Bijlage 7. Interbestuurlijk Toezicht

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Hellendoorn 2025

Totaalbeeld 2025: Oranje Financiën

Omgevingsrecht VTH (voorheen Wabo)

Omgevingsrecht (voorheen Wro)

Informatie- en archiefbeheer

Huisvesting statushouders

Erfgoed

Oranje

Oranje

Oranje

Oranje

Oranje

Groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, wil de provincie deze taak samen met gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is uitgangspunt van de herziene Overijsselse bestuursovereenkomst IBT (2022). Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit haar eigen rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Beoordelingskader IBT Basis voor de beoordeling is het geactualiseerde IBT beoordelingskader, dat na afstemming met de gemeenten, in december 2024 door Gedeputeerde Staten is vastgesteld. Aanpassingen waren nodig in verband met de inwerkingtreding van de nieuwe Omgevingswet. Zo wordt nu gesproken over het domein Omgevingsrecht VTH (voorheen Wabo) en het domein Omgevingsrecht (voorheen Wro). Het Overijsselse interbestuurlijk toezicht heeft betrekking op de domeinen Financiën, Omgevingsrecht VTH, Omgevingsrecht, Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Erfgoed. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Totaalbeeld van de gemeente Hellendoorn: oranje De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het voorliggende integrale totaalbeeld.

Dit totaalbeeld is het gewogen gemiddelde van de genoemde zes domeinen. De kleur van het totaalbeeld is dit jaar oranje. In 2023 en 2024 was het beeld groen. De kleuring heeft een signaalfunctie, en is niet bedoeld als ‘goed’ of ‘fout’. Wanneer een domein oranje of rood kleurt, dan betekent dat dat de provincie risico’s ziet waarop actie nodig is. Zoals afgesproken in de Bestuursovereenkomst IBT en het bijbehorende IBT-beoordelingskader gaat de provincie daarover in gesprek met de gemeente. Beelden op de afzonderlijke domeinen Het domein Erfgoed kleurt groen. Voor dit domein geldt dat de gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria. De domeinen Financiën, VTH, Omgevingsrecht (voorheen WRO), Informatie- en archiefbeheer en Huisvesting statushouders kleuren oranje. Toelichting op kleuring Op het domein Financiën is de begroting 2025 van de gemeente Hellendoorn structureel en sluitend. Dit evenwicht houdt echter geen stand aangezien de meerjarenraming een structureel tekort laat zien. Dit is de aanleiding voor de oranje kleur op het domein Financiën. Op het domein VTH kleurt de gemeente Hellendoorn oranje omdat de gemeente minimaal met de verbeterpunten uit het beeld van 2024 aan de slag is gegaan. Hierdoor zijn de meeste verbeterpunten uit het beeld 2024 doorgeschoven naar 2025.

Ook aan belangrijke verbeterpunten zoals het vaststellen van VTH-beleid voor de thuistaken en het vaststellen van een actuele risicoanalyse is niet voldaan. Op het domein Omgevingsrecht (voorheen Wro) kleurt Hellendoorn oranje omdat de gemeente niet beschikt niet over een actuele gemeentelijke Omgevingsvisie. We zien dat de gemeente wel werkt aan een opvolger voor de Omgevingsvisie “Natuurlijk Avontuurlijk uit 2014” met een projectleider die het proces daarvoor sinds maart 2024 voortvarend heeft opgepakt.

Op het domein Informatie- en Archiefbeheer heeft Hellendoorn mooie stappen, ter verbetering, gezet. De rapportage over het informatiebeheer is sterk verbeterd. Een gestructureerde aanpak om de archiefwet beter na te leven is opgesteld. De eerste zaken zijn opgepakt en in uitvoering. De uitvoering blijft achter bij de planning. Dit leidt tot meerdere blijvende aandachtspunten. Op basis van het toetsingskader volgt daarom nog de kleuring ‘oranje'. Op het domein Huisvesting Statushouders kleurt de gemeente Hellendoorn oranje, omdat de gemeente niet heeft voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2024. Voor de oranje of rode domeinen geldt dat de provincie, zoals hiervoor is aangegeven, het inhoudelijke gesprek wil voeren met de gemeente over de gesignaleerde risico’s. Omdat het totaalbeeld van 2025 oranje is, zal ook een gesprek tussen de Commissaris van de Koning en de burgemeester plaatsvinden.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling Uw begroting 2025 is structureel en reëel in evenwicht. Dat is een voorwaarde voor het reguliere (repressieve) toezicht. Dit evenwicht houdt echter geen stand. Uw meerjarenraming laat namelijk een structureel tekort zien. Daarnaast is er geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Het bovenstaande heeft erin geresulteerd dat de kleuring in het IBT-beeld voor het domein financiën oranje is.

Oranje

1. De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, 2. de geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, 3. er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Context De IBT-kleur voor het jaar 2024 voor Hellendoorn was oranje. Bij de kaderbrief van 2025-2028 zijn een aantal dekkingsmogelijkheden voorgelegd welke gezien de meevallende tekorten nog niet zijn ingezet. Ook verwacht Hellendoorn nog structurele middelen vanuit het Rijk aangezien de gesprekken met het Rijk nog steeds gaande zijn, maar is niet opgenomen in de raming. Hellendoorn heeft afgelopen jaar een project “Grip op de begroting” gestart, de uitkomsten hiervan hebben voor structurele voordelen gezorgd. De jaarrekening 2023 sluit met een positief saldo. De verwachting is dat de jaarrekening 2024 positief sluit, de najaarsrapportage 2024 is vastgesteld met een positief resultaat. De gemeente Hellendoorn heeft voldoende weerstandscapaciteit.

Intensiteit toezicht: gemiddeld • • • •

Toelichting beoordeling Wij hebben geconstateerd dat: • uw gemeente in staat is, ondanks de financiële druk, de financiële consequenties voor nieuw beleid (deels) mee te nemen in de raming van de begroting 2025 (en verdere jaren). Wij vinden het positief dat u blijft investeren in uw gemeente; • veel gemeenten geconfronteerd zijn met tekorten in de meerjarenraming door het zogenoemde “ravijnjaar”. Ook de meerjarenraming van uw gemeente laat tekorten zien. Om bij de komende begroting te zorgen voor een sluitende meerjarenraming heeft u al denkrichtingen/maatregelen opgenomen. Wij vinden het verstandig dat u hier al over heeft nagedacht. Maatregelen hebben vaak tijd nodig om ook daadwerkelijk gerealiseerd te worden. Wij zullen de bij de begroting 2026 uitgewerkte maatregelen beoordelen, daarbij gebruiken we de vastgestelde criteria uit het Gemeenschappelijk toezichtkader. Omgevingsrecht VTH (voorheen Wabo)

Beoordeling 2025 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Omgevingsrecht VTH, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, is het kleurbeeld voor de gemeente Hellendoorn oranje. Er zijn verbeterpunten waar de gemeente Hellendoorn het komende jaar aan kan werken.

• • • •

Oranje

Begroting vergt geen goedkeuring. Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). Monitoren van herstelmaatregelen/begrotingswijzigingen. Het zijn van sparringpartner. Themaonderzoeken. Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

Onvoldoende inzicht in uitvoering en handhaving • Onvolledig sluitende beleids- en uitvoerings-cyclus. • Een stap is onvolledig of ontbreekt en/of. • Geen of onvoldoende zicht op verbetering (op verbeterpunt(en)).

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS Verbeterpunten vorig jaar De gemeente is minimaal met de verbeterpunten uit het beeld van 2024 aan de slag gegaan. Hierdoor zijn de meeste verbeterpunten uit het beeld 2024 doorgeschoven naar 2025. Ook aan belangrijke verbeterpunten zoals het vaststellen van VTHbeleid voor de thuistaken en het vaststellen van een actuele risicoanalyse is niet voldaan. Beleidskader Voor de thuistaken heeft Hellendoorn VTHbeleid vastgesteld in 2020. Het VTH-beleid is al deels voorgesorteerd op de inwerkingtreding van de Omgevingswet, maar is niet meer actueel. Dit VTH-beleid bevat onder andere een probleemanalyse, strategieën en doelstellingen. Beleidsmatige keuzes voor de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen ontbreken, evenals een actuele risicoanalyse. Hellendoorn was voornemens om in 2024 nieuw VTH-beleid gebaseerd op de Omgevingswet en een actuele risicoanalyse vast te stellen, maar dit is uitgesteld naar 2025. Het uniforme regionale VTH-beleid voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente is in 2023 door Hellendoorn vastgesteld. In dit beleidsplan zijn onder andere een probleemanalyse, strategieën en doelen opgenomen. Er is nog nadere uitwerking nodig van de gestelde doelen, zodat duidelijk is wanneer de doelen zijn gehaald. Voor de toezichtstaken wordt (gedeeltelijk) gebruik gemaakt van het dynamisch risico prioriteringsinstrument (RPI).

Het blijft echter onduidelijk hoe de RPI precies wordt ingezet, hoe de risico inschattingen worden bepaald en welke prioriteiten daaruit volgen. Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2025 voor de thuistaken is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma is aangegeven welke activiteiten de gemeente wil gaan uitvoeren en is inzicht gegeven in de beschikbare capaciteit hiervoor. In het uitvoeringsprogramma is deels aangegeven hoe de gemeente gaat werken aan de realisatie van de gestelde doelen in het beleid. Het uitvoeringsprogramma 2025 voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma is aangegeven welke activiteiten voor Hellendoorn worden uitgevoerd. Daarnaast zijn enkele doelstellingen uit het beleid overgenomen in het uitvoeringsprogramma, maar ontbreken de doelen voor de thema’s dienstverlening en financiën zoals opgenomen in de verordening van de gemeente. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2023 over de thuistaken is tijdig vastgesteld. In het jaarverslag geeft de gemeente inzicht in de uitgevoerde werkzaamheden. Het jaarverslag geeft onvoldoende de koppeling weer met de gestelde beleidsdoelen en onvoldoende inzicht in de realisatie van deze doelen. Verder geeft het

Beeld

Toezichtregime • Intensiteit toezicht: gemiddeld • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. • Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting en informatie op vraagpunten. Afspraken ter verbetering van uitvoering en handhaving • Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar • Als onduidelijkheid blijft of afspraken stagneren: opschaling naar managementoverleg en bestuurlijk overleg. Afhankelijk van uitkomst daarvan rood toezichtregime. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven of als gemeenten meerjarig onder oranje-toezicht regime vallen (steekproef)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Oranje

Intensiteit toezicht: gemiddeld • Ambtelijk contact: maatwerk • Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting op vraagpunten. • Als onduidelijkheid blijft: opschaling via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg afhankelijk van uitkomst daarvan toezichtregime rood

jaarverslag deels en op hoofdlijnen inzicht in het voldoen aan de kritieke massa zoals opgenomen in de kwaliteitscriteria. Het jaarverslag 2023 over de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente is tijdig vastgesteld. Het jaarverslag geef inzicht in de uitgevoerde activiteiten. In het uitvoeringsprogramma 2023 waren actualisatietoetsen en gepland voor Hellendoorn, maar uit het jaarverslag 2023 blijkt dat deze niet zijn uitgevoerd. Het jaarverslag geeft onvoldoende inzicht in de realisatie van de voorgenomen doelen.

Omgevingsrecht (voorheen Wro)

Verbeterpunten Voor 2025 heeft de gemeente Hellendoorn de volgende verbeterpunten: 1. Stel in 2025 een geactualiseerd VTHbeleidsplan voor de thuistaken vast, inclusief de werkwijze voor de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. 2. Stel in 2025 een geactualiseerde risicoanalyse voor de thuistaken vast. 3. Laat het uitvoeringsprogramma 2026 voor de thuistaken aansluiten bij het geactualiseerde VTH-beleidsplan, met name de koppeling tussen de gestelde beleidsdoelen en de uitvoering hiervan in het uitvoeringsprogramma 2026. 4. Geef in 2025 inzicht in het voldoen aan de kritieke massa zoals beschreven in de kwaliteitscriteria, zoals voorgenomen in het uitvoeringsprogramma 2025 voor de thuistaken. 5. Laat in het jaarverslag 2024 zien of de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van de voorgenomen doelen. 6. Zorg voor verdere ontwikkeling van indicatoren en streefwaarden voor de gestelde doelen in het uniforme regionale VTH-beleid voor de taken bij de Omgevingsdienst. 7. Geef in 2025 beter inzicht in de werking van het dynamisch risicoprioriteringsinstrument (RPI) en de daarbij horende risicoinschattingen, zodat inzichtelijk is hoe deze de toezichtstaken sturen. Omgevingsvisie Hellendoorn beschikt niet over een actuele gemeentelijke Omgevingsvisie.

We zien dat de gemeente wel werkt aan een opvolger voor de Omgevingsvisie “Natuurlijk Avontuurlijk uit 2014” met een projectleider die het proces daarvoor sinds maart 2024 voortvarend heeft opgepakt. Dit moet erin resulteren dat de huidige Gemeenteraad nog een aantal scenario’s gaat voorbereiden en daaruit in 2025 nog een keuze gaat maken. De vaststelling en verdere uitwerking van de nieuwe Omgevingsvisie zal door de nieuw te vormen Gemeenteraad in 2026 plaatsvinden. Na vaststelling komt de gemeente weer in aanmerking voor een groene kleuring. Omgevingsplannen De gemeente Hellendoorn beschikt over een actueel omgevingsplan voor haar gehele gemeentelijke grondgebied, waarin rekening is

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Oranje

Zorg voor en beheer van archief op enkele (niet zwaar wegende) aspecten niet op orde Intensiteit toezicht: gemiddeld Frequentie algemeen inspectie bezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's).

gehouden met de provinciale belangen. Implementatie omgevingswet Hellendoorn is druk bezig met uitvoering van de omgevingswet en maakt hierbij ook gebruik van de inzet van extra menskracht en ondersteuning van een extern bureau. Informatie- en archiefbeheer

Algemeen Het beeld van de gemeente Hellendoorn is gebaseerd op het laatst ontvangen Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2024 dd 28-012025 op 5 februari 2025. Het verslag geeft een beeld van de voortgang van enkele onderdelen van het verbeterplan en sluit daarmee beperkt aan bij het KPI-rapportagemodel van de VNG. Hierdoor wordt een eigen oordeel over de naleving van de Archiefwet gemist, en is ook geen duidelijk beeld van de risico's die worden gelopen. Hiermee voldoet Hellendoorn deels aan de gemaakte informatie-afspraken in het kader van het IBT. Oordeel Een kritische en diepgaande zelfanalyse, gecombineerd met bevindingen vanuit het archieftoezicht heeft in 2022 tot extra middelen voor verbetering geleid. In 2023 is gestart met de uitvoering van een adequaat verbeterplan waarin 40 acties zijn opgenomen. Dat nog niet alles op orde is, is een logisch gevolg van de omvang van de opgave, maar de uitvoering blijft achter bij de planning. Dit leidt tot meerdere blijvende aandachtspunten. Op basis van het toetsingskader volgt daarom nog het oordeel ‘oranje'. Verbeterplan De gemeente heeft 13 acties in uitvoering waarvan in 2024 enkele onderdelen zijn afgerond. De restauratie van beschadigde archiefbescheiden is in uitvoering en inventarisaties ter voorbereiding op (nog te herstellen) overbrengingen gaan gestaag door.

Veel oud archief is niet op de juiste wijze overgebracht, waardoor de formele juridische status onduidelijk is. Enkele opruimacties zijn afgerond. Digitaal werken De gemeente heeft geïnvesteerd in het verhogen van archiefkennis en integraler informatiemanagement. Met de invoering van Microsoft 365 zijn eerste stappen gezet voor een M365 governancebeleid. Het digitaliseren van bouwvergunningen vordert gestaag. Archiefbewaarplaats De mogelijkheden voor een e-depotvoorziening worden onderzocht in aansluiting op het gezamenlijke Twentse initiatief. In 2024 is na hevige regenval lekkage ontstaan in de archiefruimte. Te vernietigen materiaal is beschadigd geraakt en voor enkele nog te bewaren materialen zijn adequate maatregelen getroffen. Renovatie van de archiefbewaarplaats is in onderzoek, in voorbereiding op de eisen van de a.s. nieuwe Archiefwet.

Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Criterium voor wel/niet zwaar wegend is of sprake is van wel/geen taakverwaarlozing zoals opgenomen in de model KPIrapportage.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Oranje

Niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, of de achterstand uit vorige periode(n) is niet volledig weggewerkt.

Overig Hellendoorn doet actief mee in de leerkring voor archivarissen in Twente.

Huisvesting statushouders

Aandachtspunten voor 2025 (Systeem van) overbrenging Invoering archieffunctie binnen Microsoft 365 Verslaglegging die de KPI onderwerpen voldoende afdekt. Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van status- houders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2025 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente. Beoordeling: De gemeente Hellendoorn heeft niet voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2024. Op1 oktober was er vanuit het COA een tekort aan koppelingen van 11. Dit tekort heeft er echter niet toe geleid dat de gemeente haar taakstelling niet kon behalen. Er waren namelijk wel statushouders die gekoppeld waren aan de gemeente en gehuisvest hadden kunnen worden. Op 01-10-2024 waren dat er 41 Op 31-12-2024 waren dat er 23 Dit maakt dat het kleurbeeld voor 2024 oranje is. Aandachtspunt: Hellendoorn wilde twee DSL openen, maar de aanvragen worden niet in behandeling genomen. Het ministerie van A&M is op verzoek van de minister bezig met de doorontwikkeling van het concept DSL. Hierdoor heeft Hellendoorn max. 28 personen minder kunnen huisvesten. Hiermee hadden ze de volledige taakstelling ook niet behaald, maar hadden daardoor wel 91% in plaats van 51% van hun taakstelling 2024-II gerealiseerd.

Over de hele taakstelling voor 2024 was dit 93% geweest in plaats van het huidige realisatiepercentage van 63%. Nu moet de gemeente de komende periode een achterstand van 34 personen (in plaats van 6) inlopen.

Intensiteit toezicht: gemiddeld 1. Voortgang tweewekelijks monitoren. 2. Gemeente ontvangt een brief waarin acties en termijnen worden gesteld om de achterstand in te lopen. 3. Gemeente stelt in overleg met corporatie(s), regie voerder COA en de provincie een plan van aanpak huisvesting statushouders op, over het inlopen van de achterstanden (naast de taakstelling). 4. Elke 3 maanden is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. Indien na 3 maanden (halverwege de taakstelling periode) de verwachting is dat de gemeente de achterstand niet gaat inlopen, kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Erfgoed

De gemeente Hellendoorn kent een actuele erfgoedverordening die per 1 januari 2024 in werking is getreden. De monumenten commissie heeft één advies afgegeven waarvan niet is afgeweken. VTH is zorgvuldig ingericht waarbij aandacht is voor monumenten en waarbij deskundig advies wordt ingewonnen. Archeologische waarden zijn door middel van dubbelbestemmingen in het omgevingsplan opgenomen. Een eigen gemeentelijke archeologische beleidskaart is in ontwikkeling. Voor cultuurhistorische waarden wordt, bij nieuwe ontwikkelingen, per keer specifiek een afweging gemaakt.

Groen

Voldaan aan eisen Erfgoedwet: • het hebben van een actuele gemeentelijke erfgoedverordening; • het hebben van een onafhankelijke en deskundige gemeentelijke erfgoedcommissie; • deskundige uitvoering van vergunningverlening en handhaving ten behoeve van het aanbrengen van wijzigingen aan rijksmonumenten; • nieuwe bestemmingsplannen conform de Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).