Aanbesteding werkzaamheden vier kunstgras voetbalvelden

Aan de Raad Zaaknummer 2022-009417 Aanbesteding werkzaamheden vier kunstgras voetbalvelden Samenvatting Er is een meervoudig onderhandse aanbesteding gevolgd voor de vervanging van de matten van de drie nonfill velden op de sportparken Smidserve en Gagelman door een infill mat met TPE. De noodzakelijke toplaagrenovatie van het hoofdveld op sportpark Smidserve in 2022 is gelijktijdig meegenomen in de meervoudig onderhandse aanbesteding. Hiervoor is een bedrag van € 350.000,- exclusief btw opgenomen in de begroting 2022. Vijf aannemers zijn uitgenodigd om een aanbieding te doen. Gunningscriterium is de laagste prijs. Er zijn vier inschrijvingen ontvangen. Wij hebben op 19 april 2022 ingestemd met de voorgenomen gunning aan de laagste inschrijver. Het voorbehoud is gemaakt van definitieve gunning na instemming van uw raad met het beschikbaar stellen van het benodigde investeringsbedrag. Uw raad wordt voorgesteld een investeringsbedrag van € 1.320.000,- exclusief btw beschikbaar te stellen voor de werkzaamheden aan de velden en de financiële gevolgen hiervan mee te nemen bij de bestuursrapportage 2022. Na instemming van uw raad kan definitieve gunning aan de laagste inschrijver plaatsvinden.

Aanleiding Wij hebben op 1 februari 2022 ingestemd met het volgen van een meervoudig onderhandse aanbesteding voor het vervangen van de matten van de drie nonfill voetbalvelden op de sportparken Smidserve en Gagelman door een infill mat met TPE. Hierbij is het voorbehoud gemaakt van gunning na instemming van uw raad met het beschikbaar stellen van het benodigde investeringsbedrag. De renovatie van de toplaag van het kunstgrasveld op sportpark Smidserve dient ook in 2022 plaats te vinden. De huidige mat met SBR rubber wordt vervangen door een mat met infill TPE. Hiervoor is een bedrag van € 350.000,- exclusief btw opgenomen in de begroting 2022. Deze renovatie is gelijktijdig meegenomen in de meervoudig onderhandse aanbesteding voor vervanging van de matten van de nonfill velden. Na ons besluit op 1 februari 2022 is het aanbestedingstraject in samenwerking met een extern adviseur van PLANN ingenieurs voorbereid. Op 22 maart 2022 is de tender gepubliceerd. De gemeente heeft vijf aannemers uitgenodigd om een inschrijving te doen voor de werkzaamheden betreffende de vervanging van de vier kunstgrasmatten. De gemeente heeft vier inschrijvingen ontvangen. Wij hebben op 19 april 2022 ingestemd met de voorgenomen gunning aan de laagste inschrijver. Hierbij is een voorbehoud gemaakt van gunning na instemming van uw raad met het beschikbaar stellen van het benodigde investeringsbedrag.

De laagste inschrijving bedraagt € 1.280.700,- exclusief btw bestaande uit € 1.197.300,- voor de werkzaamheden aan de vier kunstgrasvelden en € 83.400,- voor het (jaarlijks) specialistisch onderhoud gedurende een periode van acht jaar (€ 10.425,- per jaar). De onderhoudslasten worden jaarlijks ten laste gebracht van het reguliere exploitatiebudget buitensport. Er is geen rekening gehouden met een post onvoorzien van 10%, € 122.700,-, hetgeen bij dit soort werken gebruikelijk is om eventuele

tegenvallers te kunnen opvangen. Er zijn geen financiële middelen opgenomen voor de vervanging van de matten van de drie nonfill velden. Uw raad wordt voorgesteld een investeringsbedrag van € 1.320.000,- exclusief btw (€ 1.197.300,- en € 122.700,-) beschikbaar te stellen. Wij zijn bevoegd tot het gunnen van opdrachten. Na beschikbaarstelling van het investeringsbedrag door uw raad kunnen wij de opdracht definitief gunnen aan de laagste inschrijver. Hierbij dient opgemerkt te worden dat er na de voorlopige gunning aan de laagste inschrijver een stand still periode van kracht is. Gedurende deze periode kunnen inschrijvers bezwaar maken tegen de voorgenomen gunning. Doelstelling Beschikbaar stellen van het benodigde investeringsbedrag exclusief btw zodat de matten van de vier kunstgrasvelden op de sportparken Gagelman en Smidserve kunnen worden vervangen. Mogelijke oplossingen Het benodigde investeringsbedrag van € 1.320.000,- exclusief btw beschikbaar stellen voor de vervanging van de matten van de vier kunstgrasvelden door matten met infill TPE. Voorgestelde oplossing Het benodigde investeringsbedrag van € 1.320.000,- exclusief btw beschikbaar stellen voor de vervanging van de matten van de vier kunstgrasvelden door matten met infill TPE.

Financiële consequenties Benodigd investeringsbedrag Voor de werkzaamheden met betrekking tot de vier kunstgrasvelden is € 1.197.300,- benodigd. Daarbij rekening houdend met een post onvoorzien van 10%, € 122.700,- wordt een investeringsbedrag van € 1.320.000,- exclusief btw gevraagd. Risico prijsstijgingen Gezien de huidige crisis door de oorlog in Oekraïne en de onzekere situatie is er een crisisbepaling opgenomen in de aanbesteding. Dit betekent dat de aangeboden prijzen kunnen stijgen door onvoorziene prijsstijgingen mits de verhoging onderbouwd kan worden door de aannemer (toetsbaar/ verifieerbaar voor gemeente), de verhoging passend is binnen de gemeentelijke budgettaire kaders en schriftelijk akkoord bevonden wordt door gemeente. Exploitatie - kapitaallasten In de begroting 2022 is € 350.000,- exclusief BTW opgenomen voor de toplaagrenovatie van het hoofdveld op sportpark Smidserve en € 55.000,- exclusief BTW voor de zorgplicht milieu kunstgrasvelden. Deze investeringsbudgetten zijn verwerkt in onderstaande tabel. Voor de vervanging van de drie nonfill velden zijn geen financiële middelen opgenomen in de begroting. De toplagen van de drie nonfill velden vervangen betekent dat de huidige toplagen vervroegd afgeschreven moeten worden. Per 31 december 2021 is deze boekwaarde € 387.905,-. Medio 2022 worden de toplagen verwijderd.

Dit betekent dat de afwaardering ook in 2022 plaats moet vinden. Dit vervroegd afschrijven betekent in de meerjarenbegroting dat er een voordeel is op kapitaallasten; rente en afschrijving van de oude toplaag wordt € 0,-. De nieuwe investering bedraagt € 1.320.000,exclusief btw en leidt tot nieuwe kapitaallasten. De afschrijvingstermijn van de toplaag is 10 jaar. Samengevat is dat het volgende overzicht:

2022

Pagina

2 van 4

2023

2024

2025

1. Restantboekwaarde kunstgrasvelden 2018 2. Vervallen kapitaallasten 3. Kapitaallasten nieuwe toplaag Totale nadelige gevolgen exploitatie

-387.905 62.303

4. Investeringsbudget nieuwe toplagen 5. Opgenomen investeringsbudgetten

-1.320.000 405.000

-325.602

106.366 -157.080 -50.714

104.596 -154.572 -49.976

102.826 -152.064 -49.238

Binnen de gemeentebegroting is op dit moment geen specifieke financiële ruimte, daarom stellen wij voor de nadelige gevolgen mee te nemen in de bestuursrapportage 2022. Burger- en overheidsparticipatie De Bestuurscommissie voor de Lichamelijke Opvoeding en de Sport (BLOS) en de vertegenwoordigers van de voetbalverenigingen DES, Hulzense Boys en De Zweef zijn op de hoogte van het proces van de vervanging van de matten van vier kunstgrasvelden. Communicatie Na instemming van uw raad kunnen wij de opdracht definitief gunnen aan de laagste inschrijver. De BLOS en de voetbalverenigingen worden geïnformeerd over uw besluit. Na definitieve gunning worden de verenigingen betrokken met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden. Effecten meten De nieuwe infillmatten zorgen niet meer voor problemen met gladheid en grip en zijn tijdens alle weersomstandigheden veilig en verantwoord door iedereen te bespelen. De kunstgrasvelden zijn bij normaal gebruik minimaal tien jaar te bespelen (afschrijvingstermijn tien jaar). Planning Na uw instemming om de benodigde financiële middelen beschikbaar te stellen kunnen wij de opdracht definitief gunnen aan de aannemer met de laagste inschrijfprijs. De werkzaamheden vinden plaats tussen 16 juni en 1 augustus 2022, in afstemming met het voetbalprogramma. Nijverdal, 06 april 2022 Burgemeester en Wethouders van Hellendoorn, De secretaris,

de burgemeester,

drs. R.J.P. Willemsen

Dhr. J. Eijbersen

Advies commissie(s): Concept besluit

Pagina

3 van 4

Instemmen met: a. Het beschikbaar stellen van een investeringsbedrag van € 1.320.000,- exclusief btw voor de vervanging van de matten van de vier kunstgrasvelden op de sportparken Smidserve en Gagelman door een infill systeem met TPE. b. Het meenemen van de financiële gevolgen bij de bestuursrapportage 2022. c. Het vaststellen van de begrotingswijziging.

Pagina

4 van 4