Bijlage 7. Interbestuurlijk Toezicht 2024

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Hellendoorn 2024

Totaalbeeld 2024: Groen Financiën

Wabo

Wro

Informatie- en archiefbeheer

Huisvesting statushouders

Erfgoed

Oranje

Groen

Groen

Oranje

Groen

Groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, wil de provincie deze taak samen met gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is uitgangspunt van de herziene Overijsselse bestuursovereenkomst IBT (2022). Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit haar eigen rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Overijsselse interbestuurlijk toezicht heeft betrekking op de domeinen Financiën, Wabo, Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Erfgoed. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Beoordelingskader IBT Basis voor de beoordeling is het IBT-beoordelingskader zoals dat in 2023 is gehanteerd. Kanttekening hierbij is dat in het huidige beoordelingskader nog geen rekening is gehouden met de nieuwe Omgevingswet, omdat deze in 2023 nog niet in werking was getreden. De komende maanden zal de provincie in overleg met gemeenten bezien wat de mogelijke doorwerking van deze wet zal zijn op het IBT-beoordelingskader voor 2024. Totaalbeeld van de gemeente Hellendoorn: Groen.

De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het voorliggende integrale totaalbeeld. Dit totaalbeeld is het gewogen gemiddelde van de genoemde zes domeinen. De kleur van het totaalbeeld is dit jaar groen. In 2022 en 2023 was het beeld groen. De kleuring heeft een signaalfunctie, en is niet bedoeld als ‘goed’ of ‘fout’. Wanneer een domein oranje of rood kleurt, dan betekent dat dat de provincie risico’s ziet waarop actie nodig is. Zoals afgesproken in de Bestuursovereenkomst IBT en het bijbehorende IBTbeoordelingskader gaat de provincie daarover in gesprek met de gemeente. Beelden op de afzonderlijke domeinen De domeinen Financiën en Informatie- en Archiefbeheer kleuren oranje. Hellendoorn heeft bij het opstellen van de begroting 2024-2027 het standpunt van de VNG gevolgd en realistisch geraamd, waarbij de tekorten in de jaren 2026 en 2027 zichtbaar zijn gemaakt. De begroting 2024 is structureel en reëel in evenwicht. Dit evenwicht houdt echter geen stand. Uw meerjarenraming laat namelijk een structureel tekort zien. Dit is de reden dat het domein financiën oranje is. Na een kritische zelfanalyse en bevindingen vanuit het archieftoezicht zijn middelen door de raad beschikbaar gesteld en is in 2023 gestart met de uitvoering van een adequaat verbeterplan. In hoog tempo worden de aandachtspunten aangepakt en dat verdient een compliment.

Dat nog niet alles op orde is, is een logisch gevolg van de omvang van de opgave. Op basis van het toetsingskader volgt daarom nog het oordeel ‘oranje'. Als dit tempo van verbeteringen wordt volgehouden komt 'groen’ volgend jaar weer in beeld. De overige domeinen kleuren groen. Voor deze domeinen geldt dat de gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria.

Voor de oranje domeinen geldt dat de provincie, zoals hiervoor is aangegeven, het inhoudelijke gesprek wil voeren met de gemeente over de gesignaleerde risico’s.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling Uw begroting 2024 is structureel en reëel in evenwicht. Dat is een voorwaarde voor het reguliere (repressieve) toezicht. Dit betekent dat u uw begroting zonder onze goedkeuring kunt uitvoeren. Dit evenwicht houdt echter geen stand. Uw meerjarenraming laat namelijk een structureel tekort zien. Daarnaast is er geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Het bovenstaande heeft erin geresulteerd dat de kleuring in het IBT-beeld voor het domein financiën oranje is.

Oranje

1.

Context De IBT-kleur voor het jaar 2023 voor Hellendoorn was oranje. Hellendoorn heeft bij het opstellen van de begroting 2024-2027 het standpunt van de VNG gevolgd en realistisch geraamd, waarbij de tekorten in de jaren 2026 en 2027 zichtbaar zijn gemaakt. De IBT-kleur blijft daarom oranje. Hellendoorn start voor de begroting 2025 en daarna een project om te komen tot een meer weerbare en wendbare begroting. Zij willen meer gevoel bij en grip op de begroting ontwikkelen. De jaarrekening 2022 sluit met een positief saldo. De verwachting is dat de jaarrekening 2023 positief sluit, de najaar rapportage 2023 is vastgesteld met een resultaat van ruim € 3,1 mln. De gemeente Hellendoorn heeft voldoende weerstandscapaciteit. Toelichting beoordeling Wij hebben geconstateerd dat: • uw gemeente gebruik maakt van de mogelijkheid om voor de jaren 2026 en 2027 aan de batenkant een stelpost "Hervormingsagenda Jeugdhulp” op te nemen, conform de afspraak van het Rijk, de VNG en het IPO. U heeft ervoor gekozen om voor 2027 uit te gaan van 75% i.p.v. 100%. Daarmee raamt u deze lasten naar ons oordeel behoedzaam; • uw gemeente heeft in de begroting 2024 zowel aan de baten- als de lastenkant een bedrag (of stelpost) opgenomen voor “Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid (CDOKE)”. Conform de afspraak van het Rijk, de VNG en het IPO.

U neemt dit alleen op voor 2024 en 2025; • uw gemeente de financiële consequenties voor nieuw beleid (deels) heeft betrokken in de doorvertaling van de begroting 2024 (en verdere jaren); • uw gemeente voldoende weerstandscapaciteit heeft om risico’s te kunnen opvangen.

2.

3.

De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, de geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Intensiteit toezicht: gemiddeld • •

•

•

• • •

•

Begroting vergt geen goedkeuring. Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). Monitoren van herstelmaatregelen/begrotings wijzigingen. Het zijn van sparringpartner. Themaonderzoeken. Onderzoek programma rekening met accountantsverslag. Opvragen nota’s deel onderwerpen financiële positie.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Wabo

Beoordeling 2024 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, is het kleur beeld voor de gemeente Hellendoorn groen. Wel zijn er verbeterpunten waar de gemeente Hellendoorn het komende jaar aan kan werken.

Groen

Inzicht in uitvoering en handhaving

Verbeterpunten vorig jaar De gemeente is minimaal met de verbeterpunten uit het beeld 2023 aan de slag gegaan. Er zijn stappen gezet, maar grotendeels blijven de verbeterpunten ook voor 2024 gelden. Beleidskader Voor de thuistaken heeft Hellendoorn VTHbeleid dat al is voorgesorteerd op de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Dit VTH-beleidsplan bevat onder andere een probleemanalyse, strategieën en meerjaren doelstellingen. Een actuele risicoanalyse voor de thuistaken ontbreekt. Hellendoorn is voornemens om in 2024 nieuw VTH-beleid vast te stellen gebaseerd op de Omgevingswet. In het uitvoeringsprogramma 2024 wordt de inwerkingtreding van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen beschreven, maar ontbreken beleidsmatige keuzes. In 2023 heeft Hellendoorn het nieuwe VTHbeleid Twente vastgesteld. Dit beleid, inclusief nadere uitwerking, ziet toe op de VTH-taken die bij de Omgevingsdienst Twente zijn ingebracht. In dit beleid zijn onder andere doelen, indicatoren en de geactualiseerde risicoanalyse opgenomen. Aangegeven wordt dat de risicoanalyse de komende jaren verdere doorontwikkeling behoeft. Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2024 voor de thuistaken is tijdig vastgesteld.

In het uitvoeringsprogramma voor de thuistaken is aangegeven welke activiteiten de gemeente wil gaan uitvoeren voor de thuistaken en hoe de gemeente gaat werken aan de realisatie van de beleidsdoelen. Uit het uitvoeringsprogramma blijkt onvoldoende hoe de beschikbare capaciteit tot stand komt om het uitvoeringsprogramma uit te voeren. Het uitvoeringsprogramma voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente 2024 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma zijn een drietal doelen nader uitgewerkt. Er wordt gefaseerd gewerkt aan de doelen. Voor streefwaarden zijn nog onvoldoende gegevens bekend. In 2024 wordt de nullijn bepaald om vervolgens de doelen te concretiseren, zodat in 2025 er een concreet overzicht is. Aan de uitgewerkte

1. Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria. 2. Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. Intensiteit toezicht: laag •

•

Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen

Vaststelling en actualisatie structuurvisies • De gemeente heeft de structuurvisies op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria). • Vaststelling en actualisatie bestemminsplannen • De gemeente heeft de bestemmingsplannen op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) of de gemeente heeft aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan.

doelen zijn in het uitvoeringsprogramma activiteiten gekoppeld. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2022 voor de thuistaken is tijdig vastgesteld. In het jaarverslag geeft de gemeente inzicht in de uitgevoerde werkzaamheden. Uit het jaarverslag blijkt onvoldoende hoe de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van de voorgenomen doelen. Verder geeft het jaarverslag geen inzicht in het voldoen aan de kritieke massa zoals opgenomen in de kwaliteitscriteria.

Wro

Verbeterpunten Voor 2024 heeft de gemeente Hellendoorn de volgende verbeterpunten: 1. Stel in 2024 een geactualiseerd VTHbeleidsplan voor de thuistaken vast, inclusief de werkwijze voor de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. 2. Stel in 2024 een geactualiseerde risicoanalyse voor de thuistaken vast. 3. Geef in het uitvoeringsprogramma 2025 voor de thuistaken gedetailleerder inzicht in de totstandkoming van de beschikbare capaciteit. 4. Geef in 2024 inzicht in het voldoen aan de kritieke massa zoals beschreven in de kwaliteitscriteria. 5. Laat in het jaarverslag 2023 zien of de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van de voorgenomen doelen. 6. Werk verder aan het ontwikkelen van streefwaarden voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente, zodat die betrokken kunnen worden bij het Uitvoeringsprogramma 2025. 7. Zorg voor verdere doorontwikkeling van de risicoanalyse voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente. Structuurvisie is nog actueel volgens de beoordelingscriteria (niet ouder dan 10 jaar). De gemeente Hellendoorn heeft in 2014 de structuurvisie vastgesteld. Gemeente treft voorbereidingen om te komen tot een strategische visie. Een actueel ruimtelijk kader, als opvolger van de visie uit 2014, is nodig. Voor deze nieuwe visie ligt er een plan van aanpak en heeft de gemeenteraad budget beschikbaar gesteld, maar er is nog geen bureau geselecteerd.

Bestemmingsplannen De gemeente Hellendoorn beschikt in het algemeen over actuele bestemmingsplannen, waarin rekening is gehouden met de provinciale belangen. Het bestemmingsplan buitengebied is van 15-6-2011. Hellendoorn heeft een programmaorganisatie

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

ingericht waar met diverse project- en werkgroepen gewerkt wordt aan de uitvoering van de Omgevingswet. Er is koers bepaald voor het opstellen van -delen vaneen omgevingsplan. Hellendoorn heeft een concept Verordening Fysieke Leefomgeving gereed, waarbij diverse verordeningen zijn gebundeld.

Toezichtregime Inzicht in nalevingstoezicht • Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en • voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en • doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico's. Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen, afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd.

Nalevingstoezicht Het toezicht en handhaving op de naleving van ruimtelijke plannen, buiten de toezicht en handhaving in het kader van vergunningverlening, krijgt in de gemeente Hellendoorn voldoende aandacht in het VTHprogramma. Het VTH-programma 2024 geeft inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden (actief, piepsysteem e.d.), welke thema’s en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet.

Intensiteit toezicht: laag •

Informatieen archiefbeheer

Algemeen Het beeld van de gemeente Hellendoorn is gebaseerd op het laatst ontvangen Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2023 op 14 februari 2024 en het Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2023-2026. Hiermee voldoet Hellendoorn aan de gemaakte informatie-afspraken in het kader van het IBT. Aanvullend is op verzoek van de gemeente door de toezichthouder een deelinspectie uitgevoerd naar de archiefbewaarplaats op 20 februari 2023. Oordeel Na een kritische zelfanalyse en bevindingen vanuit het archieftoezicht zijn middelen door de raad beschikbaar gesteld en is in 2023 gestart met de uitvoering van een adequaat verbeterplan. In hoog tempo worden de aandachtspunten aangepakt en dat verdient een compliment. Dat nog niet alles op orde is, is een logisch gevolg van de omvang van de opgave. Op basis van het toetsingskader volgt daarom nog het oordeel ‘oranje'. Als dit tempo van verbeteringen wordt volgehouden komt 'groen’ volgend jaar weer in beeld. Verbeterplan De gemeente heeft 13 acties in uitvoering waarvan er in 2023 vier zijn afgerond. Het handboek vervanging is geactualiseerd, de archiefbewaarplaats is aangepakt, restauratie van beschadigde archiefbescheiden is in uitvoering en inventarisaties ter

Oranje

Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. • Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. • Steekproef eens per 3 à 4 jaar Zorg voor en beheer van archief op enkele (niet zwaar wegende) aspecten niet op orde Intensiteit toezicht: gemiddeld Frequentie algemeen inspectie bezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's). Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Criterium voor wel/niet zwaar wegend is of sprake is van wel/geen taakverwaarlozing zoals opgenomen in de model KPIrapportage.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen o

Voldaan aan de wettelijke taakstelling, inclusief het wegwerken van een eventuele achterstand uit vorige periode(n).

voorbereiding op (nog te herstellen) overbrengingen zijn gestart. Veel oud archief is niet op de juiste wijze overgebracht, waardoor de formele juridische status onduidelijk is. De noodzakelijk inhaalslagen en opruimacties zijn gestart. Digitaal werken De gemeente heeft geïnvesteerd in het verhogen van archiefkennis en integraler informatiemanagement. Beleid met betrekking tot e-mailarchivering, website archivering, tekstberichten en videotulen is in ontwikkeling. Met de invoering van Microsoft 365 vindt bezinning plaats op de archieffunctie/record management. Dit krijgt vooral in 2024 vorm. Voorlopig wordt Sharepoint in dit verband nog niet opengesteld. Ook in 2024 staat de digitalisering van bouwvergunningen op de agenda. Archiefbewaarplaats De mogelijkheden voor een e-depot voorziening worden onderzocht in aansluiting op het gezamenlijke Twentse initiatief. In 2023 is het fotoarchief van de Historische Kring Hellendoorn-Nijverdal opgenomen in de archiefbewaarplaats en zijn afspraken gemaakt voor de in bewaargeving van het Sanatoriumarchief van Krönnenzommer. Overig Zowel ambtelijk als bestuurlijk heeft Hellendoorn in 2023 een actieve rol gespeeld in het aanjagen van bewustwording van de archieffunctie in Twente.

Huisvesting statushouder s

Aandachtspunten voor 2024 • (Systeem van) overbrenging; • Invoering archieffunctie binnen Microsoft 365. Beoordeling: De gemeente Hellendoorn heeft niet voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2023. De taakstelling is om een ‘verschoonbare’ reden niet gehaald, namelijk een tekort aan koppelingen vanuit het COA. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar groen is. Een aandachtspunt is de opgelopen achterstand van 19 die de komende taakstellings-periode ingehaald moet worden. Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari

Intensiteit toezicht: laag • Voortgang maandelijks monitoren. • Signalering: wanneer het er naar uitziet dat de gemeente de taakstelling niet gaat halen, wordt een ambtelijk overleg ingepland waarbij informatie wordt opgevraagd en geëvalueerd wordt welke stappen genomen kunnen worden om aan de taakstelling te voldoen.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen

Voldaan aan eisen Erfgoedwet: • Monumentcommissies en archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd • Nieuw vast te stellen bestemmingplannen actueel volgens Erfgoedwet.

2024 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente. Erfgoed

De gemeente Hellendoorn kent een erfgoed verordening uit 2018 welke per 1 januari 2024 geactualiseerd wordt. De monumenten commissie heeft twee adviezen afgegeven waarvan niet is afgeweken. VTH is zorgvuldig ingericht. Archeologische waarden zijn door middel van dubbelbestemmingen in de bestemmingsplannen opgenomen. Voor cultuurhistorische waarden wordt, bij nieuwe ontwikkelingen, per keer specifiek een afweging gemaakt.

Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).