Terugkoppeling auditcommissie 15 februari 2024

Terugkoppeling vergadering van de Auditcommissie op 15 februari 2024 19:30 – 21:00 uur Voorzitter Aanwezige overige commissieleden

: :

Griffier Gasten

: :

Bijlage

:

Mart Brouwer de Koning Greet Burkels (PvdA), Edith de Jong (GBH). Evert van Nass (H2000), René van Splunteren (VVD) Gerda Beeksma Petra Krom, vz en lid Francien Rosing Rekenkamer BUCH Rob Opdam (PH) en Eric de Nijs (controller). presentatie RK en oude groslijst vorige RK ( achter dit document)

1.

Opening De vz heet de commissie en externe gasten van de Rekenkamer welkom. De gasten zijn Petra Krom, voorzitter Rekenkamer BUCH en lid Francien Rosing. Verder ook een welkom aan wethouder Rob Opdam en Eric de Nijs, controller (hij is voor het laatst aanwezig).

2.

Kennismaken met Rekenkamer BUCH en ophalen suggesties onderzoeksonderwerpen Met een presentatie maakt de commissie kennis met de leden van de Rekenkamer en de werkwijze.(presentatie is bijgevoegd op Ibabs). Petra Krom en Bouke Minks zijn de contactpersonen voor Heiloo.(1 per jaar zijn ze in de auditcie en 2 maal per jaar in de werkgroep financiën BUCH). Het nog openstaande onderzoek over integriteit is niet afgerond door de vorige RK. Om diverse redenen neemt de huidige RK dit onderzoek niet over. De raden ontvangen het deels afgeronde onderzoek met een begeleidende brief van de nieuwe RK. De Rekenkamer licht toe welk afwegingskader is opgesteld voor de onderzoeksthema’s en haalt daarna suggesties op van de auditcommissie voor de groslijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen. Dit gebeurt bij de 4 auditcommissies van de BUCH. Oude groslijst is niet overgenomen (zie achteraan) RK haalt liever zelf de thema’s op om de achterliggende vraag helder te krijgen. Ook fracties die geen zitting hebben in de auditcommissie zijn opgeroepen thema’s aan te leveren (via weekbericht en mail). De griffie mailt onderstaande lijst met suggesties door naar de Rekenkamer. Aanvullingen kunnen altijd worden gedaan. RK maakt een groslijst, doet eventueel navraag naar de precieze onderzoeksvraag en komt daarna tot een shortlist en een keuze.

De volgende suggesties zijn gedaan door D66, H2000, VVD, CDA en PvdA: 1.D66 (aanlevering op 8 februari via de griffie). 1. Ratio intern en extern personeel bij de BUCH. 2. Beleidsevaluatie van de wijzigingen in de ophaalfrequentie van grondstoffen/afvalinzameling. 3. De mate waarop de gemeente in staat is om bovenwijkse plankosten te verhalen op ontwikkelaars.

Blad 2

4. Een benchmark van het functioneren van de RO tak van de BUCH. 2.CDA (aanlevering via de mail 14 februari via de griffie) 1. Onderzoek naar de effectiviteit van het accommodatiebeleid dat een aantal jaren geleden in gang is gezet en dat gericht was op (1) meer multifunctioneel gebruik en (2) kostendekkenheid. In hoeverre is dit waargemaakt en wat zijn de lessen voor de toekomst, gelet op de aankomende financiële krapte en verplichting tot verduurzaming? 3.VVD (in de auditcommissie 15 februari) 1. Subsidiebeleid. Zijn de doelstellingen voor toekenning up to date en worden die consequent toegepast ? BV : Doen we aan outputfinanciering zoals afgesproken ? Zijn er verschillen tussen de toekenning organisaties voor cultuur en sport ? 4.H2000 (in de auditcommissie 15 februari) 1. 2. 3. 4.

Participatiebeleid (wel rekening houden met eigen evaluatie door de gemeente) Sociaal domein en decentralisatie Duurzaamheid en energietransitie Hoe gaan de gemeenten om met subsidies uit Brussel

5. PvdA (in de auditcommissie 15 februari en de motivatie obv afwegingskader is via de mail aangevuld op 16 februari ) 1. Onderzoek naar het Baafje/Beun: welke controlemechanismen mbt gemeenschappelijke voorzieningen die zijn uitbesteed worden gehanteerd? Hoe is dit bij de Sporthal geregeld? Afwegingskader Maatschappelijk belang: voor Heiloo van groot belang. Door het failliet van de beherende partijen wordt duidelijk dat een grote doelgroep geraakt wordt. Daarnaast vertegenwoordigen de panden een grote economische waarde die onder druk komt door faillissement van beherende partij(en). • Gemeentelijke invloed: Beleid wat door de gemeente zelf ingesteld en uitgevoerd wordt • Financieel belang: groot. Gebouwen en inventaris(sen) vertegenwoordigen een grote economische waarde welke onder druk komt bij faillissement. • Relevantie: In Heiloo zeer actueel. Temeer de huidige sporthal een zusje er direct naast krijgt. •

2. Onderzoek naar IT beleidsvoering BUCH/databescherming/data integriteit en risicobeheersing Afwegingskade • •

Maatschappelijk belang: Raakt alle gemeenten. Bij compromitteren van data integriteit is de schade niet te overzien Gemeentelijke invloed: Weinig, het is feitelijk bedrijfsvoering georganiseerd door de werkorganisatie

Blad 3

• •

3.a

Financieel belang: Boetes in geval van dataleaks zijn fors. Daarnaast gaat er veel geld om in de administratieve processen Relevantie: BUCH beweegt naar SaaS oplossingen. Dat is op zich geen onverstandige beweging maar bij het bijvoorbeeld in handen brengen van veel bij een beperkte aantal partijen ben je als gemeente/werkorganisatie kwetsbaar. Bijvoorbeeld in geval ransom ware. Bij vragen op gebied van cyber security (hieraan gerelateerd) is het antwoord bij beoordeling niet voldoende comfort gevend (voor de volledigheid: ‘Grip op SaaS-leveranciers is in de achterliggende jaren geborgd binnen de gestelde eisen in aanbestedingstrajecten. Waar nodig, verplichting vanuit de AVG/ Autoriteit Persoonsgegevens, wordt een data protection impact assessment (DPIA) toegepast.’

Agendavaststelling en mededelingen door voorzitter Punt 7 vervalt. Auditcommissie gaat akkoord met een extra auditcommissie voor de bespreking van de Managementletter. Verder is men akkoord met de agenda.

3b.

Mededelingen door commissieleden Geen

3c.

Toezeggingenlijst Er staat 1 toezegging op de lijst. Gaat om opvolging van de aanbevelingen van de accountant. Deze wordt aangehouden.

4.

Inspreekrecht Geen

5.

Terugkoppeling BUCH raadswerkgroep financiën dd 31 januari 2024 Zie afsprakenlijstje. Evert van Nass doet de terugkoppeling van de bijeenkomst. Hij meldt verder dat hij met de voorzitter van de BUCH werkgroep (M. Smook), het bestuurslid Wiesehahn en BUCH controller heeft gesproken na afloop van de vorige BUCH avond. Het idee van het bestuur is om 4 maal per jaar op een BUCH avond een presentatie te geven over de stand van zaken BUCH. Evert van Nass heeft de suggestie gedaan om dit vooraf te laten gaan door een technische vragensessie in de BUCH raadswerkgroep. De betrokkenen vonden dit een goed idee. De plaatsvervangers van Heiloo hebben aangegeven daar dan ook bij te willen zijn. Dat kan; bij de andere gemeenten zijn ook 2 tot 3 personen aanwezig. Auditcommissie neemt hier kennis van. Idee wordt uitgewerkt via de werkgroep BUCH. TER ADVISERING

6.

Financiële beleidsstukken gemeente Heiloo Voor ons ligt een aantal voorstellen : De auditcommissie adviseert de raad wordt voorgesteld deze financiële beleidsstukken vast te stellen: 1. Het Controleprotocol gemeente Heiloo 2023-2025; 2. Het Normenkader gemeente Heiloo 2023; 3. De Financiële verordening gemeente Heiloo 2024 (actualisatie) ; 4. De Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Heiloo 2024. (voorheen Controleverordening geheten)

Blad 4

De controller en wethouder zijn aanwezig bij de bespreking. Opmerkingen : - Edith de Jong vindt paragraaf 4.4 op pagina 10 van het controleprotocol (1) een zwak punt. Controller geeft aan dat de accountant de rechtmatigheid beoordeelt en dat dit standaard zo gaat in het hele land. - Edith de Jong heeft bezwaar tegen de gehanteerde bedragen in de financiële verordening (3) bij artikel 10. Zij zou dit liever gehalveerd zien. Controller geeft aan dat deze bedragen ook in de vorige verordening stonden. TER BESPREKING 7.

Managementletter 2023 VERVALT Nog niet beschikbaar uit B&W. Komt aan de orde op een extra auditcommissie op 18 april.

8.

Informatie-uitwisseling commissieleden en rondvraag - N.a.v. een vraag van Rene van Splunteren zegt de Ph toe dat de raad wordt geïnformeerd over de onderwerpen voor een 213A onderzoek na collegebespreking. - N.a.v. een opmerking van Greet Burkels over de titel van de extra commissie op 4 maart, zegt de griffier toe dat deze wordt aangepast. Het gaat niet om de Kadernota zelf, maar om een bespreking ter voorbereiding van de Kadernota (bespreking over suggesties van de raad over ombuigingen en ambities).

9.

Afsluiting De controller, Eric de Nijs wordt door de voorzitter bedankt voor zijn jarenlange inzet. Hij ontvangt een cadeautje namens de auditcommissie. De commissie wenst hem veel succes in Alkmaar. De vz sluit hierna de vergadering af. Sluiting 21.00 uur

--------------------------------------------------------------------------------------Bijlage: oude voorraadagenda 2019 Rekenkamer https://www.rekenkamercommissiebuch.nl/voorraadagenda/ Deze voorraadagenda bevat een selectie van potentiële onderzoeksonderwerpen die door de Rekenkamercommissie na interne bespreking als zodanig zijn bestempeld. De achtergrond van de hier opgenomen onderwerpen is divers. De lijst komt deels tot stand met dank aan input vanuit de gemeenteraden van Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Daarnaast benutten de leden van de Rekenkamercommissie hun specifieke expertise om onderwerpen te agenderen. Ook inwoners, onderzoek door andere Rekenkamers of andere ontwikkelingen kunnen inspiratie bieden voor het opnemen van een onderwerp in deze voorraadagenda.

• Privacy-/ informatieverwerking (verwerkingsregister, delen data, AVG) • Decentralisatie in het sociaal domein.

Blad 5

• Interactie met de burger, doelmatigheid en effectiviteit van dienstverlening. Sturingsinformatie

• • • • • •

waarde P&C stukken begroting/ jaarrekening.

• • • •

WABO / Omgevingswet (uitvoering c.q. voorbereiding).

Kostentoerekening/kostendekkendheid afvalstoffen-, reinigingsheffing. Permanente bewoning recreatiewoningen. Parkeerbeleid, parkeerkosten. Handhaving c.q. controle op omgevingsvergunningen. Informatievoorziening gemeenteraden bij grote GR-en. Veiligheidsregio, RUD, GGD (en evt regionaal archief Alkmaar). Veilig Thuis (Heiloo) Afvalstoffenheffing / Reinigingsheffing Uitgeest Doorwerkingsonderzoeken: o Grondbeleid in alle vier de gemeenten o Groenvoorziening en – onderhoud in Castricum o Archieffunctie Bergen

29-11-2019