Terugkoppeling auditcommissie 9 december 2021.doc

Terugkoppeling fysieke vergadering van de Auditcommissie op 9 december 2021 19:30 – 20:50 uur, raadszaal Voorzitter Griffier Aanwezige commissieleden

: : :

Gasten

:

Bijlage

:

Mart Brouwer de Koning Gerda Beeksma René van Splunteren (VVD), Edith de Jong GBH), Rob Levie (H2000), Peter Croux (PvdA) Jaap Doorgeest (lid van de raadswerkgroep Financiën BUCH, voor punt 4) Besloten terugkoppeling van geheim punt 4

01. Opening en agendavaststelling Welkom aan de auditcie en ook aan het nieuwe lid van de commissie Peter Croux. Tevens welkom aan Jaap Doorgeest ; hij is te gast namens de Raadswerkgroep Financiën BUCH. Dit in verband met agendapunt 4. Agenda conform vastgesteld. 02. Inspreekrecht Geen. 03a. Mededelingen door voorzitter Geen. 03b. Mededelingen door commissieleden Geen 03c. Toezeggingenlijst - Afgevoerd wordt het punt : Begroting in 1 oogopslag. - De griffier gaat na bij de griffier van de raadswerkgroep Financiën of het onderwerp aanpassing P&C proces, n.a.v. motie in Heiloo daar nog in behandeling is. (10 december uitgezet ). - Tweede toezegging van ph Van Diepen om informatie aan te leveren over het te maken onderscheid in direct en indirecte inhuur, blijft staan. De auditcie verzoekt de PH om daar de volgende vergadering info over aan te leveren. (10 december uitgezet bij PH). TER ADVISERING 04

Op voorstel van de voorzitter wordt dit punt in beslotenheid besproken. Besloten deel van de vergadering : mondelinge toelichting. De auditcie besluit tot opleggen geheimhouding op de informatie en het besprokene. Er wordt een aparte terugkoppeling gemaakt, die op termijn openbaar wordt gemaakt (na opheffing geheimhouding)

05

Advisering gemeenteraad over Quick Scan van de RKC : “Naar meer betrokkenheid bij de werkorganisatie BUCH” Deze quick scan is door de RKC toegelicht en gepresenteerd op de BUCH avond van 24 november. (opname van die avond : https://channel.royalcast.com/heiloo/#!/heiloo/20211126_4 )

Blad 2

Bespreking in commissie: Rob Levie kan zich wel vinden in de aanbevelingen van de RKC. Peter Croux geeft aan dat dit onderzoek volgens hem een lacune in het huidige governance model blootlegt. Eigenlijk ontbreekt er een basis (soort staf) in de gemeente Heiloo die zorgt voor de contacten/coördinatie en uitvoering van zaken door de BUCH werkorganisatie. Nu moet het college zelf verzoeken neerleggen bij de werkorganisatie, terwijl ze ook nog het BUCH bestuur vormt. Hij vraagt zich af of het zo wel prettig werken is voor het college. Zou het geen optie zijn om hierover eens een wat dieper gesprek te voeren met het college? Dit leidt er nu dan toe dat alle aanbevelingen van de RKC nu bij de griffie worden neergelegd. Ze krijgen nu ineens die rol, terwijl ze er feitelijk buiten staan. Dat is qua positie van de griffie ( buiten de BUCH), qua workload, maar ook qua inhoud niet juist. Pleit ervoor om de RKC te vragen nog eens een concretiseringsslag te maken bij de aanbevelingen. René van Splunteren kan in hoofdlijnen leven met de aanbevelingen. Hij heeft nog wel een aantal aandachtspunten. - Wanneer weet je nu als raad of je wel/niet zienswijzen in moet dienen. - Is de aanbevolen raadscommissie/werkgroep bedoeld in BUCH verband of niet ? (Antwoord is volgens de cie : in BUCH verband). - De RKC speekt over de WGR art 17 .

Daar staat juist in dat je de informatievoorziening in je eigen GR (in dit geval GR BUCH) moet regelen. Mogelijk zou er in de GR BUCH moeten worden opgenomen dat er ieder jaar een eigen onderzoek gedaan moet worden over het eigen functioneren. Edith de Jong refereert aan de aanbeveling over de informatiestroom. Zij vindt de aanbeveling over de informatiestroom nog niet voldoende uitgewerkt. De instrumenten van de raad, spelregels en termijnen moeten duidelijk worden vastgelegd. Dat is volgens haar niet aan de griffies, maar eerder aan de raad zelf. Een vervolgvraag aan de RKC om een concretiseringsslag te maken zou meer op zijn plaats zijn. Op basis daarvan zouden de BUCH raden vervolgens bij voorkeur samen moeten optrekken. Mart Brouwer de Koning : stelt voor om die concretiseringsslag op te nemen in het advies aan de raad. De commissie adviseert de gemeenteraad : De RKC te verzoeken om nog een concretiseringsslag te maken in de aanbevelingen. 06

Informatie-uitwisseling commissieleden Edith de Jong heeft een vraag n.a.v. een publicatie op de site overheid .nl. Hierop staat dat op 2 december jl. de “klachtenregeling aanbesteden Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo en BUCH” is ingetrokken. Wat is dat en wat komt er voor in de plaats ?. De griffier zorgt dat deze vraag wordt uitgezet (komt terug via het overzicht vragen). Sluiting 20.50 uur