Bijlage 3 Taken en organisatie begraafplaatsbeheer Hellendoorn
Tekst van het document
Taken en organisatie begraafplaatsbeheer
Gemeentelijke begraafplaatsen Hellendoorn
Taken
Activiteit
Betrokken afdeling
Taak reeds
Indicatieve
belegd?
tijdsduur (uren per jaar)
Organisatie lijkbezorging en asbestemming
Delven en dichten graven, plaatsen asbussen en asverstrooiingen Beheer en onderhoud groen
Groenbeheer
Beheer en onderhoud inrichtingselementen (bankjes, watertappunten, verlichting) Maandelijkse controle op onderhoudswerkzaamheden
Directievoering en toezicht
Rapportage en terugkoppeling aan contracthouder
Openbare Ruimte
Acties op basis van bevindingen directievoerder
Ja
PM
Ja
PM
Ja
PM
Nee
60
Nee
40
Nee
24
Planvorming Jaarlijks opstellen uitvoeringsplan (graven ruimen, herinrichting begraafplaatsen)
Nee Uitvoeringsvoorbereiding (opstellen contractstukken en aanbesteding)
Nee
150
Directievoering en toezicht
Nee
Uitvoering graven ruimen
Ja
PM
Opstellen en voorbereiden beleids- en beheerplan
Nee
100
KYBYS | Taken en organisatie begraafplaatsbeheer gemeentelijke begraafplaatsen Hellendoorn
1
Taken
Activiteit
Betrokken afdeling
Taak reeds
Indicatieve
belegd?
tijdsduur (uren per jaar)
Opstellen / actualiseren beheersverordening, Begraafbeleid
Nee
60
Nee
16
Ja
40
Ja
PM
Ja
PM
Opstellen en controle publicaties
Ja
104
Voeren correspondentie
Ja
32
Ja
12
Ja
24
Ja
450
Ja
30
Ja
PM
Ja
26
Ja
52
Ja
20
Ja
20
Ja
26
Ja
24
uitvoeringsbesluit, voorbereiding legesverordening
Openbare Ruimte
Inbrengen ter besluitvorming Organiseren herdenkingsbijeenkomsten en nevenactiviteiten Onderhoud en beheer hekwerk, toegangspoort, Facilitaire zaken
Informatie en communicatie
klokkentoren, publicatieborden
Facilitair
Onderhoud en beheer gebouwen
Vastgoed
Website voorzien van juiste informatie
Communicatie
Klachtenafhandeling Uitvoeren begraafplaatsadministratie inclusief Begraafplaatsadministratie
informatie en communicatie Beoordelen en uitgifte vergunning grafmonumenten Voorbereiden en verzenden facturen
Publiekszaken
Te woord staan van burgers bij de receptie, per Frontoffice Verlof tot begraven, opgraven
telefoon en doorzetten naar begraafplaatsadministratie Beoordelen aanvraag en uitgifte verloven
of cremeren Beheer GBA-V
GBA-V invoeren en actueel houden Inrichting en beheer Centric Begraven Beheer online webagenda Centric
Informatisering
Contractbeheer Centric
KYBYS | Taken en organisatie begraafplaatsbeheer gemeentelijke begraafplaatsen Hellendoorn
2
Taken
Activiteit
Betrokken afdeling
Taak reeds
Indicatieve
belegd?
tijdsduur (uren per jaar)
Applicatiebeheer en servicedesk Financieel beheer
Kaartkoppeling beheer
Ja
24
MS Office beheer
Ja
24
Opstellen begroting en jaarrekening
Ja
25
Ja
20
Vaststellen legesverordening
Ja
4
Betalingsregelingen treffen
Ja
PM
Inning facturen
Ja
PM
Uitvoering intern sociaal domein (bewind voering)
Ja
PM
Afhandeling van bezwaren
Ja
24
Nee
60
Ja
24
Opstellen concept begroting en tarieven legesverordening
Bezwaarschriften Reglementen Secretarieel/management ondersteuning
Controle beheersverordening en uitvoeringsbesluit Inplannen afspraken
Financiën
Juridische zaken Bestuur en managementondersteuning
KYBYS | Taken en organisatie begraafplaatsbeheer gemeentelijke begraafplaatsen Hellendoorn
3