Memo - Informatieronde Grip op verbonden partijen

Memo Aan: Van: Datum: Onderwerp:

Raad Stafafdeling en griffie 22 november 2024 Informatieronde 3 december 2024 – Grip op verbonden partijen

Dit memo bevat een overzicht van de verbonden partijen van Hellendoorn en een overzicht van de mogelijkheden van de raad om grip te krijgen op verbonden partijen, ter voorbereiding op de informatieronde van 3 december 2024.

Overzicht verbonden partijen Hellendoorn Verbonden partijen zijn vennootschappen (NV’s en BV’s), stichtingen, verenigingen en gemeenschappelijke regelingen, waar de gemeente in deelneemt. Een partij is een verbonden partij als de gemeente in die partij een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Met ‘bestuurlijk belang’ bedoelen we: een zetel in het bestuur of het hebben van stemrecht. De gemeente Hellendoorn kent 6 gemeenschappelijke regelingen: Veiligheidsregio Twente, SamenTwente, Stadsbank Oost-Nederland, Omgevingsdienst Twente, Recreatieschap Twente en de Euregio. Daarnaast participeert Hellendoorn in het Twenteboard en de VNG, maar dit zijn formeel geen gemeenschappelijke regelingen. Bijdragen gemeenschappelijke regelingen (in euro’s): Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Twente SamenTwente Stadsbank Oost-NL Omgevingsdienst Twente Recreatieschap Twente Euregio Totalen

2022 2.342.000 1.782.000 211.000 659.000 163.000 10.000 5.167.000

2023 2.423.000 1.991.000 194.000 806.000 169.000 10.000 5.593.000

Begroot 2024 2.595.000 2.181.000 232.000 990.000 223.000 10.000 6.231.000

Begroot 2025 2.768.000 2.425.000 266.000 1.088.000 233.000 13.000 6.793.000

% totale GRbudget 4,9% 5,8% 2,4% 5,7% 5,7% 0,3%

Daarnaast heeft Hellendoorn een financieel belang in de volgende ondernemingen: 1. N.V. Bank voor Nederlandse Gemeenten (BNG) 2. Twence Holding B.V. 3. Enexis Holding N.V. 4. Wadinko N.V. 5. Publiek Belang Elektriciteitsproductie B.V. 6. CSV Amsterdam B.V. 7. Stichting Noest Dit memo gaat verder in op de gemeenschappelijke regelingen; voor meer informatie over de gemeentelijke deelnemingen zie de pagina’s 135 t/m 138 van de Programmabegroting 2025.

Memo Gemeenschappelijke regelingen Het wettelijk kader voor de gemeenschappelijke regelingen is de Wet gemeenschappelijke regelingen (de ‘Wgr’). De gemeenschappelijke regelingen waar Hellendoorn in participeert zijn ‘collegeregelingen’. In deze samenwerkingsvorm zijn alleen collegebevoegdheden overgedragen en neemt het college deel namens de gemeente. De aangesloten gemeenten vaardigen allen één collegelid af naar het algemeen bestuur (AB). Het dagelijks bestuur (DB) wordt gekozen uit het midden van het AB en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten van het AB. Het AB stuurt, via het dagelijks bestuur (DB) de organisatie van de GR aan. De spelregels voor de besluitvorming in het AB en in het DB zijn opgenomen in de tekst van de GR’en. De uitzonderingen hierop zijn de Euregio en Twenteboard; bij de Euregio zijn ook twee raadsleden aangewezen als bestuurslid en Twenteboard is formeel geen gemeenschappelijke regeling maar een stichting. Overzicht bestuursleden namens Hellendoorn: Veiligheidsregio Twente Jorrit Eijbersen SamenTwente Lia de Waard Stadsbank Lia de Waard Omgevingsdienst Twente Jorrit Eijbersen (tevens lid dagelijks bestuur ODT) Recreatieschap Twente Twenteboard Euregio

Egbert Nijenbanning Egbert Nijenbanning Jorrit Eijbersen (namens het college) Edo op den Dries en Roy Zijlstra (namens de raad)

Verantwoording Het AB legt, als hoogste orgaan, formeel verantwoording af via het verspreiden van de jaarstukken aan de deelnemende gemeenten. Verder leggen de afzonderlijke leden van het algemeen bestuur individueel verantwoording af over de genomen besluiten. Hier zit de kern voor de grip op de samenwerking met de GR’en van Hellendoorn. Allereerst legt het collegelid verantwoording af in het college. Het college legt vervolgens op zijn beurt verantwoording af aan de gemeenteraad. De raad heeft op deze manier (direct of indirect) een verantwoordelijkheidsrelatie met het lid in het algemeen bestuur. Daarbij kan de raad alle politieke middelen inzetten die hij heeft. De raad kan met het collegelid spreken over wat hij of zij als bestuurslid in dat algemeen bestuur doet en hoe hij of zij daarin stemt. Het DB legt over de uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van het DB verantwoording af aan het AB. Een DB-lid legt dus geen verantwoording af over de DB-taken aan de ‘eigen’ gemeenteraad, alleen over de uiteindelijke besluitvorming in het AB.

Pagina 2 van 6

Memo Uit bovenstaande volgen de volgende conclusies: Het gesprek tussen raad en portefeuillehouder is de plek om invloed uit te oefenen De democratische legitimatie van een gemeenschappelijke regeling komt van de gezamenlijke gemeenteraden die bij de samenwerking betrokken zijn. Het AB besluit, maar over die besluiten kunnen de portefeuillehouders (ook vooraf) door hun eigen raad ter verantwoording worden geroepen. Het is belangrijk dat dit gesprek tussen (een deel van de) raad en de portefeuillehouder plaatsvindt. Samenwerking tussen raden is doorslaggevend voor meer grip Wie samenwerkt, deelt invloed. De democratische legitimatie komt niet van één raad af, maar van alle betrokken gemeenteraden. En in het bestuur wordt op basis van meerderheid besloten. Dus zelfs als één raad het gesprek (vooraf) goed met de portefeuillehouder voert, kan de inbreng van die gemeente weggestemd worden. Om effectief te zijn, moet samengewerkt worden met andere deelnemende gemeentes. Bijvoorbeeld door het indienen van gelijkluidende moties of zienswijzen, door op dezelfde momenten te vergaderen of door te weten wat er in de regio speelt.

Pagina 3 van 6

Memo Mogelijkheden voor verbeteren grip op verbonden partijen

Werkwijze 1: Sturen en beheersen vanuit de inhoud Samenwerkingen zijn een middel om inhoudelijke doelen te realiseren. Hieronder enkele aandachtspunten en mogelijkheden om prioriteiten scherper te formuleren.

1.1

Sta stil bij de vraag of extra inzet op samenwerking wenselijk is Alle manieren om meer grip te krijgen op samenwerking kosten tijd. Het kan helpen als raad (informeel) bij de vraag stil te staan of al die extra inspanningen de moeite waard zijn. Wat zijn de echte belangrijke onderwerpen van de samenwerking.

1.2

Ontwikkel als raad een agenda voor de regio Sommige raden ontwikkelen (samen met college en de ambtelijke organisatie) een eigen agenda voor de regio, met daarin kaderstellende uitspraken over de samenwerking met andere gemeenten en met de verbonden partijen.

1.3

Kijk naar het gezamenlijke belang. De gemeente participeert in de samenwerking vanuit een eigen, gemeentelijk belang. Bij nieuwe ontwikkelingen is het verstandig ook te kijken naar regionale belangen en waar de verschillende gemeenten elkaar vinden, rekening houdend met eigen uitganspunten. Over het algemeen zijn raden afwachtend ten aanzien van regionale onderwerpen.

1.4

Prioriteren en keuzes maken Sommige raden kiezen er bewust voor om bepaalde GR’en meer of juist minder aandacht te geven. Afwegingen voor die keuze zijn bijvoorbeeld: ➢ de mate waarin een organisatie vrijheid heeft om het eigen beleid te bepalen (de zogeheten ‘beleidsrijke’ GR’en); ➢ de mate van het gemeentelijke financiële belang of de mate van gemeentelijke invloed op die GR; ➢ nieuwe ontwikkelingen in een GR versus ‘going concern’ en ‘business as usual’.

1.5

Verdeel de aandacht, bijvoorbeeld met rapporteurs of een aparte raadscommissie Sommige raden kiezen ervoor om het werk te ‘verdelen’ tussen raadsleden. De raad wijst bijvoorbeeld een ‘rapporteur’ aan, die namens de raad specifiek de ontwikkelingen binnen een bepaalde GR volgt en daarover rapporteert aan de raad. Op die manier kost het de andere raadsleden minder tijd om inhoudelijk goed op de hoogte te zijn. In andere gemeenten is gekozen om een aparte raadscommissie ‘Verbonden partijen’ in te stellen (bijvoorbeeld Houten, zie deze link). De apolitieke zaken kunnen aan de rapporteur of de commissie worden overgelaten (bewaken deadlines, sturing op uniforme informatievoorziening e.d.), terwijl de politieke keuzes en debatten op de gebruikelijke wijze plaatsvinden in de gehele raad.

Pagina 4 van 6

Memo Werkwijze 2: Verbeteren informatievoorziening en het gesprek tussen raad en college Het gesprek tussen raad en college kan op verschillende manieren georganiseerd worden. Een aantal gemeenten kiest ervoor een specifieke raadscommissie in te stellen. Het gesprek over de verbonden partijen samenwerkingen speelt zich dan voornamelijk in die raadscommissie af. Het is ook mogelijk om met de gehele raad over de samenwerkingen te spreken, of in een combinatie van beide. Hieronder enkele handreikingen voor het verbeteren van het onderlinge gesprek tussen raad en college.

2.1

Stel een structureel kaderstellend en controlerend debat in Soms is het lastig om gestructureerd aan kaderstelling en controle te werken. Het kan helpen om een of twee keer per jaar met de gehele raad en het gehele college over (een deel) van de samenwerkingen te spreken. Bijvoorbeeld: • Een kaderstellend debat voor behandeling van de GR-begrotingen • Een controlerend gesprek na de jaarrekeningen.

2.2

Maak de dialoog tussen raad en college structureel Bespreek op een vast moment periodiek met de portefeuillehouders en/of met ambtelijke accounthouders de actuele ontwikkelingen in de besturen van de GR’en en de regio (bijvoorbeeld tijdens een informatie- of debatronde).

2.3

Verbeter de informatievoorziening Het helpt als de raad duidelijk aangeeft welke informatie de raad wil ontvangen. Een vast format voor opleggers bij stukken kan dan helpen om de informatiestroom beheersbaar te houden, door bijvoorbeeld stil te staan bij: • Doelstellingen van het samenwerkingsverband (wat wil je bereiken?) • Behaalde en beoogde resultaten (o,a. effectiviteit, efficiëntie, draagvlak) • Oorzaken voor het al dan niet behalen van de doelstellingen • Een risico-inschatting voor de komende periode

2.4

Maak gebruik van de expertise van de ambtelijke organisatie Vanuit de ambtelijke organisatie worden de ontwikkelingen binnen de GR’en nauwlettend gevolgd. Daarover adviseren de ambtelijke accounthouders aan het college. Als de raad meer informatie wenst over een bepaalde ontwikkeling of onderwerp, kan deze expertise ingeroepen worden om de raad bij te praten.

Het is verstandig om bij het formuleren van wensen en verwachtingen rekening te houden met wat de ambtelijke organisatie kan leveren. Het kan helpen om in onderling gesprek stapsgewijs de agenda en de informatieproducten verder te verbeteren. Dit kan afgestemd worden met het college en de gemeentesecretaris.

Pagina 5 van 6

Memo Werkwijze 3. Verbeteren samenwerking met andere raden Afstemming met andere raden van gemeenten die ook deelnemen aan de GR kan zinvol zijn, bijvoorbeeld het afstemmen van moties of in te dienen zienswijzen of het gelijktrekken van vergaderdata. Dit vraagt wel extra tijd en inzet.

3.1

Regionale contacten van fracties Diverse fracties onderhouden regionale contacten met gelijkgestemde fracties uit andere raden in de regio, voor het uitwisselen van informatie, onderlinge afstemming of voor het afstemmen van moties en opvattingen. Dit vergroot de kennis van raadsleden over actuele ontwikkelingen en helpt bij standpuntbepaling.

3.2

Bijwonen regionale bijeenkomen In Twente worden diverse regionale informatiebijeenkomsten georganiseerd over actuele regionale thema’s of over een verbonden partij, bijvoorbeeld de Twenteraad of de bijeenkomsten georganiseerd door de gemeenschappelijke regelingen zelf.

3.3

In positie brengen van de griffie Bijvoorbeeld door: • het coördineren en aanjagen compacte en tijdige informatiestroom en het volgen van de besluitvorming van de afzonderlijke verbonden partijen; • de ondersteuning van raadsleden door het aanreiken van de onderwerpen of helpen voorbereiden van te stellen vragen; • het onderhouden van contacten met andere raden en griffie(r)s in de regio.

3.4

Als gemeenteraden een gezamenlijke raadsadviescommissie instellen, Door een recente wetswijziging is het mogelijk om per GR een ‘regionale adviescommissie’ in te stellen, bestaande uit raadsleden van de deelnemende gemeenten. Hiervoor is wel unanimiteit tussen de gemeenteraden van alle deelnemende gemeenten vereist. In meerdere Twentse raden is in 2023 al uitgesproken dat hier geen draagvlak voor is, dus dit instrument kan niet in Twente worden ingezet.

Conclusies over slim organiseren en handelen in de praktijk: De mogelijkheden voor meer grip liggen vooral in de mate waarin de raden en hun raadsleden zich praktisch organiseren. En daarbij gebruik maken van de mogelijkheden die de wettelijke kaders bieden. Daarbij is redeneren vanuit de doelstellingen van de verbonden partij noodzakelijk om te komen tot een goede informatiebehoefte, controle en kaderstelling. Gemeenten werken namelijk niet samen om de samenwerking, maar om de meerwaarde die de samenwerking oplevert ten opzichte van het zelf uitvoeren van taken. De aangedragen werkwijzen vragen (soms) wel een extra tijdsinvestering. Het is aan de raad om een goede balans te vinden tussen de kosten en baten van deze tijdsinvestering.

Pagina 6 van 6