Bijlage Tabel met conclusies en aanbevelingen

Bijlage: Tabel met conclusies en aanbevelingen Conclusies Conclusie Rekenkamer (paragraaf 2.1) 1. Gebrek aan formele borging in de uitvoering Hellendoorn heeft principes als maatwerk en verwachtingsmanagement vastgelegd in de participatievisie waarvan het eerste deel recent is opgesteld. Er wordt in de praktijk momenteel nog onvoldoende zorg gedragen voor het vastleggen van belangrijke afspraken in de uitvoering. Er wordt in de gemeente Hellendoorn niet standaard vooraf een participatieplan opgesteld met afspraken over rollen, kaders, speelruimte en de participatietrede, zo bleek bijvoorbeeld bij Zonnepark Dalkruid.

Waar in participatievisie te vinden? In het uitvoeringskader voor de gemeente hebben we expliciet opgenomen dat een participatieplan verplicht is (8.1 uitgangspunt 6). Hoewel een participatieproces altijd maatwerk is, is er voor het opstellen van een participatieplan een format ontwikkeld. Dat helpt medewerkers om een gedegen plan te maken.

2. Interne factoren als uitvoeringsrisico Interne factoren binnen de gemeentelijke organisatie vormen een risico voor de continuïteit en het succes van langlopende participatietrajecten. Personele wisselingen (ambtelijk en bestuurlijk) en een gebrek aan interne afstemming hebben geleid tot het weglekken van expertise en een verandering in prioriteiten waardoor energie in burgerparticipatietrajecten verloren gaat, zoals bijvoorbeeld bij de CultuurCaravaan het geval was.

Binnen de gemeente is de projectleider integraal verantwoordelijk voor een project en dus ook voor de participatie en de afstemming daarover. Daarmee reguleren we de afstemming ambtelijk en bestuurlijk. Als de bestuurlijke ambitie verandert of het is nodig om tussentijds het participatieniveau aan te passen, zorgen we ervoor dat alle partijen hiervan op de hoogte worden gebracht (7.2, punt 2) We gebruiken een afwegingskader om het participatieproces te bepalen (8.1.3). Dat leggen we vast in een participatieplan. De ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor de personele opvolging. Overdracht van participatietrajecten is daar onderdeel van. 3. Ruimte voor maatwerk en flexibiliteit Een participatieproces is altijd maatwerk, maar we Succesvolle participatie is sterk afhankelijk van gebruiken wel het afwegingskader en de flexibiliteit, het loslaten van de regie en het participatieladder om vooraf duidelijkheid te aansluiten bij het enthousiasme van inwoners. Dit verschaffen over de mate van invloed van bleek duidelijk bij het Skatepark De Blokken, waar deelnemers (8.1). de energie van jongeren de drijvende kracht was. Bij initiatieven van inwoners neemt de gemeente een toetsende en faciliterende rol (9.2) De gebiedsregisseur is eerste contactpersoon tussen gemeente en initiatiefnemers (9.2). 4.

Onduidelijkheid in de controlerende rol van Bij elk participatieproces is het participatieplan de de raad basis. In het college/raadsvoorstel wordt hiervan De gemeenteraad heeft moeite om zijn een samenvatting gegeven. controlerende rol adequaat te vervullen doordat de Als het een grootschalig, complex of gevoelig informatievoorziening over participatie te beperkt onderwerp betreft, is het participatieplan onderdeel en procedureel van aard is. De raad mist inzicht in van de (raads)stukken. Daarmee heeft de raad de afwegingen van college en organisatie en wil inzicht in en invloed op de participatieprocessen. meer weten dan alleen of een participatiemoment Daarnaast ontvangt de raad de resultaten van de heeft plaatsgevonden om zo de zorgvuldigheid en participatie bij deze projecten. transparantie te kunnen toetsen. Het werken met Een participatieproces is niet altijd in staat om participatieplannen kan de basis vormen voor een ervoor te zorgen dat alle mensen het eens zijn met transparante procesverantwoording en de raad in de uiteindelijke beslissing, maar een zorgvuldig staat stellen de controlerende rol beter te proces geeft wel een goede afweging van alle vervullen. Daarbij moet worden opgemerkt dat de belangen die spelen (zie 8.1.1.

en 8.2 waarin per raad geen eenduidig beeld heeft van wanneer trede staat vermeld wanneer de participatie burgerparticipatie als toereikend of geslaagd geslaagd is te noemen)

beschouwd kan worden. 5. Onvoldoende systematische evaluatie Er is een significant gebrek aan formele evaluatie van afgeronde participatietrajecten. Hoewel Hellendoorn streeft naar een lerende organisatie, wordt kennis over succesfactoren en knelpunten nu voornamelijk informeel en ad hoc verzameld wat het structureel verbeteren van toekomstige participatieprocessen belemmert.

Voor de structurele evaluatie van participatieprocessen is een hulpmiddel ontwikkeld dat het proces en de resultaten met de deelnemers evalueert. De participatieadviseur ontvangt de resultaten van deze evaluaties en verbetert op basis hiervan de participatieprocessen en de hulpmiddelen voor toekomstige participatieprocessen (8.1, uitgangspunt 5). De medewerkers worden hierover actief geïnformeerd, onder andere via het intranet en trainingen.

Aanbevelingen Aanbeveling Rekenkamer (paragraaf 2.2) Waar in participatievisie te vinden? 1. Formele borging van heldere afspraken In 9.2 staat de gebiedsregisseur als Zorg ervoor dat bij burgerinitiatieven waarbij de contactpersoon voor inwonerinitiatieven genoemd. gemeente een faciliterende rol heeft, de rollen, Daarmee kunnen heldere afspraken en verantwoordelijkheden, (financiële) kaders en verantwoordelijkheden worden afgesproken en risico's tijdig en expliciet worden besproken en vastgelegd. vastgelegd in een participatieplan of samenwerkingsovereenkomst. Dit is cruciaal voor realistisch verwachtingsmanagement en het voorkomen van een impasse. 2. Minimaliseer het effect van personele Vastleggen van het participatieproces gebeurt in wisselingen het verplichte participatieplan (8.1, uitgangspunt Zorg voor structurele interne afstemming (tussen 6). bestuur en organisatie en binnen de organisatie) De projectleider integraal verantwoordelijk voor en implementeer een systeem voor project en de ambtelijke en bestuurlijke gestructureerde kennisborging van lopende afstemming daarover (Inleiding hoofdstuk 8). participatietrajecten om het weglekken van energie Afspraken bij inwonerinitiatieven goed vastleggen, en expertise door personeelsverloop tegen te zodat kennis niet verdwijnt. Hierin speelt de gaan. Op dit moment is dit nog te kwetsbaar.

gebiedsregisseur een belangrijke rol (9.2). 3. Versterk projectmatige uitvoering en Voor uniformiteit is een afwegingskader ontwikkeld capaciteit (8.1.3) en een format voor communicatie/ Implementeer een uniforme werkmethode met participatieplan (8.1, uitgangspunt 6) toolbox en zorg voor voldoende capaciteit en een Voor initiatieven van inwoners is de projectmatige aanpak bij maatwerkprojecten. Dit is gebiedsregisseur contactpersoon en zorgt voor noodzakelijk om effectief aan te sluiten bij het verbinding met de juiste beleidsterreinen in de enthousiasme van inwoners en te voorkomen dat gemeente (9.2). initiatieven vastlopen door onvoldoende gemeentelijke ondersteuning. 4. Zorg voor een responsieve cultuur en In 8.1.2 staat vermeld dat het college werkwijze verantwoordelijk is voor een cultuur waarin Stimuleer ambtenaren en bestuurders om flexibel participatie vanzelfsprekend is. De responsieve te zijn, goed contact te onderhouden met inwoners overheid krijgt daarmee vorm. Medewerkers van en hun rol aan te passen aan de context. De focus de gemeente stellen inwoners centraal en luisteren moet liggen op faciliteren en durven loslaten van goed naar de inwoners. initiatieven in lijn met de ambitie van burgerparticipatie. Hiervoor adviseren wij het volgende: ● Definieer in de participatievisie wat responsiviteit In 8.1.2 staat wat een responsieve ambtenaar

betekent voor de gemeente en welke nieuwe rol dit betekent en welk gedrag daarin wordt verwacht vraagt van ambtenaren (van regisseur naar van medewerkers van de gemeente. facilitator of netwerker) en bestuurders. ● Creëer een cultuur waarin experimenteren en Experimenteren en ruimte om maatwerk te leveren maatwerk gewaardeerd worden. Geef ambtenaren is niet een specifieke participatievraag. Dit staat de ruimte en het vertrouwen om af niet vermeld in de participatievisie. te wijken van standaardprocedures als de context dit vraagt. Dit geldt ook voor het aanbieden van trainingen over een andere manier van werken. Medewerkers ● Bied trainingen aan die gericht zijn op van de gemeente zullen wel worden getraind in 'responsief vakmanschap', zoals trainingen op het participatieve vaardigheden. De uitwerking hiervan gebied van dialoog en communicatie, volgt in het uitvoeringsplan bij de participatievisie. procesbegeleiding en outreachend werken. Evalueren is standaard. Dat geldt voor zowel processen waarbij de gemeente leidend is (8.1, uitgangspunt 5) als bij burgerinitiatieven. ● Zorg voor structurele evaluatie van participatieprocessen om te leren wat goed gaat In 8.1, uitgangspunt 3 staat dat en wat beter kan in de interactie met inwoners. verwachtingsmanagement essentieel is.

Dat ● Zorg voor transparante en heldere communicatie vooraf duidelijk moet zijn waarover invloed over wat er met de input van burgers gebeurt en mogelijk is en wat er van inwoners verwacht wordt. De trede op de participatieladder wordt hierin wat de speelruimte is. Het uitblijven van goede expliciet benoemd. terugkoppeling kan wantrouwen versterken 5. Stel een vast aanspreekpunt in In 9.2 staat dat de gebiedsregisseur dient als Geef de rol van de gebiedsambtenaren als eerste contactpersoon en meedenkt over hoe het initiatief en vaste aanspreekpunt voor initiatiefnemers in de tot een succes kan worden gebracht, zonder dat kernen vorm conform de plannen en de de gemeente de regie overneemt. De vastgestelde wensen van inwoners. gebiedsregisseur is ook de verbinding tussen de initiatiefnemers en beleidsterreinen in de gemeente (9.2). De uitvoering en eindverantwoordelijkheid blijven bij de initiatiefnemers.