terugkoppeling Auditcommissie_18 juni

Terugkoppeling Auditcommissie 18 juni 2026 (en de uitloop op 22 juni) Aanwezig op 18 en 22 juni: Mart Brouwer de Koning (VZ), Sanne Bakker (D66), Edith de Jong (GBH), Evert van Nass (H2000) en Brenda Bruin (VVD). Afwezig mkg : Griffier : Gerda Beeksma Gasten : 18 juni Frank Bosma punt 3B (accountant), Peter van Dorsten (PH), Cynthia Krab (controller), delegatie RK BUCH punt 4 : Petra krom en Friso Teerink. 22 juni : Linda Veerbeek (PH) en Robert Klarenbeek (adviseur gebiedseconoom) beiden voor punt 3A.

01.a

Opening, mededelingen Aanwezigen worden welkom geheten.

-

Ph Van Dorsten geeft aan dat er vanuit de BUCH organisatie een verzoek is gekomen om voor de actualisatie van de financiële verordening eerst input bij de raden op te halen. Deze verordening wordt per gemeente vastgesteld, maar kent ook een grote mate van harmonisering in BUCH verband. Het actualiseren en ophalen van input wordt ook BUCH breed aangevlogen (controller). De accountant pleit er voor om het ook gezamenlijk met de 4 gemeenten in een proces te zetten anders wordt het onbeheersbaar voor de organisatie. Er wordt in de vergadering van de auditcommissie gesproken over het benutten van bestaande gremia als de werkgroep financiën BUCH (voor het overkoepelend deel) en de vier auditcommissies (voor de lokale accenten). Afspraak is dat de griffie(s) dit in een proces zetten. (Uitgangspunt : Er wordt gebruik wordt gemaakt van de bestaande gremia. Zowel de lokale auditcommissies als ook de BUCH werkgroep Financiën moeten hierin een plek krijgen).

01.b

Agendavaststelling Bij de agendavasstelling is unaniem besloten om punt 3A (grondexploitaties) te verschuiven naar een uitloop op korte termijn: 22 juni na afloop van de raadsvergadering. De stukken zijn te laat binnen gekomen (16 juni) voor een ordentelijke voorbereiding. De nota actualisatie grondexploitatie moet vóór de vaststelling van de jaarrekening ( tijdens raad 29 juni) worden vastgesteld omdat de uitkomsten daarvan direct doorwerken in de cijfers van die jaarrekening.

02

Inspreekrecht Geen

03.a

De Nota Actualisatie grondexploitaties en grondbeleid Heiloo 2025 (bespreking heeft plaatsgevonden op de uitloopvergadering op 22 juni) PH Veerbeek is aanwezig als gast. De adviseur Robert Klaverveld is aanwezig via een Teamsverbinding.

PH geeft aan waarom het stuk pas op 16 juni binnengekomen is via B&W . Dit had te maken met de overgang naar het nieuwe college. Er volgt eerst een korte toelichting op het voorstel door PH en adviseur. Er is volgens hen niet veel veranderd in de grexen sinds 2025. De grootste veranderingen betreffen De Duif en PCC. De risico’s zijn voldoende afgedekt. Bij sociale woningbouw zoals bij de Duif o.a. nadert de grex vrijwel altijd de nul. BB vraagt zich af waarom er dan niet wat meer duurdere woningen worden gebouwd als je van tevoren kunt verwachten dat je mogelijk in de rode cijfers komt. Zodat je zwarte cijfers schrijft. Uit de hierop volgende bespreking in de commissie wordt duidelijk dat het een beleidsmatig uitgangspunt is, dat nu dat op alle inbreilocaties in de sociale categorie wordt ontwikkeld. Dus dat is een beleidskeuze. Over het dorp als geheel zou het beeld dan positiever uit moeten vallen, door de bouw van wat duurdere woningen elders. Dit punt zal mogelijk via BB terugkomen in de raadsvergadering als de politieke bespreking aan de orde is. EvN : vraagt of bekend is waar het omslagpunt zit . De wethouder geeft aan dit mee te nemen in de gesprekken met Kennemer Wonen. EdJ vraagt zich af of de grexen wel realistisch zijn. Betwijfelt of de risico’s hierbij wel goed zijn ingeschat.

Vanuit de PH/adviseur wordt geantwoord dat de lange doorlooptijd van projecten (bezwaarprocedures mn) en de stijgende prijzen de grootste risico’s zijn. Er zit ook altijd een post onvoorzien bij, die rekening houdt met deze risico’s. Elk kwartaal is er een rapportage hoe de zaken lopen, dus het wordt wel gemonitord. Advies auditcommissie : de commissie geeft in meerderheid een positief advies aan de raad over de vaststelling van de stukken met als waarschuwing dat sommige grexen nu de nul naderen en dat sommige grexen in de rode cijfers kunnen raken. BB en EdJ geven aan dit positieve advies niet te onderschrijven. BB geeft aan in de raad terug te komen op de manier waarop de grexen worden opgesteld. (sommige grexen naderen al bij de opstelling de nul) . EdJ geeft aan dat de risico’s’ volgens haar niet realistisch zijn ingeschat en dat ze daarom bezwaar heeft tegen deze voorstellen. 03.b

Ter advisering : Jaarstukken Heiloo 2025 De accountant is aanwezig, alsmede de ph en de controller. De auditcommissie is gevraagd de raad te adviseren over het voorstel. Dit op basis van het overleg met de accountant en het advies van de accountant, over de Jaarrekening. Ten behoeve van de raadsvergadering van 29 juni 2026. Bespreking commissie Accountant wordt tijdens de bespreking gevraagd naar zaken die hem zijn opgevallen. Hij geeft aan: Pagina 2

-

Blij te zijn met het verloop van het proces tov vorig jaar. Zijn complimenten te willen geven over de samenwerking met de ambtelijke organisatie. Verheugd te zin dat er wordt geïnvesteerd in de interne beheersing. Geen enkele aanwijzing te hebben gevonden dat er fraude plaats heeft gevonden in het sociaal domein, terwijl dat landelijk wel veel aan de orde is geweest. Dat de financiële positie van de gemeente prima is. Maar dat de gemeente rekening moet houden met stijging van de rente.

Ronde langs de commissieleden: EvN vindt de stukken helder. Overschot kwam als verrassing. Moet goed worden ingezet. Vraagt naar toelichting op tekst p.17 van de acc verklaring. Wat betekent dit ? Accountant geeft aan dat de toelichting bij project Zandzoom beter had gekund. Staat nu te weinig toelichting. TOEZEGGING : Accountant geeft aan dat in zijn verklaring op p.17 het woord “Proces” niet juist is. Dat moet “paragraaf” zijn. Geldt ook bij het deel over financiering. Hij zal dit aanpassen in de definitieve verklaring. (griffie : afgehandeld. Er is een nieuwe versie voor de raad aangeleverd op 22 juni). EdJ geeft aan blij te zijn met de bestemmingsreserves. Met name voor het sociaal domein. Merkt op dat de raad nooit inhoudelijke informatie krijgt over de grote verplichtingen en niet uit de balans blijkende, zachte verplichtingen (allonges. AOK’s) . Ze maakt zich zorgen over de ontbrekende verplichtingenadministratie en gebrek aan inzicht in de externe inhuur in brede zin. Is benieuwd naar de mening van de account. Accountant geeft aan dat Heiloo geen geïntegreerde verplichtingenadministratie heeft. Maar de vraag voor hem is of dat erg is. Administratie gaat nu via GR, dus Heiloo kan dat niet alleen invoeren. Invoering heeft enorme gevolgen voor de organisatie en alle systemen. Volgens de accountant geeft de jaarrekening voldoende inzichten in de risico’s.

SdV geeft aan dat ze de Jaarrekening en verklaring accountant helder vindt. Vraagt of de geconstateerde situatie met de aanbieders Jeugdzorg uniek is voor Heiloo. Accountant geeft aan dat dit bij bijna elke gemeente aan de orde is. SdV vraagt verder naar de wijze waarop de SISA lijst moet worden gelezen. Account geeft aan dat dit een terechte vraag is; een toelichting ontbreekt . TOEZEGGING : bij de SISA- lijst komt een toelichting bij van de accountant . BB geeft aan dat dit haar eerste vergadering in de commissie is en ze zich afvraagt hoe het proces loopt. De beantwoording van de technische vragen is nog niet rond. En toch moet de commissie al een advies aan de raad geven. Voorzitter en accountant geven aan dat deze bespreking is bedoeld als overleg over de controle die de accountant heeft uitgevoerd in opdracht van de raad. Hij heeft een goedkeurende verklaring gegeven en nog een aantal aandachtspunten geformuleerd. De Jaarrekening zelf en de verklaring zal niet meer wijzigen als gevolg van de technische vragen

Pagina 3

De auditcommissie heeft toelichting gevraagd over zijn goedkeurende verklaring en de zaken die hij heeft geconstateerd en aanbevelingen die hij heeft gedaan. Het is aan de commissie op basis van de goedkeurende verklaring deze aanbevelingen /aandachtpunten al dan niet mee te geven aan de raad. De stukken worden dan met of zonder aanbevelingen of opmerkingen doorgeleid naar de raad voor verdere politieke bespreking van het voorstel. BB zal haar technische vragen alsnog indienen. 18 juni : Omdat de grondexploitaties, die zijn verwerkt in de Jaarrekening, nog niet zijn besproken, zal de auditcommissie maandagavond 22 juni pas een advies formuleren. Dat komt dan naar verwachting dinsdag 23 juni beschikbaar. De accountant geeft hierbij aan dat de grondexploitaties al zijn betrokken bij de controle van de accountant en geen opmerkingen van zijn kant hebben opgeleverd. 22 juni : na de uitloop vergadering en bespreking van de grondexploitaties EvN geeft op basis van het gesprek met de accountant aan een positief advies mee te willen geven aan de raad. SdJ geeft ook aan zich te kunnen vinden in de toelichting en onderbouwing van de accountant, die de controle in opdracht van de raad heeft uitgevoerd. De risico’s moeten goed in acht worden genomen, maar ze geeft een positief advies mee.

EdJ geeft aan niet positief te zijn vanwege de grexen, waarvan volgens haar de risico’s niet goed zijn ingeschat, de ontbrekende verplichtingenadministratie en de cijfers van het ziekteverzuim en inhuur. BB hecht aan de beantwoording van de technische vragen en zal in de raad met wat politieke aandachtspunten komen (grexen; zie 3A) MbdK geeft aan een positief advies mee te willen geven aan de raad. Verder geeft hij aan dat hij ook aandacht wil geven aan de complimenten die de organisatie ontvangt van de accountant over de samenwerking en aanlevering van gegevens. Daarnaast geeft hij aan blij te zijn met de komst van en overleg met de nieuwe accountant dhr. Bosma. Advies commissie Voorstellen worden doorgeleid met een overwegend positief advies van de auditcommissie. De werkorganisatie ontvangt de complimenten obv de bevindingen van de accountant. EdJ is niet positief over de voorstellen ivm met name de inschatting van risico’s, ontbreken van verplichtingenadministratie, cijfers ziekteverzuim en inhuur. BB heeft bezwaren tav de grexen, waarvan enkele de nul naderen en wacht ook de beantwoording van de vragen af.

Pagina 4

04.a

Kennismaking Rekenkamer BUCH Petra Krom ( voorzitter) en Friso Teerink ( lid) zijn aanwezig. De auditcommissie maakt kennis met de Rekenkamer en de werkzaamheden van de Rekenkamer. Een deel van de commissie was ook al aanwezig bij de werkgroep Financiën BUCH 27 mei en de aansluitende BUCH RIA. Toen heeft ook een introductie en presentatie plaatsgevonden.

04.b -

Jaarverslag 2025 , startnotitie woningbouwbouw en Input nieuwe onderzoeksthema's voor 2027 De RK licht kort toe welke activiteiten de RK in 2025 heeft ontplooid. De auditcommissie wordt gevraagd : - input te leveren voor onderzoeksthema's van het komend jaar - desgewenst schriftelijk een zienswijze geven op de startnotitie Woningbouw Grondbeleid

-

-

Onderzoeksthema’s 2027. RK geeft een toelichting op de criteria voor onderzoeksthema’s. Het moet gaan om thema’s waar de raad zelf invloed op heeft en waar doeltreffendheid en doelmatigheid van belang zijn. Er kunnen ideeën worden aangeleverd. Uiteindelijk besluit de RK zelf als onafhankelijk instituut. RK licht de startnotitie woningbouw-grondbeleid toe. Tot uiterlijk 30 juni kan de auditcommissie of de kunnen de afzonderlijke fracties nog een zienswijze indienen. (via griffie) Een korte ronde in de commissie levert op dat de commissie het thema in meerderheid geschikt vindt. Ook naar de toekomst. Er kunnen zich altijd weer nieuwe ontwikkelingen voordoen. Hier kunnen de vier gemeenten lering uit trekken. EdJ heeft haar twijfels. Wat kun je met de uitkomsten van dit onderzoek? EdJ vraagt nog naar de betrokkenheid van de VZ van de RK. Dit omdat zij in het verleden betrokken is geweest bij o.a. Zandzoom Heiloo als controller. Petra Krom geeft aan dat het onderwerp veel breder is dan alleen Zandzoom en dat zij het onderzoek ook niet zelf zal doen. Dat wordt uitbesteed en begeleid door de andere RK leden. Bespreking commissie wordt hiermee afgerond. De RK wordt succes gewenst.

04.c

Advisering van de gemeenteraad over de aanbevelingen van de RK in het onderzoek Subsidies De auditcommissie adviseert de gemeenteraad over het WEL of NIET overnemen van de aanbevelingen gedaan in het onderzoek naar subsidies.

Pagina 5

Bespreking commissie In de BUCH RIA 27 mei heeft de RK een presentatie gehouden over het onderzoek. Aan alle 4 gemeenteraden wordt hetzelfde concept raadsbesluit voorgelegd door de griffies conform werkafspraak. De auditcommissie adviseert een nuancering aan te brengen bij de voorgestelde aanbeveling B . Zie blauwe tekst hieronder. In navolging van de raad van Castricum 11 juni jl. ACTIE : Het raadsvoorstel wordt hierop aangepast door de griffie (opsteller van het raadsvoorstel namens de auditcommissie). (opmerking griffie : is 19 juni verwerkt in een aangepast voorstel) De auditcommissie adviseert de raad : 1. Kennis te nemen van het onderzoeksrapport van de Rekenkamer BUCH over het subsidiebeleid in de vier BUCH-gemeenten alsmede conclusies en aanbevelingen bij het onderzoek en de bestuurlijke reactie van de vier colleges. 2. Aanbeveling A wel over te nemen (en het college te verzoeken hier uitvoering aan te geven): _Maak per BUCH-gemeente inzichtelijk welke maatschappelijke organisatie (bijvoorbeeld sport- en cultuurorganisaties) voor welk bedrag van wie huurt. De inspanningen op dit gebied die in het verleden in de gemeente Bergen zijn ondernomen kunnen als voorbeeld dienen (de kernenkaart). 3. Aanbeveling B wel over te nemen (en het college te verzoeken hiertoe een voorstel voor de raad voor te bereiden): Dit met dien verstande dat de

raad zorgvuldigheid, handelen conform de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en ruimte voor maatwerk van groot belang acht. Er moet oog zijn voor het maatschappelijk belang van de bestaande voorziening en de impact van het mogelijk verdwijnen daarvan op de gemeenschap.

_Herzie de beleidskeuzes die gemaakt zijn die zittende subsidierelaties bevoordelen ten opzichte van nieuwe toetreders. Hoewel het behoud van het bestaande niveau van voorzieningen een legitiem uitgangspunt is, moet dat niet ten koste gaan van nieuwe partijen. 4. Aanbeveling C wel over te nemen (en het college te verzoeken hier uitvoering aan te geven wanneer aan de orde): _Besteed in de beleidskaders die horen bij de toekomstige subsidieregelingen nadrukkelijk aandacht aan de relatie tussen de vastgelegde doelen, de activiteiten die voor subsidie in aanmerking komen en de hoogte van het te ontvangen bedrag. Het moet herleidbaar zijn hoe deze tot elkaar verhouden en de doelen moeten zo zijn geformuleerd dat te achterhalen valt in hoeverre de activiteiten concreet bijdragen aan de betreffende doelen.

Pagina 6

5. Het college te verzoeken over één jaar te rapporteren over de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de overgenomen aanbevelingen. 05

Ter advisering : advies aan raad over een zienswijze over de eerste voortgangsrapportage 2026 en de bijbehorende begrotingswijziging De auditcommissie wordt gevraagd de raad te adviseren met een zienswijze bij de eerste voortgangsrapportage 2026 BUCH en de begrotingswijziging die daarbij hoort. Bespreking commissie Behandeling in de raad is gepland op 28 september 2026 ( eventueel nog in de raadscommissie). BUCH bestuur wil de rapportage vaststellen in oktober 2026 ( uitstel aan raden vanwege zomerreces). De auditcommissie constateert dat er maandag 22 juni eerst een raadsvergadering plaatsvindt over de Begroting en jaarstukken van de BUCH. Het is volgens de commissie logisch daar eerst een besluit over te nemen. Er is daarna nog tijd om dit stuk in een volgende commissie te agenderen voor de raad van eind september. ACTIE GRIFFIE : wordt naar een latere commissie doorgeleid iom Presidium. Advies commissie : NOG NIET GEFORMULEERD Volgt op een later moment na agendering in een volgende commissie.

06

Ter advisering : Verordening auditcommissie : actualisatie Bespreking commissie Het presidium is op 8 juni akkoord gegaan met de actualisatie van de verordening uit 2019 en heeft het voorstel naar de auditcommissie doorgeleid voor een advies aan de raad. De auditcommissie wordt gevraagd de raad te adviseren over de nieuwe voorgestelde verordening tbv de vergadering van 29 juni 2026. Belangrijkste wijzigingen betreffen de actualisatie van de verouderde teksten over de Rekenkamer en de relatie met de accountant , een scherpere beschrijving van mn de taken van de commissie. Eerdere teksten waren veel algemener. De taken zelf zijn niet gewijzigd. De maximale omvang van de auditcie wordt gewijzigd nav de suggestie van P. Croux, zodat iedere fractie zich kan laten vertegenwoordigen. Dhr Croux heeft aangegeven bij nader inzien niet met een evaluatie te komen. Auditcommissie gaat akkoord. De auditcommissie adviseert de raad: 1. De Verordening op de Auditcommissie gemeente Heiloo 2026 vast te stellen. Toezegging : De griffie kijkt nog even naar het WAS-WORDT overzicht bij punt 6. Daar staat bij quorum nog “vier van de vijf leden”. Dit klopt niet met de voorgestelde aanpassing. Tekst “Van de vijf” leden wordt weggehaald.(is gebeurd op 19 juni) . AFGEHANDELD. Tekst in de verordening klopt verder wel. Pagina 7

07

Terugkoppeling BUCH raadswerkgroep financiën 27 mei 2026 Evert van Nass en Brenda Bruin geven een terugkoppeling van de bijeenkomst 27 mei. ( zie ook verslag)

08

Toezeggingenlijst Auditcommissie gaat akkoord met afvoeren van de toezeggingen. Lijst is nu leeg. Informatie-uitwisseling commissieleden - De auditcommissie zou het aanbevelen als er nog een extra verdieping komt voor de raad over de Jaarrekening. Hoe lees je een Jaarrekening . De workshopleider Danielle Reijnders is heel goed bevallen. Griffier zal dit in het presidium bespreken. (Toezegging) Opm griffier : mogelijk ook meenemen : hoe lees je een begroting ?

09

10

Vervolg vergadering vindt plaats op 22 juni Bespreking over punt 3A en het advies bij 3B (zie hiervoor)

11

Sluiting 22 juni 21.40 uur

Pagina 8