Verwerkingsregister gemeenteraad Heiloo 2026

ID

Naam verwerking

VerwerkingsProceseigenaar/ Doeleinde verantwoordelijke verwerker

Grondslag

Uitleg

Categorieën Betrokkenen

De naam waaronder je de verwerking herkent

Keuzelijst: Welk bestuursorgaan is de verwerkers/eindverantwoord elijke?

Wie is de interne Wat is het doel van het proces/ de verantwoordelijk verwerking? e? Bijvoorbeeld: afdelingshoofd, proceseigenaar

Keuzelijst: Wat is de rechtmatige grondslag?

Ligt de gekozen grondslag toe. Welke overeenkomst? Welke wettelijke verplichting?

Over welke categorie van betrokkenen gaat het? Bijvoorbeeld: Aanvragers, leerplichtigen, bewoners.

Publieke versie

Publieke versie

Publieke versie

Publieke Publieke versie Raads- nversie commissieleden

Categorieën persoonsgegevens

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Categorieën Ontvangers

Doorgifte aan derden Bewaartermijn

Technische en organisatorische maatregelen

Over welke categorie Kies uit: BSN, medische gegevens, van ontvangers gaat het? ras of etnische afkomst, politieke Bv dienstverleners, opvattingen, opdrachtgevers, religieuze (externe) overtuigingen, hulpverleners, lidmaatschap financiën etc. vakbond, biometrische gegevens voor identificatie, seksuele gegevens.

Gaat het naar een ander land/ internationale organisatie? Zo ja, welke?

Wat is de wettelijke bewaartermijn voor de gegevens? Conform DIV-lijst of bij uitzondering specifieker

Welke maatregelen zijn genomen? Conform Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) of bij uitzondering specifieker.

Publieke versie

Publieke versie

Publieke versie

Publieke versie

Benoeming raadsleden

Raad

Griffie

Registreren en verwerken benodigde persoonsgegevens ten behoeve van de benoeming tot raadslid

Wettelijke verplichting

Art. 10 Gemeentewet, hoofdstuk V Kieswet en art. 3 RvO

(kandidaat)-Raadsleden Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Griffie, Burgerzaken, HR Nee

Bewaren - categorie 17.1.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Benoeming commissieleden

Raad

Griffie

Registreren en verwerken benodigde persoonsgegevens ten behoeve van de benoeming tot commissielid

Wettelijke verplichting

Art. 4 RvO

(kandidaat)Commissieleden

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Griffie, Burgerzaken, HR Nee

Bewaren - categorie 17.1.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Benoeming wethouders Raad

Griffie

Registreren en verwerken benodigde persoonsgegevens ten behoeve van de benoeming tot wethouder

Wettelijke verplichting

Art. 36a Gemeentewet en Art. 5 (kandidaat)RvO Wethouders

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Griffie, Burgerzaken, HR Nee

Bewaren - categorie 17.1.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Benoeming burgemeester

Raad

Griffie

Registreren en verwerken benodigde persoonsgegevens ten behoeve van de benoeming tot burgemeester

Wettelijke verplichting

Art. 61 t/m 61c Gemeentewet

Burgemeester

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens, arbeidsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Griffie, Burgerzaken, HR Nee

Bewaren - categorie 17.1.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Bijhouden NAW-lijst

Raad

Griffie

Registreren en actueel houden van contact- Wettelijke en adresgegevens ten behoeve van interne verplichting communicatie, vergaderorganisatie en uitvoering van de wettelijke taken van de gemeenteraad

Art. 3a Gedragscode publicatie Heiloo en ten behoeve van de interne organisatie en communicatie

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie

Ja, op verzoek en met toestemming

Zolang iemand raads- of commissielid is en daarna zolang er toestemming is

Conform BIO

Bijhouden (contact)gegevens ICEpersonen (in case of emergency)

Raad

Griffie

Registreren en actueel houden van namen en contactgegevens van de naasten van raads- en commissieleden die kunnen worden benaderd in geval van een calamiteit.

Bij aanvang van het Familie/naasten van lidmaatschap van de raads- en raad/commissie wordt gevraagd commissieleden naar de ICE-contactpersoon

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie

Nee

Zolang iemand raads- of commissielid is

Conform BIO

Publicatie naam-, functie- en partijgegevens

Raad

Griffie

Informeren van inwoners, organisaties en Wettelijke media over de samenstelling van de verplichting gemeenteraad in het kader van transparantie en openbare verantwoording

Art. 3a Gedragscode publicatie Heiloo

Persoonlijke gegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

1

2

3

4

5 Toestemming

6

7

Raads- en commissieleden

Blijvend bewaard - in lijn met Conform BIO categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).

Publicatie Raad contactgegevens raadsen commissieleden

Griffie

Informeren van inwoners, organisaties en media over de samenstelling van de gemeenteraad en de manieren om met raads- en commissieleden in contact te komen in het kader van transparantie en openbare verantwoording

Publicatie Raad nevenactiviteiten raadsen commissieleden

Griffie

Informeren van inwoners, organisaties en Wettelijke media over de nevenactiviteiten van raads- verplichting en commissieleden, in het kader van transparantie en integriteit van het openbaar bestuur

Publicatie geschenkenregister raads- en commissieleden

Raad

Griffie

Openbaar maken van ontvangen geschenken en voordelen door raads- en commissieleden ter bevordering van transparantie en integriteit van het openbaar bestuur

Wettelijke verplichting

Aanmelding & beheer accounts/toegang tot raadsinformatiesysteem

Raad

Griffie

Beheren van gebruikersaccounts en toegangsrechten tot het raadsinformatiesysteem (RIS) tbv het voorbereiden en raadplegen van vergaderstukken en besluiten

Vergoedingen & declaraties

Raad

Griffie

Presentielijst raadsleden Raad

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het raadsinformatiesysteem (iBabs)

Zolang iemand raads- of commissielid is

Art. 12 Gemeentewet, art. 3 en Raads- en commissieleden 4 RvO en art. 3 Gedragscode integriteit volksvertegenwoordigers Heiloo

Persoonlijke gegevens, arbeidsgegevens

N.v.t.

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

Blijvend bewaard - in lijn met Conform BIO categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).

Art. 14 Gemeentewet en art. 5 Gedragscode integriteit volksvertegen-woordigers Heiloo

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens

N.v.t.

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

Conform BIO Blijvend bewaard - in lijn met categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020).

Wettelijke verplichting

Art. 3.3.2. Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens, inloggegevens

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden

Ja, iBabs

Zolang iemand raads- of commissielid is

Verwerken van vergoedingen en declaraties aan raads- en commissieleden op basis van geldende wet- en regelgeving

Wettelijke verplichting

Afdelingen 3.1 en 3.4 Rechtspostiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

Raads- en commissieleden

Persoonlijke gegevens, financiële gegevens

Financiële persoonsgegevens

Griffie, HR

Nee

7 jaar - categorie 18.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Griffie

Vastleggen van de aanwezigheid van raadsleden bij raadsvergaderingen, onder meer voor controle op quorumvereisten

Wettelijke verplichting

Art. 20 Gemeentewet en art. 32 Raadsleden RvO

Persoonslijke gegevens

N.v.t.

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Raad

Griffie

Vastleggen van de aanwezigheid van Wettelijke commissieleden bij verplichting commissievergaderingen, onder meer voor de administratieve afhandeling van presentiegelden

Art. 3.4.1. Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

Commissieleden

Persoonlijke gegevens

N.v.t.

Griffie, HR

Conform BIO Houd verband met betaling presentiegelden, dus ook 7 jaar categorie 18.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Vastleggen stemgedrag Raad raadsleden

Griffie

Registreren en openbaar maken van de stemmingsuitslagen incl. stemgedrag per raadslid, in het kader van transparantie en verantwoording van het democratische besluitvormingsproces

Art. 3.3. Woo en art. 11 en 16 RvO

Raadsleden

Persoonlijke gegevens, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Beheer en gebruik foto's Raad van raads- en commissieleden

Griffie

Toestemming Publiceren van foto's van raads- en commissieleden voor herkenbaarheid, transparantie en communicatie met inwoners.Griffie beheert het foto archief en gebruikt dit alleen voor de website en specifieke projecten en activiteiten van de raad waarbij voor publicatie telkens om toestemming wordt gevraagd

Bij aanvang van het Raads- en lidmaatschap wordt gevraagd commissieleden om toestemming tbv de website . Bij specifieke projecten wordt ook per keer gevraagd om toestemming publicatie.

Persoonsgegevens, beeldmateriaal, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Griffie

Op verzoek

Zolang toestemming aanwezig is

Conform BIO

Griffie

Openbare vastlegging van openbare vergaderingen van de gemeenteraad

Persoonlijke gegevens, Artikel 23 Gemeentewet en art. Raads- en 15 RvO commissieleden, college beeldmateriaal, bijzondere van burgemeester en wethouders, inwoners, persoonsgegevens ambtenaren, griffie

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Wettelijke verplichting

Art. 3a Gedragscode publicatie Heiloo

Conform BIO

8

9

10

11

Conform BIO

12 Conform BIO

13 Presentielijst commissieleden

Nee

14 Wettelijke verplichting

15

16 Vergaderingen en besluitvorming Opnemen, live uitzenden, achteraf beschikbaar stellen en archiveren van openbare vergaderingen 17

Raad

Wettelijke verplichting

Publicatie agenda en besluitenlijsten

Raad

Griffie

Informeren van inwoners, organisaties en Wettelijke media over geplande vergaderingen en verplichting genomen besluiten van de gemeenteraad in het kader van openbaarheid van bestuur

Art. 3.3. Woo en art. 11 en 16 RvO

Raadsleden

Persoonlijke gegevens, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Publiceren vergaderstukken

Raad

Griffie

Beschikbaar stellen van vergaderstukken aan raadsleden, commissieleden en het publiek ter ondersteuning van het democratisch besluitvormingsproces en in het kader van openbaarheid van bestuur

Wettelijke verplichting

Art. 3.3. Woo, art. 11 RvO en art. 3e Gedragscode publicatie Heiloo

Raadsleden

Persoonlijke gegevens (naam opsteller)

N.v.t.

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Raad Registratie en beheer van stemmingsuitslagen

Griffie

Vastleggen en beheren van de uitslagen van stemmingen in raadsvergaderingen in het kader van transparantie en verantwoording van het besluitvormingsproces

Wettelijke verplichting

Art. 23 Gemeentewet en art. 3.3. Woo

Raadsleden

Persoonlijke gegevens, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Registratie en publicatie Raad van initiatiefvoorstellen, moties, amendementen en (schriftelijke) vragen

Griffie

Vastleggen, verwerken en openbaar maken Wettelijke verplichting van door raadsleden ingediende voorstellen, moties, amendementen en (schriftelijke) vragen ter ondersteuning van het democratisch proces en in het kader van openbaarheid van bestuur

Art. 11 RvO en art. 4 Gedragscode publicatie Heiloo

Raadsleden

Persoonlijke gegevens, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Deelname ambtenaar aan vergadering als expert of adviseur

Raad

Griffie

Registreren van aanwezigheid en bijdragen Uitvoering van ambtenaren tijdens vergaderingen van overeenkomst de raad ter ondersteuning van de inhoudelijke voorbereiding en besluitvorming

Ambtenaren geven als Ambtenaren onderdeel van hun werkorganisatie BUCH werkzaamheden op verzoek van (of externen werkzaam het college presentaties of in opdracht van de (techische) toelichtingen aan de BUCH) raad tijdens openbare vergaderingen

Persoonlijke gegevens, beeldmateriaal

N.v.t.

Openbaar voor iedereen Openbaar te raadplegen op het RIS (iBabs)

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Registreren, Raad anonimiseren, publiceren en archiveren van ingekomen stukken van derden, gericht aan de raad

Griffie

Ontvangen, registreren, waar nodig anonimeren, openbaar maken en archiveren van ingekomen stukken van inwoners, organisaties of andere partijen ter ondersteuning van de besluitvorming en in het kader van openbaarheid van bestuur

Wettelijke verplichting

Art. 3.3. Woo en art. 3c Gedragscode publicatie Heiloo

Inwoners, organisaties

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden. Geanonimiseerde brieven m.b.t. een onderwerp dat op de agenda van de raad staat zijn te raadplegen via het RIS

Alleen met toestemming van afzender en geanonimiseerd

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Registratie en verwerking gegevens initiatiefnemers burgerinitiatief

Raad

Griffie

Registreren en verwerken van persoonsgegevens van initiatiefnemers burgerinitiatief ten behoeve van ondersteuning bij opstellen raadsvoorstel en informeren initiatiefnemer over proces en uitkomst bespreking gemeenteraad

Wettelijke verplichting

Verordening burgerinitiatief

Initiatiefnemer(s) burgerinitiatief

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, beeldmateriaal

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden, deel informatie staat openbaar in raadsvoorstel bij burgerinitiatief

Alleen met toestemming initiatiefnemer

Contactgegevens - 1 jaar, categorie Conform BIO 20.1. Beeldmateriaal en stukken behorende bij burgerinitiatief bewaren, categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Registratie en verwerking gegevens van insprekers bij commissievergaderingen

Raad

Griffie

Toestemming Registreren en verwerken van persoonsgegevens van insprekers ten behoeve van de organisatie van commissievergaderingen en het faciliteren van participatie in het besluitvormingsproces

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, beeldmateriaal

N.v.t.

Contactgegevens zijn bekend bij griffie en raads- en commissieleden. Beeldmateriaal is openbaar en te raadplegen via RIS

Contactgegevens alleen met toestemming inspreker, beeldmateriaal is openbaar

Contactgegevens - 1 jaar, categorie Conform BIO 20.1. Beeldmateriaal en stukken behorende bij inspreken bewaren, categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Registratie en verwerking gegevens deelnemers dialoogtafels en raadsinformatiemarkten

Raad

Griffie

Registreren en verwerken van persoonsgegevens van deelnemers van dialoogtafels en raadsinformatiemarkten ten behoeve van het plannen van een afspraak en het faciliteren van contact tussen bezoekers en de raad

Art.19 en 20 RvO - deelnemers Deelnemers Persoonlijke gegevens, melden zich zelf aan en geven dialoogtafels en contactgegevens contactgegevens door om raadsinformatiemarkten informatie te ontvangen overdialoogtafels en raadsinformatiemarkten

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden

Alleen op verzoek 1 jaar - categorie 20.1 (selectielijst Conform BIO deelnemers worden gemeenten en intergemeentelijke contactgegevens organen VNG 2020) gedeeld met ambtelijke organisatie en/of portefeuillehouder

18

19

20

21

22 Inwoners en participatie

23

24 Insprekers Art. 28 RvO en art. 3c Gedragscode publicatie Heiloo - commissievergadering insprekers melden zich zelf aan en worden geïnformeerd over de openbaarheid van de vergadering en de uitzending/opname

25

26

Toestemming

N.v.t.

Griffie

Nee

1 jaar - categorie 20.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie

Nee, alleen op verzoek deelnemer

1 jaar - categorie 20.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie

Nee

1 jaar - categorie 20.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Deelnemers overige Deelnemers melden zich zelf aan en geven contactgegevens bijeenkomsten door om informatie te ontvangen over de bijeenkomst(en). Afmelden kan op ieder moment.

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie

Nee, alleen op verzoek deelnemer

1 jaar - categorie 20.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Toestemming

Griffie verzorgt namens de raad Raads- en commissieleden en haar individuele leden en commissieleden de raadscommunicatie samen met het Team communicatie van de gemeente Heiloo op basis van afspraken in het presidium c.q. het griffieplan Heiloo

Persoonlijke gegevens, beeldmateriaal, bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Openbaar voor iedereen Openbaar zichtbaar op de social media kanalen van de raad, de website van de gemeente of andere lokale media

Bewaren - categorie 20.1.2 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Toestemming

Deelnemers aan Bij openbare verschillende raadsvergaderingen en commissievergaderingen geldt bijeenkomsten raad, art 58 van het RvO Heiloo voor inwoners en de raads- en commissieleden . organisaties Daarnaast worden insprekers ook gewezen op het feit dat dan beeldopnamen worden gemaakt. Deelnemers van overige raadsactiviteiten worden eerst om toestemming gevraagd alvorens zij gefotografeerd of gefilmd worden. Hierbij wordt aangegeven waar het beeldmateriaal voor gebruikt gaat worden

Beeldmateriaal

N.v.t.

Griffie - en voor zover Alleen met beelden gebruikt toestemming van worden openbaar voor geportretteerde iedereen zichtbaar op de social media kanalen van de raad, de website van de gemeente of andere lokale media

Zolang toestemming aanwezig is

Conform BIO

Bewaren - categorie 19.1.6 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

10 jaar

Conform BIO

Deelnemers Gast van de Persoonlijke gegevens, Raad contactgegevens

Registratie en verwerking gegevens van deelnemers Gast van de Raad

Raad

Griffie

Registreren en verwerken van persoonsgegevens van deelnemers van Gast van de Raad ten behoeve van het informeren over het programma en het faciliteren van contact tussen deelnemers en de raad

Toestemming

Deelnemers melden zich zelf aan en geven contactgegevens door om informatie te ontvangen over Gast van de Raad. Afmelden kan op ieder moment.

Registratie en verwerking gegevens deelnemers cursus Politiek Actief

Raad

Griffie

Registreren en verwerken van persoonsgegevens van deelnemers van de cursus Politiek Actief ten behoeve van de organisatie van de cursus en het informeren van de deelnemers

Toestemming

Registratie en verwerking gegevens van contactpersoon scholen i.h.k.v. Democracity/scholenbezoeken

Raad

Griffie

Registreren en verwerken van persoonsgegevens van de contactpersoon van een school ten behoeve van de organisatie van het schoolbezoek

Toestemming

Deelnemers melden zich zelf Deelnemers cursus aan en geven contactgegevens Politiek Actief door om informatie te ontvangen over cursus. Afmelden kan op ieder moment. Contactpersoon school Contactpersonen melden scholen aan en geven contactgegevens door om informatie te ontvangen over schoolbezoek. Afmelden kan op ieder moment.

Registratie en Raad verwerking gegevens van deelnemers overige bijeenkomsten (zoals de Ideeënmarkt & Raadslid worden?)

Griffie

Registreren en verwerken van Toestemming persoonsgegevens van deelnemers aan bijeenkomsten zoals de Ideeënmarkt en de bijeenkomst Raadslid worden? ten behoeve van de organisatie van de bijeenkomst en het informeren van de deelnemers

Publicatie van Raad nieuwsberichten, persberichten en social media posts met namen of foto's raads- en commissieleden

Griffie

Informeren van inwoners, organisaties en media over activiteiten, besluiten en gebeurtenissen van de gemeenteraad waarbij persoonsnamen of foto's worden gebruikt ter verduidelijking, herkenbaarheid of verslaglegging

Raad

Griffie

Maken van foto's en/of filmopnames van deelnemers tijdens verschillende bijeenkomsten van de gemeenteraad ten behoeve van raadscommunicatie

27

28

29

30 Communicatie en publiciteit

31 Beeldregistratie tijdens bijeenkomsten en evenementen van de gemeenteraad

32 Ondersteuning en organisatie Jaarlijkse controle fractievergoeding

Raad

Griffie

Uitvoeren van de jaarlijkse controle op de Wettelijke besteding van fractievergoedingen conform verplichting wet- en regelgeving, inclusief het verwerken van noodzakelijke persoonsgegevens

Art. 33 Gemeentewet en art. 12 Fracties en bij fracties Verordening ambtelijke bijstand betrokken personen zoals raads- en en fractieondersteuning commissieleden, penningmeesters en fractieondersteuners

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, financiële gegevens

Financiële persoonsgegevens

Nee Griffie, raads- en commissieleden en geanonimiseerd openbaar te raadplegen via het RIS

Afhandelen Wooverzoek

Raad

Griffie

Beoordelen, behandelen en afhandelen van Wettelijke verzoeken op grond van de Wet open verplichting overheid inclusief het verwerken en eventueel anonimiseren van persoonsgegevens in documenten

Art. 4.1. e.v. Woo

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden

33

34

Indiener Woo-verzoek en eventueel andere betrokkenen

Nee

Registreren en afhandelen klacht (of melding) gericht aan griffie, medewerker daarvan of de raad

Raad

Griffie

Vastleggen, behandelen en afhandelen van Wettelijke klachten gericht aan de griffie, verplichting medewerkers daarvan of de raad conform de geldende klachtenprocedure

Hoofdstuk 9 Awb

Indiener klacht en eventueel andere betrokkenen

Persoonlijke gegevens, contactgegevens

N.v.t.

Griffie, raads- en commissieleden

Nee

5 jaar - categorie 13.1 (selectielijst Conform BIO gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Personeelsadministratie griffie

Raad

Griffie

Vastleggen, beheren en bijhouden van Wettelijke verplichting personeelsgegevens van griffiemedewerkers ten behoeve van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en wettelijke verplichtingen

Art. 107 t/m 107e Gemeentewet en art. 58 RvO

Medewerkers griffie

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens, arbeidsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

BSN, financiële persoonsgegevens

Griffie, werkgeverscommissie, HR

Ja, UWV, ABP

10 jaar - categorie 17.1 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Werving en selectie griffie

Raad

Griffie

Werven, selecteren en beoordelen van sollicitanten voor functies bij de griffie, inclusief het verwerken van de persoonsgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn

Wettelijke verplichting

Art. 107 t/m 107e Gemeentewet en art. 56 RvO

Sollicitanten naar functie bij griffie

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, arbeidsgegevens

N.v.t.

Griffie, werkgeverscommissie

Nee

Conform BIO 1 jaar in geval van afwijzing met toestemming om te bewaren, 4 weken in geval van afwijzing zonder toestemming om te bewaren - categorie 17.2.1 en 17.2.2 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020)

Burgemeestersprocedure (werving)

Raad

Griffier als secretaris vertrouwenscommissie

Registreren en verwerken benodigde persoonsgegevens ten behoeve van de werving, selectie en beoordeling van sollicitanten voor het ambt van burgemeester

Wettelijke verplichting

Art. 61 t/m 61c Gemeentewet

Sollicitanten naar ambt burgemeester

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens, arbeidsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

Politieke opvattingen

Vertrouwenscommissie Nee en griffier

75 jaar voor wat betreft de documenten van de persoon die benoemd is tot burgemeester, in de overige gevallen bewaren voor de duur van de procedure en daarna vernietigen

Conform BIO

Leden referendumcommissie

Raad

Griffie

Registreren en beheren van persoonsgegevens van leden van de referendumcommissie ten behoeve van benoeming, contact, vergoeding en uitvoering van wettelijke taken

Wettelijke verplichting

Art. 3 Referendum-verordening Leden Heiloo 2025 referendumcommissie

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, arbeidsgegevens, financiële gegevens, bijzondere persoonsgegevens

BSN, financiële persoonsgegevens

Griffie, raads- en Namen zijn openbaar, commissieleden. Namen verdere gegevens leden worden niet referendumcommissie doorgegeven aan staan op de website derden

Bewaren - categorie 17.1.2 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Onderzoekscommissie

Raad

Griffie

Vastleggen van gegevens en verklaringen van gehoorde personen tijdens een raadsonderzoek ten behoeve van het onderzoek en de rapportage aan de gemeenteraad

Wettelijke verplichting

Art. 155a t/m 155h Gemeentewet en Verordening op het recht van onderzoek gemeenteraad Heiloo

Persoonlijke gegevens, N.v.t. contactgegevens, identiteitsgegevens, beeldmateriaal, overige gegevens (functie)

Griffie, onderzoekscommissie, raads- en commissieleden

Bewaren - categorie 4.1.2 Gegevens zijn deels openbaar. Deel wat niet (selectielijst gemeenten en openbaar is, wordt niet intergemeentelijke organen VNG 2020) doorgegeven aan derden

Conform BIO

Leden rekenkamer BUCH

Raad

Griffie

Registreren en beheren van persoonsgegevens van leden van de Rekenkamer BUCH ten behoeve van benoeming, contact, vergoeding en uitvoering van wettelijke taken

Wettelijke verplichting

Art. 81a t/m 81k Gemeentewet Leden rekenkamer en Verordening BUCH gemeenschappelijke rekenkamer BUCH

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, arbeidsgegevens, financiële gegevens, bijzondere persoonsgegevens

BSN, financiële persoonsgegevens

Griffie, raads- en Namen zijn openbaar, commissieleden. Namen verdere gegevens leden rekenkamer BUCH worden niet staan op de website doorgegeven aan derden

Bewaren - categorie 17.1.2 (selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen VNG 2020)

Conform BIO

Aanwijzen FG en aanmelden bij de Autoriteit persoonsgegevens

Raad

Griffie

Naleving AVG en registratie van de FG bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Wettelijke verplichting

Art. 37 AVG

Persoonlijke gegevens, contactgegevens, functiedetails

N.v.t.

Autoriteit Persoonsgegevens, Griffie

Zolang FG in functie is + 1 jaar na beëindiging

Conform BIO

35 Conform BIO

36

37

38

39 (oud-)Ambtenaren, experts, (oud-) raadsleden, (oud-) wethouders, (oud-) burgemeesters

40

41

41

Aangewezen FG

Namen zijn openbaar, verdere gegevens worden niet doorgegeven aan derden

Categorieën Persoonsgegevens (voorbeelden tussen haakjes) Arbeidsgegevens Beeldmateriaal Bijzondere persoonsgegevens Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, adres) Financiële gegevens (schulden, salaris, arbeidsrelatiegegevens, rekeningnummer) Gegevens over kwetsbare groepen (kinderen, ouderen, vluchtelingen) Identiteitsgegevens (BSN, identificatienr, paspoortnummer, BTW-nummer ZZP'er) Inloggegevens Internetgegevens (IP-adres, online surfgedrag, gebruikersnaam, wachtwoord, cookies) Locatiegegevens Persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, gezinssamenstelling) Strafrechtelijke gegevens Overige gegevens (examenuitslag en aantekeningen)

Kredietverstrekkingen

Beheren groepstrajecten

Fungeert als vangnet art. 17 en 53a PW, AMVB, NAW, art.partner, 38.3 BBZ, kinderen, art. 13Identiteitsgegevens, en schuldhulpverleningen 44 IOAZ persoonlijke NAW

Telefoonn ummer Emailadres Geboorte datum Geboorte plaats Geslacht BSN Onderwijs Nationalit nummer eit Administr atienumm Van ouders, er voogden In- en uitschrijvi of Leerplichti ng verzorgers ngen Reden in- : Ouders BSN of Voogden uitschrijvi Nationalit Nieteit ng leerplichti School en ngen Gegevens verloop onder 23 (o.a. van zonder diploma's) leerplichti startkwalif Gezinssitu ge icatie kinderen Bijzondere persoonsgegevens, id atie Kennisgev ing verzuim en evt. vrijstelling (gezondhe id) School Onderwijs soort Onderwijs niveau Procesverbaal Persoonlij ke

oepstrajecten

NAW Telefoonn ummer EArt. 28 mailadres Wijziging Geboorte wet op datum het Geslacht voortgeze Reden tonderwijs verzuim of Art. 162 a, uitval b en c CVWet op de gegevens BSN expertise Opleiding Eventuele centra egegvens beperking Art. 8.3.2 en en 8.3.3 Hulpverle (financieel Wet ners , educatie Gegevens strafrecht en ouders elijk, beroepso Adresgen fysiek of Uitvoering RMC-taken: nderwijs SchooluitvalJongeren voorkomen tussen oten van18 jongeren jaarmentaal) en 23 bij jaaruitval Bijzondere zonder teruggeleiden startkwalificatie persoonsgegevens, naar onderwi id NAW, contactgegevens,Bijzondere rekeningnummer persoonsgegevens, pe NAW, geboortegegevens, Medische gegevens, Bijzondere geslacht, BSN persoonsgegevens, overlijdingsgegevens id

Identiteitsgegevens, persoonlijke gegevens, contactgegevens, financiële gegevens

Bijzondere persoonsgegevens, identiteitsgegevens, persoonlijke gegevens, contactgegevens

Bijzondere persoonsgegevens, identiteitsgegevens, persoonlijke gegevens, contactgegevens, gegevens over kwetsbare groepen Bijzondere persoonsgegevens, persoonlijke gegevens, contactgegevens, gegevens over kwetsbare groepen Bijzondere persoonsgegevens, identiteitsgegevens, persoonlijke gegevens, contactgegevens, gegevens over kwetsbare groepen

over kwetsbare groepen

over kwetsbare groepen

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon BSN Financiële persoonsgegevens Genetische persoonsgegevens Gezondheidsgegevens Lidmaatschap van een vakbond Persoonsgegevens over kinderen Politieke opvattingen Ras of etnische afkomst Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen Seksueel gedrag of seksuele gerichtheid Strafrechtelijke persoonsgegevens

Verwerkingsverantwoordelijken College van B&W Raad Burgemeester Ambtenaar van de burgerlijke stand Rekenkamer

Categorieën betrokkenen Aanvragers Ambtenaren gemeente Andere betrokkenen Belanghebbenden Bestuurders/Raadsleden Gehandicapten Gemachtigden / gevolmachtigden Kinderen Ouderen Patiënten Personeel leveranciers Scholieren Studenten Vluchtelingen Websitebezoekers Werknemers

Categorieën ontvangers Andere interne teams Andere overheidsorganisaties Behandelaars Bestuurders Derde land GR-partijen Internationale organisatie Ketenpartijen OM Politie Raadsleden Samenwerkingsverbanden