Terugkoppeling auditcommissie 13-02-2025

Terugkoppeling vergadering van de Auditcommissie op 13 februari 2025 19:30 – 22:10 uur Aanwezig : Mart Brouwer de Koning (VZ), Peter Croux (PvdA), Edith de Jong (GBH). Evert van Nass (H2000), René van Splunteren (VVD). Griffier : Gerda Beeksma Gasten : Rob Opdam (PH), Cynthia Krab (controller), John Olij (accountant) en Stefan Noordeloos-Lopez (BUCH).

1

Opening en agendavasstelling Welkom aan de commissie en de gasten. Agenda vastgesteld conform voorstel.

2

Inspreekrecht Geen

3a/b

Mededelingen VZ en commissie Geen

3c

Toezeggingenlijst Akkoord met afvoeren toezegging over organisatie van RIA over A9 en Zandzoom. Deze RIA is gepland op 25 februari en de toezegging is daarmee afgehandeld.

4

TER ADVISERING : Normenkader accountant 2025 PH, accountant en controller Heiloo zijn aanwezig. Voorgesteld besluit aan de raad : Het normenkader 2024 vast te stellen. Advies auditcommissie: De auditcommissie adviseert de raad het Normenkader 2024 vast te stellen op 24 februari a.s. Bespreking in de auditcommissie: - EdJ had de Wet goed verhuurderschap en de Wet betaalbare huur ook graag opgenomen gezien in dit kader. Toezegging controller : dit wordt besproken met JZ en daar komt tzt een reactie op. EdJ overweegt wel een amendement voor de raad van 24 februari . - RvS merkt op dat de data van o.a. de commissie in het raadsvoorstel niet kloppen. (10 feb ipv 13 feb). - PC merkt op dat de lijst zo enorm lang is, dat de vraag rijst waaraan nou daadwerkelijk wordt getoetst als het gaat om financiële rechtmatigheid. Accountant geeft aan dat dit in alle gemeenten zo gebeurt. Controller geeft aan dat het VNG model is gehanteerd. PH vraagt aan de controller om nog eens na te gaan binnen de BUCH of dit nu echt op deze manier moet. Hiermee wordt de bespreking afgesloten en wordt het stuk met positief advies van de meerderheid van de auditcie doorgeleid naar de raad van 24 februari..

Blad 2

5

TER BESPREKING : Managementletter 2024 BUCH PH, accountant en controller Heiloo zijn aanwezig. De commissie wordt gevraagd de Managementletter en issuelijst te bespreken en de PH adviezen mee te geven . In de managementletter rapporteert de accountant zijn bevindingen. Ook gaat hij in op de interne beheersing van de processen. De PH geeft een korte toelichting. N.a.v. vorig jaar is er een brief gestuurd naar het BUCH bestuur met het verzoek om de kritieke punten concreet en serieus op te pakken. Het rapport van accountant is heel duidelijk. De issuelijst die daarna is opgesteld, heeft echter niet alle kritiek weggenomen. Bespreking - RvS stelt dat de issuelijst volgende keer veel korter moet. Hij leest het ook als een schreeuw om personeel. Voor 1 april (31 maart start controle Jaarrekening) zou er stand van zaken moeten komen (beschikbaarheid gegevens : VIC’s, SISA, rechtmatigheid etc.) - EdJ geeft aan dat ze nu nog geen idee heeft waar de BUCH nu zit qua kwaliteit van werk. Vraagt net als vorige jaren om een goede verplichtingenadministratie. Mist doortastendheid van het MT om een systeem op te zetten t.b.v. de controle. Vraagt zich af of het onwil is. - PC vindt dat de managementletter goed geschreven is door de accountant. Inhoud vindt hij schokkend. Duidelijk is dat de interne beheersing en controle slecht is.

Auditcommissies zouden volgens hem gezamenlijk een actielijst moeten destilleren met doel, planning en gewenst resultaat. PH’s moeten ook druk zetten. Gegevens moeten betrouwbaar zijn. Had verwacht dat dit beter opgepakt zou zijn door de BUCH en met de PH’s zou zijn besproken i.p.v. zo voor te leggen aan de auditcie’s. Er is veel meer werk dan in de issuelijst staat. - EvN onderschrijft dit, maar hoopt ook dat met de nieuwe teamleiders de P&C ook verbetert. De cijfers zijn nu niet te vertrouwen. - Accountant: Stuk is van half november. Eerste drie pagina’s vormen de kern. Verbetering is er niet geweest. Dit moet bij de Jaarrekening wel te zien zijn, anders kan de controle niet worden uitgevoerd. Afspraken: - Toezegging PH : Auditcommissie ontvangt tweede helft april een RIB van de PH waardoor de raad/auditcommissie inzage krijgt in de stand van zaken interne beheersing, de tijdige beschikbaarheid gegevens en of de controle door kan gaan. - Griffie : Er wordt een reserve datum ingepland voor de auditcie begin mei (8 mei?) voor een eventuele tussenevaluatie en of er een kink in de kabel ontstaat mbt de controle.

06

TER BESPREKING : toelichting PH Opdam op toezeggingen bij Tweede FIRAP december 2024 Ph heeft tijdens de raad van 16 december toegezegd de openstaande vragen over de incidentele baten en lasten te beantwoorden en verder toe te lichten in de auditcommissie. Controller geeft eerst een toelichting.

Blad 3

Bespreking in de commissie - Het onderwerp wordt uitgebreid besproken in de cie. - Er worden aandachtspunten meegegeven aan de PH en controller. Het gaat de cie om de kwaliteit van de cijfers bij eerste en tweede FIRAP. En ook om logica zien in de systematiek. De cijfers uit juni klopten vorige keer niet en dan worden daar ramingen en extrapolaties op gebaseerd en vervolgens heeft de raad in november daarover vergaderd en maakt afwegingen of bepaalde zaken wel -of niet door kunnen gaan. PC : Hebben eerste en tweede FIRAP op deze manier wel zin ? EdJ wil FIRAP’s wel blijven zien. Vraag is ook : Is er wel beschreven hoe geraamd wordt ? Suggestie wordt gedaan : Versimpel FIRAP’s evt, zodat raad afwegingen kan maken over budgetten en besteding. Voorzitter sluit na deze bespreking het agendapunt met de constatering dat er nog veel te verbeteren valt. Accountant verlaat de vergadering.

7

TER BESPREKING : Sturing op beleidsdoelen Ph Opdam en Stefan Noordeloos (BUCH werkorganisatie) zijn aanwezig. S. Noordeloos licht toe hoe Bergen en de werkorganisatie zijn gestart om de P&C cyclus te verbeteren. Er zit een volgordelijkheid in. Het beschrijven van de maatschappelijke doelen kost heel veel tijd. Het eindbeeld is geschetst in het boekje van Bergen. Vraag is of dat allemaal wel moet en kan. Het idee is nu te beginnen met de onderdelen waar de huidige organisatie mee aan de slag kan en dat er een realistisch tijdsbeeld is. Aansturen op de basis op orde (in feite de issuelijst) en dan een stap te maken qua verbetering. Dat zou moeten lukken. Nu wordt dit proces toegelicht in de 4 auditcommissies, waarbij input wordt opgehaald: Vragen aan auditcommissie : zie ook memo 1. Kan de auditcie instemmen met het voorstel om de PH dit uit te laten werken met zijn BUCH collega's ? 2. Wat vindt u het belangrijkste om op te pakken ? 3. Wat heeft prioriteit? Reactie commissie : Commissie steunt de PH om dit project uit te werken. Site Doesburg is goed voorbeeld. Er wordt een aantal zaken genoemd die belangrijk zijn voor de commissie en die prioriteit hebben.

Prioritair en belangrijk volgens commissie : Betere aanlevering van cijfers, betrouwbaarheid van cijfers, altijd raadpleegbare systemen voor inwoners en raad, goede afspraken over werkwijzen (hoe gaan we bouwen, hoe extrapoleren etc), basis op orde brengen, rekening houden met fte. EdJ : pleit aanvullend voor opnemen verplichtingen. Voorzitter sluit na deze bespreking het agendapunt en de gasten vertrekken.

Blad 4

8

Terugkoppeling BUCH raadswerkgroep financiën december 24 en 29 januari 25 door Er wordt verwezen naar de afsprakenlijstjes en de zaken die in deze vergadering worden of zijn besproken. 4 mensen uit deze audit zijn betrokken bij de werkgroep. EvN voegt nog wel toe dat de ruimte voor vragen bij de BUCH RIA’s nu veel groter is en dat hij dat waardeert. Daarmee is zijn vraag uit de wg afgehandeld. Geen andere mededelingen of toevoegingen. BESLOTEN DEEL Commissie gaat in beslotenheid verder . Met de beslotenheid is direct ook geheimhouding opgelegd op wat in de vergadering is besproken. Commissie besluit geheimhouding op drie bijlagen bij het raadsvoorstel te leggen. Geheimhouding opleggen kan de werkgroep BUCH Financiën namelijk wettelijk niet doen. Daar is een officiële commissie vanuit de raad, zoals de auditcommissie voor nodig (art 82 Gemeentewet) Het raadsvoorstel en bijlagen worden hierna in beslotenheid besproken. Het voorstel kan daarna wel op de openbare agenda van de raad van 24 februari worden gezet. De commissie stelt in meerderheid voor de raad voor te besluiten: 1. ETL aan te wijzen als accountant voor de accountantscontrole over de boekjaren 2025, 2026 en 2027 en zodoende gebruik te maken van optiejaren zoals opgenomen in de aanbesteding accountantsdiensten uit 2021; 2.

de voorzitter van het bestuur van de Werkorganisatie BUCH het onder punt 1 genomen besluit aan desbetreffende partij kenbaar te laten maken; 3. het college op te dragen de noodzakelijke privaatrechtelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van dit raadsbesluit. EdJ stemt niet in met het voorstel. De auditcommissie gaat akkoord met het voorstel: De terugkoppeling van de inhoud van de vergadering en wat besproken is ook te delen met niet-aanwezige raadsen commissieleden.

9

DE COMMISSIE GAAT IN OPENBAARHEID VERDER Informatie-uitwisseling commissieleden en sluiting 22.10 EdJ vertelt dat ze na een eerste weigering van BW de werkbegroting Heiloo weer heeft gevraagd. De raad heeft recht op deze informatie, dus cie gaat ervanuit dat deze informatie beschikbaar komt. (in Castricum is dit ook beschikbaar gesteld).

Blad 5

---------------------------------------------------------------------------------------------