Memo evaluatie Twenteraad

MEMO Aan: Van: Onderwerp: Datum:

Twentse gemeenteraden Presidium Twenteraad Proces evaluatie Twenteraad 2022-2026 11 april 2025

Aanleiding en doel memo Voorafgaand aan de huidige raadsperiode (2022-2026) hebben alle 14 Twentse gemeenteraden ingestemd met de voortzetting van de samenwerking tussen de Twentse gemeenteraden, in de vorm van de Twenteraad. De afspraken daaromtrent zijn neergelegd in de ‘bestuursovereenkomst gastheerschap Twenteraad’, waarbij het gastheerschap voor de raadsperiode 2022–2026 is belegd bij de raadsgriffie van de gemeente Rijssen-Holten. Onderdeel van deze bestuursovereenkomst is een evaluatie van de samenwerking binnen (het presidium van) de Twenteraad, een jaar voorafgaand aan het aflopen van de bestuursovereenkomst (2025). Binnen de Twentse griffierskring is het initiatief genomen om een aanzet voor deze evaluatie te doen, op basis van de destijds gemaakte afspraken en vanuit de ervaringen van de griffierskring. Deze aanzet is op 4 april 2025 besproken in het presidium van de Twenteraad, waarbij de suggesties vanuit het presidium zijn verwerkt in deze memo. Met de nu voorliggende memo wordt beoogd om uiteindelijk te komen tot afspraken rond de samenwerking tussen Twentse gemeenteraden in de volgende raadsperiode (2026-2030). Deze memo begint met een beschrijving van de voorgeschiedenis, gevolgd door een overzicht van afspraken rond de samenwerking binnen (het presidium van) de Twenteraad en enige waarnemingen/adviezen.

Voorgeschiedenis De Twenteraad is in 2016 ontstaan vanuit de Nota ‘Samenwerken doen we zelf’ (2015) en fungeert als Twents raadsledennetwerk en democratisch klankbord voor regionale onderwerpen. Coördinatie vindt plaats vanuit het presidium van de Twenteraad, dat daarbij wordt ondersteund door de Twentse griffierskring. Het presidium van de Twenteraad bestaat uit 14 raadsleden (vanuit iedere Twentse gemeente één raadslid), en wordt voorgezeten door de burgemeester van Enschede. Iedere raad heeft de gelegenheid om ook een plaatsvervangend presidiumlid aan te wijzen. Het is goed om hierbij te benadrukken dat het presidium van de Twenteraad een niet-politiek gremium is dat uitsluitend fungeert als agendacommissie, ter voorbereiding op bijeenkomsten van de Twenteraad. Tot 1 maart 2022 werd de Twenteraad gefaciliteerd door Regio Twente (secretariaat, communicatie, expertise en ondersteuning). Rond de structuurwijzigingen binnen de Twentse bestuurlijke samenwerking is in 2021 geconstateerd dat Regio Twente weliswaar ophoudt te bestaan (en 1

daarmee ook de facilitering van de Twenteraad), maar dat de functie van de Twenteraad als waardevol moet worden beschouwd, hetgeen voortzetting rechtvaardigt. In alle 14 Twentse gemeenteraden is eind 2021 / begin 2022 een gelijkluidend raadsvoorstel vastgesteld inzake het voortzetten van de samenwerking tussen de Twentse gemeenteraden. Bij dat raadsbesluit zijn de 14 gemeenten toegetreden tot de ‘Bestuursovereenkomst gastheerschap Twenteraad’ waarbij het gastheerschap voor de raadsperiode 2022–2026 is belegd bij de raadsgriffie van de gemeente Rijssen-Holten. Voor dit gastheerschap is een jaarlijks budget afgesproken van € 0,08 per Twentse inwoner. Afspraken over het functioneren van de Twenteraad De ‘Bestuursovereenkomst gastheerschap Twenteraad’ vormt sinds maart 2022 de basis voor de Twenteraad ‘nieuwe stijl’. De bestuursovereenkomst heeft een looptijd van 2022-2026 (gelijk aan de huidige raadsperiode). De bestuursovereenkomst voorziet in een evaluatie van de constructie na 3 jaar (dus in 2025). Bij de evaluatie wordt vastgesteld of de uitkomsten aanleiding vormen om deze overeenkomst in al dan niet gewijzigde vorm te verlengen met 4 jaar. De bestuursovereenkomst gaat uit van het jaarlijks organiseren van circa 4 bijeenkomsten van de Twenteraad en circa 6 bijeenkomsten van het presidium van de Twenteraad.

De voorbereiding van een bijeenkomst van de Twenteraad gebeurt door ten minste 2 leden van het presidium en 2 griffiers. Koersnotitie doorontwikkeling presidium Twenteraad Bij het ontstaan van de Twenteraad in 2016 is als doelstelling geformuleerd om Twentse raadsleden een platform voor ontmoeting, uitwisseling en afstemming tussen raden te bieden. Gelijktijdig met de ‘Notitie Samenwerking Twentse gemeenten in de nieuwe structuur binnen de regio’ is in 2019 de 'Koersnotitie doorontwikkeling Presidium Twenteraad’ opgesteld. Daarin wordt de doelstelling van de Twenteraad als volgt geëxpliciteerd: • Het faciliteren van een betere kennis en (het beter benutten van) de positie van Twentse raadsleden op Twente-brede kwesties (zowel inhoud als ook proces), ook daar waar het bovenregionale thema’s betreft die relevant kunnen zijn voor de regio; • Het stimuleren van een hogere (proactieve) betrokkenheid van Twentse raadsleden ‘aan de voorkant van ontwikkelingen’ die Twentse gemeenten raken, zoals het opstellen van de Agenda voor Twente, om samen meer voor Twente te kunnen bereiken; • Stimuleren van intensieve onderlinge verbinding tussen Twentse raadsleden en Twente-brede thema’s, zodat we snel(ler) (in)zien waar we vanuit de gezamenlijkheid sterker staan in het benutten van kansen (voor Twente en voor de afzonderlijke Twentse gemeenten) die geboden worden door Provincie, Rijk en

Europa. Doelgroep Twenteraad Uit de samenwerkingsnotie en de koersnotitie valt af te leiden dat de Twenteraad (primair) wordt gevormd door alle Twentse raadsleden. De primaire doelgroep die in potentie geïnteresseerd zou kunnen zijn om een bijeenkomst van de Twenteraad te bezoeken bestaat uit 348 Twentse raadsleden. De ervaring leert echter dat ook de zogenoemde fractievertegenwoordigers, commissieleden, burgerraadsleden of fractievolgers tot de (secundaire) doelgroep behoren. Ook collegeleden, griffiers en (vak)ambtenaren zijn welkom bij bijeenkomsten van de Twenteraad. 2

Voor het beoordelen van de opkomst bij Twenteraad-bijeenkomsten wordt in eerste instantie uitgegaan van de primaire doelgroep. Daarnaast is – gelet op één van de adviezen uit deze memo – ook een analyse gemaakt van de aanmeldingen vanuit de secundaire doelgroep. De secundaire doelgroep bestaat Twente-breed uit circa 150 commissieleden (ook genaamd fractievolgers, raadsvolgers, fractievertegenwoordigers, burgerraadsleden, forumleden, etc.). De volledige (primaire én secundaire) doelgroep voor het bezoeken van bijeenkomsten van de Twenteraad bestaat daarmee uit circa 500 personen. Tussenevaluatie koersnotitie De eerder genoemde koersnotitie uit 2019 is in 2023 door het presidium van de Twenteraad geëvalueerd, waarbij is geconstateerd dat de koersnotitie nog steeds relevantie heeft, maar op enkele punten enige actualisatie behoeft. Zo wordt bijvoorbeeld geconstateerd dat er draagvlak is voor het organiseren van expertmeetings (naast de 3 grotere raadsledenbijeenkomsten). Oorspronkelijk werd nog uitgegaan van circa 4 Twenteraadbijeenkomsten per jaar. Bijeenkomsten Twenteraad 2022-heden Sinds de start van de nieuwe structuur in 2022 zijn er 12 bijeenkomsten van de Twenteraad (waaronder expertmeetings) georganiseerd: Aanmeldingen* Secundaire Overig doelgroep 23 20

Onderwerp Twenteraad

Datum

Grip op verbonden partijen, kennismaking verbonden partijen Inspiratiebijeenkomst ‘Wonen in Twente’

18-05-2022

Primaire doelgroep 64

22-09-2022

45

10

10

65

Transitie in de agrarische sector

23-11-2022

38

10

17

65

Expertmeeting Wgr

11-01-2023

24

6

22

62

Asielproblematiek

16-02-2023

38

19

31

88

Verbonden Partijen

17-05-2023

25

6

29

60

Bijeenkomst met Twenteboard

13-09-2023

31

12

20

63

Lokale media

28-02-2024

31

8

41

80

Mobiliteit in Twente

20-06-2024

23

5

20

48

Regionale Ontwikkelstrategie Twente

19-09-2024

27

5

22

54

Expertmeeting Financiën

09-10-2024

23

8

10

41

Nieuwjaarbijeenkomst Water, droogte en klimaat (Waterschap)

15-01-2025

38

4

39

81

Totaal 107

* Benadrukt wordt dat het overzicht uitsluitend ziet op vooraf ontvangen aanmeldingen. De ervaring leert dat bijeenkomsten ook regelmatig worden bezocht door deelnemers die zich niet vooraf hebben aangemeld. Tegelijkertijd is er soms ook sprake van aanmeldingen die niet gevolgd worden door daadwerkelijke deelname. Het overzicht beoogt daarmee enkel een indicatie te geven van de opkomst.

3

Vergaderingen presidium Twenteraad 2022-heden De bijeenkomsten van de Twenteraad worden georganiseerd vanuit zijn presidium. De vergaderingen van het presidium worden voorgezeten door de burgemeester van Enschede. In de periode maart 2022-april 2025 hebben 13 presidiumvergaderingen plaatsgevonden (2022: 2x; 2023: 5x; 2024: 5x; 2025: 1x). Geen van deze vergaderingen heeft voltallig (presidiumlid én griffier van alle 14 Twentse gemeenten) plaatsgevonden en bij geen van de vergaderingen waren alle 14 gemeenten vertegenwoordigd. Ervaringen rond het gastheerschap van de raadsgriffie van Rijssen-Holten Sinds 1 april 2022 verzorgt de raadsgriffie van Rijssen-Holten het gastheerschap van de Twenteraad (faciliteren van Twenteraad-bijeenkomsten, het Twenteraad-presidium en de Twentse griffierskring). De werkzaamheden zijn primair op de logistieke voorbereiding van en de ondersteuning tijdens de bijeenkomsten. Voor het Twenteraad-presidium en de Twentse griffierskring behelst het gastheerschap ook de voorbereiding (agendering) en verslaglegging van deze bijeenkomsten. In het kader van het gastheerschap is de griffier van Rijssen-Holten secretaris van het Twenteraad-presidium en voorzitter van de Twentse griffierskring.

Tevens wordt via het Extranet van Rijssen-Holten ook een digitale omgeving gefacilieerd voor de vergaderingen van het Twenteraad-presidium (openbaar) en de Twentse griffierskring (besloten). Op de betreffende Extranetpagina is ruimte beschikbaar voor kennisdeling van moties en amendementen over Twente-brede thema’s. Binnen de kaders van de bestuursovereenkomst en de samenwerkingsafspraken wordt zowel door de raadsgriffie Rijssen-Holten, door de Twentse griffierskring en door het presidium van de Twenteraad positief terug gekeken op de afgelopen periode. Financiële aspecten Bij de start van huidige samenwerking hebben de Twentse raden ook een financieel kader meegegeven. Deze was voornamelijk gebaseerd op de ervaringen binnen de toenmalige Regio Twente. Bij de start is uitgegaan van een gemeentelijke bijdrage van € 0,08 per inwoner. Dit bedrag valt uiteen in twee onderdelen: de helft is beschikbaar als materieel budget en de andere helft is beschikbaar voor de personele ondersteuning door de gastheergemeente. Dit laatste betreft overigens alleen de administratieve/ondersteunende kosten voor de invulling van het gastheerschap door Rijssen-Holten. De volledige bijdrage voor de personele ondersteuning wordt door RijssenHolten doorbelast. De andere helft van de gemeentelijke bijdrage is bestemd voor materiele uitgaven.

Te denken valt daarbij aan de kosten van bijeenkomsten van de Twenteraad (bijvoorbeeld externe locaties en sprekers). De uitgaven op dit onderdeel zijn in de afgelopen jaren aanzienlijk lager gebleken dan in 2021 werd aangenomen. De voornaamste reden is dat lang niet alle kosten door de organiserende gemeenten zijn doorberekend. Dat leidt tot het volgende financiële overzicht: 2022 Inkomsten gemeentelijke bijdragen 2022: € 37.500,00 Personele kosten griffie Rijssen-Holten € 18.750,00 (75%) Materiële kosten € 4.742,71 +/+ Totaal uitgaven 2022: € 23.492,71 -/Restant 2022: € 14.007,29 4

2023 Inkomsten gemeentelijke bijdragen 2023: € 53.999,01 Personele kosten griffie Rijssen-Holten € 27.000,00 Materiële kosten € 2.070,09 +/+ Totaal uitgaven 2023: € 29.070,09 -/Restant 2023: € 24.928,92 2024 Inkomsten gemeentelijke bijdragen 2024: € 58.410,00 Personele kosten griffie Rijssen-Holten € 29.160,00 Materiële kosten € 3.069,42 +/+ Totaal uitgaven 2024: € 32.229,42 -/Restant 2024: € 26.180,58 +/+ Restant totaal 2022-2024:

€ 65.119,79

Waarnemingen Aantal bijeenkomsten Twenteraad • In de onderzoeksperiode maart 2022-april 2025 hebben in totaal 12 bijeenkomsten van de Twenteraad plaatsgevonden; • Het jaarlijkse aantal bijeenkomsten van de Twenteraad (3) past binnen de gemaakte afspraken in de ‘Bestuursovereenkomst gastheerschap Twenteraad’; Opkomst bijeenkomsten Twenteraad • Er is geen ondergrens (of quorum) bepaald voor deelname vanuit de primaire doelgroep (Twentse raadsleden) aan bijeenkomsten van de Twenteraad; • Bij de bijeenkomsten van de Twenteraad in de onderzoeksperiode varieerde de totale opkomst (zowel raadsleden als overige deelnemers) van 41-107 aanmeldingen. Gemiddeld waren er 68 aanmeldingen. Zoals eerder aangegeven zijn deze cijfers gebaseerd op vooraf ontvangen aanmeldingen. De ervaring leert dat sommige deelnemers zich vooraf niet aanmelden. Evenwel is soms ook sprake van aanmeldingen die niet gevolgd worden door daadwerkelijke deelname. De daadwerkelijke deelname kan daarmee soms wat afwijken van de gehanteerde cijfers. • Voor wat betreft de primaire doelgroep (raadsleden) liep het aantal aanmeldingen uiteen van 23-64 raadsleden. Dat is 6-16% van de primaire doelgroep van in totaal 348 Twentse raadsleden. Gemiddeld meldden zich 34 raadsleden aan voor een bijeenkomst van de Twenteraad.

Dat is circa 10% van de primaire doelgroep van 348 Twentse raadsleden; • Van het totaal aantal aanwezigen bij een bijeenkomst van de Twenteraad bestaat gemiddeld circa 50% uit raadsleden (primaire doelgroep); • Wanneer bij deze analyse eveneens de secundaire doelgroep (commissieleden, burgerleden, fractievolgers, schaduwfractieleden, etc.) wordt betrokken, levert dit het volgende beeld op. Gemiddeld waren er circa 10 deelnemers uit de secundaire doelgroep voor een bijeenkomst van de Twenteraad aangemeld. De secundaire doelgroep heeft een omvang van in totaal circa 150 commissieleden (of anders genaamd). • Dat brengt het gemiddelde aantal aanmeldingen vanuit de primaire én secundaire doelgroep samen op circa 44 personen per bijeenkomst van de Twenteraad. Afgezet tegen de totale 5

• •

•

•

•

•

(primaire en secundaire) doelgroep (circa 500 personen) betekent dit een gemiddeld aanmeldpercentage van circa 9%. De totale opkomst vanuit de primaire én secundaire doelgroep per bijeenkomst van de Twenteraad loopt uiteen van 30-87 aanmeldingen. Gemiddeld is circa 35% van alle aanmeldingen per bijeenkomst van de Twenteraad afkomstig van overige deelnemers, niet zijnde raadsleden of commissieleden (of anders genaamd). Bij een enkele bijeenkomst van de Twenteraad loopt dat percentage op tot meer dan 50%. De opkomst bij bijeenkomsten van de Twenteraad wordt vanuit de kring van griffiers als relatief beperkt ervaren, hoewel de opkomst binnen het presidium regelmatig als ‘hoog’ of ‘goed’ wordt gekwalificeerd; De relatief lage opkomst bij bijeenkomsten van de Twenteraad lijkt mede ingegeven door het subjectieve gevoelen bij individuele gemeenten dat het betreffende onderwerp bij deze gemeenten slechts beperkte relevantie heeft; Het organiseren van bijeenkomsten van de Twenteraad kost relatief veel tijd en energie van zowel de griffie van Rijssen-Holten, de organiserende griffiers alsook van de externe sprekers van de betreffende bijeenkomst. De vraag is of de gepleegde inspanningen zich verhouden tot de opkomst van de primaire doelgroep tijdens de bijeenkomsten; De opkomst bij reguliere bijeenkomsten van de Twenteraad wijkt nauwelijks af van de opkomst bij expertmeetings.

Aantal bijeenkomsten en aanwezigheid presidium Twenteraad • In de onderzoeksperiode (maart 2022-april 2025) hebben in totaal 13 vergadering van het presidium van de Twenteraad plaatsgevonden; • Het jaarlijkse aantal vergaderingen van het presidium van de Twenteraad (5) ligt iets lager dan verondersteld in de bestuursovereenkomst (6); • Er is geen ondergrens (vergaderquorum) bepaald voor vergaderingen van het presidium van de Twenteraad; • Bij geen van de in totaal 13 presidiumvergaderingen waren alle 14 gemeenten vertegenwoordigd. De aanwezigheid lag tussen 7-13 gemeenten. Gemiddeld was 77% van alle gemeenten vertegenwoordigd; • Bij geen van de in totaal 13 presidiumvergaderingen waren alle 14 presidiumleden (raadsleden) aanwezig. De aanwezigheid lag tussen 6-13 presidiumleden (raadsleden). Gemiddeld was 67% van alle presidiumleden (raadsleden) aanwezig; • Bij geen van de in totaal 13 presidiumvergaderingen waren alle 14 griffiers aanwezig. De aanwezigheid lag tussen 3-11 griffiers.

Gemiddeld was 54% van alle griffiers aanwezig; • De aanwezigheid per gemeente bij de 13 presidiumvergaderingen liep uiteen van 13/13 (Enschede, Hellendoorn, Rijssen-Holten en Wierden) tot 2/13 (Oldenzaal); • De opkomst bij een online-presidiumvergadering (21,3 deelnemers) ligt gemiddeld hoger dan bij een fysieke presidium vergadering (15,6 deelnemers); • Van de mogelijkheid om plaatsvervangende presidiumleden af te vaardigen wordt slechts in beperkte mate gebruik gemaakt. Onderwerpkeuze Twenteraad • Alle thema’s voor de bijeenkomsten van de Twenteraad in de periode maart 2022-april 2025 passen binnen de oorspronkelijke doelstellingen, voor zover het betreft de aspecten ‘kennis’ en ‘betrokkenheid’; 6

•

•

• •

•

Ten behoeve van toekomstige bijeenkomsten van de Twenteraad houdt het presidium sinds 2021 een groslijst bij met mogelijke onderwerpen (zie bijlage). Deze groslijst speelt slechts in beperkte mate een rol bij de onderwerpkeuze voor bijeenkomsten van de Twenteraad. De onderwerpkeuze voor bijeenkomsten van de Twenteraad komt relatief willekeurig tot stand, c.q. lijkt ingegeven door de actualiteit. Veelal wordt tijdens de vergadering van het presidium van de Twenteraad geïnventariseerd of er interessante onderwerpen zijn en wordt op basis daarvan direct een keuze gemaakt; Bij de onderwerpkeuze worden aangedragen onderwerpen slechts beperkt getoetst aan de oorspronkelijke uitgangspunten (Twente-breed; stimuleren betrokkenheid ‘aan de voorkant’; stimuleren onderlinge verbinding). Wel word beoordeeld of onderwerpen als controversieel worden ervaren binnen Twente; Het betrekken van de inbreng van griffiers bij de totstandkoming van onderwerpkeuze wordt als beperkt ervaren; Veelal zijn de presidiumleden hierbij in de ‘lead’; Door de kring van griffiers wordt de inbreng van de verschillende presidiumleden bij de onderwerpkeuze als onevenwichtig ervaren (anders gezegd: een relatief beperkt aantal presidiumleden bepaalt in hoge mate de agenda); De voorzitter van het presidium heeft een proactieve rol ten aanzien van het agenderen van (actuele) onderwerpen en thema’s.

Kwaliteit bijeenkomsten Twenteraad • Hoewel de kwaliteit van de bijeenkomsten van de Twenteraad zich lastig op basis van objectieve normen laat meten, is er wel een aantal meer subjectieve maatstaven te benoemen: onderwerpkeuze, voorbereiding, inhoud, facilitair; • Met betrekking tot de onderwerpkeuze van de verschillende Twenteraadbijeenkomsten, is eerder geconstateerd dat de oorspronkelijke groslijst daarbij slechts in beperkte mate een rol heeft gespeeld. Hoewel de onderwerpkeuze daarmee regelmatig enigszins willekeurig tot stand lijkt te zijn gekomen, doet dat niets af aan de kwaliteit van de gekozen onderwerpen. In alle gevallen kan worden geconstateerd dat de gekozen onderwerpen Twente-brede betekenis hebben en veelal zelfs bovenregionale relevantie hebben; • Ten aanzien van de voorbereiding van de verschillende Twenteraadbijeenkomsten wordt geconstateerd dat er in algemene zin een goed samenspel bestond tussen de organiserende presidiumleden en de betrokken griffiers. Om voldoende inhoudelijke expertise in de voorbereiding in te kunnen brengen, bleek het in alle gevallen mogelijk om een beroep te doen individuele collegeleden en op ambtelijke ondersteuning vanuit verschillende gemeenten; • Bij alle georganiseerde bijeenkomsten kan de conclusie worden getrokken dat er een inhoudelijk aansprekend en kwalitatief hoogwaardig programma kon worden geboden.

Dat is mede te danken aan de inzet van externe deskundige sprekers. Tegelijkertijd werd bij sommige bijeenkomsten achteraf geconstateerd dat de informatiedichtheid aan de hoge kant was en dat er soms meer behoefte was aan interactie tijdens de plenaire presentaties/lezingen. Wat wel gewaardeerd werd, waren de gesprekstafels waar na het plenaire deel van de bijeenkomsten in kleinere kring de thematische verdieping kon worden gezocht en tegelijkertijd de gewenste interactie kon worden gevonden; • Met betrekking tot de facilitaire aspecten van de georganiseerde bijeenkomsten kan geconcludeerd worden dat de locatiekeuze in alle gevallen adequaat was. De bijeenkomsten in gemeentehuizen alsook die op externe locaties (zoals het Bornse Kulturhus) werden facilitair prima ondersteund, zowel voor wat betreft de restauratieve faciliteiten als de inzet van 7

audiovisuele middelen. Tevens voldeed het achteraf beschikbaar stellen van presentaties en andere materialen aan een duidelijke behoefte. Overig • Met betrekking tot de doelstelling ten aanzien van het stimuleren van intensieve onderlinge verbinding tussen Twentse raadsleden, is het de vraag of deze – gelet op de relatief beperkte opkomst bij diverse bijeenkomsten – in voldoende mate is gerealiseerd; • Individuele presidiumleden geven elk op hun eigen wijze invulling aan hun rol ten aanzien van de verbinding met de eigen raad (‘draaischijf-functie’). Zowel waar het gaat om terugkoppeling vanuit het presidium naar de eigen raad, alsook ten aanzien van de inbreng vanuit de eigen raad in het presidium. Samenvattend beeld In algemene zin kan worden geconcludeerd dat de activiteiten van de Twenteraad in overwegende mate hebben plaatsgevonden binnen de destijds geformuleerde doelstellingen en binnen de gemaakte afspraken in de bestuursovereenkomst rond het gastheerschap. Tegelijkertijd kan de vraag worden gesteld of de doelstellingen ten aanzien van ontmoeting en verbinding tussen Twentse raadsleden zijn bereikt, wanneer het aantal aanwezige raadsleden wordt afgezet tegen de omvang van de potentiële primaire doelgroep. Dat beeld verandert niet wezenlijk, wanneer daar ook de secundaire doelgroep bij wordt betrokken.

Conclusies en adviezen • Deze memo vormt in de aanzet tot een evaluatie, zoals afgesproken in de ‘Bestuursovereenkomst gastheerschap Twenteraad’. Het besef bestaat echter dat deze memo slechts één invalshoek belicht: die van het presidium van de Twenteraad en de Twentse griffiers. Het is daarom van belang om bij de primaire doelgroep (de Twentse raadsleden) op te halen hoe zij het functioneren van de Twenteraad ervaren. En om bijvoorbeeld te toetsen in hoeverre onze aannames ten aanzien van de relatief beperkte opkomst bij bijeenkomsten van de Twenteraad correct zijn. De behoefte om ‘de klant’ te betrekken bij de evaluatie is ook in het presidium van de Twenteraad uitgesproken. • Geadviseerd wordt daarom om in iedere Twentse gemeenteraad, dan wel raadspresidium (door tussenkomst van de griffier) de ervaringen met de Twenteraad op te halen. Het advies daarbij is om de wijze van evaluatie lokaal vrijlaten (zowel qua vorm als doelgroep), maar wel vooraf de gemeenschappelijke onderwerpen van evaluatie mee te geven, om de uitkomsten van de lokale evaluaties enigszins met elkaar te kunnen vergelijken. Een aanzet daartoe wordt navolgend gedaan. • Nu de opkomst bij ‘reguliere’ bijeenkomsten van de Twenteraad slechts beperkt afwijkt van de opkomst bij expertmeetings, en een inhoudelijk onderscheid bovendien lastig te maken is, wordt geadviseerd om dit onderscheid los te laten.

• Hoewel de huidige groslijst slechts in beperkte mate een rol speelt bij de onderwerpkeuze voor bijeenkomsten van de Twenteraad, wordt wel geadviseerd om deze groslijst te blijven hanteren om daaraan de daadwerkelijke onderwerpkeuze te spiegelen. De insteek kan daarmee blijven om primair in te zetten op actuele thema’s met Twentebrede relevantie. • Nu de opkomst bij bijeenkomsten van de Twenteraad als relatief beperkt wordt ervaren (met als uitgangspunt de absolute omvang van de primaire doelgroep van 348 Twentse raadsleden), wordt geadviseerd om de doelstelling ten aanzien van het stimuleren van intensieve onderlinge 8

•

•

• • •

verbinding tussen Twentse raadsleden, los te laten. Wel wordt geadviseerd om nader inzicht te verkrijgen in de overwegingen van raadsleden om al dan niet deel te nemen aan bijeenkomsten van de Twenteraad, nu dit wellicht kan bijdragen aan een adequate onderwerpkeuze. Daarnaast wordt geadviseerd om het onderscheid tussen de primaire doelgroep (Twentse raadsleden) en de secundaire doelgroep (commissieleden, burgerraadsleden, fractievolgers, etc.) los te laten, nu dit onderscheid lokaal ook veelal niet of beperkt wordt gemaakt. Om de onderwerpkeuze voor bijeenkomsten van de Twenteraad ‘aan de voorkant’ meer te kunnen spiegelen aan de doelstellingen, wordt geadviseerd om presidiumleden te vragen om in te brengen onderwerpen vooraf te voorzien van enige context. Daarmee kan ook de waarde van de groslijst worden vergroot. Om de opkomst bij presidiumvergaderingen te verhogen, adviseren wij om de lokale aanwijzing van plaatsvervangende presidiumleden te bevorderen. Geadviseerd wordt om proefondervindelijk te onderzoeken of het periodiek digitaal vergaderen van het presidium opkomst verhogend werkt. In overweging wordt gegeven om de rolinvulling van individuele presidiumleden meer te uniformeren ten aanzien van de terugkoppeling vanuit het presidium naar lokale raden en de inbreng vanuit de lokale raden in het presidium.

Advies verdere processtappen 1. Evaluatie per gemeente uitvoeren (april-juni 2025); 2. Resultaat evaluaties verwerken in deze memo (juli-september 2025); 3. Evaluatie voorleggen aan presidium Twenteraad (oktober 2025); 4. Raadsvoorstel voorbereiden ten behoeve van voortzetting samenwerking Twenteraad vanaf 2026 (november-december 2025) 5. Besluitvorming in 14 Twentse raden (januari-maart 2026). Suggesties voor evaluatievragen 1. In hoeverre dragen de bijeenkomsten van de Twenteraad bij aan de oorspronkelijke doelstellingen? (ontmoeten-uitwisselen-afstemmen / kennis-betrokkenheid-verbinding) 2. Hoe wordt de onderwerpkeuze voor bijeenkomsten van de Twenteraad ervaren? 3. Hoe wordt de opkomst bij bijeenkomsten van de Twenteraad ervaren? 4. Welke overwegingen liggen ten grondslag aan de keuze om een bijeenkomst van de Twenteraad al dan niet te bezoeken? En wat zou kunnen bijdragen aan opkomstverhoging? 5. Hoe wordt gedacht over het voorstel om de doelstelling ‘ontmoeten’ los te laten, gelet op de historische opkomst bij bijeenkomsten van de Twenteraad? 6. Hoe wordt de toekomst van de Twenteraad na 2026 gezien?

9

Bijlage: Groslijst onderwerpen Twenteraad (vanaf 2021) 9 april 2021: • Fysiek domein - Bedrijventerreinen • Duurzaamheid - Milieu - Verduurzaming OV (bv. Naar voorbeeld Utrecht en Arnhem/Nijmegen) - Gebiedsgerichte aanpak stikstof • Investeringsagenda - Impact van de Agenda voor Twente in de Regio Twente - Impact van de Agenda voor Twente voor het onderwijs - Impact van de Agenda voor Twente voor de regiodeal - Twentse lobby - Monitoring Regio Deal - Transitieplan Regio Twente • Regionale ontwikkeling - Economische Ontwikkelingen - Regiobranding - Recreatie en Toerisme 12 oktober 2022: • Toegevoegd aan Regionale ontwikkeling - Branding - Aantrekken van talent en bedrijven - Bedrijfsbezoek 7 juni 2023 • Toegevoegd aan Fysiek domein - Omgevingswet (evt. expertmeeting) - Windturbines (evt. expertmeeting) 11 april 2024 • Toegevoegd aan Duurzaamheid - Verduurzaming en bouwen • Toegevoegd: Sociaal Domein - Vergrijzing 5 juni 2024 • Toegevoegd: - Verkeersveiligheid in de regio (o.a. veiligheid op 60km) - OV (stand van zaken Nedersaksenlijn) - EUREGIO (werkbezoek) - Informatieveiligheid en IT (‘Hâck The Hague’ idee) - Hack Hof van Twente verhaal - Nedersaksisch 3 april 2025 • Toegevoegd: - Weerbaarheid/kwetsbaarheid samenleving (als gevolg van bijv. blackout/stroomstoring) in combinatie met cybersecurity

10