959 Acountantverslag 2020 Gemeente Hellendoorn (1)
Tekst van het document
JUNI 2021
ACCOUNTANTSVERSLAG 2020
Gemeente Hellendoorn
Aanbiedingsbrief
Aan de raad van de gemeente Hellendoorn T.a.v. mevrouw K. Zomer, raadsgriffier Postbus 200 7440 AE NIJVERDAL
Geachte leden van de raad,
Hengelo, 11 juni 2021
Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij op 21 mei 2020 afgestemd met een ambtelijke afvaardiging. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders.
Kenmerk: 1053138/MZ/WP/TE/EK/dk/959
Wij hebben de jaarrekening 2020 van gemeente Hellendoorn (hierna te noemen ‘gemeente’) gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 24 september 2020, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2020. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies van de jaarrekeningcontrole opgenomen.
Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Dit jaar kwamen daar nog de gevolgen van het coronavirus bij, waardoor wij niet bij u op locatie konden langskomen en alle informatie en vragen digitaal hebben moeten afstemmen. Het gevolg hiervan was een iets minder efficiënt proces vanwege de inherente beperkingen aan de digitale middelen. Desondanks denken wij dat het proces goed is verlopen. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de gemeente Hellendoorn bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,
Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA
VOLGENDE PAGINA
INHOUDSOPGAVE
DASHBOARD
M. Zoetman-Kiers RA Partner BDO en extern accountant gemeente Hellendoorn
Inhoudsopgave
1. DASHBOARD
2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE
4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE
4
1. Dashboard
1.1 Dashboard accountantscontrole
1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING
5
BELANGRIJKSTE AANDACHTSPUNTEN VOOR 2021
De jaarrekening 2020 is getrouw.
De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2020 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.
Ongecorrigeerde controleverschillen blijven onder de goedkeuringstolerantie.
Jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening.
Realiseren van verdere bezuinigingen binnen het sociale domein.
Controle op en borging van naleving Europese aanbestedingsregels en dossiervorming.
Aandacht houden voor effecten corona op de verschillende beleidsterreinen van de begroting 2021.
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.
Doorontwikkeling AO/IB en verbijzonderde interne controles.
De WNT is nageleefd.
Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de SiSabijlage.
Borgen beheer van autorisaties in systeem (zie managementletter 2020 inzake logische toegangsbeveiliging).
De samenwerking is constructief en plezierig verlopen. Tijdige bijsturing aan de voorkant over de volledigheid en kwaliteit van de oplevering heeft ervoor gezorgd dat de controle binnen het gestelde tijdspad is uitgevoerd.
ONTWIKKELING GREX / SOCIAAL DOMEIN
OVERIGE AANDACHTSPUNTEN
De boekwaarde van complex ‘t Lochter III is dit jaar met € 0,1 miljoen toegenomen. Dit jaar zijn in totaal € 3,4 miljoen aan verkopen gerealiseerd waarvan € 1,6 miljoen ook in het boekjaar is geleverd. Het restant van deze verkopen wordt geleverd in 2021. De ramingen voor 2020 zijn daarmee gerealiseerd. Dit jaar is € 0,8 miljoen aan tussentijdse winst gerealiseerd. Om te komen tot een sluitende begroting voor 2020 zijn ombuigingsmaatregelen ingeboekt voor € 8,1 miljoen. Hiervan is € 7,4 miljoen gerealiseerd. De totale lasten binnen het sociaal domein zijn in 2020 licht toegenomen tot € 24,8 miljoen. Tegenover de gerealiseerde ombuigingen staat een toename in lasten door het betalen van een continuïteitsbijdrage van € 0,5 miljoen aan zorgaanbieders als gevolg van Covid-19 en bestedingen in het kader van Tozo.
JAARREKENING
(x €1.000)
2020
Begroting (na wijziging)
Saldo van baten en lasten
5.717
2.521
Mutatie reserves
-3.426
-2.519
Resultaat
2.292
2
Het resultaat over 2020 bedraagt € 2,3 miljoen positief terwijl nihil was begroot. Het resultaat wijkt daarmee dus € 2,3 miljoen af. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de toelichting op de staat van baten en lasten vanaf pagina 193 e.v. van de jaarstukken.
UW FINANCIËLE POSITIE VERGELEKEN
Van begrotingsoverschrijdingen op programmaniveau is geen sprake. Onrechtmatigheid naleving Europese aanbestedingsregels bedraagt € 0,3 miljoen. Dit blijft binnen onze goedkeuringstoleranties. De lange termijn impact op de maatschappij en economie rond het coronavirus zijn hoogst onzeker. Tijdens de controle hebben wij aandacht besteed aan de impact van het coronavirus op de gemeente. Zie verdere toelichting onder hoofdstuk 2.1.
RATIO WEERSTANDSVERMOGEN 1,90 1,84
1,80 1,70 1,60 1,50 1,40 1,26
1,30 1,20
1,10
1,10
1,16
1,00 PB 2020
De totale bestedingen rondom de TOZO-regelingen bedragen € 2,4 miljoen. Deze bestedingen zijn rechtmatig.
DASHBOARD
RESULTAAT 2020
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
JR 2019
PB 2021
JR 2020
6
2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole 2.2 De jaarrekening is getrouw 2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening 2.4 Belangrijkste aandachtspunten voor 2021
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (1)
COVID-19 enorme impact op boekjaar 2020 Zie hiervoor onze managementletter en de BADO-notitie
7
Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2020 De situatie en ontwikkelingen rond het coronavirus hebben een grote impact gehad op het afgelopen jaar en dus ook op de jaarrekening over het boekjaar 2020. Ook voor 2021 zal dit naar verwachting nog in belangrijke mate het geval zijn. Wij hebben in onze managementletter u hierover ook al geïnformeerd en zijn de afgelopen periode meerdere keren in overleg geweest met uw organisatie. Eind februari is de BADO-notitie met betrekking tot COVID-19 “effecten en risico's voor decentrale overheden” uitgekomen. In deze notitie is een groot aantal aandachtspunten beschreven voor het opstellen en controleren van de jaarrekening 2020. Deze notitie is behandeld in de Sectorcommissie Decentrale Overheden van de NBA en is daarmee ook richtinggevend geweest bij onze controle van de jaarrekening 2020. Wij verwijzen voor deze aandachtspunten, de impact op getrouwheid en rechtmatigheid, de controleaanpak en de specifieke attentiepunten ten aanzien van de posten in de jaarrekening naar deze notitie (zie: notitie-effecten-en-risicos-corona-voor-jaarrekening2020-decentrale-overheden.pdf (nba.nl)). In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en onze controleverklaring.
Voor een analyse van het resultaat verwijzen wij naar de jaarrekening en naar paragraaf 3.1 van dit verslag.
Het proces van de totstandkoming en controle van de jaarrekening is goed verlopen
De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle i.r.t. COVID-19 Zoals aangegeven in onze aanbiedingsbrief heeft zowel het samenstellen van de jaarrekening als onze controle grotendeels digitaal en op afstand plaatsgevonden. Naar aanleiding van dit proces hebben wij de volgende opmerkingen: • Ook al zijn we het digitale werken al meer dan een jaar gewend, het blijft bijzonder mooi om te constateren dat het mogelijk is geweest de jaarrekening grotendeels tijdig op te stellen en te controleren. De samenwerking was, ondanks de COVID-19 maatregelen, plezierig en constructief. • De uit te voeren controlewerkzaamheden rondom de nieuwe TOZO-regelingen en de aanvullende controlewerkzaamheden die nodig waren als gevolg van COVID-19 hebben voor aanvullende tijdsinspanningen gezorgd. Hierover hebben wij reeds separate afspraken met u gemaakt. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid dit proces met u te evalueren.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (2)
De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in de paragrafen
8
Impact op verslaggeving Het BBV kent, zoals bekend, een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat de gemeente vrij om naast de verplichte paragrafen zelf ook nog paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen. COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele gemeente en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. Gemeente Hellendoorn heeft gekozen om in een afzonderlijke paragraaf de gevolgen van COVID-19 toe te lichten, die de gemeente heeft (gehad) en welke maatregelen de gemeente heeft genomen en welke activiteiten en werkzaamheden hebben plaatsgevonden. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij naar de paragraaf COVID-19 van het jaarverslag.
TOZO met drie tranches opgenomen in SiSa-bijlage
Tozo-regeling De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) is een van de steunmaatregelen van het kabinet om zelfstandige ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis en voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en in een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen op te vangen. De regeling kent verschillende tranches met verschillende rechtmatigheidsvereisten:
Tozo 1: aanvragen vanaf 1 maart 2020 tot 1 juni 2020 Tozo 2: aanvragen vanaf 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020 Tozo 3: aanvragen vanaf 1 oktober 2020 tot 1 april 2021.
Gemeente Hellendoorn heeft in het kader van de Tozo-regeling een voorschot van het rijk ontvangen van € 5,6 miljoen. Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af aan het rijk. De bestedingen in het kader van de Tozo-regeling over 2020 bedragen € 2,1 miljoen voor levensonderhoud en € 0,3 miljoen verstrekking in het kader van bedrijfskapitaal. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd aan de hand van de aanwijzingen van het ministerie in de nota verwachtingen accountantscontrole d.d. 8 april 2021 en de nadere richtlijnen van de sector commissie decentrale overheden van de NBA. Op grond van de Tozo-regeling worden eventuele fouten en onzekerheden verwerkt in de definitieve rijksbijdrage Tozo. Uit onze controle zijn geen fouten en/of onzekerheden gebleken, zoals opgenomen in hoofdstuk 9 van de nota verwachtingen accountantscontrole en gerapporteerd in bijlage B bij dit rapport.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (3)
AO/IB rondom verstrekkingen Tozo
9
Opzet, bestaan en werking Zoals beschreven in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2020 dient de accountant van de gemeente over opzet, bestaan en werking van het Beleid ter bestrijding van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) met behulp van IB-signalen te rapporteren. Opzet Door middel van interview hebben wij de opzet van het M&O beleid in kaart gebracht. Tijdens de eerste uitkeringsronde (Tozo 1) was het zaak om zo snel mogelijk geld bij de ondernemers te krijgen. Het gevolg hiervan is dat voornamelijk met voorschotten werd gewerkt. Aanvragers konden na aanvraag rekenen op een voorschot van circa € 1.000 of € 1.500. Op een later moment zijn de beschikkingen verstrekt en waar nodig verrekend. Het M&O beleid rondom de TOZO 1 regeling was destijds nog niet volledig opgezet, derhalve heeft een minimale (niet-zichtbare) toetsing op de aanvragen plaatsgevonden. Bij de tweede en derde uitkeringsronde (Tozo 2 en 3) is naast de toetspunten van Tozo 1 een aanvullende (niet-zichtbare) controle uitgevoerd op binnengekomen aanvragen aan de hand van Suwinet. Op deze manier probeert gemeente Hellendoorn misbruik en oneigenlijk gebruik van de TOZO regeling voortijdig te signaleren en te voorkomen. Het ministerie van SZW heeft het Inlichtingenbureau gevraagd een informatieproduct te ontwikkelen voor de tijdelijke Tozo-regeling.
Het product is bedoeld om de aanvullende uitkering aan ondernemers te controleren. Hiervan maakt de gemeente Hellendoorn gebruik. Waar nodig volgt de gemeente de signalen die vanuit het Inlichtingenbureau worden ontvangen op met een extra controle via Suwinet en navraag bij de aanvrager. Bestaan en werking Zoals uit de opzetbeschrijving blijkt is geen sprake van een (structurele) zichtbare controle van de gemeente in het proces rondom het verstrekken van Tozo uitkeringen. Ook moet de achteraf controle nog uitgevoerd worden. Daarom hebben wij het bestaan en de werking niet kunnen vaststellen. Conclusie Uit de opzet van het M&O beleid rondom de TOZO verstrekkingen blijken geen significante leemtes in de AO/IB. Wel adviseren wij u om tijdig het controleplan rondom afhandeling van IB-signalen af te ronden en zoveel mogelijk zichtbare controles in het proces rondom Tozo verstrekkingen in te bouwen zodat een duidelijk controlespoor inzichtelijk is.
Achteraf controles inzake Tozo nog niet uitgevoerd
DASHBOARD
Achteraf controles Gemeente Hellendoorn heeft voor geen van de Tozo regelingen een achteraf controle uitgevoerd ten aanzien van Oneigenlijk gebruik. De gemeente gaat hierbij aansluiten bij de achteraf controles zoals deze ook bij de reguliere steekproeven in het sociaal domein plaatsvinden. De insteek hierbij is dat via een deelwaarneming verstrekte uitkeringen achteraf getoetst worden aan de hand van onderliggende inkomensstukken. Deze toetsing zal naar verwachting worden uitgevoerd in het restant van 2021. Conform de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2020 is het toegestaan afhandeling van IB-signalen in 2021 uit te voeren. Uiteraard moet de gemeente aan het Tozo M&O beleid en het controleplan IBsignalen in 2021 uitvoering blijven geven. Bij niet naleving neemt de accountant de gevolgen mee in diens accountantscontrole in 2021 en rapporteert daarover in diens verslag van bevindingen over 2021.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (4)
10
Overige corona gerelateerde bevindingen Zorgaanbieders en subsidieontvangers In onze managementletter 2020 adviseerden wij u dat het, in het licht van de jaarafsluiting en het opstellen en controleren van de jaarrekening, belangrijk is dat zorgaanbieders en subsidieontvangers en hun financiers onderling schriftelijk overeenstemming hebben bereikt over de compensatie en de prestatielevering. De hoogte van de continuïteitsbijdragen zijn in Samen14 verband tijdig vastgesteld met de zorgaanbieders. De totale omvang van de continuïteitsbijdrage voor gemeente Hellendoorn ad € 0,5 miljoen ligt hierbij in lijn met die van omringende gemeenten. Gemeente Hellendoorn heeft géén specifieke afspraken gemaakt met subsidieontvangers rondom het mogelijk niet voldoen aan de subsidievoorwaarden in 2020 als gevolg van Covid-19. U geeft hierbij aan dat de subsidieaanvragers allen aangeven de gemaakte afspraken in 2020 te realiseren. Wel heeft het college via een collegebesluit besloten zich coulant op te stellen mocht toch blijken dat de subsidieontvangers toch niet aan de gestelde subsidievoorwaarden voldoen. Impact op de jaarrekening In onze controle hebben wij uitgebreid aandacht besteed aan de impact van het coronavirus op de jaarrekening 2020. Hiertoe is onder meer een uitgebreide checklist met de gemeente doorgenomen.
Door gemeente Hellendoorn is in haar jaarstukken voldoende aandacht geschonken aan de gevolgen van de pandemie. Gemeente Hellendoorn heeft een aparte paragraaf Corona opgenomen en heeft bij diverse onderdelen van haar jaarrekening een passage opgenomen met de impact van corona op de gemeente. Wij concluderen dat geen materiële onzekerheden resteren ten aanzien van de waardering van activaposten, borgstellingen en garantiestellingen, schattingsonzekerheden ten aanzien van zorgcontinuïteit tussen de gemeente en de zorgaanbieder, onzekerheden als gevolg van de omzetting van inkopen in exploitatiebijdragen waarbij afspraken tussen gemeente Hellendoorn en de tegenpartij nog niet definitief zijn alsmede overige schattingsonzekerheden.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.2 De jaarrekening is getrouw
De jaarrekening 2020 is getrouw
11
Wij hebben bij de jaarrekening 2020 van gemeente Hellendoorn een goedkeurende controleverklaring afgegeven met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben enkele controleverschillen geconstateerd van beperkte omvang die door de gemeente zijn gecorrigeerd. Naast de geconstateerde en verwerkte controleverschillen, zijn tijdens onze controle tevens resterende controleverschillen geconstateerd ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. Wij hebben, voor zover mogelijk, het college verzocht om deze controleverschillen te corrigeren. Het college heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij deze verschillen niet heeft verwerkt en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel. Deze verschillen en de analyse van de impact zijn bevestigd in de bevestiging van het college bij de jaarrekening.
Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende verklaring verstrekt met betrekking tot de getrouwheid. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000) FOUTEN ONZEKERHEDEN Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 97.500 (10% van onze Getrouwheid goedkeuringstolerantie) rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.
DASHBOARD
VERWIJZING
Sociaal domein – pgb Jeugdzorg en Wmo
0
164
Paragraaf 4.2
Sociaal domein – Wmo ZIN
0
398
Paragraaf 4.2
Sociaal domein – Jeugdzorg ZIN
0
1.029
Paragraaf 4.2
Totaal
0
1.591
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)
975
2.925
Performance materialiteit (80% van de materialiteit)
825
2.475
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
49
97
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening
De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2020 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen
12
Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 97.500 (10% van onze goedkeuringstolerantie) rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.
POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
Sociaal domein – pgb Jeugdzorg en Wmo
0
164
Paragraaf 4.2
Sociaal domein – Wmo ZIN
0
398
Paragraaf 4.2
Sociaal domein – Jeugdzorg ZIN
0
1.029
Paragraaf 4.2
Aanbestedingsrechtmatigheid
284
0
Paragraaf 4.6
Totaal
284
1.591
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)
975
2.925
Performance materialiteit (80% van de materialiteit)
825
2.475
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
49
97
Rechtmatigheid
Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende verklaring verstrekt met betrekking tot de rechtmatigheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.4 Belangrijkste aandachtspunten voor 2021
13
Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor het komende jaar benoemen. 1.
Realiseren van verdere bezuinigingen binnen het sociale domein In 2019 is een eerste bezuinigingsronde ingezet en zijn interventies doorgevoerd om de zorg efficiënter en effectiever in te zetten. Evident blijft dat de zorg veel geld blijft kosten. Om te komen tot een sluitende begroting voor 2020 zijn gemeentebreed ombuigingsmaatregelen getroffen van totaal € 8,1 miljoen. Hiervan is een groot gedeelte, € 7,4 miljoen, gerealiseerd tot en met 2020. De totale lasten binnen het sociaal domein zijn in 2020 licht toegenomen. Tegenover de ombuigingen staan een toename in lasten door het betalen van een continuïteitsbijdrage van € 0,5 miljoen aan zorgaanbieders als gevolg van Covid-19 en aanvullende bestedingen in het kader van Tozo van € 2,4 miljoen.
2.
Controle op en borging van naleving Europese- en interne aanbestedingsregels en dossiervorming Tijdens de interim-controle hebben wij geconstateerd dat wij niet kunnen steunen op de interne beheersingsmaatregelen in het proces ten aanzien van aanbestedingen, vooral omdat niet wordt afgedwongen dat inkopen verplicht via de inkoopfunctionaris moeten verlopen en geen centraal aanbestedingsregister aanwezig is. Evenals voorgaande jaren heeft gemeente Hellendoorn daarom achteraf een zogenaamde ‘spendanalyse’ uitgevoerd. Naar aanleiding van de ‘good practice’ van de Sectorcommissie decentrale overheden (SDO), in samenspraak met de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), hebben wij extra aandacht besteed aan de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen. Zie ook de gerapporteerde fout in onderdeel 2.3 van deze rapportage. Daarnaast hebben wij bij de controle op de aanbestedingen enkele opmerkingen. Zie hiertoe hoofdstuk 4.6 “Rechtmatigheid inkoop- en aanbesteding”.
3.
DASHBOARD
Aandacht houden voor effecten corona op de verschillende beleidsterreinen van de begroting 2021 De lange termijn impact van de coronacrisis op de maatschappij en economie zijn nog steeds hoogst onzeker. In de programmabegroting 2021 is opgenomen dat op basis van de risicotabel het maximale bedrag dat met dit risico gemoeid is € 1,3 miljoen bedraagt. De gevolgen voor de rest van het jaar en de komende jaren laten zich echter moeilijk voorspellen. De raad is middels twee crisisrapportages geïnformeerd over de impact van COVID-19 op de baten en lasten van gemeente Hellendoorn. De verwachting uit de laatste crisisrapportage was dat de financiële impact circa € 0,2 miljoen negatief zou zijn. Op basis van de jaarrekening blijkt over het jaar 2020 een voordeel van circa € 0,7 miljoen. De belangrijkste verschillen zijn ook opgenomen in de coronaparagraaf in de jaarstukken. Vanuit het gemeentefonds heeft gemeente Hellendoorn circa € 1,2 miljoen compensatie ontvangen. Een deel van deze middelen wordt middels de resultaatbestemming overgeheveld naar 2021. Hier is blijvende aandacht voor nodig.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.4 Belangrijkste aandachtspunten voor 2021
4.
14
Doorontwikkeling AO/IB en verbijzonderde interne controles Tijdens de interim-controle hebben wij enkele bevindingen gerapporteerd inzake AO/IB en interne controle. De gemeente loopt nog achter in haar doelstelling om vanuit de “Kadernota interne controle” plannen op te stellen per proces. Hoewel deze afzonderlijke controleplannen nog niet zijn opgesteld, worden in de praktijk wel goede stappen gezet. Echter als gevolg van de coronapandemie lopen deze programma’s enige vertraging op. In de managementletter 2019 rapporteerden wij dat gemeente Hellendoorn nog niet planmatig invulling geeft aan (zichtbare) interne controle. In 2020 zijn hierin door de gemeente stappen gezet, vooral met betrekking tot het Sociaal Domein. In de overige gebieden vindt ook in meer en mindere mate planmatig interne controle plaats met name door het team Financiën en Control. Dit gebeurt echter nog niet altijd zichtbaar. Daarnaast heeft gemeente Hellendoorn stappen gezet met betrekking tot interne controle. Zo is medio 2020 een nieuwe concerncontroller aangesteld. Eén van zijn voornaamste taken is om de interne controle binnen gemeente Hellendoorn naar een hoger niveau te tillen. Hierbij gaat het specifiek om zorg te dragen voor het uitvoeren van gemaakte plannen en hiermee daadwerkelijke resultaten te boeken.
Wat betreft de verankering van de interne controle in de processen is gestart met het beter zichtbaar maken van de basis, namelijk de opzet en inrichting van de interne beheersing van de relevante processen als onderdeel van de programma's Beter organiseren en Samen Doen. In 2021 zal verder invulling worden gegeven aan deze programma’s, mede op voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording.
5.
DASHBOARD
Borgen beheer van autorisaties in systeem (zie managementletter 2020 inzake logische toegangsbeveiliging) Tijdens onze interim-controle hebben wij geconstateerd dat de inrichting en het beheer van autorisaties van (voor de accountantscontrole) belangrijke financiële systemen evenals in voorgaande jaren nog niet voldoende is ingericht. Hierdoor is sprake van een hoger risico op ongeautoriseerde mutaties. Door bij de jaarrekeningcontrole aanvullende gegevensgerichte controles uit te voeren, hebben wij achteraf vastgesteld dat dit in het kader van onze jaarrekeningcontrole niet heeft geleid tot materiële fouten.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
15
3. Resultaat & financiële positie
3.1 Resultaat 2020 3.2 Dashboard financiële positie 3.3 Uw financiële positie vergeleken 3.4 Ons beeld van uw financiële positie
3.1 Resultaat 2020
Resultaat 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 2,3 miljoen
Belangrijkste afwijkingen in het resultaat 2020
16
Het resultaat van gemeente Hellendoorn over het jaar 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 2,3 miljoen voordelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x € 1.000)
2020
BEGROTING NA WIJZIGINGEN
VERSCHIL
IN %
Saldo van baten en lasten
5.717
2.521
3.196
126%
Onttrekkingen reserves
3.464
3.542
-78
-2%
Dotatie aan reserves
-6.890
-6.061
-829
14%
Resultaat
2.292
2
2.290
De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn toereikend toegelicht in het jaarverslag en in de programmaverantwoording. De belangrijkste afwijking ten opzichte van de begroting na wijzigingen wordt veroorzaakt door lagere lasten en hogere baten in programma 1 “Werk, Economie en Inkomen” (per saldo een voordeel van € 0,7 miljoen), door lagere lasten en hogere baten in programma 2 “Jeugd en WMO” (per saldo een voordeel van € 0,5 miljoen), lagere lasten en baten in programma 5 “Woon en leefomgeving” (per saldo een voordeel van 0,7 miljoen) en door lagere lasten en hogere baten in programma 6 “Bestuur, veiligheid en dienstverlening” (per saldo een voordeel van € 0,6 miljoen). Het resultaat 2020 wijkt ongeveer 2% af van de totale begrote lasten en toevoegingen reserves (na wijziging). Op basis van onze ervaringsnorm bij decentrale overheden is een afwijking van 2-3% inherent aan een complex begrotingsproces.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.2 Dashboard financiële positie
NETTO SCHULDQUOTE
17
BELASTINGCAPACITEIT
SOLVABILITEIT 50
90
95
105
130
104,9% 220
-100
< 90%
10,9%
20
90-130%
0
> 130%
(GECORRIGEERDE) SCHULDQUOTE
< 20%
110,2% 100
20-50%
> 50%
50
150
< 95%
95-105%
> 105%
STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE
GRONDEXPLOITATIE
0
90
35 130
99,6% -100
< 90%
DASHBOARD
220
90-130%
> 130%
JAARREKENING
2,1%
6,3%
20
0
< 20%
FINANCIËLE POSITIE
100
20-35%
> 35%
BEVINDINGEN
5
-5
< 0%
BIJLAGEN
0%
> 0%
3.3 Uw financiële positie vergeleken
18
De hieronder opgenomen ratio’s hebben wij op basis van volgtijdelijkheid van raadsvergaderingen opgenomen. RATIO WEERSTANDSVERMOGEN
1,90 1,80 1,70 1,60 1,50 1,40 1,30 1,20 1,10 1,00
SOLVABILITEITSRATIO
1,84
20,0%
1,26
5,0%
1,16
8,4%
8,0%
PB 2021
JR 2020
PB 2020 JR 2019 PB 2021 JR 2020
RATIO GRONDEXPLOITATIE
14,0% 125,0%
104,9%
12,6%
12,6%
12,6%
10,0% Gemid. NL*
48,8%
40,0%
12,6%
12,0%
110,0%
60,0%
Gemeente
20,0%
8,0%
7,4% 7,8%
6,0%
6,5%
4,0%
6,3%
2,0%
0,0%
0,0% PB 2020 JR 2019 PB 2021 JR 2020
PB 2020 JR 2019 PB 2021 JR 2020
* De bron voor de gemiddelden NL betreft het gemiddelde over 2019 voor gemeenten in de categorie 25.000 – 50.000. Data gebaseerd op www.waarstaatjegemeente.nl.
DASHBOARD
Gemid. NL*
0,0%
JR 2019
129,3%
120,0%
10,9%
8,9%
10,0%
1,10
140,0%
Gemeente
15,0%
NETTO SCHULDQUOTE
80,0%
33,0%
30,0% 25,0%
PB 2020
100,0%
35,0%
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
Gemeente Gemid. NL*
3.4 Ons beeld van uw financiële positie
Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien
Signaleringswaarden GTK 2020 als referentiewaarden Uw financiële positie kent aandachtspunten Uw weerstandsvermogen is ruim voldoende
De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen
Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is laag
DASHBOARD
19
Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van gemeente Hellendoorn. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Signaleringswaarden volgens het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader 2020 (GTK 2020) Vanuit hun taak als financieel toezichthouder hebben de twaalf provincies een gemeenschappelijk financieel toezichtkader opgesteld dat vanaf begrotingsjaar 2021 gaat gelden. In het GTK 2020 zijn signaleringswaarden opgenomen voor de financiële kengetallen zoals opgenomen in het jaarverslag van gemeente Hellendoorn. Wij hebben deze signaleringswaarden als referentie gebruikt bij ons beeld van uw financiële positie.
Weerstandsvermogen gemeente Hellendoorn is ruim voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 13,3 miljoen. In het weerstandsvermogen ultimo 2020 is geen rekening gehouden met de omvang van de bestemmingsreserves (€ 2,6 miljoen ultimo 2020). In geval van calamiteiten is het mogelijk om een deel van deze reserves een andere aanwending te geven. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. Gemeente Hellendoorn heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de gemeente is blootgesteld bepaald op € 7,2 miljoen. Het weerstandsvermogen in de jaarrekening 2020 van gemeente Hellendoorn is volgens het GTK 2020 ruim voldoende te noemen. Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2020 10,9% (2019: 8,0%). Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Hellendoorn in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto schuldquote bedraagt 104,9% (2019: 129,3%). De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden.
Voor zowel solvabiliteit als netto schuldquote scoort de gemeente op basis van de signaleringswaarden van het GTK 2020 slechter dan het gemiddelde voor gemeentes met een vergelijkbaar aantal inwoners als de gemeente Hellendoorn maar is een positieve trend zichtbaar (stijging van de solvabiliteit en daling van de schuldquote). Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie van gemeente Hellendoorn is laag doordat de grondpositie (de waarde van de grond) ten opzichte van de totale baten laag is. Een ratio grondexploitatie die kleiner is dan 20% is het minst risicovol te noemen volgens het GTK 2020. De ratio in de jaarrekening 2020 voor gemeente Hellendoorn bedraagt 6,3%. Dit is met name gerealiseerd door de gerealiseerde verkopen in de afgelopen boekjaren. Het risico uit de grondexploitatie is daardoor verlaagd.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
20
4. Belangrijkste bevindingen
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.2 Sociaal domein uitgelicht 4.3 Ontwikkeling grondexploitaties 4.4 BBV, WNT en SiSa 4.5 Begrotingsrechtmatigheid 4.6 Rechtmatigheid inkoop- en aanbesteding 4.7 Significante schattingsposten
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording (1/2)
Nog aandachtspunten in de interne beheersing. Onze controle vooral gegevensgericht. Zie ook managementletter 2020.
Graag maken wij concrete afspraken over uw ambities
21
Interne beheersing en onze aanpak voor 2021 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze managementletter d.d. 22 december 2020. Samenvattend hebben wij geconstateerd dat bij gemeente Hellendoorn, net als veel andere gemeenten, nog aandachtspunten resteren. Dit betekent niet dat uw gemeente niet in control is, maar wel dat het in control zijn voor ons niet toetsbaar blijkt uit (zichtbare) controlesporen in de processen en systemen. Derhalve hebben wij voor de controle van het boekjaar 2020 (nog) niet kunnen steunen op uw interne beheersing. Wij hebben de jaarrekening dan ook voornamelijk achteraf en gegevensgericht gecontroleerd (middels deelwaarnemingen, cijferbeoordelingen, steekproeven, etc.). Wij hebben in onze managementletter opgeroepen om uw ambities en mogelijkheden op het gebied van de interne beheersing te bepalen, zodat wij ook onze controleaanpak daarop kunnen aanpassen. Enerzijds omdat het niveau van interne beheersing de primaire verantwoordelijkheid is van het college / de organisatie en anderzijds om te voorkomen dat wij de lat in onze controleaanpak te hoog leggen en daar elk jaar met dezelfde bevindingen over blijven rapporteren.
Graag gaan wij de komende periode met u in gesprek over uw ambities, ook met betrekking tot het opzetten van de interne beheersing in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording. Fraude De komende jaren zal vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie, de NBA, heeft hiertoe een notitie “Best practice maatregelen frauderisicobeheersing voor bestuurders en toezichthouders” onderhanden. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de gemeenteraad, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude kunnen de gelegenheden tot fraude afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersingsmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. Landelijk vinden diverse pilots plaats waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude. De best practice van de NBA is gericht op het vergroten van het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing. Middels een frauderisicoanalyse wordt vastgesteld op welke wijze de risico’s beheerst kunnen worden, of teruggebracht kunnen worden tot een aanvaardbaar niveau.
Vanuit onze werkzaamheden bij de interim-controle blijkt dat nog geen frauderisicoanalyse is opgesteld door gemeente Hellendoorn en dat deze een onderdeel is van het werkplan 2021. Graag gaan wij met u in overleg over het vergroten van de actieve rol van de gemeenteraad / het audit committee ten aanzien van frauderisicobeheersing. Bijvoorbeeld door jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) nader te laten onderzoeken door de interne audit afdeling, door ons als uw accountant of door gespecialiseerde (fraude)onderzoekers.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording (2/2)
Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021
22
Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van 2021 In onze eerdere rapportages zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt. Wij hebben vernomen dat op deze consultatie veel reacties zijn binnengekomen die door de commissie BBV worden verwerkt. Gelijktijdig vindt de wetsbehandeling in de Tweede Kamer plaats. Daarna volgen nog de nodige aanpassingen van het BBV en andere wetgeving. Het wetsvoorstel is niet controversieel verklaard en dat betekent dat de behandeling in de Tweede Kamer bij wijze van spreken direct kan beginnen nadat het wetsvoorstel naar de kamer is gestuurd. Daarmee bestaat de mogelijkheid dat de rechtmatigheidsverantwoording per boekjaar 2021 wordt ingevoerd, maar over de exacte ingangsdatum bestaat nog geen duidelijkheid. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Wij verwachten dat dit voor de meeste gemeenten een uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing.
Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, wordt gemeente Hellendoorn met ingang van verslagjaar 2021 immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het college een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie.
Stand van zaken binnen uw gemeente
DASHBOARD
Stand van zaken binnen gemeente Hellendoorn Gemeente Hellendoorn heeft diverse stappen genomen ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. In dit kader voert de gemeente in samenwerking met studenten van Hogeschool Saxion momenteel een onderzoek uit naar de gewenste (minimale) vereisten rondom de AO/IB bij de rechtmatigheidsverantwoording, specifiek ten aanzien van het Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium. Gemeente Hellendoorn is verder in afwachting van het landelijke wetgevingstraject, waarna de vervolgplanning wordt opgesteld.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht (1/3)
Sociaal domein 2020 bedragen circa € 24,8 miljoen
23
Sociaal domein in de jaarrekening De lasten van gemeente Hellendoorn met betrekking tot het sociaal domein bedragen over 2020 circa € 24,8 miljoen. In hoofdlijnen zijn deze lasten als volgt opgebouwd: ONDERDEEL
2020
2019
Jeugdzorg ZIN
€ 7,9 miljoen
€ 7,6 miljoen
Wmo ZIN
€ 4,3 miljoen
€ 4,8 miljoen
PGB
€ 0,6 miljoen
€ 0,7 miljoen
Huishoudelijke ondersteuning
€ 3,2 miljoen
€ 3,2 miljoen
Participatiewet
€ 6,4 miljoen
€ 6,3 miljoen
Tozo
€ 2,4 miljoen
Niet van toepassing
Totaal
€ 24,8 miljoen
€ 22,6 miljoen
In de verantwoorde lasten voor het sociaal domein in de hierboven opgenomen tabel zijn naast de lasten vanuit de productieverantwoordingen diverse overige lasten verantwoord, zoals de continuïteitsbijdrage, vervoersvoorzieningen en dergelijke.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht (2/3)
Onzekerheid ten aanzien van prestatielevering
24
Wmo ZIN De productieomvang van Wmo ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2020 circa € 6,0 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Wmo ZIN vindt plaats vanuit gemeente Hellendoorn. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. Gemeente Hellendoorn heeft een IC-plan opgesteld waarin de wijze van verantwoorden is opgenomen. Met betrekking tot de lasten Wmo ZIN vraagt gemeente Hellendoorn per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol. Uit onze controle blijkt dat door gemeente Hellendoorn verschillen zijn geconstateerd tussen de eigen administratie en de productieverantwoordingen die zijn voorzien van een controleverklaring. De lasten volgens de productieverantwoordingen zijn € 402.000 hoger dan de betalingen in de uitkeringsadministratie. Hiervoor is door de gemeente een overlopende post opgenomen.
Resterende onzekerheid Wmo ZIN
Tevens is van een aantal zorginstellingen geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering, zowel omtrent de getrouwheid als rechtmatigheid van deze lasten. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij gemeente Hellendoorn, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2020 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 0,4 miljoen van de € 6,0 miljoen. Jeugdzorg ZIN De productieomvang van Jeugd ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2020 circa € 7,0 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Jeugd ZIN vindt plaats vanuit de gemeente Hellendoorn. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. De gemeente heeft een IC-plan opgesteld waarin de wijze van verantwoorden is opgenomen. Met betrekking tot de lasten Jeugd ZIN vraagt de gemeente Hellendoorn per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol.
Resterende onzekerheid Jeugdzorg
Uit onze controle blijkt dat door gemeente Hellendoorn verschillen zijn geconstateerd tussen de eigen administratie en de productieverantwoordingen die zijn voorzien van een controleverklaring. De lasten volgens de productieverantwoordingen zijn € 34.000 lager dan de betalingen in de uitkeringsadministratie. Hiervoor is door de gemeente een overlopende post opgenomen. Dit bedrag bestaat uit een vordering van € 376.000 op zorgaanbieders die via Samen14 een bevoorschotting hebben ontvangen en een schuld van € 342.000 aan overige zorgaanbieders. Tevens is van een aantal zorginstellingen geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is ook hier sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering, zowel omtrent de getrouwheid als rechtmatigheid van deze lasten. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij gemeente Hellendoorn, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2020 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 1,0 miljoen van de € 7,0 miljoen.
Van deze € 1,0 miljoen ziet € 0,4 miljoen toe op één zorgpartij waarvan wel een goedkeurende verklaring is ontvangen, maar waarvan op de ontvangen productieverantwoording de noodzakelijke waarmerking ontbrak.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht (3/3)
Onzekerheden PGB
25
PGB De SVB toetst niet op levering van de zorg. Hierdoor is ten aanzien van PGB eveneens sprake van een onzekerheid. Gemeente Hellendoorn verkrijgt echter zekerheid door intern ingerichte processen, zoals het toekenningsproces en de controles op betalingen waardoor deze onzekerheid deels teniet wordt gedaan. De processen van PGB (Jeugdzorg en WMO) lopen op een aantal onderdelen verschillend, waardoor voor PGB (Jeugdzorg en WMO) niet dezelfde zekerheid wordt verkregen. De resterende onzekerheden zijn hierdoor voor PGB (Jeugdzorg en WMO) € 0,2 miljoen op een totaal bedrag van € 0,5 miljoen. Grip op lasten Wmo en Jeugdzorg De onzekerheden in de lasten WMO en Jeugdzorg ten aanzien van de prestatielevering van de zorg zijn voor gemeente Hellendoorn gestegen ten opzichte van vorig jaar. Voor 2020 is voor een bedrag ad € 1,6 miljoen (van de € 13,4 miljoen) aan onzekerheden aangemerkt tegenover € 1,3 miljoen (van de € 13,1 miljoen) voor 2019.
Zelfstandig onvoldoende grip op lasten Wmo en Jeugd Onrechtmatigheid
Wij concluderen dat gemeente Hellendoorn zelfstandig onvoldoende grip heeft op een deel van de lasten inzake WMO en Jeugdzorg. Dit is inherent aan de contractafspraken die de gemeente Hellendoorn in het kader van Samen14 heeft gemaakt en resulteert in een onzekerheid ten aanzien van de prestatielevering van de zorg die wij hebben meegewogen in onze oordeelsvorming. Onrechtmatigheid dossiercontroles Tijdens de interim-controle is bij de dossiercontroles van het sociaal domein vastgesteld dat één uitbetaling met betrekking tot Jeugdzorg heeft plaatsgevonden waarvan geen onderbouwende documenten (aanvraag, rapportage en beschikking) aanwezig zijn. Hierdoor kon de rechtmatigheid van de verstrekking niet worden vastgesteld. Gemeente Hellendoorn heeft een analyse uitgevoerd ten aanzien van deze bevinding. Het gaat om één consulent bij wie onderliggende documenten niet altijd aanwezig zijn. Deze consulent is in 2020 in dienst getreden en heeft in 2020 in totaal vijftien dossiers in behandeling genomen. Ten aanzien van deze vijftien dossiers is in 2020 ruim € 45.000 betaald. De gemeente heeft een steekproef uitgevoerd op de door de consulent behandelde dossiers en komt tot de conclusie dat in 55% van de gevallen geen beschikking is afgegeven. Op basis van extrapolatie komt gemeente Hellendoorn zodoende tot de conclusie dat de rechtmatigheidsfout € 24.750 bedraagt.
De gemeente heeft voor de zorgdossiers die nog langer doorlopen een herstelactie uitgevoerd, waarbij met terugwerkende kracht alsnog een beschikking is afgegeven. De betreffende consulent is gedurende 2020 uit dienst getreden bij gemeente Hellendoorn, dus het risico dat in 2021 eveneens sprake is van onrechtmatigheid als gevolg van het ontbreken van een beschikking is daarmee gemitigeerd. Het totale bedrag van € 45.000 ligt beneden onze rapporteringgrens en nemen wij derhalve niet mee in onze foutenevaluatie. Wij hebben dan ook slechts beperkte werkzaamheden verricht ten aanzien van de door gemeente Hellendoorn uitgevoerde analyse. Wij hebben kennis genomen van de uitkomsten van de analyse en vastgesteld dat de omvangbasis van € 45.000 op juiste wijze is bepaald. Op basis hiervan en gezien omvang hebben wij geen aanvullende bijzonderheden geconstateerd.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties (1/3)
26
Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. De risico's voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s: Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: inherent gevolg van de economische crisis is dat de verkoopprijzen van woningen en dus van grond onder druk staan. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen? Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld
Deze drie P’s zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten gechallenged. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2020 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Ultimo 2020 zijn voor vier complexen voorzieningen gevormd. De ultimo 2019 bestaande verliesvoorzieningen zijn hierbij geactualiseerd. Het gaat om de grondexploitaties Kruidenwijk Zuid fase 1, Hellendoorn Noord fase 1, De Branderij en Haarle. Deze bedragen circa € 2,1 miljoen. Deze voorzieningen zijn in de jaarrekening gepresenteerd als min post op het onderhanden werk (conform het BBV).
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties (2/3)
27
Winstneming Het voorzichtigheidsbeginsel leidt ertoe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarover voldoende zekerheid bestaat. Dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij het afsluiten van het grondexploitatiecomplex. In de notitie Grondexploitatie is opgenomen dat voor winstneming de Percentage of Completion (POC) methode geldt: voor zover gronden zijn verkocht en opbrengsten zijn gerealiseerd dient tussentijds naar rato van de voortgang van de grondexploitaties winst te worden genomen. Hiervoor moet het resultaat op de grondexploitatie wel op betrouwbare wijze kunnen worden ingeschat. Dit is mogelijk wanneer het waarschijnlijk is dat de economische voordelen die aan het project zijn verbonden naar de gemeente zullen toevloeien. Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, bestaat voldoende zekerheid om winst te kunnen nemen: 1. Het resultaat op de grondexploitatie kan betrouwbaar worden ingeschat; én 2. De grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; én 3. De kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie gerealiseerd).
ONTWIKKELING NETTO BOEKWAARDE GRONDEXPLOITATIES 2020–2019 (x € 1 miljoen) 10,0
6,5 6,0
4,0
2,0
0,2 0,0
Een uitsplitsing van de bouwgronden in exploitatie naar soort project is in het schema hiernaast weergegeven. Hieruit blijkt dat gemeente Hellendoorn nog over relatief weinig voorraad Woningbouw beschikt en veel voorraad heeft ten aanzien van nog te verkopen bedrijventerreinen.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
7,2
7,0
Voor de grondexploitaties van gemeente Hellendoorn heeft deze methode geresulteerd in een winstneming in 2020 van circa € 1,1 miljoen. Deze wordt vooral veroorzaakt door winstneming binnen het project ‘t Lochter III van € 0,9 miljoen. Daarnaast is sprake van tussentijdse winsten inzake projecten Hart van Noetsele van € 0,1 miljoen en Daarle West van € 0,1 miljoen.
DASHBOARD
8,0
8,0
-2,0
BEVINDINGEN
BIE - woningbouw
BIE - bedrijventerreinen
-1,5 2020
BIJLAGEN
2019
Totaal
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties (3/3)
Woningbouw: voornaamste risico blijft balans tussen vraag en aanbod
Bedrijventerreinen: uitgangspunten voornaamste grondpositie ‘t Lochter III aanvaardbaar
28
Woningbouwplannen (€ 1,5 miljoen negatief) Het grootste deel van de boekwaarde komt voor rekening van bouwgrondexploitatie Kruidenwijk Zuid fase 1 met € 1,1 miljoen negatieve boekwaarde ultimo 2020. Overige exploitaties zijn Hellendoorn Noord fase 1 (€ 0,1 miljoen negatieve boekwaarde), De Branderij (€ 0,2 miljoen negatieve boekwaarde), Aan de Tuinen (€ 0,1 miljoen negatieve boekwaarde), Daarle West (boekwaarde nihil) en Hart van Noetsele (boekwaarde nihil). Door de economische ontwikkelingen zien we dat het risico ten aanzien van de uitgifte van kavels inzake woningbouw beperkter is geworden. Industrieterreinen (€ 8,0 miljoen positief) Het grootste deel van de boekwaarde komt voor rekening van bouwgrondexploitatie ‘t Lochter III ad € 7,4 miljoen. Bij dit plan is het van belang dat vraag en aanbod in balans zijn. In 2020 zijn € 1,6 miljoen opbrengsten gerealiseerd uit grond- en kavelverkopen ten opzichte van geraamde verkopen bij herziening van € 2,4 miljoen. Daarnaast is per 31 december 2020 sprake van € 1,8 miljoen aan genomen grondverkoopbesluiten die in 2021 worden geleverd. Gezien deze ontwikkelingen bestaat geen reden om aan te nemen dat de nog resterende kavels niet verkocht kunnen worden. De ingerekende prijs per m2 voor de nog te verkopen kavels is reëel op basis van de gerealiseerde verkopen 2020 en in vergelijking met grondprijzen in omliggende gemeentes.
Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten, parameters en waardering ten aanzien van de grondexploitaties (woningbouw en industrieterreinen) kritisch geëvalueerd en wij vinden deze aanvaardbaar.
Impact Covid-19 / stikstof lijkt beperkt aanwezig
Impact Covid-19 / stikstof In 2020 heeft de coronacrisis nauwelijks impact gehad op de belangstelling voor woningbouwkavels. De vraag naar woningen en woningkavels blijft - conform de landelijke trend- onverminderd groot. Bijna alle beschikbare kavels inzake woningbouw zijn verkocht. Er wordt aanstalten gemaakt ook Hellendoorn Noord de laatste fase bouwrijp te maken. Inmiddels wordt binnen gemeente Hellendoorn weer gekeken of mogelijkheden bestaan om woningbouwkavels uit te geven. De gemeenteraad heeft opdracht gegeven om te kijken of mogelijk een nieuwbouwwijk in Haarle kan worden ontwikkeld. Ook op industrieterrein het Lochter III blijft de belangstelling onverminderd groot, zo zijn diverse opties verstrekt in 2020. Onderzoeken naar PFAS hebben geen vervuilde bodem met deze stof aan het licht gebracht. Aangescherpte stikstofrichtlijnen geven vooralsnog geen problemen bij de realisatie van de plannen binnen deze grondexploitatie.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.4 BBV, WNT en SiSa
29
BBV wordt nageleefd
Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat gemeente Hellendoorn de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) heeft nageleefd.
WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten
Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2020 niet meer bedragen dan € 201.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 van gemeente Hellendoorn niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Hellendoorn voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.
Geen bevindingen SiSa-bijlage
DASHBOARD
SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2020. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens Bijlage B. De door ons geconstateerde bevindingen rondom toelichtingen in het verantwoordingsmodel zijn door gemeente Hellendoorn opgevolgd.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.5 Begrotingsrechtmatigheid
Begrotingsrechtmatigheid
30
Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft gemeente Hellendoorn circa € 101,1 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 97,6 miljoen aan werkelijke lasten in 2020. Dit is in totaal een onderschrijding van 3,5 miljoen (3,4%). Aan baten had gemeente Hellendoorn een bedrag van € 103,6 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 103,3 miljoen aan werkelijke baten in 2020. In totaal gaat het om een lagere realisatie van baten van 0,3 miljoen (0,3%). Naast het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten kent een gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. In 2020 is per saldo circa € 3,4 miljoen aan de reserves toegevoegd zodat het gerealiseerde resultaat € 2,3 miljoen positief bedraagt. De gemeenteraad autoriseert de begroting en stelt de kaders voor het college vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting. Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerd en gerapporteerd te worden aan de gemeenteraad.
Bij begrotingsoverschrijdingen die niet gedurende het jaar zijn voorgelegd aan de gemeenteraad is formeel sprake van een onrechtmatigheid. Echter hoeven deze overschrijdingen niet altijd te worden meegewogen in het accountantsoordeel bijvoorbeeld indien de overschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten of overschrijdingen bij open-einde regelingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten zijn de begrotingsoverschrijdingen groter dan € 15.000 nader weergegeven en geanalyseerd. Wij hebben geen indicaties dat deze analyse niet toereikend is. Controle begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV.
Belangrijk hierbij is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Vanuit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening blijken geen begrotingsoverschrijdingen op programmaniveau. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid hebben wij tevens de lastenoverschrijdingen op investeringskredieten beoordeeld om vast te stellen of de gerealiseerde uitgaven binnen de door de gemeenteraad geautoriseerde begroting zijn gebleven. Uit deze analyse blijkt dat op enkele investeringskredieten sprake is van een overschrijding van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringskredieten. Deze overschrijdingen passen binnen het bestaand beleid of worden in de komende jaren gecompenseerd met externe bijdragen. Bij het vaststellen van de jaarstukken door de gemeenteraad worden deze overschrijdingen alsnog door de gemeenteraad geautoriseerd.
DASHBOARD
JAARREKENING