Griffieplan Hellendoorn 2023 - 2026 definitief

Griffieplan Hellendoorn 2023-2026

“De functie van de griffie(r) behoort tot het instrumentarium van de gemeenteraad en zijn leden. Hij of zij is de facilitator van de rollen van de raad in het bestuurlijk samenspel. De griffie(r) geeft daarmee mede vorm en inhoud aan het stelsel van macht en tegenmacht in de politieke democratie” Uit: ‘De rol van de griffier in de verdeling van macht en tegenmacht in het lokaal bestuur’ P. Paulides- Ruitenberg in Beleid en Maatschappij 48 (2021)

Nijverdal, 1 december 2023

De griffie van de raad van de gemeente Hellendoorn, Sonja Kooistra Dianne Baan Anthony van der Wulp

griffiemedewerker raadsadviseur / plv. griffier griffier

Inleiding – Griffieplan 2023-2026 Aanleiding De griffie ondersteunt de raad en zijn leden in alle facetten van het raadswerk. Met de benoeming van een nieuwe griffier in juni 2023 en een nieuwe raadsadviseur / plv. griffier in juli 2023 is een grotendeels nieuw griffieteam aangetreden. De dynamiek waarin de griffie opereert is veelzijdig. Inspelen op de politieke en bestuurlijke realiteit van het moment is inherent aan ons werk. Elke dag leveren wij de beste inzet voor de raad van Hellendoorn. Naast verbeteracties op de korte termijn zijn wij doordrongen van het nut en de noodzaak van verdere ontwikkeling van de (kaderstellende rol van de) raad en de griffie op langere termijn. Dit was voor ons aanleiding voor het opstellen van dit griffieplan. Op basis van wat we aantroffen, de overdracht van onze voorgangers, gesprekken met raadsleden en het gedeelde beeld in ons griffieteam hebben wij in dit griffieplan onze kernwaarden uitgewerkt, de basistaken opgeschreven en een ambitie geformuleerd.

Werkgeverscommissie De werkgeverscommissie is door de raad belast met het werkgeverschap ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerkers. De werkgeverscommissie is daarmee ook het eerste aanspreekpunt voor de inhoudelijke werkzaamheden van de griffie. De inhoud van dit griffieplan is in meerdere iteraties met de werkgeverscommissie opgesteld. Het griffieplan is een sturingsinstrument voor de werkgeverscommissie en de griffier en vormt een leidraad voor de werkzaamheden van de griffiemedewerkers.

Looptijd Het griffieplan geeft richting aan onze werkzaamheden voor de komende vier jaar. We kiezen bewust voor een looptijd tot en met 2026, zodat dit griffieplan overgedragen kan worden aan de nieuwgekozen raad, die in 2026 zal aantreden. Op basis van dit griffieplan wordt jaarlijks een kort jaarplan opgesteld, met daarin de doelen en projecten voor dat jaar.

Inhoud In dit griffieplan beschrijven wij eerst onze kernwaarden. Daarna beschrijven we de basistaken van de griffie. Tot slot formuleren we onze ambitie voor de strategische positionering van de raad en de bijbehorende rol van de griffie(r). De bijlage bevat een overzicht van de belangrijkste projecten in de periode 2023-2026. Deze lijst bevat alle projecten voor ontwikkelingen in de basistaken en ook op de projecten die voortvloeien uit de ambities die wij in dit plan formuleren. Daar waar in dit griffieplan ‘raadsleden’ staat, bedoelen we uiteraard ook de burgerleden (voor zover dit bij de formele rol van de burgerleden past).

Griffieplan Hellendoorn 2023-2026

Pagina 2 van 9

De griffie – onze kernwaarden “De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde” Gemeentewet, art. 107a lid 1

De griffie stelt de raad en individuele raadsleden in staat om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rollen uit te voeren. Dit doet de griffie door het vlot en volledig uitvoeren van onze adviserende, administratieve, logistieke, communicatieve, organisatorische en informerende taken. Politieke neutraliteit is ons eigen: wij voeren onze werkzaamheden uit naar eer en geweten, ongeacht de politieke kleur en opvatting van de leden van de raad. Het is onze ambitie om alle raadsleden een gelijke informatiepositie te geven, zodat er voldoende tijd is voor gedegen voorbereiding en onderling overleg om tot kwalitatief goede besluitvorming te komen. Een groot deel van het werk van de griffie vindt achter de schermen plaats en is niet direct zichtbaar. De griffie heeft het vertrouwen van de gemeenteraad nodig om goed te functioneren, om onze strategische adviesfunctie optimaal te vervullen en te coachen en (on)gevraagd feedback te kunnen geven. We opereren onafhankelijk van de organisatie. Tegelijk is een nauwe samenwerking met de organisatie belangrijk om tot goede besluitvorming te komen. De griffie is de spil tussen raad, bestuur en organisatie. We werken samen met de ambtelijke organisatie op basis van gelijkwaardigheid en zijn ‘net zo groot als de ambtelijke organisatie’, waarbij wij als ambassadeurs van de raad opkomen voor de belangen van de raad.

De griffie vervult een sturende rol richting het college en de organisatie in het goed en tijdig nakomen van afspraken. Indien nodig, spreekt de griffier het college en/of de ambtelijke organisatie er op aan als de positie van de raad in het geding komt. Soms zijn de belangen van de raad anders dan die van het college, maar samen zoeken we het beste voor de inwoners van de gemeente Hellendoorn.

Bij de uitvoering van onze taken werken we vanuit de volgende kernwaarden: •

Onafhankelijk en integer De griffie werkt voor de hele raad, ongeacht fractie of politieke kleur. We zijn ons voortdurend bewust van onze vertrouwenspositie.

•

Dienstverlenend en proactief Bij de griffie staat dienstverlening naar raadsleden en inwoners voorop. We schakelen snel, denken vooruit en anticiperen op wensen van de raad(sleden).

•

Toegankelijk en gericht op samenwerking De griffie is benaderbaar voor raadsleden, burgers en medewerkers. We zoeken actief de verbinding en het gesprek.

Griffieplan Hellendoorn 2023-2026

Pagina 3 van 9

De basis – goede ondersteuning “De griffie anno 2023 heeft een uitgebreid takenpakket en speelt een cruciale rol in het goed positioneren van de gemeenteraad in de dynamische context met inwoners, het college, de ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties, media en de regio” Uit: De Griffiemonitor 2023, Necker (2023)1

Onze basistaken bestaan uit de volgende onderdelen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Het ondersteunen en adviseren bij beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming Het ondersteunen van alle vergaderorganen Het adviseren van fracties en individuele raadsleden Het ondersteunen van raadswerkgroepen Het ondersteunen van de gemeentelijke rekenkamer Het organiseren democratiedagen, werkbezoeken en voorbereiden verkiezingen Het up-to-date houden van verordeningen

Hieronder volgt per onderdeel een toelichting.

1. Ondersteunen en adviseren bij beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming De griffie biedt de volledige logistieke en huishoudelijke ondersteuning voor een soepel besluitvormingsproces. Hiertoe behoren het verzamelen, ordenen en publiceren van stukken, het bijhouden van uitnodigingen en het opmaken van agenda’s in het raadsinformatiesysteem en het faciliteren van de vergaderingen (verslaglegging, apparatuur, etc.). Ter ondersteuning van het besluitvormingsproces plaatst de griffie de aangenomen moties, amendementen, toezeggingen en initiatiefvoorstellen in het raadsinformatiesysteem (website). Een belangrijke taak van de griffie is het bewaken van de kwaliteit van de besluitvorming en de kwaliteit van de raadsvoorstellen. De griffie is de eerste schakel tussen de raad, het college en de organisatie. Met name voor de griffier ligt er de taak om verbindingen te leggen en ervoor te zorgen dat de griffie bij het begin van het besluitvormingsproces betrokken is. De griffier heeft regelmatig afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris (de zogeheten ‘driehoek’). Daarnaast is er bilateraal overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Het overleg tussen burgemeester en griffier is met name gericht op de ondersteuning van de burgemeester in zijn rol als voorzitter van de raad en het presidium.

Daarnaast worden over verschillende zaken betreffende de raad en de griffie besproken. Het overleg tussen secretaris en griffier (en tussen MT en griffier) staat met name in het teken van de samenwerking tussen griffie en organisatie, de onderwerpen op de lange termijn agenda, het bewaken van de voortgang van afgesproken kaders en acties en de kwaliteit van raadsvoorstellen. De griffie heeft vrijwel dagelijks contact met medewerkers uit de organisatie. In die wisselwerking adviseert de griffie over raadsvoorstellen en andere stukken voor de raad, zowel over procesmatige als over inhoudelijke aspecten. Regelmatig stemmen wethouders af met de griffier over hoe het besluitvormingsproces over bepaalde voorstellen ingericht kan worden. Wij vinden het belangrijk om juist aan het begin van dit proces te investeren. Dat lukt nu niet altijd maar hierover meer in de paragraaf ‘ambities van de griffie’.

1

https://www.griffiers.nl/actueel/nieuws/de-griffiemonitor-2023

Griffieplan Hellendoorn 2023-2026

Pagina 4 van 9

2. Ondersteunen van alle raadsorganen De griffie ondersteunt de voorzitters van de raad, het raadsplein en de andere raadsorganen in hun rol van technisch voorzitter. Zowel voorafgaand, tijdens als na afloop van vergaderingen. Belangrijk is dat het doel van de bijeenkomst tot zijn recht komt en dat besluiten goed en eenduidig geformuleerd worden. Waar nodig ondersteunt de griffie de voorzitters met gerichte training of begeleiding. Een keer per jaar evalueert de griffie met de raadspleinvoorzitters de gang van zaken rondom het voorzitten van vergaderingen. De griffie ondersteunt en adviseert het presidium over de agenda en vergaderstukken. Verder legt de griffie het presidium voorstellen en notities voor inzake organisatorische, logistieke en huishoudelijke zaken van de raad en de griffie. De griffie ondersteunt en adviseert de agendacommissie over de agenda en de vergaderstukken die door het college (of anderen) ter agendering zijn aangeboden. De griffie doet voorstellen aan de agendacommissie over de wijze van behandeling van de voorstellen en de invulling van de vergaderingen van het raadsplein (de informatie- en debatrondes). De griffier of de raadsadviseur fungeert als secretaris van de auditcommissie.

De auditcommissie is belast met de advisering aan en/of overleg namens de raad over het controle protocol, kan onderzoeksonderwerpen aandragen ten behoeve van de interim controle door de accountant en de uitkomsten daarvan en overlegt en adviseert met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag. Samen met de werkgeverscommissie bespreekt de griffier periodiek de gewenste ondersteuning, de invulling daarvan door de griffie en het functioneren van de griffie in de praktijk.

3. Adviseren fracties en individuele raadsleden De griffie ondersteunt de verschillende fracties en raadsleden afzonderlijk bij hun raadswerk. Wij geven technische bijstand bij de toepassing van raadsinstrumenten als initiatiefvoorstellen, moties, amendementen, vragen, interpellaties en onderzoek. De griffie geeft adviezen over de inhoud, beoordeelt of correcte besluitvorming mogelijk is en adviseert op welk moment, op welke manier, welk instrument ingezet kan worden om een doel van een fractie of individueel raadslid te bereiken, de politiek-strategische advisering. We bieden een luisterend oor en vervullen een vertrouwensrol richting raadsleden en/of fracties. Indien nodig kan de griffier ambtelijke bijstand inroepen via de secretaris (bijvoorbeeld bij schriftelijke vragen, technische vragen, notities ter informatie). Daarnaast fungeert de griffie als vraagbaak voor individuele fracties en raadsleden. De griffie regelt facilitaire zaken en geeft informatie over vergoedingen, huisregels, etc. Tot slot organiseert en/of faciliteert de griffie regelmatig trainingen voor deskundigheidsbevordering van alle raadsleden.

4. Ondersteuning raadswerkgroepen Er zijn meerdere raadswerkgroepen actief. In 2023 zijn dat de werkgroepen P&C-cyclus, LBHTI+ en RES. De griffie coördineert de werkzaamheden en vergaderingen van deze werkgroepen, samen met de voorzitters/kartrekkers van deze raadswerkgroepen. Voor inhoudelijke ondersteuning wordt samengewerkt met de ambtelijke organisatie.

Griffieplan Hellendoorn 2023-2026

Pagina 5 van 9

5. Ondersteuning gemeentelijke rekenkamer Alle gemeenten moeten op uiterlijk 1 januari 2024 een onafhankelijke (gemeenschappelijke) rekenkamer hebben op grond van de Wet versterking decentrale rekenkamers. De bevoegdheden van de onafhankelijke rekenkamer zijn uitgebreid. De griffie heeft een trekkersrol in het proces om eind 2023/begin 2024 te komen tot een ‘nieuwe’ rekenkamer. Als deze rekenkamer is ingesteld, ondersteunt de griffie de rekenkamer ambtelijk en ondersteunt de griffie bij de behandeling van de rapporten en adviezen van de rekenkamer in de raad.

6. Organiseren evenementen, werkbezoeken en voorbereiden verkiezingen De griffie organiseert ieder jaar in samenwerking met scholengemeenschap Reggesteyn de zogeheten ‘democratiedagen’. Deze dagen hebben als doel om leerlingen te betrekken bij de lokale democratie en ze een beeld te geven van de taken van de raad. Verder organiseert de griffie enkele keren per jaar werkbezoeken van de raad aan bedrijven, organisaties en instellingen in de gemeente Hellendoorn. Daarnaast wordt in 2024 gestart met de eerste voorbereidingen voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2026, door het organiseren voor de cursus ‘Politiek actief’, om burgers te interesseren voor het raadslidmaatschap en hen te wijzen op de mogelijkheid voor kandidaatstelling bij de verkiezingen van 2026. Halverwege 2025 start de griffie met de voorbereidingen voor het inwerkprogramma voor de nieuwgekozen raad.

7. Up-to-date houden van verordeningen Naast de genoemde adviesrol legt de griffie regelmatig voorstellen en notities voor aan het presidium. Het gaat hierbij met name om zaken die betrekking hebben op de organisatie en werkwijze van de raad. De griffie houdt doorlopend bij of er wetswijzigingen of andere ontwikkelingen zijn, die aanleiding geven tot het wijzigen van de verordeningen, reglementen of andere afspraken. Eind 2023 wordt een aantal van deze verordeningen geactualiseerd, mede naar aanleiding van de wijziging van de Gemeentewet op het punt van geheimhouding en de actualisatie van de gedragscode politieke ambtsdragers en de instructie voor de griffier.

Griffieplan Hellendoorn 2023-2026

Pagina 6 van 9

Onze ambitie – een sterke raad “Een visie op wat goede ondersteuning is en hoeveel daarvan een decentrale volksvertegenwoordiging nodig heeft, hangt samen met een visie op wat voor gemeenteraad of provinciale staten je wilt zijn” Uit: ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’, Raad voor het openbaar bestuur (2020)2

Bij de werving van een nieuwe griffier heeft de raad van Hellendoorn bewust gekozen voor het functieprofiel van de strategische griffier. Het is onze ambitie om de positie van de raad te verbeteren door de raad bij grote dossiers aan de voorkant in positie te brengen en te investeren in de samenwerking in de raad en tussen raad en griffie. Bij het formuleren van onze ambitie hebben we geput uit onze eerste indrukken, de overdracht van de vorige griffiers en uit individuele gesprekken met raadsleden. We hebben vijf speerpunten benoemd waar we tot en met 2026 met plezier en enthousiasme aan gaan werken: 1. 2. 3. 4. 5.

Verstevigen van de basis Versterken kaderstellende en controlerende rol Professionalisering van de zelfbewuste raad Raadscommunicatie en participatie Regionale afstemming

Hieronder verduidelijken we deze vijf speerpunten.

1. Verstevigen van de basis Ook de komende jaren buigt de raad zich over grote opgaven en complexe dossiers. Er komt veel op raadsleden af, onder meer door de diverse decentralisaties en de grote transities. Daarom is het belangrijk dat de beschikbare tijd zo effectief en efficiënt mogelijk wordt ingezet. Waar mogelijk vereenvoudigen we procedures. De informatiestroom vanuit de griffie richting de raad moet effectiever en efficiënter georganiseerd worden. Dat geldt ook voor de informatiestroom vanuit de organisatie richting griffie. Er valt winst te halen door processen en systemen te actualiseren en de inzet van een kwalitatief goed en gebruiksvriendelijk raadsinformatiesysteem. Het huidige systeem voldoet niet aan deze eisen. Begin 2024 willen wij dit systeem vervangen door een raadsinformatiesysteem dat wel aansluit bij de wensen en eisen van raad en griffie van Hellendoorn. Verder denken we vanaf eind 2023 actief mee bij de herinrichting van de raadzaal.

2. Versterken kaderstellende en controlerende rol Raadsleden zoeken naar mogelijkheden om de kaderstellende rol van de raad te versterken, door de raad aan de voorkant van het beleidsproces te betrekken. Verder wordt gevraagd naar het bijhouden van raadsdossiers en het verbeteren van de informatiepositie van raadsleden. Op dit moment is er weinig capaciteit bij de medewerkers van de griffie om de strategische adviesfunctie van de griffie op deze vlakken goed in te vullen. We doen wat we kunnen, maar idealiter maken we hier meer tijd voor vrij. Bijvoorbeeld voor het individueel sparren met raadsleden over inzet van de juiste raadsinstrumenten op het juiste moment; inhoudelijk meedenken (o.a. bij het opstellen van moties en amendementen); het formuleren van behandeladviezen in een oplegger als dit nodig en/of zinvol is. Verder start de griffie vanaf 2024 met het bijhouden van raadsdossiers over grotere onderwerpen in het raadsinformatiesysteem. https://www.raadopenbaarbestuur.nl/documenten/publicaties/2020/11/05/goede-ondersteuning-sterkedemocratie 2

Griffieplan Hellendoorn 2023-2026

Pagina 7 van 9

Ook de inhoudelijke ondersteuning van de rekenkamer valt hieronder, zoals het adviseren over onderwerpen en de opvolging van adviezen van de rekenkamer. Op deze manier haalt de raad meer rendement uit dit raadsinstrument. Daarnaast wil de griffie meer investeren in de concrete invulling van de lange termijn agenda en/of startnotities, om de raad in positie te brengen om de kaderstellende rol steviger te pakken. Een concreet doel voor 2024 is dat de raad in ieder geval voor één onderwerp vooraf heldere kaders meegeeft aan het college, bijvoorbeeld via een startnotitie.

3. Professionalisering van de zelfbewuste raad We werken aan een zelfbewuste en professionele raad, waarin goede omgangsvormen vanzelfsprekend zijn en waarin alle raadsleden zich vrij voelen om hun inbreng te leveren. Dit stimuleert het goede gesprek in de raad. Eind 2023 start de raad met het opstellen van een ontwikkelagenda. De griffie ondersteunt in dit proces en faciliteert de raad bij de uitvoering van deze ontwikkelagenda. Zo investeert de raad samen met de griffie in doorontwikkeling van onze bestuurscultuur en te interne samenwerking in de raad, met het college en de organisatie. Verder is het belangrijk om een weerbare raad te zijn. Een weerbaar bestuur is een bestuur dat krachtig in zijn schoenen staat en zijn werk kan doen in een veilige omgeving waarin aandacht is voor preventie, begeleiding en nazorg. Begin 2024 wordt, in samenwerking met de organisatie, de gedragscode integriteit geactualiseerd. De griffie organiseert jaarlijks een bijeenkomst of moment over integriteit, integer gedrag en de randvoorwaarden voor een goed, transparant en open gesprek/debat waar respect en ruimte is voor alle opvattingen.

4. Raadscommunicatie en participatie De griffie wil actief aan de slag met communicatie richting inwoners, om de zichtbaarheid van de raad te vergroten en onderwerpen uit de raad toegankelijk te maken voor de inwoners van Hellendoorn. Samen met (een werkgroep van) de raad kiest de griffie in 2024 hier een aantal speerpunten in. We stellen een communicatieplan op en na besluitvorming starten we in de loop van 2024 met de uitvoering van dit plan. Inwoners van een gemeente kiezen elke vier jaar hun volksvertegenwoordigers in de raad. Het college heeft in het Collegeprogramma 2023-2026 opgenomen om het participatiebeleid te actualiseren. In dit proces gaat de raad aan de slag met de verhouding tussen representatieve en participatieve democratie en het bieden van ruimte aan participatie, die het algemeen belang dient. De raad komt in samenwerking met het college met een visie en kaders. De griffie gaat proactief ondersteunen bij de totstandkoming van deze nieuwe participatieverordening en bij de toepassing van de verordening in de praktijk (voor zover dit op terrein van de raad ligt).

5. Regionale afstemming Steeds meer onderwerpen worden in regionaal verband opgepakt. Voorbeelden hiervan zijn de RES en het PPLG. Daarnaast neemt Hellendoorn deel aan 5 gemeenschappelijke regelingen en participeert Hellendoorn in de Twente Board. Dit vraagt nauwe contacten en samenwerking met de andere raden in (West-)Twente. Deels verloopt dit via de griffiers. In de komende periode wil de griffie investeren in de contacten met de andere (griffiers van) gemeenteraden in (West-)Twente, om tijdig te kunnen anticiperen op regionale of provinciale dossiers. Om de verbinding met andere raden te versterken, willen we één keer per jaar een regionale bijeenkomst in Hellendoorn organiseren of faciliteren. Verder wil de griffie de raad sterker in positie brengen, door de raad te ondersteunen bij het analyseren van relevante informatie of ontwikkelingen over gemeenschappelijke regelingen.

Griffieplan Hellendoorn 2023-2026

Pagina 8 van 9

Bijlage – projecten 2023-2026 2023 Q3 Q4

Verstevigen basis, vereenvoudigen procedures: Actualiseren diverse verordeningen raad Actualiseren ambtsinstructie griffier Implementatie nieuw raadsinformatiesysteem Herinrichting raadzaal Huis voor Cultuur en Bestuur

Strategische advisering, versterken kaderstellende rol: Aanleggen en bijhouden van raadsdossiers Werken met startnotities voor kaderstelling vanuit de raad Behandeladviezen vanuit griffie (waar nodig en/of nuttig)

Professionalisering zelfbewuste raad: Opstellen van de ontwikkelagenda Ondersteuning bij uitvoering van de ontwikkelagenda Actualiseren van de gedragscode integriteit

Raadscommunicatie: Faciliteren raad in kaderstelling participatieverordening Opstellen raadscommunicatieplan Start raadscommunicatie Regionale afstemming: Intensiveren regionale contacten andere griffies, raden, GR’en Organiseren regionale bijeenkomst(en) in Hellendoorn

Bijkomende projecten: Leergang griffier Leergang plv. griffier Aanbesteding en start nieuwe leden rekenkamer Voorbereidingen verkiezingen (o.a. cursus Politiek actief) Inwerkprogramma nieuwe raad Overdracht griffieplan nieuwe raad Opstellen nieuw griffieplan 2027-2030

Q1

2024 Q2 Q3

Q4

Q1

2025 Q2 Q3

Q4

Q1

2026 Q2 Q3

Q4