Terugkoppeling auditcommissie 9 juni 2022 .doc

Terugkoppeling digitale vergadering van de Auditcommissie op 9 juni 2022 19:30 – 21:30 uur Voorzitter Aanwezige overige commissieleden

: :

Afwezig Griffier Gasten

: : :

mkg

Mart Brouwer de Koning Edith de Jong (GBH), Evert van Nass (H2000), René van Splunteren (VVD), Greet Burkels (PvdA) Gerda Beeksma Frank vd Knaap, Wouter Zorg (RKC ), PH Peter v. Diepen, Eric de Nijs (controller) en John Olij (accountant)

1

Opening en mededelingen door voormalig voorzitter Mart Brouwer de Koning Welkom aan de nieuwe auditcommissie. Greet Burkels is niet aanwezig

2

Kiezen nieuwe voorzitter en plaatsvervanger Conform de verordening op de auditcommissie (art. 3) kiest de commissie zelf een voorzitter en een plv uit haar midden. Unaniem wordt gekozen voor Mart Brouwer de Koning als voorzitter. René van Splunteren stelt zich beschikbaar als plaatsvervanger. Hij stelt hierbij wel de voorwaarde dat de vaste voorzitter niet tussentijds opstapt. Er zijn geen andere kandidaten. De commissie is unaniem akkoord. Aldus besloten Toezegging : de griffie stuurt de data van de BUCH avonden naar de auditcie. Dit zijn in principe de avonden waarop de bijeenkomsten van de BUCH werkgroep Financiën ook bij voorkeur plaatsvinden. Deze data staan ook in het vergaderschema 2022. De reserveringen voor 2023 zijn inmiddels ook bekend. (soms worden er nog extra avonden gepland) ( afgehandeld op 10 juni 2022).

3

Inspreekrecht Geen insprekers.

4

Diversen Rekenkamercie BUCH

4.a

Briefwisseling RKC en 4 colleges over de werkzaamheden : verzoek aan de 4 raden (ter advisering raad) Op verzoek van het presidium (18 mei) is de auditcommissie gevraagd om in overleg te treden met de RKC nav de briefwisseling over het opschorten van medewerking van de colleges / werkorganisatie aan de RKC. De RKC is aanwezig: de heren van der Knaap en Zorg. Bespreking en standpunt : De auditcommissie is unaniem van mening dat het niet aan de directie c.q. burgemeesters is om de medewerking aan onderzoeken van de RKC op te schorten. Dit is een wettelijke taak en voorbehouden aan de raden.

Blad 2

Men vindt dit onacceptabel op deze manier. De commissie vindt het belangrijk dat de RKC haar werk kan doen en dit controlemechanisme door te laten gaan, eventueel met hier en daar een temporisering. De auditcommissie heeft begrip voor de werkdruk, maar dan moet het college ook aangeven waar die druk dan zit en wat de oplossing zou zijn. Advies aan de raad: De auditcommissie zal in de raad van 21 juni a.s. een mededeling doen en de raad verzoeken uit te spreken dat de RKC haar wettelijke werk moet kunnen doen en dat de huidige impasse onacceptabel is. De auditcommissie zal de raad adviseren aan het college te vragen : - waar de knelpunten zitten bij de medewerking aan de RKC onderzoeken; - aan te geven hoe ernstig de vacaturedruk, personeelstekort is; - in te gaan op de door de RKC gedane suggesties om tot een oplossing te komen. 4.b

Jaarverslag 2021 en jaarplan 2022 Rekenkamercommissie BUCH De auditcommissie wordt gevraagd om eventuele suggesties te geven mbt het jaarverslag 2021 en jaarplan 2022. Bespreking : - De auditcommissie is tevreden over het jaarverslag 2021 . - Als suggesties voor toekomstige onderzoeken worden de volgende onderwerpen genoemd. - Subsidiebeleid gemeente Heiloo ( RvS) - De samenwerking tussen lokale /regionale energie- en duurzaamheidclubs en de gemeente. Kan dit effectiever en efficiënter ? (EvN) - De woondeal Regio Alkmaar. Bouwen de gemeenten nav de maatschappelijke vraag of nav de commerciële belangen ? Woondeal is tot stand gekomen zonder dat de raden hierbij betrokken zijn. (EdJ) De RKC dankt voor de suggesties en zal conform de wettelijke voorwaarden zelfstandig de afweging maken.

4.c

Raadsvoorstel behandelwijze rapporten RKC BUCH (ter advisering raad) De auditcommissie wordt gevraagd de raad te adviseren over de behandelwijze RKC rapporten ( zie raadsvoorstel van de griffier) Bespreking : - De RKC geeft aan blij te zijn met dit voorstel en er achter te staan. - Hetzelfde voorstel is voorbereid in Castricum. Griffies trekken samen op. Mogelijk volgen Bergen en Uitgeest later ook met een zelfde voorstel. Advies: De auditcommissie adviseert de raad akkoord te gaan met dit voorstel over de behandelwijze van RKC rapporten.

Blad 3

4.d

RKC rapport Armoede beleid en schuldhulpverlening (ter advisering raad) Op 15 maart jl. hebben de raden het rapport van de RKC ontvangen en op 1 juni heeft een presentatie plaatsgevonden aan de 4 BUCH raden tijdens de BUCH avond. De auditcommissie wordt gevraagd de raad te adviseren welke aanbevelingen worden overgenomen en welke niet. Zie raadsvoorstel. Bespreking en voorlopig standpunt : Auditcommissie neemt voorlopig het standpunt in om : 1. De raad te adviseren 9 aanbevelingen te prioriteren, over te nemen en uit te werken volgens de antwoorden van de RKC op deze aanbevelingen. Het betreft aanbevelingen nr. 1C , 2A, 4, 6, 7 , 8 , 9, 10 B, 11. 1 2. In breder raadsverband te bespreken hoe de raad zelf invulling geeft aan de aanbevelingen die de raad zelf betreffen : 1C, 10A, 10 B en 11. 3. Hiertoe via het Presidium een RIA te organiseren. OPMERKINGEN: - EdJ hecht vooral aan aanbevelingen 10b en 11. - De RKC zal ook nog antwoorden op de vraag van Greet Burkels via de mail. Vragen over de jaarrekening zijn ook naar het college gestuurd. - VZ benadrukt dat er moet worden opgeroepen in de fracties de RIA’s te bezoeken. De opkomst tijdens de laatste RIA’s is soms bedroevend laag. Bij de BUCH avond 1 juni jl. waren bv. 31 raads- cieleden vanuit de 4 gemeenten.

(vanuit Heiloo : 5 raadsleden en 1 commissielid) Bijlagen: - overzicht aanbevelingen met concept advies auditcie 9 juni - aangepast concept-raadsvoorstel na bespreking in auditcommissie 9 juni .

5

Jaarstukken Heiloo (ter advisering raad) De accountant, PH en de controller zijn aanwezig bij deze bespreking. De auditcommissie adviseert de raad over de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag. De volgende punten zijn besproken in de commissie en met de gasten: • goed verlopen planning en tot standkoming jaarrekening • zorg over risico’s en hoe die zichtbaar zijn gemaakt in de stukken • positieve ontwikkelingen administratieve organisatie • verwevenheid budgetten gemeente Heiloo en de BUCH-werkorganisatie : hoe wordt dit beter zichtbaar • door accountant geconstateerde aandachtspunten • zorg over opvolging eerdere aanbevelingen accountant . • ontwikkeling : eigen vermogen • ontwikkeling weerstandsvermogen • onvolkomenheid in de tekst bij de bijlagen over bevindingen • vanaf 2023 is het college bevoegd voor een oordeel over de rechtmatigheid

1

Zie groene cellen in het bijgevoegde schema. En aangepast raadsvoorstel

Blad 4

Standpunten : - EdJ maakt zich zorgen over de komende jaren en vindt dat er scherp aan de wind wordt gezeild. Zij geeft aan dat ze nog steeds antwoord verwacht op de vraag aan het college aan het college waarom er sinds medio 2020 geen voortgangsrapporten A9 meer zijn geweest. - EvN vindt het een heel helder voorstel en het kan volgens hem door naar de raad voor verdere bespreking - RvS geeft aan dat het weerstandsvermogen groter is dan de door de raad vastgestelde norm van 1,2 . Het stuk kan volgens hem door naar de raad voor bespreking van de verdere voorstellen VZ concludeert 1. Dat de accountant heeft geconcludeerd dat het een getrouwe jaarrekening is en 2. dat het voorstel doorgaat naar de raad voor verdere bespreking (in een raadsdebat). Voorgesteld besluit door het college: 1. De toelichting afwijkingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid, die is opgenomen in de jaarrekening, vast te stellen; 2. De jaarstukken 2021 met een voordelig jaarrekeningresultaat van € 56.000 vast te stellen; 3. Ten laste van het jaarrekeningresultaat 2021 de volgende reserveringen te maken en deze restant budgetten over te hevelen naar 2022: a. Opstellen kerkenvisie: € 8.000; b. Marketing Natuurlijk Heiloo: € 21.000 c. Project Keurmerk veilig ondernemen: € 10.000; d. Kindcentrum Zandzoom: € 11.000; e. Omgevingsplan: € 31.000; f. Subsidie energiebesparende maatregelen: € 65.000; 4.

Het rekeningresultaat toe te voegen aan de algemene reserve en de voorgestelde reserveringen in mindering te brengen op de algemene reserve; 5. Bijgaande begrotingswijziging vast te stellen. De controller en de PH krijgen de complimenten voor hun werk en ook de accountant krijgt de complimenten voor zijn heldere punten in de aanbevelingen. De VZ bedankt de PH voor zijn werk de afgelopen periode. 6

Rondvraag en informatie-uitwisseling EvN vindt dat er wel heel veel leeswerk was en geeft ter overweging om de volgende keer de auditcie in twee keer te doen. RvS geeft aan dat het niet vaak voorkomt dat er zoveel stukken bij zitten. De voorzitter geeft aan dat er voor de 2 nieuwe leden als achtergrond info wat algemene documenten toegevoegd waren aan de stukken van deze vergadering. Als naslagwerk.

7

Sluiting