Bijlage 13. SamenTwente Reactie Quick scan

Memo

Van

SamenTwente

1. Inleiding Met belangstelling hebben wij kennis genomen van de QuickScan Gemeenschappelijke Regelingen 2024 van de gezamenlijke rekenkamercommissie. Wij bedanken de opsteller voor de analyse, vragen en verbetersuggesties. Dit helpt bij het continu doorontwikkelen van onze jaarstukken en programmabegroting. In deze memo reageren wij ambtelijk op de kernpunten en algemene opmerkingen en opmerkingen die specifiek ten aanzien van SamenTwente in de scan zijn geformuleerd.

Datum

17 mei 2024

2.

Onderwerp

Standaardrapportage over gemiddelde formatie In de kernpunten wordt aangeraden om een standaard rapportage te laten plaatsvinden door de gemeenschappelijke regelingen (GR-en) op basis van de gemiddelde formatie gedurende het jaar. Zowel in de paragraaf bedrijfsvoering als via de wettelijke verplichte beleidsindicatoren voor het programma Bestuur & Ondersteuning maken wij de formatie en de bezetting inzichtelijk. Via deze indicatoren die een wettelijk voorgeschreven berekeningswijze kennen, is het nu al mogelijk om een vergelijk te maken tussen organisaties. Een kanttekening die we hierbij plaatsen is dat door toegenomen aantal tijdelijke intensiveringen en uitvoering van projecten (waaronder bestrijding COVID-19, Versterking pandemische paraatheid, Rijksvaccinatieprogramma, dienstverlening aan Oekraïense ontheemden etc.), SamenTwente de afgelopen jaren een sterk wisselend verloop van de formatie en bezetting kent. Voor de uitvoering van deze activiteiten ontvangen wij incidentele projectgelden (van het Rijk) voor de bekostiging van extra personele inzet. Vanwege het tijdelijke karakter wordt deze extra inzet niet omgezet in structurele formatieruimte. Dit maakt een eventueel vergelijk tussen organisaties op basis van gemiddelde formatie ingewikkeld.

Ambtelijke reactie op punten uit de QuickScan 2024

Kernpunten en algemene opmerkingen uit de QuickScan

Uniforme afspraak over berekenen personeelskosten vacatures Daarnaast is er volgens de opsteller van de QuickScan een uniforme afspraak nodig over de grondslag voor het bereken van de personeelskosten van openstaande vacatures. Wij vinden dit een goede ontwikkeling. Met ons algemeen bestuur hebben wij afgesproken om voor personeelskosten voor vacatures te rekenen met twee periodieken onder de max van de schaal. Ondercapaciteit in verband met arbeidsmarktkrapte In de QuickScan wordt aandacht besteed aan personele ondercapaciteit in verband met de arbeidsmarktkrapte. Omdat ondercapaciteit waarschijnlijk een langdurig vraagstuk is, komt volgens de opsteller van de QuickScan de vraag aan de orde of GR-en en gemeenten plannen zouden moeten maken om werkzaamheden te prioriteren. Het prioriteren van werkzaamheden en het managen van onze doelrealisatie in een krappe arbeidsmarkt, is bij SamenTwente doorlopend onderwerp van gesprek. In onze Ontwikkelingenbrieven en kadernota’s van de afgelopen jaren hebben we voor de gemeenteraden inzicht gegeven in de enorme arbeidsmarkt krapte bijvoorbeeld bij forensische artsen, de maatschappelijke impact hiervan en de impact op onze doelrealisatie. Vervolgens wordt in de QuickScan de opmerking gemaakt dat door gebruik te maken van elkaars capaciteit en/of door samen te werken, personele knelpunten wellicht opgelost kunnen worden.

We zijn van mening dat thema’s zoals informatiebeveiliging en privacy niet meer alleen op het niveau van een individuele gemeenschappelijke regeling of gemeente opgepakt kunnen worden. Daarom willen wij samen optrekken met anderen. Maar in de praktijk merken we dat er voor SamenTwente als zorgorganisatie andere specifieke wettelijke eisen worden gesteld die een inhoudelijke samenwerking op dit thema bemoeilijken. De meer generieke samenwerking op dit thema geven we al wel actief vorm, bijvoorbeeld via de samenwerking IT-platform Twente. Om de gevolgen van de extreme arbeidsmarktkrapte op het vlak van forensische dienstverlening te verminderen wordt actief de samenwerking opgezocht met andere GGD-en, zetten we in op taakdifferentiatie en worden innovaties onderzocht. Opnemen van vergelijkende cijfers voorgaande jaren Wij onderschrijven de opmerking van de rekenkamer dat, om een goed beeld te krijgen van organisatieontwikkelingen, het wenselijk zou zijn om in de jaarstukken en in de begroting vergelijkende cijfers op te nemen. SamenTwente is een relatief nieuwe organisatie die is ontstaan halverwege 2021. Daardoor is er nog weinig vergelijkingsmateriaal. Toch presenteren we in de

1

begroting en in de jaarstukken niet enkel gegevens over het relevante jaar maar ook vergelijkende cijfers over het voorgaande jaar. Dit is bijvoorbeeld te zien in het overzicht van baten en lasten. Wij zullen voor de toekomstige begrotingen en jaarstukken nog meer aandacht hebben voor vergelijkende cijfers naar mate meer vergelijkingsmateriaal beschikbaar is. Normering van de algemene reserve In de QuikScan is aangegeven om afspraken over de normering van de algemene reserve te heroverwegen. Er wordt verondersteld dat voor het bepalen van de omvang van de algemene reserves van GR-en, er een uniforme afspraak is gemaakt over dat de grondslag hiervoor de lastenomvang van een jaar bedraagt. Dit is niet het geval. SamenTwente heeft met het algemeen bestuur via de nota “Van weerstandsvermogen tot reserves en voorzieningen” afgesproken dat de omvang van de algemene reserve (en de bestemmingsreserves) wordt bepaald op basis van de jaarlijkse geïnventariseerde risico’s. De risico’s verschillen marginaal per jaar en zijn voor SamenTwente een stabielere basis als grondslag voor de omvang van de reserves dan de gemiddelde omzet, zelfs over de afgelopen drie jaren. Kadernota’s en druk op gemeentefinanciën In hoofdstuk 3 van de QuickScan wordt ingezoomd op de kadernota’s van de GR-en en de druk op gemeentefinanciën.

Aanvullend op de in de QuickScan voor SamenTwente aangehaalde knelpuntendocument, hebben wij voor de begroting van 2025 een Ontwikkelingenbrief en Kadernota opgesteld. Dit document is op 19 januari 2024 gedeeld met de gemeenteraden. Wij vinden het jammer om te vernemen dat de opsteller van de QuickScan deze nota niet heeft ontvangen voor de analyse. Tegelijkertijd vinden wij het positief dat ons knelpuntendocumenten, waarin majeure begrotingsopgaven en overige ontwikkelingen zijn benoemd, wel onderdeel is van de QuickScan. 3.

Financiële en inhoudelijke opmerkingen over SamenTwente

3.1 Financiële opmerkingen over SamenTwente Op de pagina’s 16 en 17 van de Quickscan worden acht financiële punten/constateringen opgesomd. Bij een aantal van deze punten wordt gevraagd om een reactie. Inzetten van renteopbrengsten uit schatkistbankieren Vanaf eind 2022 ontvangt SamenTwente voor het eerst sinds 2014 rente over de gelden die we verplicht in de schatkist van het Ministerie van Financiën moeten stallen. De rentestanden zijn in 2023 ten opzichte van eind 2022 verder gestegen. De verwachting is dat de rente komende tijd stabiel blijft. Wat niet goed te voorspellen is, is ons saldo in de schatkist. Dit saldo is in 2023 maar ook in 2024 hoog. Dit komt voornamelijk door het grillige karakter van SPUK-financieringen. Denk bijvoorbeeld aan de SPUK-bestrijding COVID-19, SPUK-Versterking Infectieziektebestrijding en Pandemische Paraatheid en de SPUK-Integraal Zorg Akkoord (IZA). Dit zijn incidentele uitkeringen die veelal gedurende het jaar worden gepubliceerd en vooraf worden overgemaakt aan SamenTwente. In 2023 is er een onder uitputting geweest op deze SPUKS waardoor niet alle ontvangen gelden uitgegeven zijn. Dit heeft in 2023 geleid tot hoge banksaldi in de schatkist. Deze gelden worden in het loop van 2024 verantwoord en terugbetaald.

Dit grillige verloop van ontvangsten, uitgaven en terugbetalingen maakt het ramen van renteopbrengsten in de primaire begroting (die we als gemeenschappelijke regeling ver vooruit dienen op te stellen) risicovol. De renteopbrengsten maken wij gedurende het jaar wel expliciet inzichtelijk in onze twee Bestuurapportages en in de jaarstukken. Daardoor blijven ze niet onopgemerkt en kunnen ze onderdeel zijn van bestuurlijke besluitvorming. Ontwikkeling begroting 2025 Veilig Thuis Twente Op pagina 16 van de QuickScan wordt een analyse gemaakt van de incidentele baten en lasten bij veilig Thuis Twente in relatie tot de begroting 2025. Uit deze analyse zou de conclusie getrokken kunnen worden dat het structurele financiële knelpunt van Veilig Thuis Twente in de begroting 2025 is opgelost. Dit is niet juist. De structurele begrote baten en lasten 2025 zijn bij Veilig Thuis Twente alleen toegenomen ten opzichte van de jaarrekening 2023 in verband met loon- en prijscompensatie 2024 én 2025. Het structurele financiële knelpunt Veilig Thuis Twente zoals geduid in onze majeure opgaven en knelpunten is incidenteel opgelost. Het algemeen bestuur heeft voorgenomen om de begroting 2024 incidenteel te verhogen met € 566.000 ter versterking van Veilig Thuis Twente.

Voor een structurele oplossing wil het algemeen bestuur eerst een nieuwe ontwikkelrichting opstellen waarna men beter kan bepalen welke middelen structureel nodig zijn.

2

Bestemmingsreserve projecten OZJT In onze jaarstukken is toegelicht dat er sprake is van een projectenreserve voor OZJT. In de QuickScan wordt gevraagd naar welke afspraken er zijn gemaakt over het inzetten van deze reserve en tot en met wanneer deze reserve ingezet kan worden. Vanaf de begroting van 2023 is voor OZJT structureel budget opgenomen voor projecten. Deze projecten kennen op basis van uitgaven in het verleden een grillig verloop. Om dit verloop op te kunnen vangen is op 14 december 2022 door het algemeen bestuur een projectenreserve ingesteld. Niet bestede projectgelden worden toegevoegd aan de projectenreserve voor zover het afgesproken plafond niet is bereikt. Bij het instellen van de projectenreserve zijn er door het algemeen bestuur ook een aantal spelregels vastgesteld. Eén van de spelregels is dat de projecten/opdrachten die gedekt kunnen worden uit de projectenreserve moeten voortvloeien uit of passend zijn bij de basistaken van OZJT. Dus ten behoeve van de 14 Twentse gemeenten. Dit vraagt jaarlijks om besluitvorming van het dagelijks bestuur. Via de Bestuursrapportages en de jaarstukken wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de uitputting van de projectenreserve en kan er gemonitord en bijgestuurd worden. Het inzetten van de projectenreserve kent geen einddatum, maar is afhankelijk van het beschikbare budget in de reserve.

Overzicht incidentele baten en lasten in relatie tot mutaties reserves In de QuickScan staat dat de verkoop van het Innovatiefonds Twente wel als een incidentele last is vermeld in het overzicht van incidentele lasten. Maar de dekking vanuit de reserve is vervolgens niet opgenomen als een incidentele baat in het overzicht van incidentele baten. Dit komt omdat in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording (BBV), alle reserve mutaties bij SamenTwente in beginsel incidenteel zijn. Het overzicht van incidentele mutaties reserves is gepresenteerd en toegelicht op pagina 93 van de jaarstukken. Wij zullen in vervolg beter verbinding leggen tussen het overzicht van incidentele baten en lasten en het overzicht van incidentele mutaties reserves. 3.2 Inhoudelijke opmerkingen over SamenTwente Rol gemeenteraden bij de financiële uitwerking van de kerntakendiscussie In de QuickScan wordt gesproken over een zienswijze mogelijkheid voor de gemeenteraden over de resultaten en financiële doorwerking van de kerntakendiscussie. Wij vinden het belangrijk dat de raden goed betrokken worden in dit proces. Het algemeen bestuur heeft bij het geven van de opdracht voor het uitvoeren van de kerntakendiscussie (14 februari 2024) opgemerkt dat aandacht moet zijn voor de goede positie van de raden in dit proces. Daar is al een eerste aanzet toe gegeven.

Op 7 maart en 13 maart 2024 hebben we bijeenkomsten georganiseerd voor de Twentse gemeenteraadsleden. In deze bijeenkomsten is met gemeenteraadsleden gesproken over SamenTwente en is ook de kerntakendiscussie aan de orde geweest. Op 17 april 2024 heeft het algemeen bestuur bij het voorstel voor dekking van de externe begeleiding bij de kerntakendiscussie nogmaals aandacht gevraagd voor de rol van raden. Hierbij is gesproken over de mogelijkheid om zienswijzen in te dienen, en ook over inhoudelijke betrokkenheid. De bestuurlijke begeleidingscommissie die is ingesteld voor de kerntakendiscussie heeft toegezegd om de externe adviseur te vragen hier in het plan van aanpak vorm aan te geven. Aan dit plan van aanpak wordt op dit moment nog gewerkt. Daarnaast gelden vanzelfsprekend de reguliere zienswijzemogelijkheden voor raden vanuit de Wet gemeenschappelijke regelingen en de gemeenschappelijke regeling SamenTwente. Koersdocumenten OZJT en de nota Jeugdgezondheid Op pagina 17 van de QuickScan staat dat het Koersdocument OZJT en de kader stellende nota JGZ verouderd zijn. Het Koersdocument OZJT is als input gebruikt voor de inkoop van de huidige contracten die lopen tot 1 januari 2025. Het document bevat de gewenste transformatie en uitgangspunten die voor een groot deel nog steeds worden nagestreefd en zijn opgenomen in de regiovisie Jeugd en de Samenwerkingsagenda.

Voor de nieuwe inkoop vanaf 1 januari 2025 is er een nieuw strategisch inkoopdocument vastgesteld. Daarnaast is inmiddels ook een transformatiememo voor de nieuwe inkoop vastgesteld. Het doel hiervan is hetzelfde als het Koersdocument, namelijk bijdragen aan het doorvoeren van de beoogde transformatie. Het kader stellende document: “JGZ Twente, specialist in het gewone” is nog geldend en ook gedateerd. Er wordt momenteel gewerkt aan een actueel kader: Toekomstbestendige JGZ. Hiervoor wordt de gebruikelijke werkwijze bij beleidsvorming gehanteerd. Gemeenten worden via het ambtelijk overleg publieke gezondheid betrokken. Het ligt in de rede dat de resultaten van de kerntakendiscussie de inhoud van het nieuwe beleidskader beïnvloeden. Ook de visie op Publieke Gezondheid, gezonde generaties, zoals in 2023 door het algemeen bestuur is vastgesteld, vormt voor de JGZ een beleidskader.

3

Kwalitatieve uitspraken over het gevoerde toezicht en de maatschappelijke effecten daarvan In het jaarverslag en in de programmabegroting is bij het programma GGD Twente aandacht voor inspecties en de toezichthoudende rol van de GGD. Het toezicht en de inspecties die GGD Twente uitvoert vanuit de Wet Kinderopvang en vanuit de Warenwet is in deze wetten omschreven. Voor het toezicht vanuit de Wet Kinderopvang is het wettelijk vastgelegd kader: jaarlijks 100% bezoek voor Kinderdagverblijven, Buitenschoolse opvang en Gastouderbureaus. Het inspectieprotocol ligt vast. Met gemeenten is een 3 tal inspectiesets afgesproken. Een inspecteur richt zich bij het bezoek op één van de inspectiesets, maar kan, als daar aanleiding voor is, situationeel afwijken. Bij de gastouders is het wettelijk kader dat 50% van de gastouders wordt bezocht. Elke gastouder wordt tenminste eens per 3 jaar bezocht. Gemeenten bepalen welke gastouders zij bezocht willen hebben. De gemeenten Enschede, Hengelo en Almelo hebben aangegeven aan GGD Twente om ook bij gastouders tot een 100% bereik te komen. Inzet is om dat zoveel als mogelijk te realiseren. De arbeidsmarkt speelt ons hier parten. Rapportages van de inspecties gaan naar de betreffende gemeente. De gemeente neemt, als het rapport daar aanleiding toegeeft, handhavende maatregelen.

Het toezicht op de tattooshops, piercingshops en seksbedrijven wordt gedaan in opdracht van de Nederlandse Voedsel en Waterautoriteit (NVWA) en is wettelijk verankerd in de warenwet. Rapportages gaan naar de NVWA. Het toezicht en de inspectie is risico gestuurd. Dit is als zodanig ook in de wet verankerd. Er is vanuit de gemeenten geen opdracht om vanuit de individuele inspecties een analyse uit te voeren op het totaal en over het beeld wat dan ontstaat aanbevelingen te doen. Hiervoor zijn geen middelen beschikbaar gesteld. Eenzaamheid in relatie tot eenpersoonshuishouden In de QuickScan is gevraagd om het percentage volwassenen 18-74 jaar dat zich eenzaam voelt te duiden in combinatie met het percentage aantal eenpersoonshuishouden. De groep volwassenen loopt van 18 tot en met 64 jaar. Het percentage volwassenen dat zich matig, ernstig en zeer sterk eenzaam rapporteert ligt in Twente op een zelfde niveau als in geheel Nederland (56%, bron Twentsegezondheidsverkenning). De veronderstelling die in de vraagstelling zit van de QuickScan dat alleen wonen sterk gerelateerd is aan eenzaamheid is juist. 68% van de alleenwonenden rapporteert een bepaald mate van eenzaamheid. Van de niet alleen wonenden rapporteren 40 een mate van eenzaamheid. Dat is een belangrijkaanknopingspunt voor gemeenten om hun beleid op te ontwikkelen.

In de Bestuursagenda Publieke Gezondheid 2020-2023 zijn afspraken gemaakt over de rolverdeling van GGD en gemeenten rond het thema eenzaamheid. Op bladzijde 13/14 van de jaarstukken 2023 wordt over de inzet van de GGD gerapporteerd. Elke gemeente rapporteert aan haar gemeenteraad over de eigen inzet. Aandacht bij OZJT voor zorgaanbieders die in de knel zitten In onze jaarstukken wordt toegelicht dat in 2023 vanuit OZJT extra aandacht is geweest voor aanbieders die in de knel zaten. Wanneer aanbieders financieel in de knel zitten, wordt allereerst het Ambtelijk Overleg Jeugd hierover geïnformeerd en meegenomen in het traject. Ook de colleges worden op de hoogte gesteld via het Bestuurlijk Overleg (BO) Samen14. De besluitvormingsbevoegdheid in deze situaties ligt vervolgens veelal bij de colleges van de 14 Twentse gemeenten. Dit is namelijk de situatie wanneer er een aanzienlijk financieel belang is voor gemeenten en/of de situatie politiek gevoelig is dan wel dat het gaat om impactvolle beleidsmatige keuzes. . Het is vervolgens aan de 14 colleges om te bepalen in welke mate en hoe de gemeenteraden worden geïnformeerd. Wijziging van de Gemeenschappelijke regeling per 1 juli 2024 Op 19 april 2023 startte het algemeen bestuur met de procedure voor het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling SamenTwente.

De directe aanleiding was de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen, die uiterlijk 1 juli 2024 dient te zijn verwerkt. De wet beoogt versterking van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen. In de toelichting van de gewijzigde regeling SamenTwente staat op welke wijze dit in de regeling SamenTwente is vormgegeven. De gemeenteraden zijn betrokken (geweest) bij de vaststelling van de wijziging van de gemeenschappelijke regeling SamenTwente. De raden hebben in de procedure van totstandkoming van de wijziging de gelegenheid gehad om zienswijzen in te dienen (tussen 8 juni 2023 en 11 oktober 2023). Het algemeen bestuur van SamenTwente heeft op 13 december 2023 het definitieve ontwerp van de wijziging vastgesteld, waarna de 14 colleges gevraagd zijn om de gewijzigde regeling vast te stellen. Hiervoor hebben de colleges toestemming nodig van hun raden. Op moment van schrijven hebben 12 van de 14 gemeenten de procedure afgerond. Als alle 14 colleges de wijziging hebben vastgesteld, met toestemming van hun raad, maakt SamenTwente de gewijzigde regeling bekend.

4

Duiding van het takenpakket van OZJT In de QuickScan wordt voorgesteld om in de jaarstukken voor de duiding van het takenpakket van OZJT, de tekst te gebruiken uit de begroting 2025. We nemen deze opmerking over en zullen in het vervolg het takenpakket in de jaarstukken beter duiden.

5