Bijlage 1 Beleidsnotitie begraafplaatsen Hellendoorn D02
Tekst van het document
Rapport Projectnaam:
Beleidsnotitie begraafplaatsen
Projectnummer:
23-1911
Opdrachtgever:
Gemeente Hellendoorn
Datum:
30 januari 2024
Versie:
D02
Auteur:
Ruan van Doremalen
Projectleider:
Ralph Otten
Inhoudsopgave 1.
Inleiding ..................................................................................................................................................................................1
2.
Samenvatting........................................................................................................................................................................4
3.
Analyse ....................................................................................................................................................................................5
4.
Exploitatie ..............................................................................................................................................................................7
5.
Resultaten ..............................................................................................................................................................................9
6.
Maatregelenplan .............................................................................................................................................................. 15
7.
Meerjarenplanning .......................................................................................................................................................... 23
8.
Varianten ............................................................................................................................................................................. 24
Bijlage A. Begraafplaatsen Hellendoorn ............................................................................................................................ 26 Bijlage B. Begraafbehoefte- en capaciteitsberekeningen ........................................................................................... 29 Bijlage C. Participatie ................................................................................................................................................................. 32 Bijlage D. Kwaliteitsopname begraafplaatsen ................................................................................................................. 33
1. Inleiding
1.1. Aanleiding De begraafplaatsen in de gemeente Hellendoorn vervullen een belangrijke maatschappelijke rol. De gemeente hecht veel waarde aan een piëteitvolle omgang met nabestaanden en een zorgvuldig begraafplaatsbeheer. De gemeente heeft KYBYS gevraagd een onderzoek op hoofdlijnen uit te voeren naar de huidige integrale aspecten van het begraafplaatsbeheer en -beleid. Het gaat om onderwerpen die betrekking hebben op: ▪
Behoefte en capaciteit;
▪
Begraafplaatsadministratie;
▪
Beheersverordening en juridische aspecten;
▪
Organisatie proces begraven;
▪
Kwaliteit begraafplaatsen, beheer en onderhoud;
▪
Exploitatie, begraaftarieven en kostendekkendheid;
▪
Huidig beleid en beleidsonderdelen;
▪
Trends en ontwikkelingen.
Bij deze beleidsnotitie hoort een maatregelenplan dat inzichtelijk maakt waar de grootste knelpunten liggen en welke mogelijkheden er zijn om deze aan te pakken. Ook geeft deze rapportage inzicht in de te ondernemen acties en de indicatieve kosten daarvan.
1.2. Areaal Het onderzoek heeft betrekking op de volgende drie gemeentelijke begraafplaatsen: ▪
De (oude) begraafplaats aan de Ninaberlaan;
▪
De (nieuwe) begraafplaats aan de Meester Ponsteenlaan;
▪
De natuurbegraafplaats “Het Kleine Blik”.
1.3. Proces Samen met de beheerder is een bezoek gebracht aan de drie gemeentelijke begraafplaatsen om inzicht te krijgen in het beheer en onderhoud, voorzieningen, kwaliteitsniveau en toekomstmogelijkheden. Ook is voor elke begraafplaats een behoefte- en capaciteitsberekening opgesteld. Tevens is de beheersverordening beoordeeld en zijn de bestaande documenten betreffende het begraafplaatsbeheer en -beleid geanalyseerd. Daarnaast zijn interviews gehouden met twee lokale uitvaartondernemers en medewerkers van de gemeente Hellendoorn die zich bezighouden met werkzaamheden op het gebied van beleid, financiën, administratie en beheer en onderhoud.
1
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
1.4. Leeswijzer De opbouw van deze rapportage is als volgt: na een samenvattend hoofdstuk volgt in hoofdstuk 3 op een achttal onderwerpen een analyse van de huidige situatie. In hoofdstuk 4 wordt een analyse op de exploitatie gegeven. Hoofdstuk 5 geeft een beschrijving van de knelpunten en kansen met betrekking tot het huidige begraafplaatsbeheer en -beleid. Hoofdstuk 6 beschrijft de maatregelen om de huidige situatie te optimaliseren. In hoofdstuk 7 wordt de focus gelegd op de prioritering van de maatregelen en een globale planning voor de uitvoering van deze maatregelen. In navolgend hoofdstuk worden er drie varianten van maatregelen gegeven. In bijlage A wordt een beschrijving gegeven van de begraafplaatsen. Bijlage B bevat een weergave van de behoefte- en capaciteitsberekeningen. Hierna worden de belangrijkste punten uit de gesprekken met de uitvaartondernemers opgesomd. In bijlage D is de kwaliteitsopname weergegeven.
1.5. Begripsbepaling In deze rapportage wordt gebruik gemaakt van technische of vakspecifieke termen. Daarom is er een begrippenlijst opgesteld met de meest voorkomende termen in deze rapportage. Particulier graf Een graf waartoe een natuurlijk of rechtspersoon het uitsluitend recht is verleend tot het doen begraven van en begraven houden van overledenen. Grafrecht Het uitsluitend recht op een particulier graf dat is afgesloten voor onbepaalde- of bepaalde tijd. Onbepaalde tijd graven hebben geen eindtermijn en kunnen (mits er een rechthebbende bekend is) in theorie eeuwigdurend blijven liggen. Bepaalde tijd graven worden uitgegeven met een aflopende termijn welke steeds verlengd kan worden. Rechthebbende Een natuurlijk persoon of rechtspersoon aan wie een uitsluitend recht is verleend tot het doen begraven of doen bijzetten van een asbus of urn in een particulier graf. De rechthebbende is verantwoordelijk voor het graf en heeft zeggenschap over wie in het graf begraven of bijgezet mag worden en zeggenschap over de toekomst van het graf. Particuliere urnennis Op de gemeentelijke begraafplaatsen in Hellendoorn zijn enkele urnenzuilen gesitueerd. Hier kunnen urnen in worden bijgeplaatst. Dit wordt een particuliere urnennis genoemd. Particulier urnengraf Een (kelder)graf waar urnen/asbussen (ondergronds) in kunnen worden bijgezet.
2
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
Natuurbegraafplaats Een natuurbegraafplaats is een bestaand of nieuw natuurgebied waar natuurlijk begraven mogelijk is. Op de natuurbegraafplaats worden enkel natuurlijke materialen gebruikt. Er zijn geen graf- of gedenktekens toegestaan; elk graf heeft een gps-code. Hiermee houdt de begraafplaats zijn natuurlijk karakter. In Hellendoorn is natuurbegraafplaats ‘Het Kleine Blik’ gelegen.
3
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
2. Samenvatting
Door de gemeenteraad van de gemeente Hellendoorn is de vraag gesteld om de mogelijkheid tot het verlagen van de begraaftarieven te onderzoeken. Daarnaast is uit de memo ‘Analyse begraafbeleid en proces’ een aantal vragen ontstaan over de toekomstige vormgeving van de organisatie van het product begraven in de gemeente. KYBYS is gevraagd hiervoor een rapportage op te stellen. Hierbij is op basis van bovenstaande vraagstelling een tweetal hoofdvragen geformuleerd. Vervolgens zijn de vragen, resultaten en adviezen verkort weergegeven. 1. Is het reëel om de begraaftarieven in de gemeente Hellendoorn te verlagen? ▪ De begraaftarieven zijn afhankelijk van een aantal factoren (zie paragraaf 4.2). In de gemeente Hellendoorn liggen deze 23% lager dan het gemiddelde van de omliggende gemeenten. ▪ De werkelijke kostprijs van een graf is vooralsnog onbekend. Hierdoor is er geen onderbouwing van de begraaftarieven. ▪ De kostendekking van de begraafplaatsen in 2022 bedraagt 96%. Reden van de hoge kostendekking is dat de baten in 2022 hoger waren dan verwacht (incidenteel). Advies: Uitvoeren kostprijsberekening (tarieventool) als basis voor de tariefstelling. Daarnaast het opstellen van een reële meerjarenbegroting 2. Hoe dient het ‘product begraven’ intern te worden ingericht? ▪
De meeste taken die bij het product begraven horen zijn duidelijk en georganiseerd, deze taken worden grotendeels door de gemeente zelf uitgevoerd: Het ontbreekt enkel aan een beleidsmedewerker (kartrekker) begraven. Hierdoor mist de schakel tussen beleid, beheer en uitvoering
▪
Met
een
beleidsmedewerker
begraven
kan
invulling
worden
gegeven
aan
planvoorbereiding/planontwikkeling, advisering (vraagbaak) in het dagelijks beheer, professionaliseringsslagen en visie/beleid voor de toekomst. ▪
Het zwaartepunt van de huidige werkzaamheden omtrent het product begraven ligt bij publiekszaken.
Advies: Advies is om de beleidsmatige taken bij de afdeling publieksbalie onder te brengen. De benodigde formatie is afhankelijk van twee factoren: de omvang van de maatregelen die de beleidsmedewerker coördineert en de tijdsbesteding en daarmee de planning waarbinnen dit uitgevoerd dient te worden. Het totaal aantal uren dat benodigd is om de maatregelen uit te voeren bedraagt 1.100 uur. In de meerjarenplanning is hierbij uitgegaan van 5 jaar. Advies is om 0,3 fte (12 uur per week) beleid bij publiekszaken toe te voegen. Jaarlijks betreft dit circa 400 werkbare uren. Na uitvoering van de maatregelen voldoet een structurele formatie van circa 0,2 fte voor beleid. Binnen de beschikbare uren zorgt de beleidsmedewerker onder andere voor planvoorbereiding/ontwikkeling, dient hij/zij als vraagbaak voor de medewerkers en is deze medewerker de schakel tussen bestuur, beleid en uitvoering.
4
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
3. Analyse
De huidige integrale aspecten van het begraafplaatsbeheer en -beleid in de gemeente Hellendoorn zijn onderzocht. In dit hoofdstuk zijn per onderwerp in het kort de belangrijkste bevindingen weergegeven. In hoofdstuk 5 worden de resultaten nader uitgewerkt aan de hand van knelpunten en kwaliteiten.
3.1. Behoefte en capaciteit Jaarlijks vinden er gemiddeld 65 begrafenissen op de gemeentelijke begraafplaatsen plaats. Op basis van de uitgevoerde behoefte- en capaciteitsberekeningen wordt geconstateerd dat alle begraafplaatsen voldoende capaciteit bieden om aan de behoefte tot (minimaal) 2050 te voldoen. Enkel bij de urnennissen en urnengraven op de Meester Ponsteenlaan ontstaat er een tekort in 2027 bij de urnennissen en in 2032 bij de urnengraven Dit tekort is op te lossen door het aantal asbestemmingen uit te breiden. Hier is voldoende ruimte voor.
3.2. Begraafplaatsadministratie De gemeente werkt met een digitale begraafplaatsadministratie (Centric Begraven). De gemeente hanteert een actief aanschrijvingsbeleid en is bezig met het actualiseren van de administratie. Dit is voor de onbepaalde tijd graven hard nodig; bij 90% van deze graven is geen rechthebbende bekend. De begraafplaatsadministratie heeft dagelijks te maken met vragen over begraven en de begraafplaatsen. Bij de afhandeling van complexe casussen ontbreekt het aan een beleidsmedewerker en concrete handvaten/uitgangspunten.
3.3. Beheersverordening en juridische aspecten In de beheersverordening zijn de bestaande situatie en regels inzake de begraafplaats vasgelegd. Een beheersverordening bestaat doorgaans uit twee documenten: de beheersverordening en het uitvoeringsbesluit. Het uitvoeringsbesluit is een specificatie van de beheersverordening, hierin worden de nadere regels opgenomen zoals het aantal stoffelijke overschotten dat in een graf kunnen worden begraven en welke afmetingen en materialen het monument mag bevatten. De beheersverordening van de gemeente Hellendoorn dateert uit 2019 en is actueel. De beheersverordening biedt in de praktijk echter niet altijd voldoende handvaten. Daarnaast ontbreekt het aan een uitvoeringsbesluit.
3.4. Organisatie proces begraven De medewerkers die binnen de gemeente Hellendoorn betrokken zijn bij het product begraven zijn geïnterviewd. Hieruit zijn enkele knelpunten geconstateerd: taken, rollen en verantwoordelijkheden zijn niet vastgelegd. De benodigde formatie is niet inzichtelijk en het ontbreekt momenteel aan een beleidsmedewerker (kartrekker) begraven.
3.5. Kwaliteit begraafplaats, beheer en onderhoud Er is niet zozeer sprake van een landelijke kwaliteitsnorm voor de begraafplaatsen. Maar op basis van landelijke ervaringscijfers van KYBYS komt naar voren dat bij circa 60-70% van de begraafplaatsen sprake is van kwaliteitsniveau ‘A’. Bij circa 30-40% wordt kwaliteitsniveau ‘B’ gehanteerd.
5
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
Een lager (overall) kwaliteitsniveau dan B komt op de begraafplaatsen niet tot nauwelijks voor. Wel zien we dat op bepaalde delen van begraafplaatsen een (zeer) extensief beheerregime wordt toegepast. De gemeentelijke begraafplaatsen in Hellendoorn zijn geïnventariseerd en beoordeeld aan de hand van de beeldkwaliteit volgens de CROW-systematiek. De begraafplaatsen zijn parkachtig en ogen verzorgd en goed onderhouden. Het kwaliteitsniveau wordt op ‘A’ beoordeeld. Het ontbreekt momenteel aan een (groen)beheerplan. Het is nog niet duidelijk wat het toekomstig streefniveau van het onderhoud moet zijn.
3.6. Exploitatie, begraaftarieven en kostendekkendheid Het ontbreekt momenteel aan een kostprijsberekening waardoor de begraaftarieven niet onderbouwd zijn. De overheadkosten staan niet specifiek op het product begraven; alle overhead van de gemeente staat centraal op het taakveld overhead. Daarnaast ontbreekt het aan een doelstelling met betrekking tot de kostendekkendheid.
3.7. Huidig beleid en beleidsonderdelen Het
huidige
begraafbeleid
dateert
uit
2013.
Het
ontbreekt
momenteel
aan
concrete
uitgangspunten/handvaten voor de medewerkers. Evenmin is er een toekomstvisie voor de begraafplaatsen.
3.8. Trends en ontwikkelingen De gemeente heeft “Natuurbegraafplaats Het Kleine Blik” in eigendom en beheer. Hier hebben echter pas vier begrafenissen plaatsgevonden. Gesteld kan worden dat potentie van deze begraafplaats nog niet volledig wordt benut.
6
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
4. Exploitatie
4.1. Kostendekking De kostendekking van de begraafplaatsexploitatie is van een aantal factoren afhankelijk:
Op
▪
het begraafplaatsbeleid (streefdoel en tarief) van de gemeente;
▪
het aantal begraafplaatsen dat een gemeente in beheer heeft;
▪
het onderhoudsniveau van de begraafplaatsen;
▪
het aantal onbepaalde tijd graven dat in de loop der jaren zijn uitgegeven;
▪
of er sprake is van een voorziening;
▪
de toerekening van de (overhead)kosten;
▪
het serviceniveau. basis
van
de
ervaringscijfers
van
KYBYS
wat
betreft
de
kostendekkendheid
van
begraafplaatsexploitaties kan gesteld worden dat begraafplaatsen nagenoeg nooit volledig kostendekkend zijn. In de meeste gevallen is sprake van een kostendekkendheid tussen de circa 40% en 70%. De overheadkosten bedragen landelijk gemiddeld circa 32% van het totaal. Op basis van de aangeleverde jaarrekening van het jaar 2022 is de kostendekking van de gemeente Hellendoorn berekend. Er is geen streefdoel voor de kostendekking bekend. In onderstaande tabel zijn de inkomsten en uitgaven van 2022 (begroot en realisatie) en 2023 (begroot en prognose realisatie) weergegeven (bron: gemeente Hellendoorn). Uitgaven Kosten
Inkomsten
Overhead
Kostendekkendheid
Totaal
2022 Begroting
€
366.608 €
117.315
€
483.923
€
429.065
89%
2022 Realisatie
€
377.436 €
120.780
€
498.216
€
478.696
96%
2023 Begroting
€
459.260 €
146.963
€
606.223
€
450.373
74%
2023 Realisatie (prognose)
€
442.328 €
141.545
€
583.873
€
434.928
74%
Tabel 1. Inkomsten en uitgaven 2022 - 2023
De overheadkosten staan niet specifiek op het product begraven; alle overhead van de gemeente staat centraal op het taakveld overhead. Bij de toerekening van de overhead voor het product begraven is uitgegaan van bovengenoemd gemiddeld percentage van 32%. Reden van de hoge kostendekking in 2022 is dat de baten in 2022 (inkomstenpost ‘Leges en andere rechten’) hoger waren dan begroot (incidenteel). Het exploiteren van begraafplaatsen kan vanuit fiscaal oogpunt als ondernemingsactiviteit worden gezien. Dit is het geval als met de exploitatie van de gemeentelijke begraafplaatsen structureel winst c.q. financiële overschotten worden gerealiseerd. In zijn algemeenheid geldt dat het van belang is notie te hebben van mogelijke verschuldigdheid van vennootschapsbelasting indien er sprake zou zijn van het structureel behalen van financiële overschotten bij de exploitatie van de gemeentelijke begraafplaatsen.
7
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
4.2. Benchmark Om inzicht te krijgen in de tariefstelling van de gemeente Hellendoorn is een benchmark opgesteld. Om een zuivere vergelijking te kunnen maken tussen de tarieven die worden gehanteerd zijn de tarieven van de omringende gemeenten Ommen, Twenterand, Wierden en Raalte teruggerekend naar de 30 jaar zoals er in Hellendoorn wordt gehanteerd. Belangrijke kanttekening hierbij is dat de vergelijkingen niet altijd één op één te maken zijn. Er zijn namelijk verschillende factoren die van invloed zijn op het tarief dat een gemeente hanteert. Denk daarbij aan streefdoel kostendekkendheid, kwaliteitsniveau begraafplaatsen, serviceniveau (afdekplaat urnenzuilen), de formatie van het begraafplaatsbeheer etc. In onderstaande grafiek is te zien dat gemeente Hellendoorn € 3.325,- in rekening brengt voor een nieuw particulier graf voor een periode van 30 jaar. Het gemiddelde (omgerekende) tarief voor een particulier graf 30 jaar in de omliggende gemeenten is € 4.328,-. Het tarief voor een nieuw graf in gemeente Hellendoorn ligt hiermee 23% lager.
Figuur 1. Benchmark particulier graf 30 jaar
Deze vergelijking is eveneens gemaakt voor de uitgifte van een nieuwe urnennis voor een periode van 10 jaar. Het totale tarief in Hellendoorn is € 1.437 ,-. Het gemiddelde (omgerekende0 tarief van de omliggende gemeenten voor een urnennis voor 10 jaar bedraagt €1.289 ,-. Het tarief voor een urnennis in de gemeente Hellendoorn is daarmee 11,5% hoger ten opzichte van de omliggende gemeenten.
Figuur 2. Benchmark urnennis 10 jaar
8
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
5. Resultaten
De huidige processen en werkwijze van het product begraven in de gemeente Hellendoorn verlopen over het algemeen goed. Hieronder volgt een samenvatting van de belangrijkste aandachtspunten en kansen die de basis vormen om te komen tot toekomstbestendig beleid en beheer van de begraafplaatsen.
5.1. Behoefte en capaciteit Knelpunten ▪
▪
▪
▪
▪
▪
Kwaliteiten
Slechts een kwart van de oppervlakte van begraafplaats Meester Ponsteenlaan wordt in gebruik genomen. Voor circa 24.000 m² is nog geen bestemming Vrije grafvakken van de begraafplaats Meester Ponsteenlaan zijn niet volledig geregistreerd in de administratie. Hierdoor is er geen realistisch beeld van de (over)capaciteit Er is op dit moment 1 vrije urnennis op de Meester Ponsteenlaan. Op korte termijn ontstaat een tekort aan urnennissen Omstreeks 2032 ontstaat er een tekort aan urnengraven op begraafplaats Meester Ponsteenlaan Jaarlijks wordt op de begraafplaats Ninaberlaan gemiddeld meer afstand gedaan van graven (85) dan dat er nieuwe graven worden uitgegeven (19) Behoefte naar natuurbegraafplaats ‘Het Kleine Blik’ is nog summier; slechts vier uitgiften in drie jaar tijd
9
▪
Er wordt een actief ruimingsbeleid gehanteerd
▪
Met een actief ruimingsbeleid is er tot 2050 voldoende capaciteit op begraafplaats Ninaberlaan
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
5.2. Begraafplaatsadministratie Knelpunten ▪
▪ ▪ ▪
▪
▪
Kwaliteiten
Geen (concrete) handvatten voor de praktijk en afhandeling van vraagstukken door gebrek aan begraafbeleid Publiekszaken ervaart een (te) hoge werkdruk Van circa 90% van de onbepaalde tijd graven is de rechthebbende onbekend Administratie oude delen begraafplaats Ninaberlaan nog niet volledig in kaart gebracht Na afstandsverklaring door de rechthebbende zoekt de gemeente contact met de familieleden om dit te verifiëren; dit is zowel tijdrovend als overbodig Aanschrijven rechthebbenden die onderhoudsbijdrage jaarlijks voldoen is een tijdrovend proces
▪
Actief aanvulling en actualisering begraafplaatsadministratie is ingezet
▪
Hantering aanschrijvingsbeleid
▪
Onderlinge samenwerking administratief medewerkers verloopt goed Digitale werkvoorraad Key2Begraven ingericht
▪
5.3. Beheersverordening en juridische aspecten Knelpunten
Kwaliteiten
▪
Ontbreken van uitvoeringsbesluit
▪
Verordening dateert van 2019 en is actueel
▪
Verordening biedt niet (altijd) voldoende handvatten voor de praktijk
▪
Inspelen op vraag naar kortere termijnen bij verlenging grafrechten
▪
Verlengingen niet conform Wet op de lijkbezorging; langere termijn dan 20 jaar en eerder dan 2 jaar voorafgaand verlopen graftermijn verlengen grafrecht Onderhoudsverantwoordelijkheden gemeente-rechthebbenden monument is onduidelijk; kan in de praktijk tot discussie leiden Er worden voorwaarden gesteld die in de praktijk niet (altijd) haalbaar/uitvoerbaar zijn; kennisgeving begraven uiterlijk 9:00 uur van de werkdag, voorafgaand aan de begrafenis en ondersteuning nabestaanden bij openen en sluiten van graf
▪
▪
10
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
▪
▪
Uitvaartondernemers komen met regelmaat te laat. Door een gebrek aan duidelijke regels wordt hier niet op gehandhaafd. Weinig keuzevrijheid in begraaftijden
5.4. Organisatie proces begraven Knelpunten
Kwaliteiten
▪
Taken, rol en verantwoordelijkheden medewerkers onduidelijk
▪
▪
Geen beleidsmedewerker begraafplaatsen Benodigde formatie begraafplaatsbeheer en beleid niet inzichtelijk
▪
Betrokken medewerkers van product begraven vallen onder verschillende afdelingen; bemoeilijkt de samenwerking Onvoldoende (juridische) kennis publiekszaken bij (gecompliceerde) casussen
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪ ▪
▪
▪
Werkprocessen begraven aanwezig; biedt handvatten voor medewerkers, vervangers en/of opvolgers Uitvaartondernemers ervaren korte lijnen en prettige samenwerking met de gemeente Uitvoerend medewerkers breed inzetbaar doordat zij werkzaamheden met betrekking tot beheer en onderhoud én lijk- en asbezorging kunnen uitvoeren Overzichtelijke en toereikende informatie op de website. Tevens duidelijke communicatie op de begraafplaats (herinrichting vak DF) Voorlopen wordt verzorgd door de gemeente en mogelijkheid om gebruik te maken van een ontvangstruimte
Kwetsbaarheid door veel kennis en verantwoordelijkheden bij één persoon (beheerder) Uitvaartondernemers vullen webagenda niet correct in (tijden worden niet correct ingevuld en gegevens onvolledig) Regulier onderhoud wordt ingezet op de begraafplaatsen 24/7 bereikbaarheid rondom begraven van de beheerder
11
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
5.5. Kwaliteit begraafplaatsen, beheer en onderhoud Knelpunten
Kwaliteiten
▪
Er is geen (groen) beheerplan
▪
Begraafplaatsen zijn verzorgd en goed onderhouden
▪
Geen vastgesteld kwaliteitsniveau en nog niet duidelijk wat het toekomstig streefniveau moet zijn Intensief onderhoud op de lege grafvakken; legt (onnodig) extra druk op de buitendienst Medewerkers groen openbare ruimte worden aanvullend ingezet voor de begraafplaatsen; hierdoor ontstaat er druk op groenonderhoud in de wijken Geasfalteerde paden vertonen op enkele plekken scheuren Diverse graven op oude deel Ninaberlaan in slechte (technische) staat Urnenzuilen op Ninaberlaan passen niet in het groenrijke beeld van de begraafplaats Graven oude deel Ninaberlaan (vak DF) dicht op elkaar; bemoeilijkt delven Enkele graspaden op begraafplaats Ninaberlaan in slechte staat Asfalt parkeerplaats begraafplaats Ninaberlaan aan renovatie toe
▪
Ninaberlaan erg groenrijk en parkachtig
▪
Uitvaartondernemers zijn tevreden over het onderhoudsniveau en beeldkwaliteit
▪
Voldoende en kwalitatief goede inrichtingselementen aanwezig
▪
Digitale plattegronden aanwezig
▪ ▪
Inzet van medewerkers sociale werkvoorziening Strakke grafrijen en velden
▪
Klinkerverharding in goede staat
▪
Gratis gebruik klokkentoren op Ninaberlaan
▪
Karakteristieke toegangspoort op begraafplaats Meester Ponsteenlaan Mogelijkheid tot lenen rolstoel voor bezoekers
▪
▪
▪ ▪ ▪
▪ ▪ ▪
▪
5.6. Exploitatie, begraaftarieven en kostendekkendheid Knelpunten ▪ ▪ ▪
▪
▪
Kwaliteiten
Kostprijsberekening ontbreekt; geen onderbouwing van de tarieven Er is geen meerjaren investerings- en onderhoudsplan (MIOP) Een streefdoel voor de kostendekkendheid ontbreekt
▪
Begroting toegespitst op product begraven
▪
Begrote en werkelijke uitgaven 2022 liggen dicht bij elkaar Begraaftarieven liggen gemiddeld 23% lager ten opzichte van omliggende gemeenten (kanttekening: tarieven niet altijd een op een over te nemen (zie hoofdstuk 4))
▪
In de meerjarenbegroting wordt geen rekening gehouden met fluctuaties in aantal begravingen, asbestemmingen en verlengingen Baten zijn niet uitgesplitst
12
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
▪
▪ ▪ ▪
▪ ▪
▪ ▪
Investeringen op de begraafplaatsen worden op eigen initiatief uitgevoerd; weinig tot geen interne controle Kosten overhead staan niet specifiek op het product begraven Ontbreken van een voorziening voor het onderhoud Uitgifte algemeen graf niet in legesverordening opgenomen terwijl deze wel volgens beheersverordening worden uitgegeven Post overige beheerskosten zijn niet nader gespecificeerd Tarief asbestemmingen hoger dan de tarieven van omliggende gemeenten (kanttekening: tarieven niet altijd een op een over te nemen (zie hoofdstuk 4)) Aanschaf afdekplaten urnennissen drukken op de exploitatie Tarief lijkschouwing opgenomen; hoort niet bij het product begraven
5.7. Huidig beleid en beleidsonderdelen Knelpunten
Kwaliteiten
▪
Huidig begraafbeleid dateert uit 2013
▪
Toepassing actief ruimingsbeleid
▪
Ontbreekt aan een toekomstvisie
▪
Divers aanbod in asbestemmingen: urnennissen, urnengraven en verstrooien
▪
Potentie begraafplaats Ninaberlaan tot multifunctioneel begraafpark wordt door ontbreken visie niet benut Er is geen uitvoeringsplan voor de implementatie van het beleid Ontbreken criteria voor monumentale graven
▪
Verschillende keuzemogelijkheden in termijnen asbestemmingen: 5, 10 en 20 jaar Afzonderlijk deel voor kindergraven op de begraafplaatsen
▪ ▪
▪
13
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
5.8. Trends en ontwikkelingen Knelpunten
Kwaliteiten
▪
Aantal begrafenissen is in 2022 met 21% afgenomen ten opzichte van 2018
▪
▪
Potentie natuurbegraafplaats “Het Kleine Blik” wordt onvoldoende benut
▪
Ninaberlaan en Meester Ponsteenlaan hebben door de omgeving en inrichting potentie voor een multifunctioneel begraafpark Toenemende vraag asbestemmingen
▪
Geen keuze voor graftermijnen (10 of 20 jaar) mogelijk, terwijl hier wel behoefte aan is Inwoners worden steeds ‘mondiger’; hierdoor worden knelpunten ervaren rondom participatie met burgers
▪
Natuur(lijk) begraven mogelijk
▪
Stimuleren van biodiversiteit (insectenhotels en bloementuin bij oudere graven)
▪
Grafzoeker aanwezig
▪
Er worden open dagen op de begraafplaatsen georganiseerd Herdenkingsmonument voor overleden kinderen aanwezig
▪
▪
14
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
6. Maatregelenplan
In voorafgaand hoofdstuk zijn per thema aandachtspunten geformuleerd gebaseerd op de aangeleverde gegevens van de gemeente, de behoefte- en capaciteitsberekeningen, een inventarisatie van de begraafplaatsen en gesprekken met uitvaartondernemers. Hieronder volgt een bondig plan met voorgestelde maatregelen om te komen tot een toekomstbestendig beheer van de begraafplaatsen.
6.1. Behoefte en capaciteit Doel: De begraafcapaciteit is toereikend om te voorzien in de begraafbehoefte. Maatregelen ▪
▪
Inzichtelijk maken van de vrije capaciteit op begraafplaats Meester Ponsteenlaan; o
locatie inventariseren
o
inmeten graven
o
graven intekenen in digitale plattegrond
o
koppelen aan- en invoeren in de begraafplaatsadministratie
De totale behoefte aan particuliere graven op de Meester Ponsteenlaan tot 2050 betreft circa 983 graven. Op basis van de kengetallen van KYBYS (7 m² per graf) is zo`n 6.881 m² nodig om aan de begraafbehoefte te voldoen. Op de begraafplaats is er op dit moment circa 24.000 m² aan grafoppervlak over. Dit betekent een overcapaciteit van ongeveer 17.000 m² (24.000m -7.000m²). Voor dit oppervlak, deze overcapaciteit, dient een besluit te worden genomen. De volgende drie scenario`s kunnen onderzocht worden: o
huidige situatie voortzetten
o
inrichten voor andere functies die aansluiten bij de begraafplaats; aanleg pluktuin, stimuleren van biodiversiteit, realiseren dierenbegraafplaats etc.
o ▪
afstoten/herbestemmen
Opstellen
Programma van
Eisen uitbreiden
asbestemmingen
begraafplaats
Meester
Ponsteenlaan om te voldoen aan de totale behoefte (tot 2050) van 77 urnengraven en 191 urnennissen. ▪
Uitvoeren behoeftebepaling plus opstellen Programma van Eisen voor asbestemmingen op Ninaberlaan.
▪
Monitoren uitgiften en vrije capaciteit door elke vijf jaar een behoefte- en capaciteitsberekening uit te voeren.
Prioriteit: Middel (2025/2026) Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 110 uur
15
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
6.2. Begraafplaatsadministratie Doel: De begraafplaatsadministratie actueel en volledig maken als basis voor een adequate procesvoering. Maatregelen: ▪
Uitvoeren nulmeting administratie, waarbij wordt gekeken naar: o
steekproefsgewijs verwerking van gegevens
o
inrichting en gebruik van de applicatie (controle koppeling GBA-V voor correcte naamsvermelding)
▪
o
digitalisatie van gegevens
o
werkbaarheid applicatie
o
werkprocessen en taakverdeling
Achterhalen van rechthebbenden door uitvoering belangstellingstoets. Er zijn 4.625 onbepaalde tijd graven op begraafplaats Ninaberlaan waarvan 90% (circa 3.838 graven) de rechthebbende onbekend is. Middels een belangstellingstoets wordt per graf inzichtelijk wie de rechthebbende is en of er nog belangstelling is voor het graf.
▪
Digitaliseren begraafplaatsadministratie voor bepaalde (oudere) graven begraafplaats Ninaberlaan. Achterhalen van originele grafkaarten uit het archief en het fotograferen van de graven om een zo’n compleet mogelijk beeld van de graven te krijgen en deze op te nemen in de applicatie.
▪
Herinrichten webagenda met enkel tijd en datum van de begrafenis; opstellen grafaanvraag die uitvaartondernemers 24 uur na aanvraag in webagenda dienen aan te leveren.
Prioriteit: Hoog (2024/2025) Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 70 uur (enkel de nulmeting). De uitvoering van de overige maatregelen behoren tot de reguliere werkzaamheden
16
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
6.3. Beheersverordening en juridische aspecten Doel: Actualiseren en vastleggen van regels en kaders voor de begraafplaatsen. Maatregelen ▪
Actualiseren van beheersverordening zodat deze aansluit op de praktijk en de Wet op de Lijkbezorging, met de volgende aandachtspunten:
▪
o
nader specificeren werkzaamheden algemeen onderhoud door gemeente
o
voorwaarden en consequenties overschrijding begraaftijd specificeren
o
verruimen keuzemogelijkheden begraaftijden
o
uitvoerbaarheid en haalbaarheid van de artikelen (kennisgeving lijk- en asbezorging)
Uitvoeringsbesluit opstellen met de volgende aandachtspunten: o
verlengingstermijnen
particuliere
graven
en
asbestemmingen
aanpassen;
verlengingstermijnen langer dan 20 jaar verwijderen en (eventueel) vaststellen nieuwe graftermijnen
▪
o
toevoegen grafoppervlakte per grafsoort
o
afmetingen grafmonument per grafsoort
o
eisen materiaalgebruik grafmonumenten
o
aantal overledenen en asbussen per grafsoort
Organiseren informatiebijeenkomst met uitvaartondernemers en/of steenhouwers om hen te informeren over de nieuwe regelgeving.
Prioriteit: Hoog (2025) Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 90 uur
6.4. Organisatie proces begraven Doel: Een blauwdruk van de begraafplaatsorganisatie; inzichtelijk maken welke taken behoren tot het product begraven, welke verantwoordelijkheden hierbij horen en uit welke processen dit bestaat. Maatregelen: ▪
Opstellen teamontwikkelplan voor duidelijkheid over de functies, taakverdeling en rol van de betrokken medewerkers. Het team wordt gevormd door alle collega’s die een rol hebben in het begraafplaatsbeheer en -beleid. Hier moet onder andere in worden meegenomen: o
De beleidsmedewerker/kwartiermaker begraven. Hiervoor adviseren wij 0,3 fte voor de functie van kwartiermaker gedurende de periode dat de maatregelen worden doorgevoerd. Daarna is beleidsformatie van 0,2 fte toereikend. Een indicatie van de benodigde formatie van de andere taken binnen het begraafplaatsbeheer is in het document ‘Taken en organisatie begraafplaatsbeheer Hellendoorn’ opgenomen.
o
verdeling product begraven
o
borgen (juridische) kennis en centraliseren van gegevens
17
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
o
samenwerking
o
visie en kernwaarden begraafplaatsbeheer en -beleid
o
productiviteit en bereikbaarheid
▪
Opstellen van functieprofielen met taak- en rolverdeling en verantwoordelijkheden.
▪
Werkomschrijvingen opstellen.
▪
Structureel inplannen overleg (elk kwartaal) begraafplaatsen met alle betrokken medewerkers.
▪
Opstellen van een jaarplanning voor de benodigde werkzaamheden.
Prioriteit: Zeer hoog (2024) Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 135 uur
6.5. Kwaliteit begraafplaatsen, beheer en onderhoud Doel: De huidige uitgangspunten en toekomstige planning voor het beheer en onderhoud van de begraafplaatsen
zijn
helder.
De
beeldkwaliteit,
toegankelijkheid
en
functionaliteit
van
de
begraafplaatsen zijn geoptimaliseerd. ▪
Opstellen (groen)beheerplan met daarin het gewenste kwaliteitsniveau in relatie tot de benodigde inzet. Ook de voor- en nadelen en van het eventueel uitbesteden van het beheer en onderhoud moeten worden opgenomen. Het beheerplan dient als leidraad voor het onderhoud en bijhorend vastgesteld onderhoudsniveau (§3.8 beleid).
▪
Opstellen van een meerjaren investerings- en onderhoudsplan (MIOP), met daarin de onderhoudswerkzaamheden voor de begraafplaatsen voor de komende vijf jaar zoals het onderhoud aan de paden, parkeerplaatsen, grasvelden, de uitbreiding / realisatie van asbestemmingen en het bepalen en aanschaf van eventuele bewegwijzering.
▪
Visuele inventarisatie en inzichtelijk maken van graven in slechte staat. De rechthebbenden ontvangen een aanschrijving per post om het onderhoud te verbeteren of er worden bordjes bij de graven geplaatst indien de rechthebbende onbekend is.
Prioriteit: Middel (2025) Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 250 uur
18
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
6.6. Exploitatie, begraaftarieven en kostendekkendheid Doel: Inzicht krijgen in de huidige opbouw van tarieven, de kosten en baten van het beheer en het gebruik van de begraafplaatsen. Maatregelen: ▪
Uitvoeren kostprijsberekening als basis voor het bepalen van de bergaaftarieven.
▪
Overheadkosten opnemen in de meerjarenbegroting van de begraafplaatsen.
▪
Bepalen en vaststellen streven kostendekkendheid.
▪
Actualiseren meerjaren begroting begraafplaatsen: o
uitsplitsen batencomponenten
o
specificatie overige beheerkosten
o
rekening houden met fluctuaties in begravingen, asbestemmingen en verlengingen
o
te verwachten investeringen
▪
Besluit nemen over een verplichte onderhoudsbijdrage algemeen onderhoud begraafplaatsen.
▪
Realiseren van een voorziening voor de toekomstige kosten voor het onderhoud aan de begraafplaatsen.
▪
Actualiseren legesverordening en overeenstemmen met de nieuwe beheersverordening.
▪
Kosten lijkschouwing onderbrengen naar sociaal domein.
Prioriteit: Middel (2025) Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 190 uur
6.7. Huidig beleid en beleidsonderdelen Doel: Een leidraad en concrete vertaling om te komen tot toekomstbestendige begraafplaatsen. Maatregelen: ▪
Formuleren toekomstvisie voor de begraafplaatsen.
▪
Actualiseren begraafbeleid met de volgende beslispunten:
Adviespunt 1: Uit de inventarisatie van KYBYS komt naar voren dat de gemeentelijke begraafplaatsen in Hellendoorn op kwaliteitsniveau ‘A’ worden beoordeeld. Het is van belang om (op basis van de inzichten van het op te stellen beheerplan) de mogelijkheden tot extensivering van het onderhoud te onderzoeken en het toekomstig streefniveau te bepalen: o
Voordeel: verlaging onderhoudsniveau houdt in dat de onderhoudslasten worden
o
Voordeel: in geval van keuze verlaging onderhoudsniveau investeringen op de
gereduceerd begraafplaatsen hoeven niet of pas op een later tijdstip te worden uitgevoerd o
Voordeel:
verlaging
onderhoudsniveau
brengt
met
zich
mee
dat
de
onderhoudsfrequentie van de beheergroepen en daarmee de werkdruk uitvoerend medewerkers wordt verlaagd; aanvullende inzet medewerkers groen is in dat geval niet meer aan de orde
19
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
o
Nadeel: verlaging kwaliteitsniveau is per direct zichtbaar op de begraafplaatsen
o
Nadeel: klachten vanuit rechthebbenden op kwaliteitsniveau
o
Nadeel:
mogelijk
dat
het
aantal
begrafenissen
afneemt
omdat
verlaging
onderhoudsniveau in de praktijk leidt tot minder tevredenheid bij bezoekers van de begraafplaatsen Adviespunt 2: Uit de inventarisatie van KYBYS komt naar voren dat er op dit moment maar voor geringe mate gebruik wordt gemaakt van de natuurbegraafplaats. Het is van belang om de mogelijkheden tot opwaardering te onderzoeken: o
Voordeel: opwaardering beeldkwaliteit- en voorzieningenniveau
o
Voordeel: toename aantal begrafenissen
o
Nadeel: opwaardering brengt kosten met zich mee
Adviespunt 3: Vasthouden aan vaste begraaftijden?
▪
o
Voordeel: geeft duidelijkheid zowel voor de beheerder als voor de uitvaartverzorgers
o
Voordeel: het vergemakkelijkt het inplannen van overige werkzaamheden
o
Nadeel: keuzevrijheid nabestaanden wordt beperkt
o
Nadeel: klachten vanuit nabestaanden
Uit ervaringscijfers van KYBYS komt naar voren dat een uitgiftetermijn van 20 jaar het meest voorkomt. Over het algemeen is er sprake van een gemiddelde belangstellingsduur van circa 40 jaar voor een graf. De gemeente Hellendoorn geeft graven voor 30 jaar of onbepaalde tijd uit. Geadviseerd wordt een besluit te nemen over het wel of niet realiseren van de volgende mogelijkheden:
▪
o
10 of 20 jaar uitgiften
o
verlengen met korte graftermijnen (1, 5 of 10 jaar)
o
overhevelen resterende termijn gereserveerd graf naar een ander graf
Uit de inventarisatie van KYBYS komt naar voren dat de sfeer en uitstraling van beide gemeentelijke begraafplaatsen (Ninaberlaan en Meester Ponsteenlaan) als parkachtig kan worden gekwalificeerd. Het is van belang om te bepalen of deze parkachtige sfeer gehandhaafd blijft of zelfs verder versterkt wordt. Hiervoor dient eerst het begrip ‘begraafpark’ te worden gedefinieerd en uitgangspunten en voorwaarden te worden bepaald. Daarna dient hier een besluit over te worden genomen.
▪
Implementatie beleid door opstellen uitvoeringsplannen.
▪
Opstellen criteria behoudenswaardige graven om hierna de graven te beoordelen en te komen tot een lijst behoudenswaardige graven.
Prioriteit: Zeer hoog (2024) Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 170 uur
20
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
6.8. Trends en ontwikkelingen Doel: Inzicht in de behoefte van nabestaanden: wat is de behoefte, welke kansen zijn er en hoe kan de gemeente hier op inspelen. Maatregelen ▪
Het opstellen en uitzetten van een enquête onder de inwoners van de gemeente om de wensen en behoeften van de inwoners te achterhalen. Hiermee wordt input opgehaald voor de toekomst van de begraafplaatsen. Thema’s die in deze vragenlijst kunnen worden opgenomen zijn:
▪
o graftermijnen o beeldkwaliteit o beheer en onderhoud o service – en dienstverlening o natuur(lijk) begraven o biodiversiteit en duurzaamheid o visie begraafplaatsen Realiseren emailadres en telefoonnummer begraafplaatsadministratie voor direct contact met rechthebbenden, nabestaanden en bezoekers.
▪
Ontzorgen is een van de belangrijkste trends van dit moment. De basis van ontzorgen ligt bij een adequate informatie- en communicatievoorziening. Het opstellen van een informatie-en communicatieplan voor de begraafplaatsen draagt hier aan bij. In dit plan is helder opgesteld wie via welke wijze, op welk moment waarover geïnformeerd moet worden en wat dit voor effect heeft. Denk hierbij aan:
▪
o
gemeentelijke website voorzien van een stappenplan van overlijden tot begraven;
o
beschikbaar stellen van één emailadres voor de begraafplaatsen;
o
inzetten van een telefonisch doorkiesnummer voor de begraafplaatsadministratie;
o
contactgegevens begraafplaats via verschillende kanalen publiceren;
o
opstellen informatiefolder;
o
organiseren informatiebijeenkomst externe partijen.
Opstellen checklist landelijke trends en ontwikkelingen waarbij de volgende actoren worden meegenomen: o
stimuleren van vakmanschap door op de hoogte te zijn van de Modernisering van de Wet op de Lijkbezorging;
o
snellere dienstverlening en inspelen op technische ontwikkelingen door kartering van begraafplaatsen: inmeten en fotograferen van graven en met behulp van een applicatie ter beschikking stellen voor mobiele apparaten;
o
meer flexibiliteit in het aanbod van graven en de keuze in grafmonumenten.
o
inspelen op de groeiende behoefte van verduurzaming;
o
verbinding bevolkingsgroepen door te kijken naar begraven volgens andere culturen ;
o
dichter bij de mens komen en begraafplaatsen toegankelijker maken door nevenactiviteiten op de begraafplaatsen te organiseren. Denk aan Lichtjesavonden, Weekend van de Begraafplaats, Allerheiligen, wandelroutes etc.
21
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
Prioriteit: Laag (2027) Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 85 uur
22
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
7. Meerjarenplanning
De maatregelen zoals opgenomen in het vorige hoofdstuk verschillen in mate van urgentie. Voor een overzicht van de maatregelen en de realisatie hiervan is een meerjarenplanning opgesteld. In deze planning wordt voor de maatregelen de uitvoeringsduur en -termijn aangegeven op volgorde van prioriteit.
23
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
8. Varianten
Hieronder worden drie varianten beschreven: een ‘milde’, ‘medium’ en ‘extreme’ variant. In de ‘milde’ variant worden de maatregelen opgesomd die ten minste uitgevoerd dienen te worden, wil het begraafplaatsbeheer in de gemeente Hellendoorn ‘toekomstbestendig’ blijven. In de ‘medium‘ variant worden de maatregelen met een hoge prioriteit hieraan toegevoegd. De ‘extreme’ variant betreft de complete set aan maatregelen. Bij elke variant wordt er een indicatie van de benodigde eigen uren weergegeven.
8.1. ‘Milde’ variant Hieronder worden de ‘ top 3’ maatregelen met kosten aangegeven die de gemeente in ieder geval op korte termijn dient op te pakken. 1.
Organisatie: Opstellen teamontwikkelplan voor duidelijkheid over de functies, taakverdeling en rol van de betrokken medewerkers. Hier moet onder andere in worden meegenomen: a.
aanwijzen kartrekker product begraven
b. teamsamenstelling en benodigde formatie c.
verdeling product begraven
d. borgen (juridische) kennis en centraliseren van gegevens e.
samenwerking
f.
visie en kernwaarden begraafplaatsbeheer en -beleid
g. productiviteit en bereikbaarheid
2.
3.
▪
Opstellen van functieprofielen met taak- en rolverdeling en verantwoordelijkheden.
▪
Werkomschrijvingen opstellen.
▪
Structureel inplannen overleg (elk kwartaal) begraafplaatsen met alle betrokken medewerkers.
▪
Opstellen van een jaarplanning voor de benodigde werkzaamheden.
Bepalen toekomstig beleid ▪
Uitvoeren van een kostprijsberekening (tarieventool)
▪
Bepalen doelstelling kostendekkendheid
▪
Opstellen en uitzetten enquête
▪
Bepalen toekomstvisie en opstellen nieuw beleid
Uitbreiden asbestemmingen Meester Ponsteenlaan: Opstellen Programma van Eisen uitbreiden asbestemmingen begraafplaats Meester Ponsteenlaan om te voldoen aan de totale behoefte (tot 2050) van 77 urnengraven en 191 urnennissen.
Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 355 uur
24
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
8.2. ‘Medium variant Hieronder worden de maatregelen met een hoge prioriteit opgesomd die bovenop de maatregelen van de milde variant dienen te worden genomen. 1.
Inzichtelijk maken van de vrije capaciteit op begraafplaats Meester Ponsteenlaan; a.
locatie inventariseren
b. inmeten graven c.
graven intekenen in digitale plattegrond
d. koppelen aan- en invoeren in de begraafplaatsadministratie 2.
De volgende drie scenario`s voor het benutten van de vrije ruimte op begraafplaats Meester Ponsteenlaan onderzoeken: o
huidige situatie voortzetten
o
inrichten voor andere functies die aansluiten bij de begraafplaats; aanleg pluktuin, stimuleren van biodiversiteit, realiseren dierenbegraafplaats etc.
o 3.
afstoten/herbestemmen
Uitvoeren belangstellingstoets voor achterhalen rechthebbenden van de circa 3.838 onbepaalde tijd graven
4.
Actualiseren beheersverordening en opstellen uitvoeringsbesluit
5.
Opstellen groenbeheerplan en meerjaren investerings- en onderhoudsplan (MIOP)
6.
Actualiseren begroting waarin de overheadkosten voor het product begraven wordt meegenomen.
Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 700 uur
8.3. ‘Extreme’ variant Met de ‘extreme’ variant worden alle maatregelen zoals beschreven in hoofdstuk 6 uitgevoerd. Inschatting eigen uren bij volledige uitvoering door ambtelijke werkorganisatie: 1.100 uur
25
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
Bijlage A. Begraafplaatsen Hellendoorn
(Oude) begraafplaats Ninaberlaan Deze begraafplaats is ruim honderd jaar oud. Begraafplaats Ninaberlaan heeft een groene en parkachtige uitstraling en is goed onderhouden op A+ kwaliteit. Vanuit de ingang is een karakteristiek gebouw te zien dat fungeert als ontvangstruimte. Verderop de begraafplaats hangt een kerkklok uit de vroegere Grote Kerk in Nijverdal. Biodiversiteit wordt gestimuleerd: er is een bloemenweide tussen de oude graven en er staan insectenhotels op de begraafplaats. Er zijn enkele urnenzuilen die niet passen in het groenrijk beeld. Er zijn geen urnengraven , wel is er een apart kinderdeel. De begraafplaats is grotendeels voorzien van geasfalteerde paden, op enkele plekken zijn deze gescheurd. Op het voorste deel bevinden zich relatief veel oude graven waarvan enkelen in slechte staat. Op het achterste deel is een grafvak dat heringericht wordt. Op de begraafplaats liggen veertien oorlogsgraven. Ook staat er een monument ter herinnering aan overleden kinderen.
26
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
(Nieuwe) Begraafplaats Meester Ponsteenlaan In 2012 is de begraafplaats Meester Ponsteenlaan gerealiseerd omdat de verwachting was dat begraafplaats Ninaberlaan vol raakte. Begraafplaats Meester Ponsteenlaan heeft een oppervlakte van circa 32.000 m². Er zijn verschillende grote grasoppervlakten die nog niet in gebruik zijn. Deze kunnen eventueel voor andere doeleinden gebruikt worden zoals het stimuleren van biodiversiteit, aanleggen van een pluktuin of het realiseren van een dierenbegraafplaats. Deze begraafplaats heeft een ander karakter dan de Ninaberlaan. Begraafplaats Meester Ponsteenlaan is wat ‘strakker’ en minder parkachtig vormgegeven. Er is gekozen voor geasfalteerde (hoofd)paden en de grafrijen zijn voorzien van gras. De begraafplaats wordt goed onderhouden op A-niveau. Op de begraafplaats is een afzonderlijk deel voor asbestemmingen met urnengraven en urnennissen (zuilen). De urnennissen zijn bijna allemaal in gebruik. Ook deze begraafplaats beschikt over een afzonderlijk deel en een herdenkingsmonument voor kinderen. Het is mogelijk een rollator te lenen en er zijn toiletten.
27
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
Natuurbegraafplaats “Het Kleine Blik” De gemeentelijke natuurbegraafplaats ‘Het Kleine Blik’ is eind 2019 geopend. De begraafplaats ligt aan het laantje van Moquette, een zijweg van de Meester Ponsteenlaan dat de beide begraafplaatsen scheidt. Er zijn geen graf- of gedenktekens toegestaan; elk graf heeft een gps-code. Er kan in twee lagen worden begraven voor onbepaalde tijd. De natuurbegraafplaats is ca. 1,6 hectare groot. Per graf is 50 m² meter beschikbaar, in totaal kunnen er maximaal 120 overledenen begraven worden. Er zijn nu 4 graven bezet. Er geldt een vrije keuze binnen de beschikbare ruimte.
28
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
Bijlage B. Begraafbehoefte- en capaciteitsberekeningen
Om de toekomstige begraafbehoefte te bepalen is gebruik gemaakt van de sterfteprognose van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en dan specifiek van het COROP-gebied waartoe gemeente Hellendoorn
behoort.
Dit
COROP-gebied
betreft
‘Twente‘
en
omvat
de
gemeenten
Almelo, Borne, Dinkelland, Enschede, Haaksbergen, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen -Holten, Tubbergen, Twenterand en Wierden. In de toegepaste CBS-prognose zijn demografische ontwikkelingen in het gebied verwerkt, zoals enerzijds de vergrijzing van de bevolking en de toename van de gemiddelde leeftijd bij overlijden en anderzijds eventuele (stedelijke) uitbreidingen en de huidige en toekomstige leeftijdsopbouw van de bevolking. Daarmee is de prognose specifiek afgestemd op het genoemde gebied. 1,40 1,20 1,00 0,80
Landelijk
0,60
COROP
0,40 0,20 0,00 2020
2025
2030
2035
2040
2045
Grafiek 1. Sterfteprognose landelijk en omgeving Hellendoorn
Grafiek 1 geeft de sterfteprognose weer van het COROP-gebied Twente en de landelijke sterfteprognose. Te zien valt dat de landelijke sterfteprognose hoger is dan de sterfteprognose in het COROP-gebied. Uitgangspunten Bij de behoefte- capaciteitsberekeningen is uitgegaan van het volgende: ▪
Gegevens die door de gemeente zijn aangeleverd via de inventarisatieformulieren op 28 augustus 2023.
▪
De berekening betreft een prognose met een doorkijk tot 2050.
▪
In de gemeente worden particuliere graven voor 30 jaar of onbepaalde tijd uitgegeven.
▪
Bij de Meester Ponsteenlaan zijn de vrije graven enkel berekend in de ‘ingerichte’ delen. De lege delen zijn nog niet ingetekend en dus niet meegenomen in de berekeningen.
▪
Begraafplaats Meester Ponsteenlaan is in 2012 in gebruik genomen. Particuliere graven worden voor minimaal 30 jaar uitgegeven. Dit betekent dat de eerste (particuliere) graven in 2042 terug bij
29
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
de gemeente kunnen komen. Er is daarmee nog geen inzicht in de graven die vrij komen middels een afstandsverklaring na afloop van de graftermijn. Begraafplaats
Vrije particuliere graven
Gemiddeld Capaciteit aantal zonder nieuwe maatregelen uitgiften per jaar Particuliere graven 19 Tekort in 2046
Ninaberlaan
452
Meester Ponsteenlaan*
178
33
Het Kleine Blik (natuurbegraafplaats)
114
1
Nog te ruimen graven
Jaarlijkse graven retour
Capaciteit met actief ruimingsbeleid
128
85
Voldoende
Voldoende*
0
0
Voldoende*
Voldoende
0
0
Voldoende
Algemene graven Ninaberlaan
2
0,25
Tekort in 2033
2
0,4
Voldoende
Meester Ponsteenlaan
4
0,2
Tekort in 2042
0
0
Tekort in 2042
Tabel 1. Behoefte en capaciteit particuliere en algemene graven per begraafplaats *Ten aanzien van de capaciteitsbehoefte berekening van begraafplaats Meester Ponsteenlaan zijn de lege grafvakken niet meegenomen in de beschikbare capaciteit. Op basis van de berekeningen is er hierdoor in 2028 een tekort verwacht. In de praktijk is er (naar inzicht van de gemeente) nog capaciteit voor minimaal 40 jaar. Algemene graven Op begraafplaats Ninaberlaan en Meester Ponsteenlaan worden algemene graven uitgegeven. In de algemene graven kan 3-diep begraven worden. Met een actief ruimingsbeleid kan op begraafplaats Ninaberlaan worden voldaan aan de behoefte. Op de Meester Ponsteenlaan ontstaat omstreeks 2042 een tekort aan algemene graven. Er zijn echter nog verschillende vakken die geen bestemming hebben. In deze vakken kunnen algemene graven worden uitgegeven. Kindergraven Op begraafplaats Ninaberlaan zijn 16 vrije (particuliere) kindergraven. In de afgelopen vijf jaar is er één kindergraf uitgegeven. Er wordt hier geen capaciteitstekort verwacht. Op begraafplaats Meester Ponsteenlaan liggen 109 vrije kindergraven. De behoefte aan deze graven is nihil, er zijn nog geen kindergraven uitgegeven.
30
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
Urnengraven Op begraafplaats Meester Ponsteenlaan liggen urnengraven. In de afgelopen vijf jaar zijn er in totaal 13 particuliere urnengraven uitgegeven. Er is tot op heden nog geen afstand gedaan. Dit komt omdat de begraafplaats in 2012 is aangelegd. De belangstellingstermijn voor urnengraven is vaak langer dan 10 jaar. De vrije capaciteit bedraagt 23 urnengraven. Naar verwachting ontstaat omstreeks 2032 een tekort aan urnengraven. Urnennissen Op begraafplaats Ninaberlaan zijn 15 vrije urnennissen . Daarnaast zijn er nog twee urnennissen die na ruimen uitgegeven kunnen worden. Gemiddeld worden er jaarlijks 4 urnennissen uitgegeven en van 3 afstand gedaan. Zonder ruimen ontstaat omstreeks 2027 een tekort. Met een actief ruimingsbeleid kan worden voorzien in de behoefte tot omstreeks 2049. Op begraafplaats Meester Ponsteenlaan is één vrije urnennis. Gemiddeld worden er jaarlijks 6 urnennissen uitgegeven en van één afstand gedaan. Er is een tekort aan urnennissen.
31
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
Bijlage C. Participatie
▪
Uitvaartondernemers zien de afgelopen jaren een lichte daling in het aantal begrafenissen.
▪
Tarieven van de gemeente zijn hoger dan in de omgeving (kanttekening: tarieven niet altijd een op een over te nemen (zie hoofdstuk 4)). Groot aandachtspunt is het tarief voor de natuurbegraafplaats. Dit is te hoog in vergelijking tot de kwaliteit van de natuurbegraafplaats. Hierdoor wijken mensen uit naar de natuurbegraafplaats in Ommen. De tariefstelling van deze begraafplaats is lager en het uitstralingsniveau is hoger
▪
Uitvaartondernemers zijn erg te spreken over het beheer en onderhoud en kwaliteit van beide traditionele begraafplaatsen. Wel zien zij verschillen. Ninaberlaan is volgens hen een echt parkachtige begraafplaats (gedenkpark). Mensen gaan hier ook heen voor recreatief gebruik zoals een wandeling. Meester Ponsteenlaan is meer een traditionele strakke begraafplaats waar mensen enkel komen voor herdenken.
▪
De Meester Ponsteenlaan mag volgens uitvaartondernemers meer een natuurlijke en speelsere uitstraling krijgen. Ook hier mag het parkidee meer worden doorgevoerd.
▪
Uitvaartondernemers zijn tevreden over de samenwerking met de gemeente, in het bijzonder over het contact met de beheerder. Ook over de website zijn uitvaartondernemers tevreden. Aandachtspunt is de digitale webagenda waar na vastlegging van de tijd geen wijzigingen meer doorgevoerd kunnen worden. Hierdoor moet vaak onnodig de gemeente gecontacteerd worden.
▪
Uitvaartondernemers zijn positief over de biodiversiteit op Ninaberlaan. Graag zien zij dit ook meer bij de Meester Ponsteenlaan terugkomen. Indien het parkidee wordt doorgezet moet er ook worden gedacht aan kinderen. Een mogelijkheid hierbij is een schommel waar symbolisch naar de hemel wordt gekeken en hiermee overledenen kunnen worden herdacht.
32
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
Bijlage D. Kwaliteitsopname begraafplaatsen
Om een goed beeld te krijgen van de begraafplaatsen zijn deze op 29 juni 2023 geïnventariseerd. Tijdens de inventarisatie is de huidige kwaliteit van de begraafplaatsen bepaald aan de hand van de volgende criteria: ▪
Ruimtelijke kwaliteit
▪
Voorzieningenniveau
▪
Beheer en onderhoud
De inventarisatie betreft een momentopname. De beoordeling van de kwaliteit is tot stand gekomen op basis van de CROW beeldkwaliteit systematiek voor de Openbare Ruimte. De kwaliteitsbeoordeling is weergegeven in onderstaande tabel. De kleuren in de tabel staan voor het volgende: Goed Voldoende Onvoldoende
33
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn
Beoordelingscriteria
Begraafplaats Ninaberlaan
Begraafplaats Meester Ponsteenlaan
Natuurbegraafplaats Het kleine blik
Uitstraling begraafplaats Indeling begraafplaats Technische staat graven
nvt
Technische staat asbestemmingen
nvt
Machinaal delven
nvt
Bereikbaarheid graven
nvt
Status aula
nvt
nvt
Bewegwijzering Grafnummering
nvt
Plattegrond aanwezig Onderhoudsniveau graven
nvt
Onderhoudsniveau grafvelden
nvt
Onderhoudsniveau groen Status paden
nvt
Status banken Aanwezigheid watertappunten
nvt
Status afvalcontainers
nvt
Parkeermogelijkheden Omgevingsgeluid Gevoel veiligheid
Beleidsnotitie | Gemeente Hellendoorn 34