Vragen en antwoorden 13 feb 26 nav auditcommissie Financiële Verordening 5 februari 2026

Financiële Verordening (reactie op AC van 5 februari 2026) Aantekeningen bij (voorstel) Financiële Verordening 2025 (“FV”) 1. Onder de “definities” had m.i. vermeld moeten worden wat “BUCH” is, ofwel: wie de gemeenten zijn met Heiloo geharmoniseerd beleid nastreeft (zie artikel 2 en artikel 16). De verordening moet een zelfstandig leesbaar/bruikbaar stuk zijn. Antwoord: Dit had opgenomen kunnen worden in de definities. Hiervoor is niet gekozen, omdat de term BUCH binnen de vier betrokken gemeenten algemeen bekend wordt verondersteld. 2. De definitie “afdeling” wekt bij mij verwarring en is wat mij betreft verkeerd geschreven, omdat de gemeentelijke organisatie van Heiloo sinds de ambtelijke fusie in de BUCH feitelijk geen eigen afdelingen meer kent (dus met afdelings- en domeinmanagers etc.). Gedelegeerde bevoegdheden op afdelingsniveau liggen primair in de organisatiestructuur van de BUCH besloten. De structuur van deze FV is feitelijk goeddeels nog altijd die van een gemeente met een eigen ambtelijke organisatie. Antwoord: De definitie “afdeling” is opgenomen in de verordening omdat de griffie binnen de gemeentelijke organisatie als zelfstandige afdeling wordt gezien. 3. Artikel 2, lid 1: waar en door wie worden de geharmoniseerde wijzigingen besproken ? In welke overleggen? Bv.

in de Raadswerkgroep Financiën BUCH ? Waartoe is die werkgroep dan bevoegd en voor welk beleid is de Raadswerkgroep adviserend aan de AC’s en/of Raden ? Er wordt in deze FV vermeld dat we beleid in de BUCH harmoniseren, maar hoe dit gebeurt is niet duidelijk en de raden opereren geheel los van elkaar. Wie coördineren deze harmonisatie ? Antwoord: De harmonisatie van de Financiële verordening wordt gecoördineerd door de concerncontroller en de gemeentecontrollers. Eerdere versies zijn ìn raadsbrede werkgroep besproken. De huidige wijzigingen zijn technisch van aard en daarom niet opnieuw in de werkgroep behandeld. De stukken zijn door de concerncontroller en gemeentecontrollers voorbereid en worden ter besluitvorming aan de afzonderlijke raden voorgelegd. 4. Artikel 3, lid 2, letter a: hoe worden de ramingen van de uitputting van verleende kredieten in het lopende boekjaar thans verwerkt in de P&C stukken? Ik heb dat in 2025 in ieder geval niet opgepikt uit de stukken. Bv. de investeringen in De Beun staan al enkele jaren ongewijzigd in de kredietenlijst. Volgens deze FV is dat niet de bedoeling als een krediet niet wordt uitgeput in het lopende jaar. Waarom is dat niet gebeurd? Antwoord: In de Nota Vaste Activa gemeente Heiloo 2023 staat onder paragraaf 1.4 dat voor investeringen bedragen beschikbaar worden gesteld via de budgetcyclus of via een separaat voorstel.

Wijzigingen in het investeringsschema en de financiële gevolgen daarvan worden op clusterniveau gerapporteerd via de P&C cyclus of via een separaat collegeadvies dan wel raadsvoorstel. Deze betreffende clusters zijn: Openbare ruimte, Afval, Riolering, Recreatie, Onderwijs, Materieel en Overige. Zie hiervoor uitgangspunt 14 van de Nota Vaste Activa 2023 van de gemeente Heiloo.

In de 2e Firap 2025 is op pagina 21 een overzicht opgenomen van de investeringen op clusterniveau. De wijzigingen ten opzichte van de Begroting 2025 zijn daar ook toegelicht. Het klopt dat de investeringen van de Beun al enige tijd ongewijzigd zijn. Dit komt door het faillissement van de Beun. In de brief aan de raad van 17 juli 2024, “Toekomst De Beun”, is aangegeven dat de komende twee jaar geen investeringen doet en dat na twee jaar een evaluatie zal plaatsvinden. Daarom is ervoor gekozen om deze investering te laten staan. 5. Artikel 5, lid 2: welk (jaarlijks) proces doorlopen we in de raad bij de begrotingsbehandeling om te komen tot de lijst met nieuwe investeringen waar we op een later moment in de raad over willen besluiten? Is dat een separate investeringslijst die het college moet voorleggen als onderdeel van de begroting of moet de raad die zelf bedenken? Antwoord: Bij de behandeling van de begroting kan de raad zelf aangeven voor welke nieuwe investeringen zij op een later moment een afzonderlijk raadsvoorstel wenst te ontvangen. Het initiatief hiervoor ligt bij de raad. 6..

Artikel 5, lid 3: dit betreft de informatieplicht van college aan raad ingeval het college verwacht (zie FV) dat de lasten van een programmaonderdeel de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden of dat een investeringsuitgave het krediet dreigt te overschrijden per cluster (conform letterlijke tekst van de FV). Mij is thans niet duidelijk: - hoe deze informatieplicht zich verhoudt tot de nadere uitwerking van het budgetrecht in artikel 9 (zie hierna), Antwoord: Het college informeert de raad tussentijds wanneer een dreigende overschrijding de in artikel 9 genoemde grensbedragen overschrijdt. Blijft een afwijking binnen de bevoegdheidsgrenzen van artikel 9, dan wordt de raad hierover geïnformeerd via het eerstvolgende P&C-product. 7. waarom hier geen (en in artikel 9 wel) ondergrenzen zijn opgenomen in de FV, - op welke wijze het college thans heeft georganiseerd en geborgd in de BUCH organisatie dat het college zélf over deze dreigende overschrijdingen wordt geïnformeerd, zodanig dat het college zijn informatieplicht aan de raad op basis van de FV kan nakomen. Antwoord: In artikel 7 gaat het om het doorschuiven van budgetten naar het volgend begrotingsjaar en om het jaarrekeningresultaat. Alleen voor het doorschuiven van budgetten(resultaatbestemming) is bepaald dat een minimumbedrag van € 25.000 geldt. Artikel 9 heeft betrekking op het budgetrecht.

Hierin is bepaald dat het college uitgaven tot een in de financiële verordening bepaald bedraag achteraf ter vaststelling aan de raad voorlegt in het eerstvolgende P&C document.

8. Artikel 5, lid 4: worden in de FIRAP’s voor alle investeringskredieten daadwerkelijk wijzigingsvoorstellen verwerkt indien de uitvoering vertraging oploopt in het lopende jaar? (NB: in 2025 is bij een aantal van de kredieten vast te stellen dat deze ongewijzigd zijn gehandhaafd in de FIRAP’s, ook als de uitvoering in zijn geheel niet was ingepland/gestart in 2025). Antwoord: Het uitgangspunt is dat, indien dit bekend is, in de Firap’s wijzigingsvoorstellen worden opgenomen wanneer de uitvoering van een investeringskrediet in het lopende jaar vertraging oploopt. 9. Artikel 6, lid 2 (= tussentijdse rapportages, ofwel de FIRAP’s): Mijn indruk is thans dat de 2025 FIRAP’s niet voldoen aan de voorgeschreven opsomming, bijvoorbeeld voor wat betreft: - letter c (overhead en geraamde vpb.) -> waar haal ik dat uit de FIRAP ? - letter e (beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves) - letter g (= realisatie én raming van uitputting investeringskredieten) Klopt mijn indruk ? Antwoord: Letter c (overhead en geraamde Vpb) is afzonderlijk vermeld in het overzicht baten en lasten per programmaonderdeel in de 2e Firap 2025. Zie hiervoor 4a. Algemene dekkingsmiddelen, 4b Overhead, 4c Overig en 4d Onvoorzien en 4e Vpb. In de begroting en de jaarrekening wordt dit weergegeven in een aparte bijlage; Algemene dekkingsmiddelen.

Letter e (toevoegingen en onttrekking aan reserves per programma) staan in de Firap 2025 in het overzicht baten en lasten als een totaal vermeld en niet per programma. Letter g (realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten per cluster) wordt op pagina 21 per cluster toegelicht. Daarnaast is een geheime bijlage meegestuurd met betrekking tot de investeringen meegestuurd. 10. Artikel 6, lid 3: In welke onderdelen van de FIRAP’s moeten de voorgangsrapportage m.b.t. beleid en planning verwerkt worden? Is dat in de FIRAP’s van 2025 ook daadwerkelijk gebeurd? (graag verwijzen naar die onderdelen, dan lees ik dat nog eens na). Antwoord: Dit staat beschreven in de 1e en 2e Beleidsrapportage 2025 van de gemeente Heiloo die ter kennisname is aangeboden aan de raad. 11. Artikel 7, lid 2: voldeed het college voorstel voor de gedeeltelijke overheveling van net-benutte 2024 budgetten bij de voorgelegde jaarrekening 2024 aan de onderdelen a en b van dit artikel ? Antwoord: Ja, er is alleen een bedrag onder de grens van € 25.000 opgenomen, namelijk € 20.000 voor gebouwscans. Dit traject was al in voorbereiding, maar de uitgaven hebben plaatsgevonden in 2025. 12. Artikel 8, lid 2: begrip ik het goed dat het college de raad direct moet informeren zodra zij een verwachting heeft van een afwijking van meer dan € 100.000 op een GREX ? Antwoord: Ja dat klopt.

13. Artikel 9, 1, a: a. hoe wordt de (limiet van) € 100.000 toegepast ? - per programma ? - per contract, levering of prestatie ? cumulatief per jaar ? b. Hebben zich in 2025 situaties voorgedaan dat afwijkingen groter dan € 100.000 niet vooraf aan de raad waren voorgelegd ? Antwoord: Nee, afwijkingen boven de € 100.000 moeten vooraf worden voorgelegd aan de raad. De aanvragen onder de € 100.000 die vooraf door het college zijn besloten bestaat uit onderstaand overzicht. Deze collegebesluiten worden daarnaast apart meegenomen in het overzicht van het begrotingssaldo in het P&C product. Totaal overzicht van 2025 (x € 1.000,-) 007 Kunstwerken 014 Amendement versterking jongerenwerk Trefpunt 124 Markt en evenementenkasten 125 Continuering VIP 126 Overheveling BRC gelden sport akkoord 128 Externe projectleider coordinatie 129 Bijdrage ontwikkelaar ontsluitingsweg Caendorp 144 IOK Ypehove bijdrage ontwikkelaar 145 IOK Oosterzijweg 120 147 Renovatie klimaatinstall Bibliotheek 150 IOK Oosterzijweg 128a 152 IOK bowling Heiloo 153 Aanpassing formatie en waardering griffie 154 IOK Kennemerstraatweg 108-114&128

2025 0 31 N 19 N 29 N 14 N 40 N 7V 10 V 8V 0 10 V 5V 15 N 10 V

2026 1N 0 0 0 14 N 0 0 10 0 0 18 N 0 5N 25 N 0

2027 21 N 0 2N 0 0 0 0 0 0 0 18 N 0 0 11 N 0

2028 33 N 0 2N 0 0 0 0 0 0 0 18 N 0 0 14 N 0

2029 55 N 0 2N 0 0 0 0 0 0 0 18 N 0 0 15 N 0

2026

2027

2028

2029

Overzicht Begrotingssaldo 2e Firap 2025 Omschrijving Bedragen x € 1.000, N=Nadeel en V=Voordeel Begrotingssaldo Kadernota 2025

2025 382 V

39 V

1.035 N

2.051 N

1.955 N

007 Kunstwerken

0

1 N

21 N

33 N

55 N

014 Amendement versterking jongerenwerk Trefpunt

31 N

0

0

0

0

124 Markt en evenementenkasten

19 N

0

2 N

2 N

2 N

125 Continuering VIP

29 N

0

0

0

0

126 Overheveling BRC gelden sport akkoord

14 N

14 N

0

0

0

128 Externe projectleider coordinatie

40 N

0

0

0

0

129 Bijdrage ontwikkelaar ontsluitingsweg Caendorp Begrotingssaldo na voorstellen 015 Mutaties Begroting 2026 Begrotingssaldo na mutaties Begroting 2026 016 Effect septembercirculaire 2025 Begrotingssaldo 2026 na septembercirculaire 2025 IOK Ypehove bijdrage ontwikkelaar Begrotingssaldo 2026

7 V

0

0

0

0

257 V

24 V

1.058 N

2.086 N

2.012 N

0

249 N

264 V

164 V

252 V

257 V

225 N

794 N

1.922 N

1.760 N

896 V

298 V

208 V

175 V

142 V

1.153 V

73 V

586 N

1.747 N

1.618 N

10 V 1.163 V

73 V

586 N

1.747 N

1.618 N

2e Firap 2025

645 N

143 N

577 N

246 N

144 N

Begrotingssaldo na 2e Firap 2025

518 V

69 N

1.163 N

1.993 N

1.762 N

14. Is er binnen de BUCH een document/richtlijn vastgesteld voor het monitoren van deze limiet m.b.t. gemeente Heiloo en is die procedure en limiet voor alle (4) BUCH gemeenten hetzelfde ? d. (Hoe) is de limiet van 100k verwerkt in de afspraken met andere GR-en, (bijvoorbeeld) Zaffier of manager(s) van het sociale domein m.b.t. het tussentijds voorleggen van voorstellen (dus bij overschrijding van de limiet via de portefeuillehouder aan de raad voor te leggen, gelet op het feit dat de FV het budgetrecht van de raad betreft)?

Antwoord: Nee, binnen de BUCH is hiervoor geen apart document of aparte richtlijn vastgesteld. De limieten zijn niet in alle vier de BUCH-gemeenten gelijk. De limiet van € 100.000 is niet verwerkt in afspraken met andere gemeenschappelijke regelingen (GR’en). GR’en nemen zelfstandig besluiten binnen hun eigen bevoegdheden. De limiet van € 100.000 uit de financiële verordening geldt voor collegebesluiten van de gemeentezelf. Als er sprake is van een overschrijding boven deze limiet, wordt dit aan de raad voorgelegd, conform het budgetrecht van de raad. 15. Artikel 11, lid 1: wat heeft de raad in dit verband vastgesteld en wanneer? (welk document?) Antwoord: De raad heeft de begroting en de jaarrekening vastgesteld. In beide documenten is de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen. 16. Artikel 14, lid 2: in welke documenten heeft het college dit vastgelegd voor de gemeente Heiloo? Hoe zijn die door het college van Heiloo vastgelegde regels van toepassing op de teams/medewerkers in de GR-en (waaronder BUCH)? Antwoord: Er is nog geen overkoepelend M&O beleid aanwezig binnen de BUCH en/of gemeenten. Dat betekent niet dat er geen aandacht is voor misbruik & oneigenlijk gebruik. In verschillende documenten is hier wel aandacht voor, waaronder de frauderisico-analyse, maar ook in werkprocessen waarin beheersmaatregelen zijn getroffen op risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik. 17.

Artikel 15, lid 3: waarom is dit opgenomen in de FV? Bijvoorbeeld meerjarig beleid m.b.t. weerstandsratio, schuldenratio e.d. maken toch ook geen onderdeel uit van de FV? Wat wordt bedoeld met de term “spelregel”? Antwoord: Artikel 15, lid 3 staat in de financiële verordening om duidelijk afspraken te maken over hoe de begroting sluitend wordt gehouden. De term “’spelregel” betekent hier een vaste werkwijze of uitgangspunt die wordt gevolgd bij het opstellen van de begroting. 18. Artikel 16, lid 2: hier staat een opsomming van nota’s die “zoveel mogelijk” BUCH breed geharmoniseerd worden en “zoveel mogelijk” tegelijkertijd ter vaststelling aan de BUCH raden aangeboden. Op de lijst staan mede de nota’s inzake: - reserves, voorzieningen, risicomanagement, weerstandsratio, uitgangspunten grondbeleid, grondprijzen, kostentoerekening en tarieven. Gelet op dit (kennelijke) harmonisatiestreven zou ik graag inzicht krijgen in de thans nog resterende verschillen tussen Heiloo en de andere 3 BUCH gemeenten m.b.t. de beleidsterreinen en onderwerpen in de hier vermelde nota’s. Ofwel: de thans nog resterende verschillen na de in 2025 laatst doorgevoerde harmonisatieslagen.

Kan ik dat overzicht per omgaande ontvangen van de onderdelen van de ambtelijke organisatie die deze beleidsnota’s beheren en harmoniseren? Antwoord: De basis van de nota’s is dat het beleid zoveel mogelijk BUCH-breed is geharmoniseerd. Er kunnen echter nog verschillen bestaan tussen Heiloo en de andere BUCH-gemeenten, bijvoorbeeld: • Bedragen in de verordening: deze kunnen verschillen, bijvoorbeeld door de omvang van de gemeente; • Reserves en bestemmingsreserves: zowel de bedragen als het aantal reserves kunnen per gemeente afwijken; • Aantal grondexploitaties; dit kan per gemeente verschillen.

19. Artikel 17, lid 2: waar in de MJP die in november 2025 is vastgesteld zijn de kapitaallasten berekend/zichtbaar gemaakt m.bt. de geplande investeringen per cluster in de periode 2026 – 2029? Antwoord: Deze bevindt zich op de kostensoort afschrijvingen op het programmaonderdeel waar de investering behoort. 20. De tabel van Cocensus m.b.t. oninbaarheidspercentages komt mij voor als een jaarrekeninggrondslag voor de waardering van vorderingen. Waarom is deze opgenomen in de FV en staan overigens niet ook de overige voor de bepaling van het jaarrekeningresultaat relevante waarderingsgrondslagen in de FV? Is de extern accountant voor 2025 al akkoord gegaan met deze percentages? Antwoord: Ja klopt. De tabel staat erin om duidelijk te maken hoe de voorziening voor oninbare vorderingen wordt berekend. De accountant toets of dit wordt uitgevoerd zoals beschreven. Als de percentages niet realistisch blijken, zal hij daar een opmerking overmaken. Het gaat hier niet om de waarderingsgrondslag zelf, maar om welke basis wordt gebruikt om de voorziening vast te stellen. De waarderingsgrondslagen zelf staan in de jaarrekening en de begroting. 21. Artikel 19, lid 3: m.b.t.

de bestemmingsreserve inzake (kapitaallasten) afslag A9 graag opgave van de bij de instelling van die reserve aangegeven elementen ‘a’ tot en met ‘e’, zoals vermeld onder lid 3 van artikel 19 en bevestiging dat de maximale looptijd van die reserve per 31 december 2025 (nog) niet de maximale looptijd ex lid 3, letter e overschreed. Antwoord: In de raadsvergadering van 11 december 2017 is bij beslispunt 1 besloten op € 6,1 miljoen te storten in een nieuwe bestemmingsreserve aansluiting A9 als dekking voor afschrijvingslasten van de A9. Bij het instellen van deze nieuwe bestemmingsreserve A9 is geen aparte opsomming gemaakt van a t/m e, maar wel is vastgelegd: de afschrijvingstermijn, de voeding van de reserve, het doel en het bijbehorende bestedingsplan. Op de investering worden lasten geboekt, bijvoorbeeld voor proceskosten, waardoor het vrijvallen van de bestemmingsreserve aan de algemene reserve niet van toepassing is.

22. Artikel 19, lid 4: is een automatische “terugval” in de algemene reserve bij looptijdoverschrijding voorgeschreven in het BBV of bij gemeenten gebruikelijk of kan dit ook worden opgenomen als “beslist de raad over een gewijzigde bestemming”. Waarom is in deze versie van de FV gekozen voor automatische terugval als de looptijd ex lid 3, letter e. wordt overschreden? Antwoord: Nee, een automatische terugval in de algemene reserve bij overschrijding van de looptijd is niet voorgeschreven in het BBV. Het BBV geeft wel aan dat de het inzetten van reserves de solvabiliteit verlaagt en daarmee op langere termijn invloed heeft op de financiële weerbaarheid van de gemeente. In deze versie van de Financiële verordening is in artikel 19, lid 4, letter e gekozen voor “automatische terugval”, volgens het meest recente model van de VNG. Dit voorkomt dat bestemmingsreserves onnodig blijven bestaan en zorgt ervoor dat middelen na afloop van de afgesproken termijn weer beschikbaar komen, tenzij de raad anders besluit. Het instellen en opheffen van reserves, evenals het herbestemmen daarvan, is en blijft een bevoegdheid van de raad. 23. Kan het college bevestigen dat artikel 20 (“Kostprijsberekening”) is toegepast in 2025 zoals is beschreven in deze FV? Antwoord: Ja, deze werkwijze wordt toegepast zoals beschreven in artikel 20. 24.

Artikel 22, lid 2: welke nota betreft dit en wanneer is deze laatstelijk vastgesteld/ gewijzigd? Antwoord: De nota kostentoerekening tarieven gemeente Heiloo 2023. Vastgesteld 23 januari 2023. 25. Artikel 24: waar in de begrotings- jaarstukken paragraaf zijn de onderdelen a, b en c verwerkt? Antwoord: Onderdeel a, de geraamde overheadskosten, wordt weergegeven in het overzicht baten en lasten per taakveld, onder taakveld 0.4 Overhead. De andere onderdelen zijn opgenomen in de paragraaf Financiering van de begroting en de jaarstukken. 26. Artikel 25, lid 2, letter a: waar in de begroting (2026) en jaarstukken vind ik dat terug? Antwoord: Deze is nieuw en is toegevoegd op basis van het VNG-model. Deze wordt opgenomen in de jaarstukken 2025. 27. Artikel 27: graag toelichting hoe dit artikel thans wordt toegepast in relatie tot het in de jaarrekening van Heiloo verwerken van de financiële gegevens van de werkorganisatie BUCH. Antwoord: De financiële gegevens van de werkorganisatie BUCH worden in de jaarrekening en begroting van Heiloo verwerkt via de paragraaf bedrijfsvoering van de BUCH. Zowel in jaarrekening als in de begroting van Heiloo wordt hiernaar verwezen.

28. Artikel 28: waarom is hier niet (zoals bij andere nota’s) de “eens in de 5 jaar” frequentie opgenomen? Antwoord: In de Nota Grondebeleid 2025-2029 staat vermeld dat het grondbeleid wordt vastgesteld voor vier jaar. Tekst Nota Grondbeleid 2025-2029 vastgesteld 29 september 2025

29. Artikel 28, lid 3: is het op contante waarde opnemen van deze voorziening een BBVvoorschrift of een stelsel- c.q. grondslagkeuze van de gemeente Heiloo? Antwoord: Dit is een keuze. De commissie BBV adviseert om de voorziening voor verliesgevende grondexploitaties te waarderen tegen nominale waarde of tegen contante waarde.

30. Artikel 30: graag toelichting hoe het college dit toepast in relatie tot de werkorganisatie BUCH, mede omdat separaat letter e is opgenomen in dit artikel. Antwoord: Het college ziet toe op de naleving van de afspraken via de jaarcontracten met de de werkorganisatie BUCH. Daarin zijn de afspraken vastgelegd en wordt de voortgang gerapporteerd in de P&C-producten. 31. Artikel 31: betreft dit een rapportage van het college of van het bestuur van de werkorganisatie BUCH (of beiden). Licht toe. Antwoord: Het betreft een rapportage van het college, gebaseerd op de bevindingen van de werkorganisatie BUCH. De BUCH voert de werkzaamheden uit, en het college is verantwoordelijk voor de rapportage.