dan wordt deze direct verwerkt op de balanswaarde. Zolang een vastgoedobject nog niet is verkocht, kan een tijdelijke voorziening voor de waardevermindering worden getroffen. Als de marktwaarde weer stijgt, is waardeherstel mogelijk. Dit in tegenstelling tot het afboeken van de boekwaarde, waar de waardevermindering definitief als verlies genomen wordt: hierbij is bij een later waardeherstel geen mogelijkheid meer om de boekwaarde te vermeerderen.

6.2. Vastgoed in begroting en jaarrekening Op basis van het principe van de vastgoeddriehoek is team grondzaken en vastgoed vanuit de eigenaarsrol verantwoordelijk voor het financieel beheer van de vastgoedportefeuille. Over de financiële stand van zaken wordt in de documenten binnen de P&C-cyclus gerapporteerd over vastgoed in de paragraaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’. Kapitaalgoederen omvatten niet alleen vastgoed, maar ook infrastructuur en openbare voorzieningen als speelplaatsen, groen en verlichting. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt verantwoording afgelegd over het exploitatiesaldo van het gemeentelijk vastgoed, de onderhoudskosten en de belangrijkste investeringen. Daarnaast wordt er een tekstuele toelichting gegeven op de belangrijkste activiteiten en ontwikkelingen in het afgelopen jaar (jaarrekening) en de speerpunten voor de vastgoedportefeuille voor de komende jaren (begroting).

6.3. Risicomanagement en reserves 6.3.1 Risicomanagement Zowel de exploitatie van de gemeentelijke vastgoedportefeuille als de ontwikkeling en bouw van nieuw vastgoed brengt risico’s met zich mee. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt in projectrisico’s en algemene risico’s. Projectrisico’s zijn risico’s die onlosmakelijk verbonden zijn met een specifiek project, bijvoorbeeld het risico dat een aanwezige transportleiding voor gas, water of elektra moet worden verlegd of het risico op onvoorziene kosten bij de bouw van nieuw vastgoed. Algemene risico’s zijn risico’s die van invloed zijn op de hele portefeuille en vaak extern van aard zijn en daarmee vaak niet of beperkt kunnen worden beïnvloed.

34

Specifieke risico’s die van invloed zijn op de hele gemeentelijke vastgoedportefeuille zijn: •

Contractrisico’s: het risico dat in oude of bestaande huurovereenkomsten afwijkende afspraken zijn opgenomen over indexatie, opzegging of demarcatie van verantwoordelijkheden, waardoor de huuropbrengsten niet voldoende zijn om de kosten te dekken.

•

Onderhoud: ondanks dat onderhoud periodiek wordt geraamd in Meerjarenonderhoudsplannen kan het voorkomen dat de kosten incidenteel hoger uitvallen dan verwacht, bijvoorbeeld in het geval een installatie- of bouwdeel eerder moet worden vervangen dan de verwachte levensduur.

•

Leegstand (bij verhuur): hoewel kortdurende leegstand binnen een vastgoedportefeuille onvermijdelijk is, kan het zijn dat in sommige gevallen een pand langdurig leegstaat. In dat geval heeft de gemeente wel kosten voor onderhoud en beheer, terwijl daar geen huurinkomsten tegenover staan.

•

Schade: schades als gevolg van bijvoorbeeld vandalisme, lekkage, brand of ongelukken worden niet altijd (volledig) gedekt door de verzekering, wat tot extra kosten kan leiden voor de gemeente. Hetzelfde geldt voor schade als gevolg van calamiteiten als (natuur)rampen en oorlogen.

•

Wet- en regelgeving: veranderingen in wet- en regelgeving kunnen leiden tot hogere kosten, bijvoorbeeld in het geval dat eisen ten aanzien van duurzaamheid worden aangescherpt.

•

Conjuncturele (macro-economische) risico’s: dit zijn risico’s die het gevolg zijn van macroeconomische ontwikkelingen zoals inflatie en rentestijging.

•

Netcongestie: door overbelasting van het stroomnet bestaat het risico dat nieuwe gebouwen geen aansluiting krijgen op het stroomnet.

Omdat risico’s aan actualiteit onderhevig zijn, is het essentieel om het proces van risicobeheersing goed in te richten, zodat risicobeheersing een vast onderdeel wordt van de besluitvorming over vastgoed. Om dit te waarborgen, is risicomanagement gekoppeld aan de P&C-cyclus. Aangezien vastgoedbeleid vooral is gericht op het beheren van een bestaande portefeuille, zijn de algemene risico’s het meest relevant. Dit is een belangrijk contrast met het grondbeleid: het grondbeleid is in tegenstelling tot het vastgoedbeleid vooral projectmatig van aard, waardoor projectrisico’s bij het grondbeleid een grotere rol spelen. In aanloop naar de meerjarenbegroting worden de actuele risico’s geïdentificeerd die invloed hebben op de vastgoedportefeuille en wordt een inschatting gemaakt van de kwalitatieve en financiële impact van de risico’s. Vervolgens worden beheersmaatregelen geïdentificeerd en waar nodig geïmplementeerd om de impact van de risico’s te mitigeren. Voorafgaand aan de nieuwe cyclus wordt de effectiviteit van de beheersmaatregelen geëvalueerd en begint het proces opnieuw met het identificeren van de actuele risico’s. Deze systematiek kan als volgt worden gevisualiseerd.

35

Het uitdrukken van de risico’s in financiële zin gebeurt op basis van een systematiek waarbij de geschatte financiële impact van een risico aan de hand van een weging wordt vertaald naar een risicobedrag. De weging van de risico’s is groter naarmate de kans dat deze zich voordoet groter is. Voor projectrisico’s is de werkwijze anders, omdat dit type risico’s - zoals de term al aangeeft specifiek speelt bij projecten, bijvoorbeeld de nieuwbouw, transformatie of aankoop of -huur van een gebouw. De projectspecifieke risico’s worden bij een project vanaf de initiatieffase inzichtelijk gemaakt en meegenomen bij de onderbouwing van de investeringsbeslissing. Indien nodig wordt bij het raadsbesluit extra krediet aangevraagd ter dekking van voorziene en onvoorziene risico’s. Voorziene risico’s kunnen daarbij worden afgeprijsd met toepassing van de systematiek ‘risicobedrag x kans’. Voor onvoorziene risico’s wordt in de investeringsraming een percentage onvoorzien opgenomen. Beleidsuitspraak: •

Jaarlijks wordt bij de begroting een inschatting gemaakt van de impact van de algemene risico’s op de exploitatie van de vastgoedportefeuille.

•

Bij een investeringsbeslissing over nieuwbouw, transformatie, aankoop of aanhuur wordt het gewogen risicobedrag meegenomen in de aanvraag van het projectbudget.

6.3.2 Reserves en voorzieningen Op dit moment kent de gemeente Hellendoorn één reserve waar kosten van vastgoedbeheer deels uit (kunnen) worden bekostigd. Dit is de reserve kapitaallasten. Deze reserve is ingesteld om de lastendruk in de begroting te egaliseren. Hoewel niet expliciet is aangegeven voor welke investeringen de kapitaallasten (deels) vanuit de reserve kunnen worden bekostigd, is wel vastgelegd dat de investeringen bij voorkeur voldoen aan één of meerdere van de volgende drie criteria: •

De investeringen zijn eenmalig of vervangend;

•

De investeringen hoeven niet te worden vervangen;

•

De investeringen zien niet op kerntaken van de gemeente.

36

De gemeente Hellendoorn kent op dit moment geen aparte voorziening voor onderhoud. In de begroting wordt jaarlijks een budget gereserveerd voor onderhoud op basis van Meerjarenonderhoudsplannen. In de jaarrekening wordt gerapporteerd over de werkelijke lasten versus de begrote lasten. Daarnaast wordt jaarlijks een calamiteitenbudget gereserveerd voor onvoorzien onderhoud aan bouw- of installatiedelen die binnen de geplande levensduur kapot gaan en moeten worden vervangen. Omdat kosten voor groot onderhoud jaarlijks sterk kunnen fluctueren, heeft de gemeente Hellendoorn de wens om in de toekomst te werken met een voorziening voor (groot) onderhoud. Met een onderhoudsvoorziening worden onderhoudskosten niet meer jaarlijks ten laste van de exploitatie gebracht, maar wordt in plaats daarvan een voorziening gevormd waaruit het groot onderhoud wordt betaald. Deze voorziening wordt gevoed door vaste jaarlijkse ‘dotaties’, waardoor fluctuaties in onderhoudsuitgaven worden voorkomen. De hoogte van de dotatie wordt zo berekend dat de voorziening over de gehele looptijd voldoende is om de uitvoering van groot onderhoud te kunnen bekostigen. De komende periode wordt de wenselijkheid en haalbaarheid van een onderhoudsvoorziening onderzocht. Beleidsuitspraak: de komende periode wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheid om in de toekomst te werken met een voorziening voor (groot) onderhoud.

6.4. Overige zaken BTW Omdat verhuur van vastgoed voor maatschappelijke doeleinden is vrijgesteld van BTW, kan de BTW over de exploitatielasten in beginsel niet worden teruggevorderd. Dit is wel het geval op het moment dat een huurder met zijn activiteiten in het pand voor minimaal 90% BTW-belaste prestaties levert. Bij het begroten van de onderhoudslasten wordt daarom rekening gehouden met de fiscale consequenties. Periodiek wordt gecontroleerd of het juiste BTW-regime wordt gehanteerd. Indexatie en VAT Bij het begroten van kosten voor onderhoud op basis van een DMJOP wordt uitgegaan van een gelijkblijvend (niet-geïndexeerd) prijsniveau. Ten behoeve van de begroting past de afdeling financiën jaarlijks de onderhoudsbudgetten aan op basis van relevante indexcijfers van het CBS, conform de begrotingsrichtlijnen.

37