959 Acountantverslag 2020 Gemeente Hellendoorn (1)

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.6 Rechtmatigheid inkoop- en aanbesteding

Niet alle aanbestedingen zijn rechtmatig

31

Naleving Europese aanbestedingsregels In het kader van de rechtmatigheidscontrole hebben wij de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde inkoopanalyse (met behulp van de in januari 2019 gepubliceerde SDO-notitie “Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden”). In de dagelijkse praktijk van gemeenten is een verandering en verzakelijking van de markt zichtbaar, waardoor bijvoorbeeld subsidies steeds vaker het karakter krijgen van inkoop. Denk bijvoorbeeld aan het sociaal domein. Mede door een professionalisering van gemeenten en de inkoopfunctie, ontstaan vaker vragen en bevindingen ten aanzien van de rechtmatige besteding van publieke middelen middels subsidies. Het overleg in het SDO heeft onder meer geleid tot het maken van een ‘goodpractice’ voor de uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Deze goodpracticeeis is in samenwerking met alle accountantskantoren tot stand gekomen (met behulp van aanbestedingsjuristen) en omvat naast controle technische informatie ook de belangrijkste aandachtsgebieden als gevolg van de complexe aanbestedingswetgeving.

De notitie heeft geleid tot een aanscherping en verdere verduidelijking van de controle van Europese aanbesteding. Uit de controle bij gemeente Hellendoorn op basis van deze normen blijkt dat een aantal contracten conform vorig jaar niet aangemerkt mag worden als rechtmatig aanbesteed. Dit betreft ICT contracten, inhuur materiaal en onderhoud van installaties. De totale besteding (spend) van deze opdrachten bedraagt € 0,3 miljoen en is als onrechtmatigheid meegenomen in de foutenevaluatie. Wij hebben vastgesteld dat gemeente Hellendoorn in 2020 een aanbesteding rondom het leveren van ICT pakketten via een ‘broker’ heeft afgerond. Daarmee is de verwachting dat de onrechtmatigheid ten aanzien van ICT vanaf 2021 is weggenomen. Het contract inzake inhuur materiaal is in 2020 afgelopen. Overige opmerkingen aanbestedingen In één geval was sprake van een wezenlijke wijziging in de opdracht als gevolg van een langer dan verwachte inhuur van personeel. Op basis van de onderliggende documenten kon gemeente Hellendoorn dit voldoende onderbouwen. Wij adviseren hierbij nog wel om in de aansluitende overeenkomst expliciet te benoemen dat sprake is van verlenging van de opdracht als gevolg van onvoorziene omstandigheden. Bij één crediteur was sprake van de aanschaf van twee vergelijkbare veegmachines verspreid over de jaren 2018 en 2020.

Hierbij was niet tijdig gesignaleerd dat deze gunning gezamenlijk boven de EU-drempel uitkwam. Voor de vervanging van de tweede veegmachine is via een B&W nota vooraf gevraagd af te wijken van een meervoudig onderhandse aanbesteding en om de betreffende partij opnieuw de opdracht te gunnen. Het college heeft hiertoe toestemming verleend. Hiermee classificeren wij deze aanbesteding niet als onrechtmatig, maar vragen wij wel aandacht voor het tijdiger identificeren van dergelijke situaties zodat deze in één keer (Europees) aanbesteed worden. Door de concerncontroller is gesignaleerd dat het contract van de inhuur van een energieregisseur inmiddels is verlengd tot 1 juli 2021. Hierdoor zullen de bestedingen in 2021 naar verwachting boven de Europese aanbestedingsgrens uitkomen en is in 2021 mogelijk sprake van een onrechtmatigheid. In 2020 wordt de Europese aanbestedingsgrens nog niet overschreden en is zodoende geen sprake van een onrechtmatigheid.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.7 Significante schattingsposten

Schattingen zijn neutraal van aard

32

Inherent aan het opmaken van een jaarrekening is dat het college schattingen moet maken. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het management. Een goed inzicht in de jaarrekening vereist kennis van deze posten. Als onderdeel van de controle hebben wij de aanvaardbaarheid van de schattingen beoordeeld. In het hierna opgenomen overzicht hebben wij van de jaarrekeningposten waaraan een belangrijke schatting ten grondslag ligt grafisch weergegeven op welke wijze wij de door het college gebruikte mate van prudentie inschalen. POST IN DE JAARREKENING Voorziening dubieuze debiteuren

BEDRAG (x € 1.000)

BEOORDELING HUIDIG BOEKJAAR

760

TOELICHTING VOORNAAMSTE SCHATTINGSELEMENTEN Dit betreft zowel de voorziening op de reguliere debiteuren als op de debiteuren SOZA. Op individueel niveau wordt (rekening houdend met aflossingscapaciteit) een inschatting gemaakt. Wij merken op dat gemeente Hellendoorn geen retrospectieve toets uitvoert ten aanzien van het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de in het vorige boekjaar getroffen voorziening. Wij adviseren deze in de toekomst alsnog uit te voeren zodat meer zekerheid wordt verkregen over de kwaliteit van jaarlijkse inschatting. Voor de jaarrekeningcontrole 2020 leidt dit niet tot een materiële onzekerheid.

Voorzieningen

Waardering materiële vaste activa

Waardering grondexploitaties

conservatief

DASHBOARD

JAARREKENING

neutraal

8.669

Voor de voorziening pensioen wethouders (APPA) wordt jaarlijks een actuariële berekening gemaakt. Voor de voorzieningen rondom onderhoud wordt aansluiting gemaakt met onderliggende onderhoudsplannen.

121.878

De afschrijvingen worden bepaald op basis van de in 2018 herziene “Nota investeren, waarderen en afschrijven”. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de economische levensduur van deze investeringen.

6.532

Alle grondexploitaties zijn herzien. Hierin worden aanvaardbare en neutrale uitgangspunten gerealiseerd. Daarom kwalificeren wij deze inschatting ook als neutraal. Dit wordt onderschreven door de gerealiseerde verkopen in 2020.

optimistisch

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

33

Bijlagen

A

Onze controle

B

Bevindingen SiSa-bijlagen

34

A. Onze controle

A. Onze controle (1/4)

35

De controle beziet op de jaarrekening

Doel en object van de controle Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de financiële overzichten van gemeente Hellendoorn, in alle van materieel belang zijnde opzichten, zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV. Voor een uitgebreide beschrijving van onze aanpak verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging d.d. 24 september 2020 met kenmerk ‘1053138/MZ/WP/dk/1578 ’.

De controle houdt rekening met afwijkingen die van invloed kunnen zijn op beslissingen van gebruikers

Materialiteit Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 975.000. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 97.500 (10% van de goedkeuringstolerantie) rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.

Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de WNT-verantwoording en de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor de WNT en SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven WNT- en SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.

De onafhankelijkheid is geborgd

Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij bevestigen dat we geen giften hebben gegeven aan dan wel aangenomen van de organisatie of haar personeel. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (2/4)

36

De controle is verricht met inachtneming van de afspraken in de opdrachtbevestiging

Opdracht en controleaanpak Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging d.d. 24 september 2020 en de aanvulling hierop in verband met (corona-)ontwikkelingen d.d. 5 maart 2021. Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor een accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging.

De controle gaat uit van een risicogerichte aanpak

Onze controleaanpak is gebaseerd op een risicogerichte benadering, waarbij zo mogelijk gesteund wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de aanwezige administratieve organisatie en de daarin opgenomen beheersingssystemen. Deze aanpak gaat uit van een risicoanalyse op transactiestromen, zoals verkoopactiviteiten en personeelszaken. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s beoordeeld die voortvloeien uit de strategie en operaties van gemeente Hellendoorn. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening. De risico’s met een hoge waarschijnlijkheid van het zich voordoen en mogelijk materiële impact hebben in onze controle meer aandacht gehad. Deze risico’s betreffen:  Het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels.  Een onjuiste waardering bouwgronden in exploitatie (materiële post met verschillende schattingselementen).  Het risico van management override (bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers).  Een onjuiste verantwoording van de lasten van de TOZO-regeling in de SiSa-bijlage.

Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt Continuïteitsveronderstelling is aanvaardbaar

DASHBOARD

Strekking van de controleverklaring Aangezien de jaarrekening 2020 van gemeente Hellendoorn aan de daaraan te stellen eisen voldoet, hebben wij een goedkeurende controleverklaring, gedateerd op 11 juni 2021, afgegeven bij deze jaarrekening. Alle bevindingen voortvloeiend uit onze controle van de jaarrekening 2020 zijn afdoende behandeld en onze controle is afgerond. Continuïteit De waarderingen in de jaarrekening van gemeente Hellendoorn zijn gebaseerd op de veronderstelling dat gemeente Hellendoorn als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. De inschatting of een duurzame voorzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het college van burgemeester en wethouders ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (3/4)

Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen

37

Jaarverslag De jaarstukken 2020 van uw gemeente bestaan uit:  het jaarverslag 2020 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen);  de jaarrekening 2020 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting inclusief SiSa-bijlage en taakvelden). In het onderdeel ‘programmaverantwoording’ van het jaarverslag dient informatie opgenomen te worden over: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen, bedrijfsvoering etc.) het jaarverslag. Beide onderdelen vallen niet (expliciet) onder de controle van de jaarrekening. Het primaire object van de accountantscontrole (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening (de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting). De inhoud van het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) hebben wij getoetst. Bij onze controle hebben wij geen materiële afwijkingen tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn met elkaar verenigbaar.

De grondslagen van de jaarrekening 2020 zijn aanvaardbaar

DASHBOARD

Grondslagen voor verslaggeving De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de grondslagen van de jaarrekening 2020. In 2020 zijn er geen wijzigingen geweest in toegepaste verslaggevingsgrondslagen die een aanzienlijke invloed hebben op de baten en lasten of de financiële positie van uw gemeente. Significante verslaggevingsgrondslagen en toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie van uw gemeente en de baten en lasten in de jaarrekening. Daarnaast vereisen zij van het college en het management dat zij een oordeel vormen ten aanzien van soms moeilijke, subjectieve en complexe posities vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Wij hebben het door het college en het management toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (4/4)

Geen indicaties voor fraude en noncompliance

38

Fraude en non-compliance Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre sprake kan zijn van een risico omtrent corruptie. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de organisatie Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en de mogelijke fraudesituaties besproken met de directie en met het college en het audit committee. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd. Bij de beoordeling van het risico omtrent corruptie hebben wij gekeken naar klant specifieke omstandigheden zoals de geografische plaats van de activiteiten, hebben we gekeken naar de sectoren waar corruptie meer dan gemiddeld voorkomt en hebben we beoordeeld in hoeverre buitenlandse wetgeving als de UK Bribery Act en de US Foreign Corrupt Practices Act van invloed kunnen zijn.

Wij hebben aandacht besteed aan de compliance met de voor u van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige bepalingen voor zover wij die van belang achten in het kader van onze controle van de jaarrekening. Bij die werkzaamheden hebben wij geen materiële non-compliance geconstateerd.

Verantwoordelijkheden geautomatiseerde gegevensverwerking

DASHBOARD

Geautomatiseerde gegevensverwerking De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW, melding te maken van zijn bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Tijdens de interim-controle hebben wij ook relevante processen met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking getoetst. Voor onze bevindingen verwijzen wij naar onze managementletter 2020. Wij hebben de automatiseringsorganisatie van de organisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De interimcontrole heeft meerdere tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Voor een verdere uiteenzetting daarvan verwijzen wij naar deze managementletter.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

39

B. Bevindingen SiSa-bijlagen

B. Bevindingen SiSa-bijlage (1)

40

Inleiding Bij de jaarrekening wordt als bijlage de SiSa-verantwoording toegevoegd. De gemeente Hellendoorn heeft de rechtmatige totstandkoming van de SiSa-bijlage getoetst. In onderstaande tabel zijn de te rapporteren bevindingen opgenomen: Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2020 in het kader van SiSa worden verantwoord. Per regeling is aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Zoals uit navolgende tabellen blijkt, hebben wij geen bevindingen ten aanzien van fouten en/of onzekerheden in de SiSa-verantwoording

Strekking controleverklaring getrouwheid (jaarrekening)

GOEDKEUREND

Strekking controleverklaring rechtmatigheid (jaarrekening)

GOEDKEUREND

NR.

SPECIFIEKE UITKERING OF OVERIG

B1

Regeling specifieke uitkering gemeente hulp gedupeerden toeslagenproblematiek

D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

F9

Regeling specifieke uitkering Extern Advies Warmtetransitie

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2020

G3

Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeente 2020

G4

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) _gemeentedeel 2020

H4

Specifieke uitkering Sport

H8

Specifieke uitkering voor lokale Sportakkoorden (Regeling Sportakkoord)

DASHBOARD

FOUT OF ONZEKERHEID

JAARREKENING

FINANCIËLE OMVANG IN €

FINANCIËLE POSITIE

TOELICHTING FOUT/ONZEKERHEID

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

B. Bevindingen SiSa-bijlage (2) - Tozo

41

Tozo NR.

SPECIFIEKE UITKERING OF OVERIG

FOUT OF ONZEKERHEID

G4

Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen

G4

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen

G4

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel

G4

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief

G4

identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief

G4

identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing

G4

artikel 21, lid 3 Besluit 17 april) Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing

G4

artikel 21, lid 3 Besluit 17 april) Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3

FINANCIËLE OMVANG IN €

Participatiewet en geen identificatie DigiD in G4

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in

G4

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

TOELICHTING FOUT/ONZEKERHEID

B. Bevindingen SiSa-bijlage (3) - Tozo

42

Tozo (vervolg) NR.

SPECIFIEKE UITKERING OF OVERIG

G4

Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

FOUT OF ONZEKERHEID

G4

Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

G4

Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen

G4

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen

G4

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel

G4

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

G4

Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

G4

Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte

FINANCIËLE OMVANG IN €

TOELICHTING FOUT/ONZEKERHEID

voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 G4

april 2020) Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020)

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

43

bdo.nl