Collegevoorstel Uitkomsten onderzoek Evaluatie BLOS door Hiemstra en De Vries publicatieversie

Nota Voor burgemeester en wethouders Nummer 2021-029543 Aard voorstel: besluitvormend

Datum vergadering: 7 december 2021 Nota openbaar: openbaar Portefeuillehouder: H. Nijhof

B & W advies: Uitkomsten onderzoek Evaluatie BLOS door Hiemstra en De Vries Advies: 1. Kennisnemen van de rapportage van bureau Hiemstra en De Vries ‘Burgerparticipatie is topsport, Evaluatie organisatievorm Bestuurscommissie voor Lichamelijke Opvoeding en Sport’. 2. Instemmen met de hoofdconclusie ‘De bestuurscommissie is een goede manier om sport en bewegen op een participatieve manier te organiseren in de gemeente Hellendoorn. Met de kanttekening dat de huidige organisatievorm om een doorontwikkeling vraagt om de belofte en ambities waar te maken'. 3. Opdracht bij de BLOS neerleggen om het voorgestelde traject vanuit de aanbevelingen te verkennen en uit te werken samen met team Maatschappelijk Domein, onderdeel Sport onder begeleiding van bureau Hiemstra en De Vries, om te komen tot een nieuwe, verbeterde en meer participerende BLOS. 4. Voor het begeleidingstraject door bureau Hiemstra en De Vries een budget beschikbaar te stellen van € 6.375,00 (excl. BTW). Het voorstel van bureau Hiemstra en De Vries is als bijlage toegevoegd bij dit collegevoorstel.

Besluit B & W: Aangenomen: CONFORM ADVIES

Korte samenvatting In de gemeente Hellendoorn zijn, via een instellingsbesluit, de bevoegdheden op het gebied van sport en bewegen van het college van de gemeente Hellendoorn, overgedragen aan de Bestuurscommissie voor de Lichamelijke Opvoeding en de Sport. M.b.t. de evaluatie/herpositionering van de BLOS zijn er twee onderzoeken uitgevoerd: Onderzoek – in opdracht van de BLOS - naar de 'bekendheid en de tevredenheid met de gemeente op het gebied van sport en met de BLOS' (door Mulier Instituut). Onderzoek - in opdracht van college - naar de organisatievorm van de BLOS en naar mogelijke verbeteringen c.q. alternatieven (door bureau Hiemstra en De Vries). In het voorjaar 2021 heeft Mulier Instituut een enquête gehouden onder sportverenigingen/sportaanbieders en overige betrokken partijen (zoals onderwijs) naar de bekendheid en dienstverlening van de BLOS. De uitkomsten van dit onderzoek zijn in oktober ter kennis name aan het college

voorgelegd. Het college heeft besloten deze uitkomsten te betrekken bij het onderzoek van Hiemstra en de Vries. Medio 2021 is aan bureau Hiemstra en De Vries opdracht gegeven de organisatievorm van de BLOS te evalueren en hierbij de volgende onderdelen mee te nemen: Een analyse van de huidige situatie Een krachtenveldanalyse De voor- en nadelen van de huidige organisatievorm (bestuurscommissie) Een onafhankelijk advies over de toekomstige organisatievorm inclusief aanbevelingen. Hiemstra en De Vries heeft op basis van een documentenstudie en interviews met betrokken partijen (ambtelijke organisatie, bestuur, verenigingen) bijgaand toekomstgericht rapport opgesteld. De hoofdconclusie luidt: “De bestuurscommissie is een goede manier om sport en bewegen op een participatieve manier te organiseren in gemeente Hellendoorn. (Maar) de huidige organisatievorm vraagt om een doorontwikkeling om de belofte en ambities waar te maken”

Aanleiding In het coalitieakkoord is de vraag opgenomen of de BLOS vandaag de dag nog steeds de meest ideale organisatievorm is of dat een adviescommissie beter zou zijn. Ook zijn suggesties opgenomen over de verbetering van de wisselwerking en samenwerking tussen de BLOS, gemeenteraad en de verenigingen. In het collegeprogramma wordt met name op het laatste onderdeel ingezoomd. Behoefte van management en college was om beide onderdelen beantwoord te krijgen. Samengevat: 1. Is een bestuurscommissie nog de beste organisatievorm? 2. Als de conclusie is dat de BLOS de beste organisatievorm is, hoe verbeteren we dan de wisselwerking en samenwerking tussen BLOS en gemeenteraad en BLOS en de verenigingen? Relevante eerdere besluiten 13INT04408 Instellingsbesluit BLOS 2021-026133 Collegevoorstel Uitkomsten onderzoek Mulier Instituut Doelstelling Het doel van het voorliggende voorstel is te komen tot een doorontwikkeling van de BLOS, gedragen door het college, de gemeenteraad, het sportveld en de ambtelijke organisatie resulterend in: Een zichtbare nieuwe start, waarbij de rol, verantwoordelijkheid en werkwijze van de BLOS helder is en de verbinding tussen de BLOS en de sportverenigingen evenals de band tussen de BLOS en de gemeenteraad versterkt wordt. Oplossing Hiemstra en De Vries baseert de hoofdconclusie in de rapportage o.a.

op het feit, dat de vorm van een bestuurscommissie goed past bij de ambitie van de gemeente Hellendoorn, beschreven in het collegeprogramma ‘We lopen voorop als het gaat om burger- en overheidsparticipatie (…). Deze lijn zetten we de komende jaren door; wij realiseren ons dat deze andere manier van werken structureel financiële en personele capaciteit vereist. Bestuurlijke vernieuwing is geen project, maar een continu proces’.

Pagina

2 van 6

Uit het onderzoek komt naar voren, dat een andere organisatievorm voor de BLOS niet zal leiden tot een beter resultaat, terwijl het ontmantelen van de BLOS er wel voor zou zorgen dat veel verloren gaat. Het bureau ziet bovengenoemde uitkomsten als aanleiding en het momentum om door te pakken en een nieuwe fase in te gaan. Een doorontwikkeling om de belofte en ambities waar te maken is volgens Hiemstra en De Vries nodig en essentieel. Als één van de argumenten benoemt zij in de rapportage, dat er binnen de gemeente Hellendoorn voor gekozen is de verbinding en samenhang tussen sport en andere beleidsterreinen te versterken en sport als middel in te zetten om burgers deel te laten nemen aan de samenleving, te zorgen voor inclusie en mentale en fysieke gezondheid. Dit kreeg in het voorjaar 2021 vorm in de structuur: de integratie van cluster Sport in het Maatschappelijk Domein. Daarnaast komt uit het onderzoek naar voren, dat zowel de gemeente als de BLOS ervaren dat er mogelijkheden voor verbetering zijn.

Hiemstra en De Vries benoemt in de rapportage een aantal aanbevelingen om te komen tot een zichtbare nieuwe start, waarbij het voor alle betrokkenen duidelijk is dat het anders gaat, kort samengevat: Aanbeveling 1: zet het vizier gezamenlijk op de toekomst Door symbolisch een punt te zetten achter het verleden en de successen nog een keer te vieren, ontstaat ruimte voor de toekomst en wordt zichtbaar dat de BLOS een nieuwe fase ingaat Aanbeveling 2: herdefinieer de rol en verantwoordelijkheden van de BLOS en communiceer hierover Rol en verantwoordelijkheid van BLOS helder en scherp maken met een concretisering t.o.v. het instellingsbesluit (eventueel het instellingsbesluit aanpassen) en hierover communiceren naar alle betrokkenen Aanbeveling 3: scherp de werkwijze van de BLOS verder aan Een doorontwikkeling in de werkwijze van de BLOS waarmee het een meer laagdrempelige, wendbare en zichtbare bestuurscommissie kan worden. In het rapport worden hiervoor een aantal concrete aanbevelingen gedaan die o.a. gevolgen hebben voor de positie van de voorzitter en de rol van de secretaris (pag. 12 van het rapport) Aanbeveling 4: zorg voor duidelijkere functiescheiding tussen cluster Sport en de BLOS Hiemstra en De Vries adviseert de BLOS en cluster Sport om vanuit een duidelijke functiescheiding te werken aan de gezamenlijke doelen, ieder vanuit de eigen rol en verantwoordelijkheid.

Hierdoor wordt het voor anderen scherper waar cluster Sport over gaat en waar de BLOS over gaat en wordt het voor hen makkelijker hierbij passend houding en gedrag te laten zien. Aanbeveling 5: investeer in de verbinding met verenigingen De BLOS is hét orgaan in de gemeente Hellendoorn dat spreekt over sport en moet dus goed gevoel hebben bij wat er leeft en speelt. Door uitvoering te geven aan de voorgestelde acties (pag. 13) stimuleert de BLOS de participatie door de verenigingen. Aanbeveling 6: versterk de band tussen de BLOS en de gemeenteraad Voor de doorontwikkeling van de BLOS is de verbinding met de gemeenteraad essentieel. Deze afstemming moet versterkt worden. Hiemstra en De Vries doet vier aanbevelingen (pag. 14) om de band (tweerichtingsverkeer) tussen BLOS en gemeenteraad te versterken.

Pagina

3 van 6

Effect Het effect van een vernieuwde bestuurscommissie is, dat deze commissie laagdrempeliger, wendbaarder en meer zichtbaar is. De belofte en ambities worden waargemaakt door vergroten van de participatie van BLOS en het sportveld. Dat wil zeggen: er kan betere aansluiting plaatsvinden bij de gemeentelijke ambitie door de verbinding en samenhang tussen sport en andere beleidsterreinen te versterken en sport als middel in te zetten om burgers deel te laten nemen aan de samenleving, te zorgen voor inclusie en mentale en fysieke gezondheid. Global Goals Global Goal 3 & 11 Een goed en vitaal verenigingsleven op het terrein van sport, draagt bij aan een gezonde en vitale samenleving en daarmee aan de doelen 3 & 11 (goede, gezondheid en welzijn & duurzame steden en gemeenschappen) Global Goal 16 Een doorontwikkeling en het aanbrengen van verbeteringen t.a.v. bestuur, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die daarbij horen, dragen bij aan doel 16 (vrede, veiligheid en sterke publieke diensten). Global Goal 17 Vergroten van de samenwerking met en de participatie van het sportveld draagt bij aan doel 17 (partnerschap om doelstellingen te bereiken). Planning De BLOS heeft aangegeven enthousiast te zijn over de hoofdconclusie van het onderzoek door Hiemstra en De Vries en aan de slag te willen met de aanbevelingen uit de rapportage.

Omdat er een duidelijke link met de ambtelijke organisatie ligt, wordt voorgesteld de BLOS dit traject te laten doorlopen gezamenlijk (en parallel) met medewerkers van team Maatschappelijk Domein, onderdeel Sport. De te nemen stappen in dit traject vragen om zorgvuldigheid en dienen weloverwogen en in samenspraak met alle partijen genomen te worden. Voorgesteld wordt bureau Hiemstra en De Vries te vragen dit traject te begeleiden. De planning is gericht op: 14-12-2021

Openbaar maken rapportage (raad/sportveld) en aankondigen inspraakavond

11-01-2022

Themasessie college

11-01-2022

Inforonde raad

17-01-2022

Inspraakavond

01-02-2022

Afstemmingsoverleg BLOS-college

15-02-2022

Voorstel in college

01-03-2022

Debatronde raad (over collegevoorstel)

Pagina

4 van 6

Q2

Uitwerken praktische/juridische zaken, werven en installeren nieuwe BLOS

Het lidmaatschap van de huidige BLOS-leden loopt gelijk met de raadsperiode. Het afscheid van de huidige gemeenteraad is op 22 maart 2022. De planning is als bijlage toegevoegd bij dit collegevoorstel. Financiële consequenties Indien er werkzaamheden - die nu door medewerkers van de ambtelijke organisatie (secretaris/ secretariaat) uitgevoerd worden - door de BLOS overgenomen worden, vallen er mogelijk ambtelijke formatie-uren vrij. De BLOS zal beter gefaciliteerd moeten worden om aansluiting te vinden bij de gemeentelijke systemen en bestuursprocessen. In het verleden is onderzocht of er een eenmalige aanpassing in InProces gemaakt kan worden, zodat de BLOS op dezelfde wijze gefaciliteerd kan worden dan het college. Dit blijkt technisch niet haalbaar, een oplossing kan gevonden worden in een koppeling met het streamingssysteem (abonnementskosten streamen van vergaderingen, hosten website e.d.). Jaarlijks zal dit ± 8 duizend euro kosten (afhankelijk van het aantal vergaderingen). De BLOS is een bestuurscommissie op grond van art. 83 Gemeentewet. De huidige vergoeding van BLOS-leden is gebaseerd op art. 3.4.1. Rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers, dat bepaalt dat aan een commissielid per bijgewoonde vergadering een vergoeding toegekend wordt (afhankelijk is van het aantal inwoners).

Van de nieuwe BLOS-leden wordt een meer participerende rol gevraagd, (wisselend) voorzitterschap en ook zullen zij vaker per jaar bijeenkomsten bijwonen/organiseren. De vergoeding voor de BLOS zal waarschijnlijk heroverwogen moeten worden. De verwachting is dat de totale jaarlijkse vergoeding voor de BLOS zal stijgen (bedrag 2021 per vergadering € 87,23). Voor het begeleidingstraject door bureau Hiemstra en De Vries is een budget nodig van € 6.375,00 (excl. BTW). Dekking kan gevonden worden in de post 'Verenigingsondersteuning gezonde leefstijl'. Personele consequenties De precieze rolverdeling tussen ambtelijke organisatie en BLOS dient nog nader uitgewerkt te worden (aanbeveling 3 pagina 12). Dit loopt parallel aan de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie m.b.t. het meer integraal samenwerken van het sociaal, maatschappelijk en fysieke domein en het nader vormgeven aan Team Maatschappelijk Domein. Juridische consequenties Het lidmaatschap van de huidige BLOS-leden loopt gelijk aan de raadsperiode. Het afscheid van de huidige gemeenteraad is op 22 maart 2022. Afhankelijk van de uitkomsten van het verkenningstraject m.b.t. de aanbevelingen zullen mogelijk aanpassingen nodig zijn t.a.v. het Instellingsbesluit BLOS en de grondslag op basis waarvan BLOS-leden een vergoeding ontvangen (alvorens nieuwe leden voor de BLOS 3.0 geworven kunnen worden).

Informatisering In de rapportage is onder aanbeveling 3 opgenomen, dat de BLOS 'meer ingebed moeten worden in de gemeentelijke systemen en procedures'. Dit betekent dat de nieuwe bestuurscommissie op info- en automatiseringsgebied beter gefaciliteerd moeten worden om mee te kunnen in de digitalisering en om in staat te zijn om aansluiting te vinden bij het gemeentelijke bestuursproces (aanpassing in Inproces, publicaties website, mailadres e.d.). Burger- en overheidsparticipatie

Pagina

5 van 6

De afgelopen jaren hebben veel gemeenten aan de ambitie gewerkt om (burger)participatie te vergroten. De gemeente Hellendoorn brengt met de BLOS al sinds 1972 participatie op het gebied van sport in de praktijk. Hiemstra en De Vries constateert in de rapportage dat de BLOS zich beweegt op de bovenste twee treden van de participatieladder van Arnstein (1969), maar geeft aan dat een doorontwikkeling met name gericht op vergroten van de participatie van BLOS en het sportveld nodig is om de hoge positie op de participatieladder van Arnstein (1969) ook in de praktijk waar te maken. Communicatie De rapportage en het collegebesluit worden 14 december 2021 openbaar gemaakt en gecommuniceerd met de gemeenteraad en het sportveld. De inspraakmogelijkheden (17 januari inspraakavond/1 maart debatronde) zullen gecommuniceerd worden via de gebruikelijke gemeentelijke kanalen. Overige consequenties N.v.t.

Pagina

6 van 6