Bijlage 14. Veiligheidsregio Twente Reactie Quick scan

MEMO AAN VAN DATUM ONDERWERP

Deelnemers AOV-overleg D. Ellenbroek 13 mei 2024 Reactie quick scan verbonden partijen ‘24

Reactie quickscan verbonden partijen ‘24 Jaarlijks wordt in opdracht van de gemeentelijke rekenkamercommissies een quickscan uitgevoerd op de P&Cdocumenten (begroting en jaarrekening) van verbonden partijen, waaronder VRT. Het primaire doel is om de gemeenteraden te ondersteunen bij behandeling van deze stukken. Afgesproken is dat de verbonden partijen een reactie geven op het rapport en deze reactie via het ambtelijk overleg meegeven aan de gemeenten. De reactie wordt tevens als bijlage gevoegd bij het AB-voorstel over de begroting ’24, waarover op 11 juli a.s. een besluit wordt genomen In de onderstaande tabel is puntsgewijs een reactie op het rapport weergegeven. Opmerking in het rapport

Reactie

Kernpunten specifiek (2.8, pagina 6) Hoe kan het dat er wel problemen bij de meldkamer Ambulance zijn en niet bij de Brandweer?

Hulpdiensten hebben hun eigen meldkamerprocessen en opschalingsprocessen. Daarmee hebben ze ook eigen keuzes gemaakt in het proces naar de samenvoeging. En zodoende ook hun eigen ervaringen met de nieuwe (op afstand geplaatste) meldkamer in Apeldoorn. Voor de ambulancesector specifiek geldt daarbij dat gelijktijdig sprake was van flinke personeelskrapte met alle gevolgen van dien. Natuurlijk is de beginperiode een gewenningsperiode geweest en nam het wat tijd voor de samenwerking voor brandweer en crisisbeheersing goed was ingeregeld. . In basis verloopt de samenwerking met de meldkamer in Apeldoorn, zowel in de “koude fase” als de “warme fase”, voor de VRT goed.

Is er beleid op nazorg en trauma’s na ernstige incidenten voor medewerkers; in de begroting en jaarverslag is er niets over terug te vinden.

VRT/brandweer Twente heeft sinds haar oprichting in 2013 gericht beleid ontwikkeld om nazorg te bieden bij ingrijpende gebeurtenissen. Zo is er een vorm van georganiseerde collegiale ondersteuning na incidenten. Dit is een groep, daartoe opgeleide , brandweermensen die bij een ernstig incident worden opgeroepen om in gesprek te gaan met de collega’s die het incident hebben meegemaakt. Daarnaast is VRT aangesloten bij een landelijk Steunpunt Brandweer (=onderdeel Veteraneninstituut) waar brandweermensen terecht kunnen voor gespecialiseerde psychosociale hulp. Ook loopt er momenteel een onderzoek (uitgevoerd door de Universiteit van Maastricht) naar de duurzame inzetbaarheid van brandweermedewerkers en wordt in landelijk verband nagedacht over een eenduidige financiële regeling voor collega's met PTSS. In voorkomende gevallen waarbij collega's mentale klachten ontwikkelen kiest de VRT de insteek van goed werkgeverschap. Het onderwerp staat de laatste jaren nadrukkelijk op de agenda. De belangstelling voor het onderwerp is in de media eveneens gegroeid. Het verdient in die zin dan ook de aanbeveling om hier voortaan een paragraaf aan te wijden in de verslagen.

Maak meer inzichtelijk wat het gewenste aantal brandweervrijwilligers is naast het melden van het werkelijke aantal vrijwilligers.

In het huidige beleidsplan zijn normeringen opgenomen voor het aantal vrijwilligers dat aan een kazerne verbonden is. Deze normen vormen een richtsnoer voor de bezetting per kazerne. Door verschillende maatschappelijke tendensen (mensen zijn bijv. minder plaatsgebonden en hebben een grotere sociale agenda) komt de beschikbaarheid van vrijwilligers onder druk te staan. Met name overdag. Het theoretisch benodigde aantal vrijwilligers is daarom een indicator maar geen alleszeggende maatstaf.

MEMO REACTIE QUICKSCAN VERBONDEN PARTIJEN ‘24

PAGINA 2/3

Opmerking in het rapport

Reactie Het is niet onlogisch om dergelijke informatie uit het beleidsplan op te nemen in de begroting. En indien nodig een verklaring te geven voor geconstateerde verschillen tussen het geplande en het werkelijke aantal vrijwilligers.

Wat is de logica om eerst een huisvestingplan en dan pas een beleidsplan te maken? (En hoe worden gemeenteraden geconsulteerd)

Het beleidsplan is met recht een strategisch document waarin in samenspraak met de gemeenten voor een periode van 4 jaar keuzes (in ambities en operationele prestaties) worden gemaakt op basis van een onderliggende risicoanalyse. Voor de vaststelling van het beleidsplan is dan ook – net als de begroting - een zienswijzeprocedure ingesteld. Het huisvestingsplan is niet van strategische aard. Het is een analyse op het vastgoed (lees de kazernes) op basis waarvan voor de going concern (en dus binnen de gestelde kaders van het beleidsplan) nadere keuzes en afspraken moeten worden gemaakt. Aan het dossier zitten specifieke financiële issues en andere opgaven (zoals o.g.v. verduurzaming) vast. In die zin wel een bestuurlijke aangelegenheid. Maar geen document die de vaststelling van het komende beleidsplan (en de discussie daarover) in de weg staat.

Waarom is er geen voorziening groot onderhoud voor vastgoed?

Voor het onderhoud van het vastgoed is geen voorziening aangelegd, omdat de praktijk uitwijst dat de lasten grosso modo constant zijn. En er ook keuzes zijn te maken in de onderhoudswerkzaamheden om lasten over de jaren heen enigszins te egaliseren.

Zorg voor een set afspraken over hoogte en mogelijke inzet van een bestemmingsreserve langdurige crisis.

De bewuste reserve wordt bij behandeling van de jaarrekening 2023 op 11 juli ingesteld. De eigenschappen van de reserve (plafond, wijze van aanwending, mandaat etc) worden toegelicht in het AB-voorstel horende bij de jaarrekening.

Par. 4.7 detailbevindingen VRT (pag. 19-21) Pag. 20 inleidende passage VRT is een kapitaalintensieve organisatie met veel leningen, weinig eigen vermogen. Ten opzichte van de meeste gemeenten kengetallen met hoger risicoprofiel.

Bij het traject van regionalisering van de brandweertaken in 2013 is ervoor gekozen om de kazernes en het materieel over te dragen en te financieren met vreemd vermogen. Tegelijkertijd is een relatief lage weerstandsratio afgesproken (zie ook de reactie bij het laatste punt van dit document). Dit zijn bestuurlijk gemaakte keuzes die VRT in financieel opzicht kwetsbaar maken. Het is goed dat de opsteller van de quickscan dit onder de aandacht brengt.

Pag. 20 midden: Veel jargon in de documenten.

Wellicht een tikje organisatie-eigen. We zullen voortaan letten op het gebruik van onnodig jargon.

Pag. 21 bovenaan: Relatie en samenwerking tussen Brandweer en Omgevingsdienst bij toezichtstaken op bedrijven en installaties.

Omgevingsdienst Twente ziet toe op naleving van de milieuregelgeving. De brandweer ziet toe op naleving van de brandveiligheidseisen. ODT en VRT stemmen hun werkzaamheden samen met andere partijen (zoals waterschap) onderling af. Het punt staat genoteerd om dit in een volgend begrotingsdocument wat verder uiteen te zetten.

Pag. 21 midden: Verschillende plannen die niet zijn gerealiseerd. Te ambitieus of capaciteitsgebrek?

We zien in de verklaring van de resultaten geen echte hoofdoorzaak waarom bepaalde plannen niet zijn gerealiseerd of uitgaven niet zijn gedaan. In tijden van langdurige crises (zoals Oekraïne, asiel) worden soms andere prioriteiten gelegd. Externe factoren spelen een rol (bijv. landelijke vertraging in uitlevering van dienstkleding). Ook worden aankopen soms bewust op “hold” gezet, bijv. vanwege extreme prijsontwikkelingen. Tenslotte is de balans in ’23 in technische zin opgeschoond.

Pag. 21 onderaan: Passage over een demolocatie voor waterstof op de Safety Campus. Wie beslist? Is hier een rol van gemeenteraden weggelegd?

In het licht van de energietransitie is het van belang om na te denken over de veiligheid van nieuwe toepassingen. De campus kan in maatschappelijke zin daar een bijdrage aan leveren. Tot dusverre bevindt het onderwerp zich slechts in oriënterende fase. Mocht het onderzoek leiden tot veelbelovende uitkomsten, dan zal het traject van bestuurlijke besluitvorming op een passende manier worden voorbereid.

Pag. 22 midden: Toelichting op bron van extra middelen i.r.t. begrotingsoverschrijdingen (categorie A).

Het punt is genoteerd en zal worden meegenomen in de aangepaste paragrafen voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023. De passages zoals ze nu zijn weergegeven in de concept-jaarrekening moeten na dialoog met (en recente inzichten van) de accountant hierover, worden aangepast. De redenen daarvoor hebben een hoog technisch gehalte. Het voert te ver om in deze reactie hierop nader in te gaan. Een separaat bericht over de aanpassingen in de rechtmatigheidsverantwoording volgt.

Algemene bevindingen (2.1 / par. 3, pag. 7-9) 3.2 Verantwoord standaard op basis van gemiddelde formatie en maak een eenduidige afspraak over de grondslag van het berekenen van personeelskosten

Dit lijkt een verbetersuggestie die het best in collectief verband (lees de ambtelijke werkgroep voor verbonden partijen) ter hand kan worden genomen. Een gemiddelde bezetting is inderdaad een meer zeggend kengetal. Verdere harmonisering van de grondslagen voor berekening van de loonsom levert meer r eenduidigheid op in de analyse en verklaring van resultaten in de loonsfeer. Dat kan voor de gemeenteraden meer duidelijkheid verschaffen.

MEMO REACTIE QUICKSCAN VERBONDEN PARTIJEN ‘24

PAGINA 3/3

Opmerking in het rapport

Reactie

3.3 Geef bij onderbezetting in de begroting aan waar prioriteiten in de taakuitvoering liggen .

Het vervullen van vacatures in tijden van toenemende krapte op de arbeidsmarkt is een reële uitdaging. Tot nog toe heeft die ontwikkeling op de arbeidsmarkt niet geleid tot vormen van structurele onderbezetting. Onderbezetting is dus vooral een tijdelijk gegeven. De situatie voor nadere prioritering is dan ook (nog) niet aan de orde.

3.4 Neem in begrotingen en jaarrekeningen vergelijkende cijfers op van voorafgaande jaren

In de stukken van VRT zijn vergelijkende cijfers opgenomen. Het is goed denkbaar dat de horizon per GR en per deelonderwerp verschilt. Ook dit lijkt een verbetersuggestie waarover in de ambtelijke werkgroep van verbonden partijen verder van gedachten kan worden gewisseld.

3.5 Heroverweeg de afspraken over de normering van de algemene reserve

De reservepositie van VRT is relatief zwak. Dit komt deels door de afgesproken weerstandsratio (= verhouding risico’s / weerstandsvermogen) van 0,7 als richtsnoer. De afspraken zijn al een poos aan herziening toe. In afgelopen jaren is een wisselend beeld geweest over de vraag of het wenselijk is om dergelijke afspraken in collectief verband te herzien. Het idee om hierbij over te stappen op een eenvoudige, voor eenieder te begrijpen en objectieve norm zoals het Rijk die ook toepast (5% omzet) is charmant.

MEMO REACTIE QUICKSCAN VERBONDEN PARTIJEN ‘24