Bijlage 6. SamenTwente begroting 2025

Samenwerkingsafspraken 14 gemeenten Twente en VTT zijn 1x per jaar geëvalueerd, aangescherpt en geactualiseerd. Knelpunten zijn, ook op uitvoeringsniveau besproken en opgelost.

Huidig niveau 20243 VTT werkt met beperkte wachtlijsten % doorlooptijd behaald: Advies (1 dag): 100% Veiligheidsbeoordeling (5 dagen): 51% Voorwaarden en vervolg (10 weken): 73% Onderzoek (10 weken): 32%

Ambitie niveau 2025 VTT werkt wachtlijstvrij4 VTT handelt adviezen in 1 dag af en groeit door naar een percentage van 80% op alle meldingen/overige diensten binnen de wettelijk gestelde doorlooptijden

Monitorzaken: 1e moment: 38%, 2e moment 58%

Borging van alle processen en PDC's

Op basis van het onderzoek door BMC zal een nieuwe samenwerkingsovereenko mst opgesteld worden.

Dit is een continu proces. Ieder jaar worden de PDC’s besproken met een afvaardiging van gemeenten en met alle teams van VTT. PDC’s worden steeds verder verbeterd. Evaluaties en afstemming met 14 gemeenten is geborgd evenals de contacten /evaluatie tussen de verschillende contacten vanuit de

3

Gemeten in december 2023 Dit is de ambitie maar bij gelijkblijvende instroom, taken en financiering zal dit niet haalbaar zijn. We nemen het toch op als ambitie omdat dit in lijn ligt met de wettelijke taak van VTT. 4

◄Inhoudsopgave

22

Programmaplan

5.

6.

7.

Borging kwaliteitsmanagement systeem/ Borging certificering ISO 9001. Toekomstscenario

Implementatie nieuwe ontwikkelrichting Veilig Thuis Twente

Wat gaat het kosten? Overzicht van baten en lasten VTT Bedragen in x € 1.000 Programma excl. Overhead Overhead Subtotaal incl. Overhead Treasury Gemeentelijke bijdrage Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves

◄Inhoudsopgave

Certificering behalen.

In regionaal verband pilot opgezet en uitgevoerd in het kader van netwerksamenwerking in complexe en meervoudige problematiek in (gezins)systemen met minderjarige kinderen. Op basis van het onderzoek door BMC zal een nieuwe ontwikkelrichting worden opgesteld in de eerste helft van 2024. Besluitvorming en start implementatie in 2e helft van 2024.

Baten 3.278 0 3.278 0 3.511 6.789 0 6.789

Begroting Lasten 6.061 728 6.789 0 0 6.789 0 6.789

uitvoering VTT en gemeenten. Doorontwikkeling en borging KMS. Evaluatie, besluitvorming, implementatie van verdergaande samenwerking.

Verdere implementatie van de nieuwe ontwikkelrichting.

Saldo -2.783 -728 -3.511 0 3.511 0 0 0

23

Programmaplan

4. Bestuur en ondersteuning Introductie Via dit programma wordt de dienstverlening verzorgd voor de drie organisaties van SamenTwente (GGD, VTT, OZJT) voor de coalities en voor het Recreatieschap Twente. Dit gebeurt door de afdeling Bedrijfsvoering. We leveren expertise op het gebied van personeel & organisatie, financiën & inkoop, bestuur & concern, communicatie, facilitair & huisvesting, juridische zaken en informatiemanagement & technologie. De medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering leveren een actieve bijdrage aan de organisatieonderdelen van SamenTwente, die aan de lat staat voor gezonde, veilige en vitale inwoners in Twente. Dit doen wij door nauw en op gelijkwaardig niveau samen te werken met onze opdrachtgevers, competenties en vaardigheden van medewerkers gericht te ontwikkelen en een werkcultuur te creëren en behouden waarin het gezond (samen)werken is voor iedereen. Inleiding In 2025 zal Bedrijfsvoering verder inzetten op samenwerking. Samenwerking tussen de eigen teams, samenwerking met de afdelingen uit het primaire proces en regionale / landelijke samenwerking. Door de uitdagingen op de arbeidsmarkt, de veranderende maatschappij en ook versnellende (digitale) ontwikkelingen blijkt in toenemende mate dat wij het niet alleen kunnen. En het wiel opnieuw uitvinden is daarin ook niet effectief.

Concrete aandacht zal er gaan naar de verdere invulling van de HR-strategie en agenda, het werkgeversmerk SamenTwente en arbeidsmarktcommunicatie. Ook bij SamenTwente zal er de komende jaren namelijk sprake zijn van een forse uitstroom, vooral in de primaire processen. Daarnaast zal naar verwachting fors worden geïnvesteerd op informatiemanagement, - beveiliging en privacy. Daar is een forse achterstand in te lopen, wetende dat door versnelde ontwikkelingen die achterstand snel groter zal worden als wij niet in actie komen. Ook daar zien wij mogelijkheden om regionaal op te trekken. Als laatste zal de kerntakendiscussie van SamenTwente in 2024 van invloed zijn op het begrotingsjaar 2025. Niet mogelijk alleen op de inhoudelijke kant voor Bedrijfsvoering, maar ook omdat dit zal leiden tot extra opdrachten in de ondersteuning. Denk aan de vraagstukken voor HR, Financiën maar ook de communicatieve aandacht die dit behoeft. De gevraagde capaciteit zal dan mogelijk ook ten koste van andere dienstverlening gaan. Tegelijk ziet Bedrijfsvoering hier ook kansen tot verdere effectiviteit en efficiency in de bestaande bedrijfsprocessen. Speerpunten De belangrijkste speerpunten in 2025 zullen zijn: • Kerntakendiscussie SamenTwente (binnen Bedrijfsvoering en in ondersteuning op de discussie). • Informatiemanagement, - beveiliging en privacy. • Werkgeversmerk SamenTwente.

• Arbeidsmarktcommunicatie. • Digitalisering en de moderne werkplek. Kaderstellende beleidsnota’s Beleidsnota

Vastgesteld door

Datum vaststelling

1.

Controleverordening en controleprotocol

AB

13-12-2023

2.

Financiële verordening

AB

13-12-2023

3.

Risicomanagement en weerstandsvermogen

AB

07-03-2018

◄Inhoudsopgave

24

Programmaplan

4.

Fraude beheerssystematiek en analyse

AB

07-03-2018

5.

Nota afschrijving en rente

AB

07-03-2018

6.

Treasurystatuut

AB

11-11-2015

7.

Interne controleplan

AB

14-12-2022

Algemeen bestuur en alle deelnemende colleges van B&W met toestemming van de raden.

Proces van wijziging van de gemeenschappelijke regeling is op het moment van schrijven bezig. Het doel is dat de gewijzigde regeling uiterlijk 1 juli 2024 door de colleges van B&W wordt vastgesteld.

AB

Jaarlijks medio juli

8.

Gemeenschappelijke regeling

9.

Programmabegroting

Wat willen we bereiken? De afdeling Bedrijfsvoering werkt vanuit een strategisch meerjarenplan, waarbij strategische doelstellingen probeert te bereiken: 1. Professioneel en deskundig werken. 2. In control zijn en relevante processen optimaliseren. 3. Impact als Bedrijfsvoering zichtbaar maken. 4. Innovatie in Bedrijfsvoering.

we een viertal

Deze strategische doelstellingen worden periodiek getoetst bij het management van de primaire processen, zodat kan worden geborgd dat de juiste en gewenste ondersteuning wordt vormgegeven. Deze doelstellingen zijn gelijk aan de voorgaande jaren, maar de onderliggende acties wijzigen (deels) jaarlijks. Uiteindelijk zijn al deze acties gericht op een optimale ondersteuning van de primaire processen bij de uitvoerende organisatieonderdelen. Doordat er in 2024 een kerntakendiscussie gaat plaatsvinden, is er nog wel wat onzekerheid over de acties in 2025. Want mogelijk komt bepaalde dienstverlening te vervallen als gevolg van wegvallende kerntaken. Over de gehele linie zal er in 2025 onder andere veel aandacht zijn voor optimaliseren van processen. Verdere digitalisering, de HR-strategie en behouden en aantrekken van personeel en privacy & informatieveiligheid. Hoe gaan we dit doen? Vanuit de verschillende afdelingen van Bedrijfsvoering zullen specifieke acties horende bij de vakgebieden worden uitgevoerd. Ondersteunend aan het primaire proces, maar passend bij en getoetst aan de strategische doelstellingen. 1. Professioneel en deskundig werken: - De verbinding binnen en buiten Bedrijfsvoering verder versterken door onder andere periodieke afstemmingsoverleggen, een strategisch overleg en het vaststellen van het strategisch A3 plan voor 2025.

- Zorgen dat we binnen eigen expertise op de hoogte zijn en blijven van ontwikkelingen en trends door onder andere effectieve inzet van het opleidingsbudget. - Uitvoeren van het leiderschapsprogramma dat in 2024 is opgezet. Zowel in ondersteuning als in eigen ontwikkeling binnen Bedrijfsvoering. - Een actieve arbeidsmarktbenadering inclusief actieve koppelingen inrichten met Saxion en ROC van Twente.

◄Inhoudsopgave

25

Programmaplan

-

Verdere profilering van het werkgeversmerk SamenTwente. Toenemende aandacht voor en ondersteuning op duurzame inzetbaarheid. Continue aandacht voor fysieke veiligheid voor medewerkers in het Twentehuis.

2. In control zijn en relevante processen optimaliseren: - Toewerken naar een SamenTwente brede kwaliteitscertificering, passend bij ieder organisatieonderdeel van SamenTwente (NEN / ISO / HKZ). - Integraal processen vormgeven en stroomlijnen tussen de verschillende afdelingen van Bedrijfsvoering. - Concrete uitvoering van leveranciersmanagement naast het doorontwikkelen van de processen inkoop en contractbeheer. - Eerste stappen zetten in een Integraal Management Systeem, startend met een SamenTwente breed Kwaliteitsmanagementsysteem en risicomitigatie. - Verdere uitvoering van het vastgestelde beleid rondom informatiemanagement, -beveiliging en privacy. Daarbij toewerken naar de NEN7510 en de BIO. - Continue doorontwikkeling van de aanwezig dashboards en verdere professionalisering van datagedreven werken. 3. Impact als Bedrijfsvoering zichtbaar maken: - Verder ontwikkelen en op peil houden van adviesvaardigheden (en overige competenties) van de professionals van Bedrijfsvoering, zodat er kwalitatief goede adviezen worden gegeven met aandacht voor het grote geheel. - Vanuit de regionale samenwerking verdere uitvoer geven aan de nieuwe Archiefwet door onder andere deel te nemen aan een regionaal E-Depot. - Actief management en medewerkers van de primaire processen betrekken bij verandering van werkprocessen en procedures.

- Daar waar mogelijk regionale samenwerking aanjagen en / of deelnemen aan regionale samenwerking. Tevens aanhaken bij landelijke initiatieven vanuit de primaire processen. 4. Innovatie in Bedrijfsvoering: - Innovatief klimaat creëren binnen Bedrijfsvoering. Hier ruimte voor maken om binnen Bedrijfsvoering een pilot te doen om te komen tot vernieuwende aspecten in het werkveld. - Verdere integratie en rationalisatie van het systeemlandschap waar mogelijk. - Actief volgen en waar mogelijk toepassen van Artificial Intelligence (AI)-ontwikkelingen en een plan maken om dit werkelijk in te voeren. - Als voorloper op AI mogelijk robotisering toepassen op processen binnen Bedrijfsvoering. - Specifieke tooling inzetten op Identity en Access Management. - Virtueel Desktop en Remote Desktop Services migreren naar nieuwe werkomgeving (werken op je laptop). Indicatoren Nr. Indicatoren 1. Ingevoerd Identity and Accesmanagement 2. Iedere medewerker van de afdeling heeft een beoordeling- en een ontwikkelgesprek gehad en 100% benutting van het opleidingsbudget. 3. Stevige connectie met onderwijs voor de arbeidsmarktbenadering.

◄Inhoudsopgave

Huidig niveau 2024 Minimaal aanwezig

Ambitie niveau 2025 Volledig geïmplementeerd Betreft vooral Beide gesprekken volledig beoordelingsgesprekken en budget 100% benut en budget 100% benut Niet aanwezig

Structurele samenwerking

26

Programmaplan

4.

Verdere verduurzaming van het Twentehuis.

Voorbereidende gesprekken

5.

NEN7510 / BIO compliant werken

Niet gecertificeerd

6.

Samenwerking met archief nader te bepalen gemeente en aansluit op Edepot

Nu niet van toepassing

Wat gaat het kosten? Overzicht van baten en lasten Bestuur en Ondersteuning Bedragen in x € 1.000 Programma excl. Overhead Overhead Subtotaal incl. Overhead Treasury Gemeentelijke bijdrage Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves

Geplande maatregelen met verhuurder uitgevoerd Compliant werken, klaar voor certificering Aangesloten bij een gemeente en een regionaal E-depot

Begroting Baten 244 1.042 1.286 0 11.316 12.603 45 12.648

Lasten 601 12.047 12.648 0 0 12.648 0 12.648

Saldo -356 -11.005 -11.361 0 11.316 -45 45 0

Conform besluit van het algemeen bestuur word voor post onvoorzien, € 45.000 als last geraamd met een even hoge onttrekking uit de algemene reserve ter dekking.

◄Inhoudsopgave

27

Programmaplan

4.1 Overzicht van de kosten van overhead Het is wettelijk voorgeschreven dat de overhead apart wordt gepresenteerd. Dit wordt inzichtelijk gemaakt door deze centraal te begroten op taakveld 0.4. Overhead bevat alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Wij onderscheiden twee categorieën overhead: 1. Generieke overhead. Dit is de indirecte overhead. Met andere woorden, alle kosten van de ondersteunende taken binnen de zogenaamde PIOFJACH-functies. 2. Specifieke overhead. Dit is de directe overhead. Met andere woorden, dit is de programmaoverhead (zowel in de basistaken als in de coalitions of the willing) en betreft alle kosten van leidinggevende en ondersteunende functies die binnen de programma’s zijn georganiseerd. Omschrijving (bedragen in €) Generieke overhead (PIOFJACH-overhead) Specifieke overhead (Programma-overhead) Totaal

Baten 1.042 246 1.288

Lasten 12.047 5.529 17.576

Saldo 11.005 5.283 16.288

Omschrijving (bedragen in €) Generieke overhead (PIOFJACH-overhead) Specifieke overhead (Programma-overhead) Totaal

Saldo 11.005 5.283 16.288

Totale lasten 62.881 62.881 62.881

% 17,5% 8,4% 25,9%

4.2 Beleidsindicatoren BBV Indicator Formatie in fte per 1.000 inwoners Apparaatskosten in kosten per inwoner Externe inhuur als % kosten van totale loonsom plus kosten inhuur externen Overhead in % van totale lasten

◄Inhoudsopgave

Begroting 2025 0,61 € 85

Begroting 2024 0,58 € 79

5% 26%

9% 27%

28

Programmaplan

5. Coalitions of the Willing Introductie Gemeenten kunnen ervoor kiezen om onze organisatie te gebruiken om samenwerking aan op te hangen, als een gastheerschap. SamenTwente heeft ook de mogelijkheid om werkgeverschap en rechtspersoonlijkheid te bieden aan vrijwillige samenwerking (niet overgedragen aan SamenTwente) waar twee of meer gemeenten aan mee doen. Wij noemen dit ‘coalitions of the willing’ (CoW) of ‘coalities’. De coalities Samen14, Kennispunt Twente en Twentse Koers hebben op dit moment onderdak bij SamenTwente. Deze samenwerkingen hebben een eigen bestuur. Het algemeen en dagelijks bestuur van SamenTwente hebben geen verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de besturing van de genoemde samenwerkingen. Dit betekent dat de gedetailleerde begrotingen en daarmee de bestedingen van de middelen worden vastgesteld in desbetreffende bestuurlijke overleggen. Zowel de beleidsbegroting als de financiële begroting worden behandeld en vastgesteld in de besturen van deze coalities. Vanuit de rol van gastheerschap, dit gaat voornamelijk om het bieden van rechtspersoonlijkheid en bedrijfsvoeringsdiensten aan de coalities, treft u hieronder een gecomprimeerd overzicht aan de omvangen van de begrotingen van de coalities. Overzicht van baten en lasten CoW Bedragen in x € 1.000 Kennispunt Twente Twentse Koers Samen14 Subtotaal Programma excl.

Overhead Overhead Kennispunt Twente Subtotaal incl. Overhead Treasury Gemeentelijke bijdrage Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves

◄Inhoudsopgave

Baten 2.245 5.979 172 8.396 0 8.396 0 0 8.396 0 8.396

Begroting Lasten 1.821 5.979 172 7.972 424 8.396 0 0 8.396 0 8.396

Saldo 424 0 0 424 -424 0 0 0 0 0 0

29

Programmaplan

6. Overzicht algemene dekkingsmiddelen Onderstaand geven we inzicht in de algemene dekkingsmiddelen: Algemene dekkingsmiddelen (bedragen in €) Gemeentelijke bijdrage Treasury Totaal

Baten 42.137 0 42.137

Lasten 0 0 0

Saldo 42.137 0 42.137

Tabel 1 Overzicht algemene dekkingsmiddelen

◄Inhoudsopgave

30

Programmaplan

7. Waar komen onze inkomsten vandaan en waar geven we het aan uit Totale baten Gemeentelijke bijdrage 2% Bijdragen centrumgemeente

4% 1% 10%

3%

Bijdragen in projecten

4%

Kennispunt Twente Rijksbijdrage Twentse Koers 4% Tarieftaken GGD Twente en overige inkomsten GGD

5% 67%

Inkomsten uit DVO en andere afspraken Rijksbijdrage SOA Overige

Figuur 1 Specificatie herkomst van de baten

Baten Gemeentelijke bijdrage basistaken SamenTwente Rijksbijdrage Twentse Koers Bijdragen centrumgemeente voor Veilig Thuis Twente Bijdragen in projecten / maatwerk gemeenten Tarieftaken en overige inkomsten GGD: a. Inspectie & Hygiene (tarieftaak) b. Forensische geneeskunde (tarieftaak) c. Tuberculose bestrijding d. Vaccinaties Totaal tarieftaken en overige inkomsten GGD Twente: Bijdragen voor Kennispunt Twente Overige Rijksbijdrage SOA Inkomsten uit DVO en andere afspraken (t.b.v. Bedrijfsvoeringsdiensten) Totaal

◄Inhoudsopgave

Bedrag (x € 1.000) 42.137 5.979 3.278 2.697 1.346 1.040 68 143 2.598 2.245 1.921 1.129 898 62.882

31

Programmaplan

Totale lasten 4%

Twentse Koers 5%

5%

5%

Salarissen

9%

4%

Inhuur en tijdelijk

Gebouwen, terreinen en voertuigen Overige Kosten 68% ICT en automatisering

Overige lasten Figuur 2 Specificatie besteding lasten

Lasten Salarissen Twentse Koers Inhuur en tijdelijk Gebouwen, terreinen en voertuigen Overige Kosten ICT en automatisering Overige lasten a. Subsidies en overdrachten b. Afschrijvingen c. Opleidingskosten d. Onvoorzien e. Medische kosten Overige lasten totaal: Totaal

◄Inhoudsopgave

Bedrag (x € 1.000) 43.080 5.979 2.560 2.847 2.966 2.525 711 784 817 45 569 2.926 62.882

32

Paragrafen

8. Paragrafen De programmabegroting bevat de volgende paragrafen: 1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2. Onderhoud kapitaalgoederen 3. Bedrijfsvoering 4. Verbonden partijen 5. Financiering Evenals in voorgaande jaren stelt het algemeen bestuur kaders vast om zijn controlerende kaderstellende taak en het budgetrecht uit te kunnen voeren. Deze paragrafen vormen gezamenlijk dat instrument. Ze geven een dwarsdoorsnede van de financiële aspecten van de begroting vanuit een bepaald perspectief. Het gaat hierbij om onderdelen die betrekking hebben op de beleidslijnen van beheersmatige aspecten. Deze aspecten kunnen grote financiële gevolgen hebben en daardoor de realisatie van de programma’s beïnvloeden.

8.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Weerstandsvermogen en risicobeheersing Risicomanagement en weerstandsvermogen zijn essentiële onderdelen van het (financiële) beleid van onze organisatie. Het formuleren van ambities en de uitvoering hiervan gaan gepaard met het maken van keuzes en het bewust afwegen van risico’s. We moeten daarom op gestructureerde en transparante wijze de risico’s beheersen. Risicomanagement is het geheel aan activiteiten en maatregelen gericht op het systematisch omgaan met en het beheersen van risico’s. Voorspellen is moeilijk. We moeten anticiperen op risico's. Kader risicomanagement De wetgeving en het beleid voor het weerstandsvermogen zijn vastgelegd in: • Het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV art. 9, 11 en 26); • De financiële verordening SamenTwente; • De “Nota van risicomanagement tot reserves en voorzieningen”. Berekening ratio weerstandsvermogen Om het weerstandsvermogen te berekenen, dient de beschikbare weerstandscapaciteit afgezet te worden tegen de benodigde weerstandscapaciteit. Als we dit doen, dan komen we uit op een ratio van 0,8. De ratio bevindt zich hiermee onder de door het algemeen bestuur vastgestelde gewenste norm van 1,0 maar wel binnen de afgesproken bandbreedte van 0,8 – 1,0.

Aangezien de ratio onder de norm zit betekent het dat positieve saldi in de jaarrekeningen dienen te worden toegevoegd aan het eigen vermogen totdat de afgesproken norm is bereikt. Ratio Weerstandsvermogen (bedragen x € 1.000) Beschikbare weerstandscapaciteit (A) Benodigde weerstandscapaciteit (B) Ratio weerstandsvermogen (A/B)

2.259 2.855 0,8

Tabel 2 Ratio Weerstandsvermogen

Vergelijking met de begroting van 2025 In relatie tot de begroting van 2024 wijzigt de ratio weerstandsvermogen niet.

◄Inhoudsopgave

33

Paragrafen

Beschikbare weerstandscapaciteit (A) De beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt afgerond € 2,3 mln. en bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves. Bij veel overheidsorganisaties is sprake van ‘beklemde’ bestemmingsreserves. Deze worden gecorrigeerd op de weerstandscapaciteit. Als ‘beklemde’ reserves niet als beschikbare weerstandscapaciteit worden gezien, is dit van invloed op de weerstandsratio. Bij SamenTwente zijn enkele bestemmingsreserves als ‘beklemd’ geoormerkt. Deze bestemmingsreserves worden niet meegenomen in de beschikbare weerstandscapaciteit. Ook de reserves in het kader van Coalition the Willing activiteiten worden niet meegenomen in de beschikbare weerstandscapaciteit. Hieronder treft u overzicht van alle reserves en wordt inzichtelijk gemaakt welke reserves onderdeel vormen van de beschikbare weerstandscapaciteit.

Omschrijving Algemene reserve Resserve MKB-fonds (Agenda van Twente 2008-2017) Reserve Modernisering Twentehuis Totaal Algemene Reserves Egalisatiereserve GGD Twente Egalisatiereserve SOA Poli Reserve afwikkeling GGiD Reserve aanbesteding DD Totaal reserves GGD Twente Egalisatiereserve OZJT Bestemmingsreserve Projecten/werkbudget OZJT Totaal reserve OZJT Egalisatiereserve Veilig Thuis Twente Totaal reserve Veilig Thuis Twente Reserve Bedrijfsvoering Reserve IT-kwetsbaarheid en weerbaarheid Reserve Modernisering Twentehuis Totaal reserves Bedrijfsvoering (Bestuur & Ondersteuning) Reserve Kennispunt Twente Totaal reserves Coalition of the willing Totaal reserves

Verwacht saldo per begin 20255 (bedragen x € 1.000) 86 582 61 729 1.238 122 45 400 1.804 160 223 383 255 255 398 73 82 552 68 68 3.792

Onderdeel van weerstandscapaciteit Ja Nee. Beklemd Nee. Beklemd Ja Ja Nee, beklemd Nee, beklemd Ja Nee, beklemd Ja Ja Nee, beklemd

Nee, beklemd

Tabel 3 Overzicht beschikbare weerstandscapaciteit

Benodigde weerstandscapaciteit (B) De benodigde weerstandscapaciteit bedraagt afgerond in totaal € 2,86 mln. en wordt bepaald door het inventariseren van risico’s. Hieronder treft u een specificatie van de door SamenTwente geïnventariseerde risico’s. Bij de bepaling van de risico’s gaan we uit van de netto bepaling, dat wil zeggen dat de beheersmaatregelen in de kans en impact zijn meegewogen. Hoe deze weging plaatsvindt is uiteengezet in onze “Nota van risicomanagement tot reserves en voorzieningen”.

5

In dit saldo is geen rekening gehouden met mogelijke resultaatbestemming van de jaarrekening 2023.

◄Inhoudsopgave

34

Paragrafen

O m s ch rijv in g ris ico

Ris ico waard e (K an s X I m p act )

K an s

I m p act

38

Is wel eens voorgekomen

€ 50.000 <> € 100.000

In de P&C-cyclus zijn verschillende rapportagemomenten opgenomen, waardoor bijgestuurd kan worden.

105

Onwaarschijnlijk

€ 200.000 <> € 500.000

- investeren in IT personeel en techniek (o.a. monitoring van het systeem, software-hardware op orde, back-ups hebben en deze ook testen. - investeren in bewustwording bij medewerkers - Backups en recovery maatregelen - Uitvoeren Pen-test

53

Waarschijnlijk

€ 50.000 <> € 100.000

- Juridische laten bijstaan door (specialistische) advocaten

Onwaarschijnlijk

€ 50.000 <> € 100.000

Afspraken binnen de coalities over risicodragerschap en over informatievoorziening en bijsturingsmogelijkheden.

Onwaarschijnlijk

€ 200.000 <> € 500.000

Afspraken binnen de VNG met Microsoft om te voldoen aan de richtlijnen van de AVG.

75

Is wel eens voorgekomen

€ 100.000 <> € 200.000

Beh eers m aat regelen Proactief ARBO beleid. Periodieke analyses op ziekteverzuim. Toepassen taakroulatie.

Het risico dat niet begrote kosten gemaakt moeten worden door krapte op de arbeidsmarkt Inclusief interne gevolgen, zoals taakverschuivingen of bijscholing.

315

Zeer waarschijnlijk

€ 200.000 <> € 500.000

- Aantrekkelijk werkgeverschap vergroten - Extra en meer gericht werven - investeren in een strategisch personeelsplanning;recruitment en communicatie

Hoog ziekteverzuim (zowel kort als langdurig) wat leidt tot productieverlies en tijdelijke vervanging

315

Zeer waarschijnlijk

€ 200.000 <> € 500.000

Kort verzuimbeleid, inwerkprocedures, ondersteuning HR, mantelzorgondersteuning, Duurzaame inzetbaarheid.

Het risico op toename van het aantal meldingen bij het Meldpunt zorgwekkend gedrag, waardoor meer personeelskosten gemaakt moeten worden.

-

Onwaarschijnlijk

€ 50.000 <> € 100.000

- flexibiliteit in formatie

Het risico op een grote uitbraak, epidemie of pandemie waardoor extra personeel ingezet moet worden

-

Is wel eens voorgekomen

> € 500.000

Bij een grote uitbraak van een infectieziekte is sterk verhoogde personele inzet noodzakelijk. Deze onverwachte inzet van personeel brengt onvoorziene kosten met zich mee, die vooraf niet in te schatten zijn. Voor de dekking hiervan wordt een beroep gedaan op vergoeding door het Rijk.

75

Is wel eens voorgekomen

€ 100.000 <> € 200.000

Bij uitval korte lijnen met leveranciers door applicatiebeheerders afspraken maken met leveranciers over uitval

38

Is wel eens voorgekomen

€ 50.000 <> € 100.000

Huisvestingsplan, investeringen in huurprijzen vastleggen, contractbeheer, frictiekosten in contracten vastleggen

105

Waarschijnlijk

€ 100.000 <> € 200.000

Sturen op budget, go-no-go momenten inbouwen in aanbesteding en contracten

-

Waarschijnlijk

> € 500.000

-

Zeer onwaarschijnlijk

€ 100.000 <> € 200.000

245

Waarschijnlijk

€ 200.000 <> € 500.000

135

Zeer waarschijnlijk

€ 100.000 <> € 200.000

- flexibiliteit in formatie - specifiek team inrichten voor flexibel op-en afschalen

75

Is wel eens voorgekomen

€ 100.000 <> € 200.000

- Instellen van een reserve - Zorgen voor flexibiliteit in de begroting en realisatie

53

Waarschijnlijk

€ 50.000 <> € 100.000

Sturen op verzuim & re-integratie en onderzoek naar oorzaken langdurig verzuim op afdelingen.

135

Zeer waarschijnlijk

105

Waarschijnlijk

53

Waarschijnlijk

Algem en e res erv e Exploitatierisico: Het risico dat programma exploitatietekorten niet opgevangen kunnen worden in de daarvoor ingestelde bestemmingsreserves. ICT infrastructuur en informatieveiligheid: Het risico op het optreden van een grootschalige datalek, beveiligingslek, hack e.d. Overig: Het risico op juridische procedures en aansprakelijkheid, bezwaarschriften, fraude e.d. Coalities: Het risico dat de coalities waarin SamenTwente deelnemer is niet aan hun financiële verplichtingen kunnen voldoen. Informatiemanagement en Techniek: Het risico dat Microsoft eenzijdig de voorwaarden van de cloudomgeving aanpast. S u b t o t aal Egalis at ieres erv e GGD Twen t e Het risico dat voldaan moet worden aan niet verzekerde verplichtingen (bijv. WW)

105 300

Het risico op productieverlies door onvoldoende werkende GGD specifieke ICT applicaties (MLCAS, HP zone, e.d.) Noodzaak tot verhuizing / verbouwing CB locaties als gevolg van onder andere wijzigende bestemmingsplannen (betreft allemaal huurlocaties) Het risico dat de aanbestedingskosten van het nieuwe Digitaal Dossier hoger uitvallen dan begroot. Het risico op schadeclaims datalek vanuit het landelijk systeem coronabestrijding Het risico op doorlopende verplichtingen zoals personeel en materieel die niet bekostigd kunnen worden vanuit de meerkostenregeling Corona Het risico op wegvallen project opbrengsten, opbrengsten tarief taken en maatwerken en/of de kans op stijging van kosten door meer externe inhuur. Het risico op verhoogde instroom van jeugdigen vanuit het buitenland, waar (deels) geen bijzondere vergoeding tegenover staat Het risico op het uitvoeren van meer soa activiteiten dan bekostigd vanuit de Rijkssubsidie. S u b t o t aal Egalis at ie res erv e Bed rijfs v o erin g P&O: Het risico dat optreedt vanwege niet verzekerde verplichtingen (bijv. WW en vervanging bij langdurig ziekteverzuim). Overig: Het risico dat niet begrote kosten moeten worden gemaakt door krapte op de arbeidsmarkt. Overig: Het risico dat niet begrote kosten worden gemaakt bij het voldoen aan verandering in wet- en regelgeving.

Overig: Het risico onvoorziene prijsstijgingen (licenties, inhuur, energie en materieel). Fiscaal: Het risico dat door veranderende takenpakket van de organisatie het BTW mengpercentage hoger uitvalt dan begroot. S u b t o t aal Egalis at ieres erv e O Z J T

Beh eers m aat regelen

Eventuele schade wordt gedragen door het Rijk - Geen langdurige verplichtingen aangaan. - In samenwerking met andere GGD-en afspraken maken met het Rijk over afloop corona. - Proactief vanuit de uitvoeringsorganisatie de gemeenten en derden benaderen om toegevoegde waarde te tonen en aanvullende financiering te bewerkstelligen. - waar mogelijk flexibiliteit in realisatie en risicoopslag in projecten

1.378 Beh eers m aat regelen

-

€ 100.000 <> € 200.000 € 100.000 <> € 200.000 € 50.000 <> € 100.000

Faciliteren van aantrekkelijk werkgeverschap. Tijdig anticiperen op veranderende wet- en regelgeving en het monitoren hiervan. Contractuele afspraken maken met betrekking tot prijsstijgingen en beheer op de naleving ervan.

Is wel eens voorgekomen

€ 25.000 <> € 50.000

- Toename overhead ramen bij toename van diensten/producten

345 Beh eers m aat regelen

Het risico dat voldaan moet worden aan niet verzekerde verplichtingen (bijv. WW)

38

Is wel eens voorgekomen

€ 50.000 <> € 100.000

Formatieplan afgestemd op structurele dekkingsmiddelen, proactief ARBO beleid en periodieke analyses op ziekteverzuim.

Het risico dat niet begrote kosten worden gemaakt voor noodzakelijke vervanging en inwerken in functies vanwege (langdurig) ziekte en verloop

105

Waarschijnlijk

€ 100.000 <> € 200.000

Kort verzuimbeleid, inwerkprocedures, ondersteuning HR, mantelzorgondersteuning, duurzame inzetbaarheid, formatie afgestemd op taken en kortcyclische monitoring ziekteverzuimcijfers.

53

Waarschijnlijk

€ 50.000 <> € 100.000

Proactief arbeidsmarktbeleid voeren, HR strategie

135

Zeer waarschijnlijk

€ 100.000 <> € 200.000

Bij de kwartaalrapportage wordt inzicht gegeven in gemaakte juridische kosten. Daarnaast bij incidenten vooraf afspraken maken over dekking met betrokken partijen. Prominente rol voor juristen bij inkoop.

53

Waarschijnlijk

€ 50.000 <> € 100.000

Duidelijke afspraken maken, periodiek evalueren en waar nodig aanpassingen doorvoeren

105

Waarschijnlijk

€ 100.000 <> € 200.000

Formatieplan afgestemd op structurele dekkingsmiddelen, proactief ARBO beleid en periodieke analyses op ziekteverzuim.

105

Waarschijnlijk

€ 100.000 <> € 200.000

Kort verzuimbeleid, inwerkprocedures, ondersteuning HR, mantelzorgondersteuning, duurzame inzetbaarheid, formatie afgestemd op taken en kortcyclische monitoring ziekteverzuimcijfers.

68

Zeer waarschijnlijk

€ 50.000 <> € 100.000

105

Waarschijnlijk

€ 100.000 <> € 200.000

68

Zeer waarschijnlijk

€ 50.000 <> € 100.000

Het risico dat niet begrote kosten gemaakt moeten worden door krapte op de arbeidsmarkt Het risico dat er niet begrote kosten worden gemaakt naar aanleiding van incidentmanagement bij (bovenregionaal) contractmanagement (ontbindingen, ingebrekestellingen, juridische procedures, failissementen, bovenregionale gesprekken, second opinions accountant) en bij inkoop. Het risico dat de tarieven van Kennispunt harder stijging dan de prijscompensatie van OZJT S u b t o t aal Egalis at ieres erv e Veilig Th u is Twen t e

383 Beh eers m aat regelen

Het risico dat voldaan moet worden aan niet verzekerde verplichtingen (bijv. WW en langdurig ziekteverzuim). Het risico dat niet begrote kosten worden gemaakt voor noodzakelijke vervanging en inwerken in uitvoeringsfucties vanwege ziekte en verloop Het risico dat niet begrote kosten gemaakt moeten worden door krapte op de arbeidsmarkt. Fluctuaties in aantallen meldingen en adviesvragen. Het risico dat er capaciteit van VTT vrijgespeeld moet worden om een bijdrage te leveren aan de door het Rijk voorziene veranderingen in de jeugdzorgketen S u b t o t aal To t aal o m v an g ris ico 's

Geen directe invloed op de arbeidsmarkt. Opstellen strategische HR agenda. Aantrekkelijk werkgeverschap Maandelijks monitoren van aantal meldingen en adviesvragen en daarop anticiperen. Flexibiliteit creeren in de formatie. Geen of beperkte directe invloed op wijzigingen in het beleid door het Rijk.

450 2.855

Tabel 4 Samenvattend overzicht geïnventariseerde risico's.

◄Inhoudsopgave

35

Paragrafen

Samengevat komt het totaal aan beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit (niet zijnde beklemd) neer op: Verwachte beschikbare Benodigde Omschrijving (bedrag in €1.000) Ratio weerstandscapaciteit weerstandscapaciteit Algemene reserve 86 300 0,3 Egalisatiereserve GGD Twente 1.360 1.378 1,0 Egalisatiereserve OZJT 160 383 0,4 Egalisatiereserve Veilig Thuis Twente 255 450 0,6 Egalisatie reserve Bedrijfsvoering 398 345 1,2 Totaal 2.259 2.855 0,8 Scenario’s weerstandsvermogen Ondanks dat we een grondige aanpak hanteren voor het inschatten van risico’s, blijft deze inschatting deels subjectief. Om het beeld van onze financiële weerbaarheid verder te versterken, is het relevant te laten zien hoe de weerstandsratio zich ontwikkelt indien tegenvallers zich zouden voordoen aanvullend op de ingeschatte risico’s. Dit kunnen grote tegenvallers zijn. Denk daarbij aan mogelijke tegenvallers uit ontwikkelingen die in de ontwikkelingsbrief van 2025 zijn genoemd maar nog niet gekwantificeerd zijn. Maar ook aan mogelijke tegenvallers in de exploitatie of aan het versneld afschrijven van activa. Dit soort tegenvallers hebben invloed op de hiervoor gepresenteerde inkijk in de weerstandsratio. De gevolgen voor de weerstandsratio zijn hieronder opgenomen om een beeld te geven hoe volatiel de weerstandsratio is. Daarbij zijn een drietal scenario’s doorgerekend: 1.

Een incidentele tegenvaller van € 0,5 miljoen leidt tot een weerstandsratio van 0,6 2. Een incidentele tegenvaller van € 1 miljoen leidt tot een weerstandsratio van 0,4 3. Een incidentele tegenvaller van € 2 miljoen leidt tot een weerstandsratio van 0,1 Naar aanleiding van deze doorrekening kan geconcludeerd worden dat een grote incidentele tegenvaller nog intern opgevangen kan worden. Om dit op te vangen zou wel praktisch al het weerstandsvermogen ingezet moeten worden. Structurele tegenvallers kunnen niet opgevangen worden omdat er geen structurele ruimte is binnen de begroting. In een dergelijk scenario is bijsturing in overleg met het algemeen bestuur noodzakelijk. Beleidsvoornemens • We werken aan een nieuw kader voor risicomanagement en beleid. Deze wordt in 2024 vastgesteld. Hierin hebben we aandacht voor onze maatschappelijke en strategische opgaven. Een kader dat integraal risico management verder versterkt. • Implementeren van een nieuw integraal risicomanagementsysteem. We gaan een nieuw systeem onderzoeken die risicomanagement op alle niveaus moet ondersteunen en inzicht moet geven in de mate waarin we in control zijn op de verschillende soorten risico’s.

8.1.1 Financiële Kengetallen Het BBV schrijft voor dat in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ook een set aan verplichte financiële kengetallen wordt opgenomen. Financiële kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Structurele exploitatieruimte Solvabiliteitsratio

◄Inhoudsopgave

Begroting Raming Raming Raming 2025 2026 2027 2028 -1,7% -1,9% -2,3% -1,5% -1,7% -1,9% -2,3% -1,5% 0% 0% 0% 0% 18,8% 17,2% 17,9% 17,7%

36

Paragrafen

Netto schuldquote (-1,7%) Deze ratio weerspiegelt het niveau van de schuldenlasten ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een laag percentage is veelal gunstig. Omdat bij leningen onzekerheid kan bestaan of ze allemaal worden terugbetaald, wordt dit kengetal zowel berekend inclusief (gecorrigeerd) als exclusief de doorgeleende gelden. Samen met de solvabiliteitsratio is de netto schuldquote het meest bepalend voor de financiële gezondheid. De netto schuldquote laat zien dat de druk van rentelasten en de aflossingen op de exploitatie erg laag is. Volgens de signaleringswaarden zit dit percentage logischerwijs in de minst risicovolle klasse (<90%). Onze organisatie is geen kapitaalintensieve organisatie. Wij hebben één langlopende geldlening, afgesloten door één van de rechtsvoorgangers van Regio Twente (rechtsvoorganger van SamenTwente). Verder zijn er ook geen kortlopende geldleningen en wordt voor financiering zowel voor de korte termijn als de lange termijn gebruik gemaakt van interne middelen. Het niet aantrekken van externe middelen is geen doel op zich. Maar het is tot op heden mogelijk geweest om te kunnen financieren vanuit het eigen vermogen.

Netto schuldquote gecorrigeerd voor uitgeleend geld (-1,7%) Om inzicht te verkrijgen in hoeverre sprake is van doorlenen, wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Op die manier wordt duidelijk in beeld gebracht wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast. De verwachting is immers dat deze middelen op termijn terugvloeien. De wijze waarop de netto schuldquote gecorrigeerd voor de uitgeleende gelden wordt berekend, is gelijk aan de netto schuldquote, met dien verstande dat bij de financiële activa (cf. art. 36 BBV lid b, c, d, e en f) ook alle verstrekte leningen aan verbonden partijen en andere verstrekte leningen worden opgenomen. De netto schuldquote is nu gecorrigeerd voor uitgeleend geld vanuit de verstrekte MKB-fonds kredieten. De verwachting is dat in 2025 de laatste lening wordt afgelost waardoor er geen effect meer is op de schuldquote. De netto schuldquote inclusief uitgeleend geld laat zien dat de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie nog steeds laag is. Structurele exploitatieruimte (0%) Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte wij hebben om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten en structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Onze begroting wordt ieder jaar sluitend opgesteld.

Er is daarom geen sprake van structurele ruimte in de exploitatie. Bovenstaand figuur laat zien dat de structurele exploitatieruimte nihil is. Hieruit blijkt dat meerjarig de structurele lasten gedekt worden door de structurele baten, of door onttrekkingen uit reserves. Solvabiliteit (18,8%) Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin SamenTwente in staat is aan de financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves en het resultaat uit het overzicht baten en lasten. Met het kengetal solvabiliteit wordt beoordeeld in hoeverre het bezit op de linkerzijde van de balans schuldenvrij is. Een veilige marge van de solvabiliteit is volgens de signaleringswaarden een percentage tussen 20% - 50%. Ons ratio zit net onder de veilige marges. Beoordeling onderlinge verhouding kengetallen Een afzonderlijk kengetal zegt weinig over hoe de financiële positie moet worden beoordeeld. De kengetallen zullen daarom altijd in samenhang moeten worden bezien. Daarnaast zegt een momentopname van een kengetal ook nog niet zo heel veel, maar voor de beoordeling is het vooral van belang om de trendmatige ontwikkeling te volgen. Daarom wordt inzicht gegeven in de meerjarige kengetallen.

Van alle kengetallen zijn voor ons de solvabiliteitsratio en de netto schuldquote de meest bepalende voor de financiële gezondheid van de organisatie. De solvabiliteit is redelijk goed. De netto schuldquote is laag en dit geeft aan dat de organisatie goed in staat is om zijn schulden te kunnen betalen

◄Inhoudsopgave

37

Paragrafen

(de schuldenlast in relatie tot de baten is erg laag). De structurele exploitatieruimte laat zien dat de baten en lasten structureel in evenwicht zijn. Maar mocht dit evenwicht tijdelijk verstoord raken dan blijkt uit de solvabiliteitsratio dat de organisatie dit tijdelijk (beperkt) zelf kan opvangen.

◄Inhoudsopgave

38

Paragrafen

8.2 Onderhoud kapitaalgoederen Wij streven ernaar om de onderhoudstoestand van al onze kapitaalgoederen optimaal te houden. Hierbij gaat het vooral om onderhoud aan: • Gebouwen (incl. meubilair en inrichting) • Hard- en software • Medische apparatuur Gebouwen Onze organisatie heeft geen gebouwen in eigendom. De hoofdvestiging in Enschede (Twentehuis) en de nevenvestigingen van de JGZ (consultatiebureaus) worden gehuurd. Met betrekking tot onderhoud zijn met de eigenaren van de panden afspraken gemaakt en komen voor rekening van de verhuurders. De kwaliteit van de gebouwen die we huren werkt stimulerend voor het primaire proces. Daarom investeren wij zelf periodiek in meubilair en de inrichting. Dit geldt zowel voor het Twentehuis als onze nevenlocaties (consultatiebureaus). De afschrijvingskosten van het Twentehuis inclusief de kantine zijn geraamd op € 256.000. Afschrijvingskosten van de consultatiebureaus zijn geraamd op € 105.000. Hard- en software Voor het onderhoud aan hard- en software wordt geen voorziening gevormd, maar worden de kosten in de exploitatie genomen. De bedrijfsmiddelen worden regelmatig vervangen en hiervoor zijn afschrijvingskosten geraamd. In 2025 is hiervoor een bedrag geraamd van € 372.000. Medische apparatuur Voor onderhoud van de medische apparatuur van de jeugdgezondheid en algemene gezondheidszorg zijn onderhoudscontracten afgesloten.

Voor vervanging zijn afschrijvingskosten geraamd van ongeveer € 51.000 in 2025.

8.3 Bedrijfsvoering Als ambtelijke organisatie streven we naar de beste dienstverlening voor de Twentse inwoners. Om dit te realiseren is een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering cruciaal. De beleidsinhoudelijke ambities en indicatoren voor Bedrijfsvoering zijn opgenomen onder programma Bestuur & Ondersteuning. Formatie 2025 GGD Twente OZJT Veilig Thuis Twente Bestuur & Ondersteuning Totaal

Fte 235 19 62 72 388

8.3.1 Rechtmatigheidsverantwoording In de jaarrekening van 2023 heeft het dagelijks bestuur voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. Dit is een belangrijke ontwikkeling die we al enige tijd hebben voorbereid. Met het algemeen bestuur en de auditcommissie is afgesproken dat we in 2024 de bestuurlijke uitgangspunten (zoals de rapporterings- en verantwoordingsgrens en ambitieniveau) gaan evalueren. Dit zal waarschijnlijk impact hebben op de uitvoering in 2025.

◄Inhoudsopgave

39

Paragrafen

8.3.2 Versterking informatiebeveiliging, -management en privacy Zoals u in de paragraaf Begroting in één oogopslag heeft kunnen lezen hebben wij een plan van aanpak opgesteld met ambities en acties die we in de periode 2025-2028 willen realiseren op het gebied van informatiebeveiliging,- management en privacy. Cruciaal hiervoor is dat de extra geldvraag van € 1,23 miljoen definitief wordt goedgekeurd. Ambitie 2025-2028 SamenTwente heeft de ambitie om de informatieveiligheid structureel naar een hoger niveau te brengen. Als de randvoorwaarden door implementatie van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en de NEN7510 op orde zijn, verhoogt dit de digitale weerbaarheid van SamenTwente. Daarbij helpt deze inzet het management en bestuur bij het nemen van zijn verantwoordelijkheid en het uitvoering geven aan informatiebeveiliging. Voldoen aan de NEN7510 is al wettelijk verplicht; voldoen aan de BIO2.0 wordt wettelijk verplicht (implementatie van de NIS2-richtlijn in de Wet Bescherming Netwerk- en InformatieSystemen, Wbni). De Wbni zal ook voor het bestuur van SamenTwente grote gevolgen hebben. Zo wordt het bestuur verplicht zich te scholen inzake cyberbeveiliging (weerbaarheid) en aansprakelijk indien het onvoldoende maatregelen voor informatie- en systeembeveiliging neemt. Hierop zal ook toezicht gaan plaatsvinden en kan de toezichthouder boetes opleggen.

I-Visie De ambities en opgaven van SamenTwente raken inmiddels altijd aan ICT en/of data. Met het groeiende belang van ICT en data ontstaan organisatorische kansen en nemen de risico’s rond thema’s als Informatiebeveiliging en Privacy toe. Daarom is het nodig om een heldere visie op informatievoorziening te hebben: een I-visie. Deze I-visie helpt doelen en ambities te realiseren op een digitale, toekomstgerichte en tegelijkertijd verantwoorde en veilige manier. Met deze I-visie is er regie in de snel veranderende en kansrijke wereld van informatievoorziening. Met de I-Visie en de daaronder liggende beleidsplannen op het gebied van Informatie Management- en Beveiliging en Privacy is er focus op de volgende speerpunten: • Voldoen aan wetgeving en normen voor informatiebeveiliging en privacy (AVG, BIO, NEN7510). • Procesoptimalisatie- en automatisering. • Vernieuwen (informatie-gedreven werken en robotisering). • Borgen van privacy-beginselen zoals rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie. • Juiste en continue afstemming tussen (informatie) behoeftes vanuit de organisatie en ITdienstverlening. Realisatie ambitie en visie Om tot een realisatie van de visie en ambitie te komen, zullen er keuzes moeten worden gemaakt. De beschikbare structurele formatie in de komende jaren zal mede bepalen wat daarin realistisch zal zijn. En ook welke risico's worden geaccepteerd.

Om tot het realiseren van de visie en ambitie te komen zullen er drie hoofdthema's worden onderscheiden: informatiemanagement, informatiebeveiliging en privacy. Van onderuit zullen deze thema's worden benaderd en opgebouwd om de weerbaarheid te verhogen en de kwetsbaarheid te verminderen. Informatiemanagement Binnen dit thema zal allereerst een architectuur raamwerk moeten worden ontworpen om aan de hand van dit raamwerk te kunnen anticiperen op de veranderende omstandigheden, zoals bijvoorbeeld weten regelgeving. Onderwerpen die daarin ingeregeld moeten worden: • Harmoniseren werkprocessen en applicatierationalisatie. • Portfoliomanagement. • Referentiemodel Informatiemanagement ten behoeve van integratie business en IT.

◄Inhoudsopgave

40

Paragrafen

• •

Robuust- en wendbare infrastructuur. Informatie gestuurd werken met KPI sturing.

Informatiebeveiliging Binnen dit thema zal de focus worden gericht op het inrichten van een Information Security Management System (ISMS) ten behoeve van de governance en compliance van SamenTwente. Daarvoor moeten de volgende activiteiten worden ondernomen: 1. Opstellen van een beleidsraamwerk voor informatiebeveiliging. 2. Vaststellen Proces en Informatieclassificatie. 3. Veilige bedrijfsvoering en Veilige architectuur. 4. Risicomanagement middels de plan-do-check-act cycle: het afwegen van de organisatiebelangen tegen relevante dreigingen. 5. Bedrijfscontinuïteit, weerstandsvermogen en vermogen tot herstel. 6. Training en bewustwording. 7. Rapportage middels meetgegevens (metrics). Privacy Binnen dit thema zal de focus worden gericht op de governance en compliance van SamenTwente. Daarvoor moeten de volgende activiteiten worden ondernomen: • Uitwerken privacy beleid in richtlijnen en procedures. • Implementeren procedures en versterken proceseigenaarschap. • Verhogen privacy-bewustzijn (awareness) medewerkers. • Actualiseren verwerkingsregister en inhaalslag DPIA’s maken. • Inrichten van een Privacy-Informatie Management System (PIMS) voor het bijhouden van de registers datalekken en rechten betrokkene en voor de verwerkingsregisters, DPIA’s, verwerkingsovereenkomsten en privacy-verklaringen. • Inrichten risicobeheer en rapportages.

Samenwerking in Twente en landelijk SamenTwente is van mening dat thema’s als informatieveiligheid en privacy niet meer alleen op het niveau van een individuele gemeenschappelijke regeling of gemeente opgepakt kunnen worden. Daarom willen wij optrekken met andere Twentse gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. In de regio wordt onder andere samengewerkt in het Platform Directeuren Bedrijfsvoering. Vanuit dat Platform neemt SamenTwente met andere Gemeenschappelijke Regelingen (GR’en) ook het initiatief om het thema informatiebeveiliging op de regionale agenda te krijgen. Een andere mooie en succesvolle samenwerking in de regio is het IT Platform Twente. SamenTwente neemt daarin actief deel en heeft zitting in de stuurgroep. Daar waar mogelijk sluit SamenTwente vanuit dit platform aan bij de regionale samenwerking. Wat de samenwerking voor de aangesloten GR’en wel uitdagend maakt, is dat bij een forse investering een GR eerst naar het algemeen bestuur moet en daarna naar de gemeenteraden voor een zienswijze procedure, om deel te kunnen nemen aan een door de gemeenten ambtelijk voorgestelde samenwerking. Dit is een gevolg van de financieringssystematiek rondom GR’en. Landelijke samenwerking Ook landelijk wordt continu proactief de samenwerking gezocht. Bijvoorbeeld in de landelijke koepels van VTT en met name GGD organisaties.

◄Inhoudsopgave

41

Paragrafen

8.4 Openbaarheidsparagraaf De openbaarheidsparagraaf is een nieuwe verplichte paragraaf die voortkomt uit artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo). De wet is bedoeld om bestuursorganen transparanter te maken en zo het belang van openbaarheid van publieke informatie beter te dienen. Om tot deze transparantie te komen dient informatie beter vindbaar en uitwisselbaar te worden. In onderstaande paragrafen wordt op drie thema’s (actieve openbaarmaking, passieve openbaarmaking en de verbetering van de informatiehuishouding) toegelicht welke beleidsvoornemens er zijn voor 2025 om de transparantie te bevorderen. Actieve openbaarmaking Onder actieve openbaarmaking verstaan we de activiteiten die ondernomen zijn om informatie uit eigen beweging openbaar te maken voor de samenleving. In 2025 bestaan hiervoor de volgende beleidsvoornemens: Inventarisatie van documenten: per afdeling en team inventariseren welke stukken gepubliceerd moeten worden. Werkproces inregelen: om te zorgen dat publicaties actueel blijven, moet dit als permanent proces in de organisatie geborgd worden. Er moet dus een proces worden ingeregeld om (per team) te openbaren stukken bij te houden en mogelijk te automatiseren. Passieve openbaarmaking Onder passieve openbaarmaking verstaan we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een Woo-verzoek.

Afhandeling Woo-verzoeken: mogelijk zoek & vind-tool inregelen op het zaaksysteem. Mogelijk nieuwe aanbesteding anonimiseringssoftware vereist. Herinrichting digitale informatiehuishouding (duurzaam toegankelijk) Het herinrichten van de informatiehuishouding heeft tot doel ook de digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken om – ook op termijn – aan de openbaarheidseisen te kunnen voldoen. De laatste punten uit de Woo-nulmeting realiseren. Implementeren van beleidsstukken opgesteld in vervolg op de Woo-nulmeting.

◄Inhoudsopgave

42

Paragrafen

8.5 Verbonden partijen Deze paragraaf geeft inzicht in ‘derde rechtspersonen’ waarmee wij een bestuurlijke en financiële band hebben. Deze band is er door participatie in een vennootschap of deelneming in een stichting. Met een bestuurlijk belang wordt bedoeld een zetel in het bestuur van een deelneming of stemrecht. Met een financieel belang wordt bedoeld dat wij middelen ter beschikking hebben gesteld en die zullen verliezen bij faillissement van de verbonden partij en/of als financiële problemen bij de verbonden partij op ons kunnen worden verhaald. Van een financieel belang is ook sprake als wij bij liquidatie van een derde rechtspersoon middelen uitgekeerd kunnen krijgen. Belangrijkste ontwikkelingen Het algemeen bestuur heeft in november 2022 besloten om te stoppen met de ontwikkeling van het GGiD. Voor het exploiteren van deze investering heeft GGD Twente samen met de GGD’en Utrecht en Hollands Noorden een coöperatie opgericht. Omdat de ontwikkeling van het GGiD is gestopt, is onze verwachting dat er vanaf 2024 geen sprake zal zijn van een financieel belang. De coöperatie zal ook opgeheven worden en daarom is onze verwachting dat vanaf 2025 dit geen verbonden partij meer is. GGD GHOR Nederland statutair gevestigd te Utrecht 1. Doelstelling en openbaar belang

2.

Bestuurlijk belang

3.

Financieel belang

4.

Risico’s

◄Inhoudsopgave

Informatie GGD GHOR Nederland is de koepelorganisatie van de GGD'en en de GHOR-bureaus. Vanuit GGD GHOR Nederland wordt, voor en in samenspraak met de GGD’en, de lobby en belangenbehartiging voor de GGD’en gedaan richting politiek en stakeholders. Daarnaast voert GGD GHOR Nederland projecten uit, die vanuit efficiency oogpunt centraal moeten worden uitgevoerd en die randvoorwaarden en producten opleveren waarmee de GGD’en hun werkzaamheden kunnen verrichten. In het BBV is opgenomen dat per verantwoorde verbonden partij de omvang van het eigen en vreemd vermogen aan het begin en aan het eind van het begrotingsjaar wordt verantwoord. In de begroting van deze verbonden partij zijn deze gegevens niet opgenomen. Het hoogste orgaan van GGD GHOR Nederland is de Raad van DPG'en. Hierin worden de 25 GGD’en en GHOR-bureaus vertegenwoordigd door hun Directeur Publieke Gezondheid (DPG). Het dagelijks bestuur bestaat uit 4 leden van het algemeen bestuur. Jaarlijks wordt een contributie betaald aan GGD GHOR Nederland gebaseerd op een bijdrage per inwoner. Er is geen prognose bekend over het eigen vermogen aan het begin en einde van boekjaar 2025. Een beperkte mate van beïnvloedbaarheid in de bedrijfsvoering is mogelijk via de afvaardiging van de Directeur Publieke Gezondheid in zowel de vergadering van DPG-en als het presidium.

De financiële bijdrage is jaarlijks geraamd, waardoor het financiële risico ook laag is. Aangezien zowel het bestuurlijke risico als het financiële risico laag is, is de totale risico score ook laag.

43

Paragrafen

8.6 Financiering De uitvoering van programma’s wordt mede ondersteund door de financieringsfunctie. Deze functie voorziet in de financieringsbehoefte bij de uitvoering van beleidstaken, door het zo nodig aantrekken van externe financieringsmiddelen, dan wel het beheren en uitzetten van gelden die daarvoor niet direct nodig zijn. Het beleid omtrent de treasuryfunctie is vastgelegd in het door het algemeen bestuur vastgestelde treasurystatuut. Inzicht in rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente Onderstaande tabel geeft voor het begrotingsjaar 2025 inzicht in de rentelasten, rentebaten en de toerekening van de omslagrente. Schema rentetoerekening 2025 (bedragen x € 1.000) Bedrag a. Externe rentelast langlopende lening 42 b. Externe rente baten MKB-fonds geldleningen 0 Saldo rentelasten en rentebaten (a-b) 42 Aan taakvelden toe te rekenen rente 42 c1. Rente over eigen vermogen 0 c2. Rente over voorzieningen 0 Totaal geraamde aan taakvelden toe te rekenen rente 42 d. Aan taakvelden toe te rekenen rente (renteomslag %) 1,2% Toe te rekenen rente aan taakvelden (in €) 42 e. Verwacht renteresultaat op taakveld treasury 0 Tabel 5 Renteschema

Berekening voor-gecalculeerde omslagpercentage 2025 (bedragen x € 1.000) Boekwaarde materiële vaste activa begin 2024 Verwachte vervangingsinvesteringen 2024 Verwachte afschrijvingen 2024 Verwachte boekwaarde materiële vaste activa begin 2025 (A) Toe te rekenen rente (B) Voor gecalculeerde omslagpercentage 2025 (B/A)

Bedrag 3.221 592 392 3.422 42 1,2%

Tabel 6 Renteomslagpercentage

De uitvoering van het financieringsbeleid vindt plaats binnen de kaders zoals gesteld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Om vooral de financieringsrisico’s te beperken is in de Wet FIDO een tweetal instrumenten opgenomen, te weten de rente risiconorm en de kasgeldlimiet. Door de bepalingen van de Wet FIDO worden gemeenschappelijke regelingen verplicht alle geldelijke overschotten bij het Ministerie van Financiën te beleggen (schatkistbankieren).

◄Inhoudsopgave

44

Paragrafen

Renterisiconorm De rente risiconorm bepaalt dat jaarlijks maximaal 20% van het begrotingstotaal onderhevig mag zijn aan renteherziening en herfinanciering. Hiermee is een maximumgrens gesteld aan het renterisico op de langlopende lening portefeuille. Van renteherziening is sprake als in de leningsovereenkomst is bepaald dat de rente gedurende de looptijd in een bepaald jaar zal worden aangepast. Herfinanciering is het aangaan van een nieuwe lening om de oude af te lossen. De rente risiconorm beperkt dus de aflossingen op de bestaande leningenportefeuille. In onderstaande tabel is de renterisiconorm uiteengezet.

1 2 3 4 5

Omschrijving (bedragen x € 1.000) Begrotingstotaal (excl. mutaties reserves) Rente risiconorm (20% van 1) Renteherziening Aflossing Rente risico (3+4)

6

Ruimte onder renterisiconorm (2-5)

Nr.

Begroting 2025

Raming 2026

Raming 2027

Raming 2028

62.836 12.567 188 188 12.380

65.532 13.106 197 197 12.909

61.254 12.251 208 208 12.043

63.340 12.668 218 218 12.449

Tabel 7 Renterisiconorm

Omdat wij slechts één langlopende geldlening hebben is het risico op renteaanpassing nihil. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is in de wet FIDO opgenomen om de directe gevolgen van een snelle rentestijging te beperken. De kasgeldlimiet bepaalt dat gemeenschappelijke regelingen hun financieringsbehoefte voor slechts een beperkt bedrag met kortlopend vreemd vermogen mogen financieren. De norm is in de wet gesteld op 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten (excl. de stortingen in de reserves). Het percentage wordt berekend als een kwartaalgemiddelde.

1 2

Omschrijving (bedragen x € 1.000) Begrotingstotaal (excl. mutaties reserves) Vastgesteld percentage

3

Kasgeldlimiet (1x2)

Nr.

Begroting 2025 62.836 8,2%

Raming 2026 65.532 8,2%

Raming 2027 61.254 8,2%

Raming 2028 63.340 8,2%

5.153

5.374

5.023

5.194

Schatkistbankieren Uit oogpunt van doelmatigheid is in de Wet FIDO een drempelbedrag opgenomen. Hiermee kan een bepaald bedrag buiten de schatkist worden gehouden. Dit drempelbedrag is bepaald op 2,2% van het begrotingstotaal voor wijziging. Voor SamenTwente komt dit in 2025 neer op € 1,38 miljoen. Liquiditeitsplanning en financieringsbehoefte Door het beperkte aantal en omvang van de investeringen ontstaan bij onze organisatie slechts geringe schommelingen in de financieringsbehoefte. De exploitatie uitgaven zijn min of meer gelijkmatig verdeeld over het jaar. Dit geldt voor een normale going-concern situatie. Voor de baten wordt de liquiditeitspositie met name bepaald door de gemeentelijke bijdragen. Deze wordt per kwartaal vooraf in rekening gebracht. Vervangingsinvesteringen worden in beginsel gedekt vanuit de vrijvallende afschrijvingslasten. Deze investeringen financieren wij vanuit de overtollige liquide middelen. Hiervoor worden in beginsel geen leningen aangetrokken. We hanteren het principe van totaalfinanciering. De organisatie wordt bij financieringsbehoefte beschouwd als één geheel. Hiermee worden de rentekosten geminimaliseerd en de risico’s hiervan beperkt. Indien het toch noodzakelijk is om extern financiering aan te trekken, is het uitgangspunt hierbij dat de reguliere exploitatie uitgaven gedekt horen te worden uit de lopende

◄Inhoudsopgave

45

Paragrafen

banksaldi. Voor lopende terugkerende uitgaven zoals lonen en onderhoudskosten wordt dus niet geleend. Leningen zullen aangetrokken worden voor de financiering van de investeringen (die geactiveerd worden). Hieruit vloeit dan ook voort dat de omvang van de leningenportefeuille in basis niet groter zal zijn dan de totale omvang van de materiële vaste activa op de balans (de gouden regel). Nieuwe leningen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning.

◄Inhoudsopgave

46

Financiële begroting

9

Financiële begroting 9.1 Overzicht van baten en lasten 2025 Overzicht van baten en lasten Bedragen X € 1.000 Baten

Realisatie 2023 Lasten

Saldo

Begroting na wijziging 2024 Baten Lasten Saldo

Begroting 2025 Lasten

Baten

Saldo

Programma`s excl. overhead GGD Twente OZJT Veilig Thuis Twente Bestuur & Ondersteuning Veranderopdracht Coalition of the willing (CoW) Subtotaal programma's excl. overhead Overhead Totaal programma's incl. overhead Treasury Gemeentelijke bijdrage Totaal algemene dekkingsmiddelen Totaal saldo van baten en lasten

17.483 1.301 3.093 201 71 3.273 25.423 6.088 31.511 491 34.482 34.973 66.484

34.547 3.644 5.887 382 151 3.013 47.623 19.482 67.106 8.100 8.100 75.206

17.0642.3432.79418179261 22.20013.39435.5957.61034.482 26.872 8.722-

6.416 1.303 2.736 232 2.578 13.265 1.728 14.993 19 37.764 37.783 52.776

25.416 3.741 5.236 465 2.229 37.087 15.715 52.802 19 19 52.821

19.0002.4382.500233350 23.82213.98837.80937.764 37.764 45-

6.013 1.480 3.278 244 8.396 19.411 1.288 20.699 0 42.137 42.137 62.836

26.750 3.921 6.061 601 7.972 45.305 17.576 62.881 62.881

20.7372.4412.783356424 25.89416.28842.1820 42.137 42.137 45-

Mutaties reserves GGD Twente OZJT Veilig Thuis Twente Bestuur & Ondersteuning Veranderopdracht Coalition of the willing Totaal mutaties reserves

198 318 36 8.322 116 8.990

0 0

198 318 36 8.322 116 8.990

45

-

45

-

45 45

45 45

-

45 45

Resultaat

75.474

75.206

267

52.821

52.821

-

62.881

62.881

-

Tabel 8 Overzicht van baten en lasten

47 ◄Inhoudsopgave

47

Financiële begroting