2024-02-05 Presentatie auditcommissie - rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording proefdraaien raad 5 februari 2024 Erik van der Strate Concerncontroller

Agenda • Doel en inhoud rechtmatigheidsverantwoording • Proefdraaien met de jaarrekening 2022 • Raadsvoorstel begrotingsrechtmatigheid • Vragen

Doel en inhoud rechtmatigheidsverantwoording

•

Een beter gesprek over (financiële) rechtmatigheid

•

Meer transparantie / nog betere bedrijfsvoering

•

De rechtmatigheidsverantwoording geldt voor gemeenten vanaf de gemeenterekening 2023.

•

Het college is en blijft verantwoordelijk voor rechtmatig handelen binnen de gemeente, maar gaat zelf zorgen voor (directe) verantwoording richting raad (nieuw) in plaats van (indirecte) oordeel accountant (oud).

Inhoud rechtmatigheidsverantwoording •

• •

Het college geeft aan uw raad een oordeel over het financieel rechtmatig handelen van de gemeente en accountant controleert de getrouwheid van deze verantwoording. Criteria voor dit handelen zijn: 1) het begrotings-, 2) voorwaarden- en 3) misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Voor het toetsen heeft u in oktober afgelopen jaar de volgende normen vastgesteld: • • •

Een verantwoordingsgrens van 1% = € 1.280.150 voor de gemeenterekening 2022 Een rapportagegrens van € 100.000 Een normenkader met (financiële) wet- en regelgeving

Inhoud rechtmatigheidsverantwoording Vroeger

Nu

Inhoud rechtmatigheidsverantwoording •

Verplicht model in jaarrekening

•

Als verantwoordingsgrens wordt overschreden, dan verklaring onrechtmatig en verplicht alle afwijkingen in jaarrekening vermelden,

•

Zo niet, dan verklaring rechtmatig, en afwijkingen boven rapportagegrens in paragraaf bedrijfsvoering

•

In paragraaf bedrijfsvoering de beheersmaatregelen

•

Toetsen aan het normenkader

•

Commissie BBV (= Besluit Begroting Verantwoording) geeft kaders en nadere regels.

Model rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 31 oktober 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% (maximaal 3%) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 1.280.150,--. Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties (on)rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen:

Begrotingscriterium Begrotingsonrechtmatigheid: • In huidige financiële verordening: het college overschrijdt het budget voor lasten op programma niveau. Uitzonderingen: – Openeinderegelingen, – Compensatie hogere lasten door hogere baten, – Afwijkingen acceptabel indien gemeld in tussentijdse rapportages.

Voorwaarden- en misbruik & oneigenlijk gebruik criterium • Voorwaardencriterium: –

Zijn alle financiële beheershandelingen verricht in overeenstemming met (externe en interne) wet- en regelgeving. Kortom het gaat hier om recht, hoogte en duur.

• Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium: – Misbruik: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel

ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. – Oneigenlijk gebruik: gebruik feitelijk in overeenstemming met wet- en regelgeving, maar in strijd met het doel en strekking daarvan.

Oude situatie gemeenterekening 2022 Begrotingscriterium A. Overs chri jdi ng l a s ten B. Overs chri jdi ng i nvesteri ngs budgetten C. Ongea utori s eerde reservemuta ti es D. Overi ge a fwi jki ngen Tota a l begroti ngs onrechtma ti gheden E. Openei nderegel i ngen F. Compensa ti e l a sten door ba ten Tota a l a ccepta bel Res teert begroti ngs onrechtma ti gheden

* € 1.000) -

Voorwaardencriterium Inkopen ni et Europee s a a nbes teed

329

Misbruik & oneigenlijk gebruik Geen bevi ndi ngen

Totaal onrechtmatigheid

329

In jaarrekening in rechtmatigheidsverantwoording: rechtmatig, want afwijking is kleiner dan de 1% verantwoordingsgrens van €1.028.150 In jaarverslag in paragraaf bedrijfsvoering met rapportagegrens €100.000: toelichten 1 leverancier boven deze grens die niet-Europees is aanbesteed met maatregelen voor verbetering.

Recente wijzigingen rechtmatigheidsverantwoording Gewijzigde kadernota commissie BBV (november 2023) en update BADO (december 2023) • Begrotingsonrechtmatigheid ruimere definitie: – Alle begrotingsafwijkingen zijn onrechtmatig, tenzij tijdig gemeld aan de raad – Niet alleen overschrijdingen van de lasten, ook lagere lasten en hogere en lagere baten – En dat geldt ook voor investeringen

• Nieuwe onduidelijkheden: – – – – –

Wat is tijdig melden en wat rapporteren? Alle afwijkingen boven € 25.000 worden al toegelicht in het jaarverslag Hoe bereken je de hoogte van de begrotingsonrechtmatigheid Wat doen andere gemeentes Wat vindt accountant

Nieuwe situatie gem. rek 2022 zonder tijdig melden Begrotingscriterium A. Overschrijding lasten B. Overschrijding investeringsbudgetten C. Ongeautoriseerde reservemutaties D. Overige afwijkingen Totaal begrotingsonrechtmatigheden E. Openeinderegelingen F. Compensatie lasten door baten Totaal acceptabel Resteert begrotingsonrechtmatigheden

* € 1.000) 378 9.035 9.413 -2.911 -719 -3.630 5.783

Voorwaardencriterium Inkopen niet Europees aanbesteed

329

Misbruik & oneigenlijk gebruik Geen bevindingen

Totaal onrechtmatigheid

6.112

In jaarrekening rechtmatigheidsverantwoording: onrechtmatig gehandeld, want afwijking is groter dan verantwoordingsgrens van €1.028.150 Toelichten: alle 14 afwijkingen op programmaniveau (>130 afwijkingen op productniveau). In jaarverslag paragraaf bedrijfsvoering: afwijkingen boven rapportagegrens eventueel verder toelichten. Binnenlands bestuur 11 november 2023: “Gemeenteraden zitten niet te wachten op rechtmatigheidsverklaringen waar ze eerst door een lijst met lasten, investeringen en baten moet scrollen om uit te komen bij onrechtmatigheden die hun budgetrecht aantasten.”

Raadsvoorstel: jaarrekening 2023 is tijdig melden • Doelen: een beter gesprek en transparantie • Echter veel onzekerheden: – Commissie BBV voorschriften en commissie Bado regelgeving moeten nog goedgekeurd worden door de Eerste Kamer, – Commissie Bado geeft aan dat verdere regelgeving zal volgen – Accountant heeft het nog niet scherp – Afgelopen donderdag heeft de accountant pas het werkprogramma rechtmatigheid verstrekt

• Raadsvoorstel voor veranderingen in begrotingsrechtmatigheid (voor raad 5 maart 2024)

Raadsvoorstel: jaarrekening 2023 is tijdig melden • Het melden in de jaarrekening 2023 van de volgende begrotingsafwijkingen is tijdig gemeld, en daarmee rechtmatig voor: – Hogere of lagere baten – Lagere lasten

• Hogere lasten dan begroot blijft dus onrechtmatig • Daarna: een rapportage van het college over bovenstaande afwijkingen aan auditcommissie • Vervolgens een evaluatie van de rechtmatigheidsverantwoording • Tenslotte een raadsvoorstel met aanvullende regels voor 2024 en verder

Nieuwe situatie gemeenterekening 2022 met tijdig melden

Begrotingscriterium A. Overschrijding lasten B. Overschrijding investeringsbudgetten C. Ongeautoriseerde reservemutaties D. Overige afwijkingen Totaal begrotingsonrechtmatigheden E. Openeinderegelingen F. Compensatie lasten door baten G. Jaarrekening is tijdig Totaal acceptabel Resteert begrotingsonrechtmatigheden

Versie 2 * € 1.000) 378 378 -140 -140 238

Voorwaardencriterium Inkopen niet Europees aanbesteed

329

Misbruik & oneigenlijk gebruik Geen bevindingen Totaal onrechtmatigheid

567

In jaarrekening in rechtmatigheidsverantwoording: rechtmatig gehandeld, want afwijking is kleiner dan verantwoordingsgrens van €1.028.150 In jaarverslag in paragraaf bedrijfsvoering met rapportagegrens €100.000: • Begrotingsonrechtmatigheid van 238 voor overschrijding investeringsbudgetten; geen boven rapportagegrens, dus niet verplicht om toe te lichten. • Voorwaardenonrechtmatigheid van 329: verplicht toelichten 1 leverancier boven de grens die nietEuropees is aanbesteed

• Dank voor jullie aandacht • Vragen?