Bijlage - Memo Antea onderzoeksvraag onderzoek buitendienst

Memo Onderzoeksvraag onderzoek buitendienst referentienummer 03 datum 13 december 2022 aan Adrie Ouwehand - gemeente Hellendoorn Maarten Keppels - gemeente Hellendoorn van Ton Lesscher - Antea Group kopie Anouk Visser - Antea Group Cas Goselink - Antea Group projectnummer 0482149.100 project Hellendoorn buitendienst betreft Onderzoeksvraag onderzoek buitendienst

1. Aanleiding voor het onderzoek De gemeente Hellendoorn heeft een eigen buitendienst met een eigen afvalinzameldienst. De werkzaamheden worden verricht vanaf de gemeentewerf (Kerkstraat 140, Nijverdal) en het afvalbrengpunt (Fuutweg 35, Nijverdal). De werf is verouderd, met name het pand is oud en in 1974 gebouwd met de gedachte van tijdelijke aard te zijn. De taken voor het beheer van de openbare ruimte worden voornamelijk binnen de buitendienst zelf uitgevoerd, en de huidige gemeentewerf is daar ook naar ingericht. In het hoofdlijnenakkoord van het college van mei 2022 is echter vastgelegd dat het zelf uitvoeren van taken voor het beheer van de openbare ruimte afgewogen dient te worden tegen uitbesteding aan externe partijen, mits het efficiënt en kosteneffectief is en past in het gemeentelijk beleid. Een uitgedachte, duurzame invulling van deze ambitie vereist een evaluatie, verkenning en kerntakendiscussie. De toekomstige invulling van de uitvoeringsdienst is weer bepalend voor de behoefte van de inrichting en omvang van de gemeentewerf. Idealiter is er duidelijkheid over deze potentiële invulling vóór de aanvang van het onderzoek naar de benodigde herinrichting van de gemeentewerf. Voor begin 2023 stond gepland om onderzoek te doen naar de mogelijkheden van verduurzaming of verplaatsing van de gemeentewerf.

Het benodigde budget voor dit onderzoek is opgenomen in de Programmabegroting 2023. Tijdens de behandeling van deze begroting, op 8 november 2022, is in de gemeenteraad de motie ‘Onderzoek Verplaatsing Gemeentewerf – Kerntakendiscussie’ besproken. Hierin werd opgeroepen om het voorgenomen onderzoek naar de verduurzaming of verplaatsing van de gemeentewerf te verruimen. Er is behoefte naar inzicht in de voor- en nadelen van de uitvoer van taken door een eigen dienst ten opzichte van externe partijen. Niet alleen op financieel aspect, maar ook op aspecten als serviceniveau, wendbaarheid van de organisatie en participatie. De resultaten van dit additionele onderzoek dienen vóór het zomerreces van 2023 duidelijk te zijn. De motie is ingetrokken na de toezegging van wethouder Nijenbanning om het onderzoek uit te voeren en de gemeenteraad in de kaderstellende rol te brengen rondom de opdrachtformulering van dit onderzoek. In 2016 is reeds onderzoek gedaan naar een toekomstbestendige buitendienst. Dit onderzoek en de conclusies hieruit vormen een belangrijke basis voor het nieuwe onderzoek en worden waar nodig nader verdiept.

Dit document is vertrouwelijk. Bezoek onze website voor de volledige disclaimer: Algemene voorwaarden en privacyverklaring Antea Nederland B.V. - statutaire zetel Heerenveen - handelsregister 29021830 - BTW nr. NL003662317B01 vestigingen in Heerenveen, Schoonebeek, Deventer, Almere, Capelle aan den IJssel, Goes, Oosterhout en Maastricht

blad 1 van 3

datum 13 december 2022 projectnummer 0482149.100 betreft Onderzoeksvraag onderzoek buitendienst

2. Doel van het onderzoek Voor het zomerreces van 2023 moet antwoord gegeven worden op de vraag uit de raadsvergadering van 8 november 2022. Daarvoor moet helder gekregen worden welke taken de buitendienst nu uitvoert, hoe succesvol dat gebeurt, of de huidige omvang van de gemeentewerf in relatie staat tot de huidige invulling van de buitendienst, welke uitvoeringstaken de gemeente zelf wil blijven aannemen en wat eventueel beter uitbesteed kan worden aan externe partijen. De uitkomst van het onderzoek moet duidelijkheid geven over de mogelijk toekomstige invulling en omvang van de buitendienst, waartoe een keuze gemaakt moet worden. De gekozen invulling geeft een kader voor de omvang en inrichting voor een eventueel nieuw te bouwen gemeentewerf. De gemeenteraad wordt met de uitkomsten van voorliggend onderzoeksvoorstel geïnformeerd en in positie gebracht om de onderzoeksvraag naar de mogelijke verduurzaming of verplaatsing van de gemeentewerf verder te definiëren. In het nieuwe onderzoek staat de inzet en kwaliteit van de buitendienstmedewerkers niet ter discussie.

3. De onderzoeksvragen Het kader van het onderzoek vormt de opgestelde onderzoeksvraag, verder onderverdeeld in twaalf deelvragen. De hoofdvraag luidt: Wat zijn voor de gemeente Hellendoorn de voor- en nadelen van het zelf uitvoeren dan wel uitbesteden van de taken die door de buitendienst worden uitgevoerd, waarbij naast de financiële aspecten ook serviceniveau, wendbaarheid van de organisatie en participatie meegewogen worden? De volgende deelvragen zijn hierbij geformuleerd: 1. Wat zijn de taken en kernwaarden die de gemeente Hellendoorn definieert voor de uitvoer van goed beheer en onderhoud van de openbare ruimte? 2. Wat is er nodig aan budget en capaciteit om het areaal van de gemeente Hellendoorn, gezien het door de gemeenteraad vastgestelde onderhoudsniveau, te beheren en te onderhouden? 3. Welke taken voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte voert de buitendienst op dit moment uit en hoe past dit bij de buitendienst? 4. Op welke wijze worden mensen, tractie, middelen en materialen op dit moment ingezet en hoe wordt dit in de organisatie en door de inwoners van de gemeente gewaardeerd? 5. Welke taken voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte kunnen externe partijen aanbieden, welke mensen, middelen en materialen zijn daarvoor nodig, en naar welke verwachting wordt de uitkomst gewaardeerd binnen de organisatie en door de inwoners? 6.

Wat kan een eigen buitendienst of een externe partij bereiken op het gebied van serviceniveau, wendbaarheid van de organisatie, participatie, toekomstbestendigheid in relatie tot de huidige en toekomstige (maatschappelijke) opgaven en bijdrage aan het integraal beleidsplan openbare ruimte (IBOR)? 7. Wat zijn de voordelen van de uitvoering van de taken voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte door een eigen buitendienst ten opzichte van een (gedeeltelijk) externe partij en welke ervaringen zijn er in den lande? 8. Wat zijn de nadelen van de uitvoering voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte door een eigen buitendienst ten opzichte van een (gedeeltelijk) externe partij en welke ervaringen zijn er in den lande? 9. Wat zijn de financiële consequenties voor het uitvoeren van de taken voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte door de buitendienst ten opzichte van een (gedeeltelijk) externe partij? 10. Wat is de bijdrage van de buitendienst of een externe partij aan het Hellendoorns Uitvoerings Programma (HUP) waarin wijkgericht werken en samenwerking mét een dóór inwoners wordt bewerkstelligd? 11. Hoe zit het met de rechtspositie van ambtenaren bij wijzigingen in de samenstelling en/of takenpakket van de buitendienst? 12. Welke kansen en mogelijkheden zijn er met betrekking tot de inzet van sw-medewerkers van Stichting Noest?

blad 2 van 3

datum 13 december 2022 projectnummer 0482149.100 betreft Onderzoeksvraag onderzoek buitendienst

De beantwoording van de vragen leidt tot de keuze hoe de toekomstige buitendienst in te richten, waarbij de uitvoering van de taken voor het beheer van de openbare ruimte worden belegd bij de eigen buitendienst en/of externe partijen. Wanneer de keuze tot omvang en inrichting van de eigen dienst gemaakt, kan worden gekeken naar de behoeften die daaruit ontstaan voor een nieuwe gemeentewerf. Deze stap is een vervolg op dit voorliggend onderzoeksvoorstel.

4. De aanpak van het onderzoek De hoofd- en deelvragen worden in de collegevergadering van 20 december 2022 besproken en vastgesteld. Hierna worden de onderzoeksvragen besproken en vastgesteld in de raadsvergadering van 31 januari 2023. Daaraan voorafgaand zal een debat hierover plaatsvinden. Na het vaststellen van de onderzoeksvragen door college en gemeenteraad wordt een plan van aanpak geformuleerd voor het onderzoeken en beantwoorden van de onderzoeksvragen. De uitwerking van de aanpak, de uitvoer en de afronding van het onderzoek zullen plaatsvinden tussen februari 2023 en het zomerreces van 2023. Per deelvraag wordt gestart met een deskstudie. Hierin worden ervaringen, kengetallen en vergelijkingen gebruikt om een argumentatie op te bouwen. Vervolgens worden op basis van de opgedane kennis verdiepende gesprekken met medewerkers uit de gemeentelijke organisatie gevoerd. Met deze opgedane kennis van de onderzoeker worden antwoorden geformuleerd en uitgeschreven. Op afgestemde intervallen worden de verkregen antwoorden besproken met een ambtelijke werkgroep, waarna de opgedane kennis nader gericht of versterkt wordt. Uiteindelijk wordt vanuit de antwoorden en onderzoeksresultaten een aantal toekomstscenario’s uitgewerkt.

5. Het resultaat van het onderzoek Na beantwoording en bespreking van alle (deel)vragen wordt het onderzoeksrapport opgemaakt met een inleidend en concluderend rapport. Dit rapport wordt, na vaststelling door het college, aangeboden aan de gemeenteraad. Met dit rapport wordt antwoord gegeven op de vraag of de gemeente ‘nog op de goede weg zit met betrekking tot de omvang van de gemeentewerf in relatie tot de taken die de buitendienst nu uitvoert, wat de gemeente het beste zelf kan blijven doen en wat het beste kan worden uitbesteed, en hoe wordt gekeken naar de toekomst van de buitendienst’. Met andere woorden, hoe het toekomstbestendige beheer en onderhoud van de buitenruimte van de gemeente Hellendoorn eruitziet en wat daarvoor nodig is.

6. Vervolg na deze memo Nadat deze memo uiteindelijk via college en gemeenteraad is vastgesteld, kan direct worden gestart met het onderzoek om het rapport voor het zomerreces aan de gemeenteraad aan te bieden. Een externe onderzoeker zal het onderzoek onafhankelijk uitvoeren en begeleiden.

blad 3 van 3