Bijlage 6 Interbestuurlijk Toezicht

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Hellendoorn 2023 Totaalbeeld Hellendoorn: groen Financiën

Wabo

Wro

Informatie- en archiefbeheer

Huisvesting statushouders

Erfgoed

Oranje

Groen

Groen

Oranje

Groen

Groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, wil de provincie deze taak samen met gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is uitgangspunt van de herziene Overijsselse bestuursovereenkomst IBT (2022). Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit haar eigen rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Overijsselse interbestuurlijk toezicht heeft betrekking op de domeinen Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Erfgoed. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Beoordelingskader IBT Basis voor de beoordeling is het IBT beoordelingskader zoals dat in 2022 is gehanteerd. Kanttekening hierbij is dat in het huidige beoordelingskader nog geen rekening is gehouden met de nieuwe Omgevingswet, omdat deze nog niet in werking is getreden. De komende maanden zal de provincie in overleg met gemeenten bezien wat de mogelijke doorwerking van deze wet zal zijn op het IBT beoordelingskader voor 2024.

Totaalbeeld van de gemeente: groen De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het voorliggende integrale totaalbeeld. Dit totaalbeeld is het gewogen gemiddelde van de genoemde zes domeinen. De kleur van het totaalbeeld is dit jaar groen. In 2021 en 2022 was het beeld respectievelijk oranje en groen. De kleuring heeft een signaalfunctie, en is niet bedoeld als ‘goed’ of ‘fout’. Wanneer een domein oranje of rood kleurt, dan betekent dat dat de provincie risico’s ziet waarop actie nodig is. Zoals afgesproken in de Bestuursovereenkomst IBT en het bijbehorende IBT-beoordelingskader gaat de provincie daarover in gesprek met de gemeente. Beelden op de afzonderlijke domeinen De domeinen Wabo, Wro, Huisvesting Statushouders en Erfgoed kleuren groen. Voor deze domeinen geldt dat de gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria. Voor het domein Wabo geldt dat er verbeterpunten worden genoemd, waar de gemeente het komende jaar aan kan werken. Deze zullen aan de orde komen tijdens de reguliere ambtelijke gesprekken tussen de provinciale en gemeentelijke domeintrekkers. De domeinen Financiën en Informatie- en Archiefbeheer kleuren oranje. Voor het domein Financiën geldt dat de begroting 2023 structureel en reëel sluitend is. De meerjarenraming vertoont tekorten.

Na een kritische zelfanalyse en tijdens de archiefinspectie zijn voor het domein Informatie- Archiefbeheer enkele aandachtspunten naar boven gekomen die het oordeel 'groen’ niet langer rechtvaardigen. Dit leidt op basis van het toetsingskader tot de kleur ‘oranje’. Inmiddels is een zeer adequaat verbeterplan opgesteld en worden de aandachtspunten in hoog tempo aangepakt. Voor deze oranje domeinen geldt dat de provincie, zoals hiervoor is aangegeven, het inhoudelijke gesprek wil voeren met de gemeente over de gesignaleerde risico’s.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling De begroting 2023 is structureel en reëel sluitend. Dit betekent dat de gemeente onder het reguliere (repressieve) toezicht valt en de begroting 2023 zonder onze goedkeuring kan uitvoeren. De meerjarenraming vertoont tekorten. Daarnaast is er geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Het bovenstaande heeft erin geresulteerd dat de kleuring in het IBT beeld voor het domein financiën oranje is.

Oranje

Toezichtregime: oranje 1. De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, 2. De geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, 3. Er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Context Hellendoorn heeft het jaar 2021 afgesloten met een zeer voordelig resultaat, met name door een aantal incidentele meevallers. Het positieve resultaat wordt toegevoegd aan de algemene reserve. De gemeente beschikt over voldoende weerstandsvermogen. De Programmabegroting 2023 is financieel sluitend tot en met 2025. Door de extra middelen uit het gemeentefonds tot en met 2025 kunnen de eerdere tekorten worden opgevangen. De financiële ontwikkelingen vanaf 2026 zijn onzeker door onduidelijkheid over het gemeentefonds en de huidige crises op het gebied van klimaat, energie, mondiale politiek, de oorlog in Oekraïne en vluchtelingen.

Intensiteit toezicht: gemiddeld o Begroting vergt geen goedkeuring. o Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. o Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). o Monitoren van herstelmaatregelen/begrotings wijzigingen. o Het zijn van sparringpartner. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

Toelichting beoordeling Naast het aanwezig zijn van een structureel en reëel evenwicht in de begroting 2023 constateren wij dat: de gemeente gebruik maakt van de mogelijkheid om voor de jaren 2024 tot en met 2026 een stelpost "verwachte extra middelen Jeugd” op te nemen, conform de afspraak van het Rijk, de VNG en het IPO maar voor minder dan de toegestane 100%. De stelpost is opgenomen in het structurele beeld van de gemeente. Het opnemen van de stelpost brengt een risico met zich mee omdat de extra middelen niet structureel zijn opgenomen in het gemeentefonds; de gemeente voldoende weerstandscapaciteit heeft om risico’s te kunnen opvangen. Wabo

Beoordeling 2023 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang van de documenten en de gesprekken, is het kleurbeeld voor de gemeente Hellendoorn groen. Er zijn wel verbeterpunten waar de gemeente het komende jaar aan kan werken. Verbeterpunten vorig jaar De gemeente is met de verbeterpunten uit het beeld 2022 aan de slag gegaan. Dit heeft geresulteerd in verbeteringen, maar er blijft op enkele onderdelen aandacht nodig. Beleidskader De gemeente Hellendoorn beschikt over actueel VTH-beleid voor de thuistaken. Dit

Groen

Toezichtregime: groen Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

VTH-beleid bevat onder andere een probleemanalyse, strategieën en doelstellingen. In oktober 2022 is het doorontwikkelde Twentse VTH-beleid met nadere uitwerking vrijgegeven om door de colleges te worden vastgesteld. Gemeente Hellendoorn heeft deze nog niet vastgesteld. De indicatoren uit dit VTHbeleid moeten nog nader worden vormgegeven, hiervoor zijn nog geen streefwaarden. Hiervoor moeten de komende jaren ervaringscijfers worden opgebouwd. De huidige risicoanalyse voor de taken die zijn belegd bij de Omgevingsdienst Twente is verouderd. Na een Overijssels breed aanbestedingstraject is in 2022 de risicoanalysetool gevuld. In 2023 wordt deze verder uitgewerkt. De gemeente Hellendoorn heeft de risicoanalysetool, voor de milieutaken, ook aangeschaft voor de thuistaken. In 2022 is deze is een start gemaakt van de invulling van de tool. Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2023 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma is aangegeven welke activiteiten de gemeente in wil gaan uitvoeren voor de thuistaken. De beschikbare capaciteit is voldoende om het uitvoeringsprogramma uit te voeren. In het uitvoeringsprogramma 2023 voor de taken die belegd zijn bij de Omgevingsdienst Twente zijn de nieuwe doelen uit het geactualiseerde beleid opgenomen. De indicatoren en streefwaarden moeten nog worden vormgegeven. Aan de doelen zijn werkzaamheden gekoppeld.

De Omgevingsdienst Twente geeft aan in 2022 een nieuwe manier van rapporteren te hebben ontwikkeld. Deze wijze geeft een beter beeld en leent zich beter voor eventuele bijsturing. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2021 is tijdig vastgesteld. In het jaarverslag geeft de gemeente inzicht in de uitgevoerde activiteiten. Daarnaast geeft het jaarverslag inzicht in de realisatie van de doelen. In het jaarverslag wordt geen inzicht gegeven in het voldoen aan de kritieke massa zoals beschreven in de kwaliteitscriteria.

Beeld

Toezichtregime

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen

Toezichtregime: groen

Verbeterpunten Voor 2023 heeft de gemeente Hellendoorn de volgende verbeterpunten: 1. Geef in 2023 inzicht in het voldoen aan de kritieke massa zoals beschreven in de kwaliteitscriteria. 2. Stel het doorontwikkelde Twentse VTH-beleid, gericht op de OD-taken, vast in 2023. 3. Ontwikkel in 2023 indicatoren en streefwaarden bij de doelen uit het geactualiseerde VTHbeleid en neem deze over in het uitvoeringsprogramma 2024 voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst Twente. 4. Stel in 2023 de geactualiseerde risicoanalyse (Wabo-breed) vast en betrek deze bij het uitvoeringsprogramma 2024. Wro

Beoordeling totaal: groen De gemeente Hellendoorn scoort positief op de criteria van het domein Wro. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar groen is. Omgevings- en Structuurvisies: Groen De gemeente Hellendoorn heeft in 2014 de Structuurvisie vastgesteld. Hellendoorn heeft een start gemaakt met de werkzaamheden om te komen tot een nieuwe Omgevingsvisie. Bestemmingsplannen: Groen De gemeente Hellendoorn beschikt over het algemeen over actuele bestemmingsplannen, waarin rekening is gehouden met de provinciale belangen. Het bestemmingsplan buitengebied is van 15-6-2011. Hellendoorn heeft een programmaorganisatie ingericht waar met diverse project- en werkgroepen gewerkt wordt aan de implementatie van de Omgevingswet. Er is koers bepaald voor het opstellen van -delen van- een omgevingsplan. Hellendoorn heeft een concept Verordening Fysieke Leefomgeving gereed, waarbij diverse verordeningen zijn gebundeld. Toezicht en handhaving: Groen Het toezicht en handhaving op de naleving van ruimtelijke plannen, buiten de toezicht en handhaving in het kader van vergunningverlening, krijgt in de gemeente Hellendoorn voldoende aandacht in het VTHprogramma. Het VTH-programma 2023 geeft inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord

Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. o Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. o Steekproef eens per 3 à 4 jaar.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

worden (actief, piepsysteem e.d.), welke thema’s en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet.

Informatie- en archiefbeheer

Algemeen Het beeld van de gemeente Hellendoorn is gebaseerd op het op 13 oktober 2022 afgelegde inspectiebezoek en het laatst ontvangen Jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2021, op 25 januari 2022 door B&W vastgesteld en aan de raad verzonden. Hiermee voldoet Hellendoorn aan de gemaakte informatieafspraken in het kader van het IBT. Oordeel Na een kritische zelfanalyse en tijdens de archiefinspectie zijn enkele aandachtspunten naar boven gekomen die het oordeel 'groen’ niet langer rechtvaardigen. Dit leidt op basis van het toetsingskader tot de kleur ‘oranje’. Inmiddels is een zeer adequaat verbeterplan opgesteld en worden de aandachtspunten in hoog tempo aangepakt. Als dit tempo van verbeteringen wordt doorgezet komt 'groen’ weer snel in beeld. Digitaal werken De actualisatie van het beleid voor informatieen archiefbeheer krijgt vorm. Een kwaliteitssysteem ex art 16 Archiefregeling ontbreekt vooralsnog. De gemeenten heeft aangegeven prioriteit te geven aan 'basis op orde’ waarna het kwaliteitssysteem volgt. De gemeente investeert in het verhogen van archiefkennis en integraler informatiemanagement. Beleid met betrekking tot emailarchivering, websitearchivering, tekstberichten en videotulen is in ontwikkeling. Met de invoering van Microsoft 365 vindt bezinning plaats op de archieffunctie/record management. Voorlopig wordt Sharepoint in dit verband nog niet opengesteld.

Overbrenging Er zijn geen achterstanden, maar wel is gebleken dat veel oud archief niet op de juiste wijze is overgebracht, waardoor de formele status onduidelijk is. Dit gaat ook ten koste van de toegankelijkheid en beschikbaarheid van Hellendoorns archief. De noodzakelijk inhaalslag is in gang gezet. Archiefbewaarplaats Inventarisatie van oud-archief heeft opgeleverd dat relatief veel materiaal in slechte staat is en gerestaureerd moet worden om verder verval te voorkomen. Herziening van veiligheids- en toegangsbeleid is nodig omdat (te) veel mensen nu toegang hebben tot de gecombineerde archiefruimte/-bewaarplaats. Ook de ruimte zelf voldoet niet geheel aan de Archiefregeling. Omdat het een archiefbewaarplaats betreft, gelden de strengste regels op dit punt. De mogelijkheden voor een e-depotvoorziening worden onderzocht in aansluiting op het Twentse initiatief of dit punt.

Oranje

Toezichtregime: oranje Intensiteit toezicht: gemiddeld Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per jaar (met nadruk op benoemde risico's/thema's). Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen

Toezichtregime: groen

Aandachtspunten voor 2023 • (Systeem van) overbrenging • Invoering Microsoft 365 • Archiefbewaarplaats Huisvesting statushouders

Beoordeling De gemeente Hellendoorn heeft inclusief 10 aantoonbare huisvestingen in de pijplijn voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2022. Hiermee is ook de achterstand uit vorige perioden weggewerkt. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar ‘groen’ is.

Intensiteit toezicht: laag 1. Maandelijks monitoren voortgang. 2. Signalering: wanneer het er na uit ziet dat de gemeente de taakstelling niet gaat halen, wordt een ambtelijk overleg ingepland waarbij informatie wordt opgevraagd en geëvalueerd wordt welke stappen genomen kunnen worden om aan de taakstelling te voldoen.

Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2023 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente. Erfgoed

Groen Hellendoorn kent een actuele erfgoedverordening uit 2018. De erfgoedcommissie heeft in totaal 3 adviezen verleend waarvan niet is afgeweken. Het VTH proces is zorgvuldig ingericht. Archeologische waarden zijn via dubbelstemmingen beschermd, cultuurhistorische waarden worden per geval afgewogen.

Toezichtregime: groen Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).