Terugkoppeling Auditcommissie 14 juni 2021.doc

Terugkoppeling vergadering van de Auditcommissie op 14 juni 2021 digitaal (Teams) 19:30 – 20.30 uur Voorzitter Griffier Aanwezige commissieleden

: : :

Gasten

:

Mart Brouwer de Koning Gerda Beeksma René van Splunteren (VVD), Edith de Jong (GBH), Rob Levie (Heiloo-2000), Ko Hemminga (PvdA), Portefeuillehouder (PH) Peter van Diepen, Eric de Nijs (controller), John Olij (accountant Ipa Acon), Astrid van Bockhooven (Financieel adviseur BUCH)

01. Agendavaststelling Er wordt gestart met agendapunt 4 omdat de accountant vanavond ook in Uitgeest bij de auditcie aan moet sluiten. 02. Inspreekrecht 03a. Mededelingen door voorzitter 03b. Mededelingen door commissieleden 03c. Toezeggingenlijst N.a.v. de 2e toezegging (te beleggen bijeenkomst over externe inhuur) geeft PH aan dat er nu gewerkt wordt aan een analyse van de inhuur bij de BUCH. Conform de afspraak met de raad (brief van de raad Heiloo van 27 mei 2021) gaat de PH zich inzetten om 1 september deze gegevens aan te leveren. Komt in de toezeggingenlijst bij einddatum te staan. 03d. Afsprakenlijstje 19 mei en 2 juni 2021 BUCH raadswerkgroep Financiën Mw. De Jong vraagt n.a.v. het verslag van 19 mei de PH naar de verwerking van de motie van D66 (aangenomen) over de P&C cyclus. In BUCH verband komt het onderwerp aanpassing programma’s etc. later weer ter bespreking. PH geeft aan dat de motie al wel meegenomen is in het proces van de Kadernota Heiloo 2022. Raad is in eerste RIA bijeenkomst 17 mei conform de afspraak in de motie vroegtijdig betrokken en gevraagd input te leveren voor de Kadernota . Vanaf nu loopt dit mee in het jaarlijks proces. College voert de motie uit voor zover het betrekking heeft op het proces in Heiloo. Opzet cyclus is BUCH aangelegenheid, omdat die cyclus is geharmoniseerd.

Zoals in het verslag staat wil men daar in de werkgroep later weer over spreken. Mw. De Jong vraagt n.a.v. het verslag 2 juni naar de brief van de auditcie Castricum aan de RKC BUCH, waaraan in het verslag wordt gerefereerd. Griffie : Document met de brief van de auditcie en het antwoord van de RKC staat op Ibabs. Bij de stukken van de werkgroep Financiën BUCH 2 juni (auditcie is hierover gemaild en heeft het document ook per mail ontvangen op 15 juni 2021). TER ADVISERING 04. Jaarrekening 2020 Portefeuillehouder Van Diepen, controller E. de Nijs en de accountant van Ipa-Acon Assurance en financieel adviseur A. van Bockhooven zijn bij dit punt aanwezig. Bespreking commissie - Accountant en controller geven een toelichting. - Dhr. Levie vraagt zich af of dit een kwestie is geweest van een kundige opzet van de begroting destijds of een kwestie van puur geluk. Controller antwoordt dat er zo reëel mogelijk wordt 1

-

-

-

-

begroot en dat het nu ondanks de situatie met COVID is gelukt . Dhr. Levie kondigt aan op een later moment vragen te gaan stellen over inkoop. Mw. De Jong heeft geen goed gevoel over de A9; risico’s zijn volgens haar niet goed benoemd en weergegeven. Idem voor de inhuur . Soms versleuteld in projecten en soms niet. Is van mening dat er geen inzicht mogelijk is voor de raad. Had conform de aangenomen motie van D66 vroegtijdig dingen aan willen passen en dat had eerder gemoeten. Dhr. Hemminga is een voorstander van een tussentijdse analyse van de A9, zoals is geopperd door de accountant. Vraagt naar verwerking van de cijfers als er teveel wordt overgemaakt door partners. Vraagt aandacht voor borging van risico’s anterieure overeenkomsten Zandzoom. Accountant antwoordt dat geld dat over is weer wordt teruggestort. De BUCH werkt “op nul”. Dhr. Van Splunteren heeft geen aanvullende vragen meer. PH antwoordt dat het bij de jaarrekening gaat om een getrouw beeld en het voldoen aan de BBV. Aan beiden is voldaan, ook voor de verantwoording rond de A9. Kwestie risico’s A9 was vorig jaar ook onderwerp van gesprek en daar was ook de conclusie dat het een getrouw beeld gaf en voldeed aan de BBV. Voor de verdere aanpassing van zaken moet er eerst een meerderheid in de raad worden gezocht.

Accountant antwoordt dat er in risicoparagraaf naar zijn mening voldoende staat beschreven over de A9 en dat dit punt een herhaling is van eerdere discussies. Er is voldaan aan de eisen en de JR geeft een getrouw beeld stelt hij.

Toezeggingen Advies commissie De commissie adviseert het voorstel te agenderen voor de raadsvergadering van 21 juni 2021. Mevrouw De Jong is het hier niet mee eens. De voorzitter dankt de accountant en de controller en collega’s voor hun inzet. 05. Aanbestedingsdocument accountantscontrole voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo alsmede de Werkorganisatie BUCH Mw. A. van Bockhooven is bij dit punt aanwezig Er staat een fout jaartal in het raadsvoorstel op p.2 (2014 ipv 2024). Griffie : is inmiddels aangepast. Bespreking commissie De commissie vindt het een goed voorstel, dat deskundigheid ademt. Dhr. Hemminga bedankt de delegatie Croux en Doorgeest uit Heiloo voor hun inzet. Heeft vertrouwen in het proces. Mw. De Jong vindt het te loven dat er voor kwaliteit wordt gegaan en niet alleen voor een lage prijs. Toezeggingen Geen Advies commissie De commissie adviseert het voorstel te agenderen voor de raadsvergadering van 21 juni 2021. 06. Informatie-uitwisseling commissieleden Geen

2