Bijlage - Collegevoorstel Externe ombudsmanfunctie (publicatieversie)

Nota Voor burgemeester en wethouders Nummer 2023-019153 Aard voorstel: besluitvormend

Datum vergadering: 26 september 2023 Nota openbaar: openbaar Portefeuillehouder: J. Eijbersen

B & W advies: Collegevoorstel: Externe ombudsmanfunctie Advies: 1. Kennis te nemen van het besluit van de Stichting Overijsselse Ombudsman om de externe klachtenbehandeling per 1 januari 2024 te beëindigen met als consequentie dat de gemeente Hellendoorn per genoemde datum weer onder de Nationale ombudsman valt. 2. De raad voor te stellen artikel 1 van de Procedureregeling klachtbehandeling gemeente Hellendoorn per 1 januari 2024 te wijzigen overeenkomstig bijgevoegd raadsvoorstel/-besluit. Besluit B & W: Aangenomen: CONFORM ADVIES Korte samenvatting Inleiding In 2020 heeft de raad in het kader van de toenmalige bezuinigingsoperatie besloten om de externe klachtbehandeling, die vanaf 2003 was ondergebracht bij de Nationale ombudsman, onder te brengen bij de Stichting Overijsselse ombudsman (hierna: SOO). Dit is per 1 januari 2021 geëffectueerd. Onlangs heeft het bestuur van de SOO op basis van het rapport Toekomstgerichte evaluatie Overijsselse Ombudsman van WagenaarHoes besloten per 1 januari 2024 de regionale externe klachtenvoorziening van de SOO op te heffen (zie als bijlage 3 de brief van de SOO van 9 augustus 2023). Op basis van het collegevoorstel 2023-015083 (bijlage 1) heeft u op 11 juli 2023 besloten het bestuur van de SOO te berichten dat u opteert voor aansluiting bij de Nationale ombudsman.

Dit standpunt heeft u bij brief van 14.juli 2023 (zie bijlage 1) aan het bestuur van de SOO meegedeeld. Het besluit van het bestuur van de SOO komt derhalve overeen met de zienswijze die u op 14 juli 2023 heeft ingediend. De consequentie van het besluit van de SOO is dat de gemeente per 1 januari 2024 weer onder de Nationale ombudsman komt te vallen. Hiervoor is geen gemeentelijke besluitvorming vereist. want dit volgt uit artikel 1a Wet Nationale ombudsman. Wel dient de Procedureregeling klachtbehandeling gemeente Hellendoorn 2022 te worden gewijzigd: in artikel 1 dient de definitie van "ombudsman" gewijzigd te worden van "Overijsselse ombudsman" in "Nationale ombudsman". Beoogd effect Met dit voorstel wordt enerzijds beoogd u op de hoogte te brengen van het besluit van de SOO, anderzijds om besluitvorming door de raad (wijziging van artikel 1 Procedureregeling klachtbehandeling

gemeente Hellendoorn 2022) voor te bereiden. Door de aansluiting bij de Nationale ombudsman ontstaat op het gebied van de externe klachtbehandeling weer de situatie, zoals die tot 2021 bestond. Argumenten Als gevolg van de opheffing van de SOO vallen de deelnemende gemeenten automatisch weer onder de Nationale ombudsman (zie bijlage 2), tenzij een gemeente zou besluiten zelf een ombudsman of ombudscommissie in het leven te roepen. Kanttekeningen - op grond van artikel 81p Gemeentewet kan een gemeente er weliswaar voor kiezen om een eigen gemeentelijke ombudsman of - ombudscommissie in het leven te roepen, maar de tijd is te kort om een dergelijke voorziening te creëren. Bovendien zijn met een dergelijke voorziening veel meer kosten gemoeid dan met aansluiting bij de Nationale ombudsman; - de aansluiting bij de Nationale ombudsman heeft tot gevolg dat de jaarlijkse bijdrage iets omhoog gaat, namelijk van € 5.583,-- naar € 8.758,--. Daar staat een hogere graad van dienstverlening tegenover.

Financiën In het collegevoorstel 2023-015083 (dat ten grondslag ligt aan uw brief aan het bestuur van de SOO van 14 juli 2023; zie bijlage 1) is bij de financiële paragraaf reeds aangegeven dat na aansluiting bij de Nationale ombudsman een bijdrage van € 0,2414 per inwoner verschuldigd zal zijn (dit bedrag wordt bijna jaarlijks geïndexeerd). Bij een inwonertal (op dat moment) van 36.279 bedraagt de jaarlijkse bijdrage € 8.758. Vervolg De Nationale ombudsman kent zgn. relatiebeheerders. Per augustus 2023 worden 3 relatiebeheerders aan de provincie Overijssel gekoppeld om zo een warme overdracht van de lopende zaken van SOO aan Nationale ombudsman te bespoedigen. Nadat de aansluiting bij de Nationale ombudsman per 1 januari 2024 heeft plaatsgevonden, dient de verwijzing naar de SOO op de website van de gemeente te worden vervangen door een verwijzing naar de Nationale ombudsman. Indieners van een klacht, die door de gemeente is afgedaan vóór 1 januari 2024, dienen nog te worden verwezen naar de SOO. De SOO zal deze klachten nog afhandelen, ook al ligt de afhandelingsdatum na 1 januari 2024. Indieners van klachten, die na 1 januari 2024 door de gemeente zijn afgehandeld, moeten er op worden gewezen dat zij zich kunnen wenden tot de Nationale ombudsman.

Communicatie De wijziging van de Procedureregeling klachtenbehandeling gemeente Hellendoorn 2023 zal door het team Bedrijfsvoering worden bekend gemaakt in het Gemeenteblad. De wijziging van de website zal plaatsvinden in overleg met het team Dienstverlening en communicatie. Bijlagen 1. collegevoorstel 2023-015083 + rapport Toekomstgerichte evaluatie Overijsselse ombudsman 2. brief van het college aan het bestuur van de SOO van 14 juli 2023 3. brief van het bestuur van de SOO van 9 augustus 2023

Pagina

2 van 2