Terugkoppeling Auditcommissie_ 12 juni 2025

Terugkoppeling Auditcommissie 12 juni 2025 Aanwezig : Mart Brouwer de Koning (VZ), Peter Croux (PvdA), Evert van Nass (H2000), René van Splunteren (VVD) Afwezig mkg : Edith de Jong (GBH) Griffier : Gerda Beeksma Gasten : Rob Opdam (PH), Cynthia Krab (controller), John Olij (accountant) .

01

Opening en agendavaststelling Welkom aan de commissie, publiek en gasten.

02

03.c

Inspreekrecht Geen aanmeldingen. Mededelingen door voorzitter Geen. Toezeggingenlijst Cie is akkoord met afvoeren van de lijst : Nummer 401, punt 2 ( toezegging over normenkader). Normenkader is inmiddels vastgesteld in feb 2024. Toezegging is afgehandeld en hierover is gecommuniceerd naar de raad.

04

Jaarstukken 2024, resultaatbestemming en begrotingswijziging

03.a

De auditcommissie adviseert de raad in de vergadering van 30 juni (ipv de nu geplande datum van 7 juli) de volgende stukken vast te stellen onder voorbehoud van de definitieve goedkeurende controleverklaring van de accountant: 1. de Jaarstukken 2024 2. de bijbehorende begrotingswijziging 3. en de resultaatbestemming. Bespreking algemeen Ph Opdam licht e.e.a. toe. Vorige week is de RIA geweest waar de stukken inhoudelijk zijn toegelicht. Heiloo houdt een fors hoger bedrag over dan in de 2e FIRAP (november) werd aangekondigd. Punt is dat in augustus al wordt gestart net de 2e FIRAP zodat er wordt gewerkt met “oude” cijfers. N.a.v. opmerkingen in de RIA is het college nu bezig om te kijken of de informatie voortaan sneller kan worden opgeleverd. De aansluiting van de teksten op de cijfers moet ook nog steeds beter.. Na deze korte aanvullende toelichting van de ph aan de auditcie over de hoofdlijnen van de Jaarstukken, licht de accountant de gang van zaken en planning toe.

Bespreking planning Er is nog geen verklaring van de accountant; hij is nog bezig met de controle op dit moment. De accountant licht de achtergronden toe. De aanlevering van de stukken door de gemeente was dit jaar goed op tijd, maar het kantoor is later gestart met de controle om uiteenlopende redenen. De aangeleverde informatie levert ook nog wat openstaande vragen op (o.a. eigen vermogen en grexen). Er is 28 mei jl. een gesprek geweest met de accountant over de planning met de vier voorzitters van de auditcommissies, een vertegenwoordiger van de vier griffies en de interne BUCH controller. De planning van Heiloo was gericht op de raad van 23 juni. Het presidium heeft op 2 juni jl. op basis van de signalen van vertraging al rekening gehouden met een verschuiving naar een latere raad (7 juli). Het uitgangspunt was -op basis van het gesprek met de accountant- dat er dan een controleverklaring zou liggen. De accountant geeft nu aan dat de definitieve verklaring waarschijnlijk pas op het allerlaatste moment van mogelijke indiening bij de provincie komt (14 of 15 juli). De accountant zegt toe dat hij eind juni of zo mogelijk iets eerder (uiterlijk op zondag 29 juni) wel een voorlopige verklaring met oordeel kan opleveren. Die verklaring moet dan vervolgens nog intern worden getoetst bij ETL. De kans dat dit oordeel dan door die toetsing nog verandert is heel klein.

Dus samenvattend het wordt naar verwachting medio juli voordat de definitieve verklaring beschikbaar komt. De ph geeft aan dat alle BUCH wethouders hier lering uit willen trekken en dat zij dit niet weer willen laten gebeuren (volgend jaar start het zomerreces ook nog eens heel vroeg, daar moet ook rekening mee worden gehouden). Het startmoment van de Jaarrekening 2025 moet dus naar voren worden gehaald t.o.v. nu. Advies auditcommissie m.b.t. planning De auditcommissie is van mening dat de geplande verplaatsing van de raadsbespreking van 23 juni naar 7 juli zonder definitieve verklaring dan geen meerwaarde heeft. Voor het overzicht en volgordelijkheid van besluitvorming en bespreking is het dan beter is om de Jaarstukken en ook de Nota actualisatie grondexploitaties 2024 (zie volgende agendapunt) op 30 juni, voorafgaand aan de behandeling Kadernota te agenderen. Het is zaak dat de goede begrotingswijziging wordt vastgesteld. Het is dan wel belangrijk dat er een concept verklaring van goedkeuring van de accountant beschikbaar is. De vaststelling van zowel de Nota grondexploitaties en de jaarstukken vindt dan plaats onder voorbehoud van de definitieve goedkeurende controleverklaring van de accountant. Dat moet dan via een amendement tijdens de vergadering van 30 juni. (zelfde werkwijze is in 2024 gehanteerd). De griffier communiceert dit naar het presidium.

Inhoudelijke bespreking De accountant geeft aan dat de controle op zich goed verloopt. Er liggen nog een paar vragen open ( zie boven). De aanbevelingen van vorig jaar zijn voor een behoorlijk deel goed uitgevoerd. De VIC is helemaal uitgevoerd. De auditcommissie/raad ontvangt de conceptverklaring zodra deze af is uiterlijk 29 juni. De auditcommissie wisselt van gedachten over de bestemmingsreserves. De cie vindt dat de raad moet meer inzicht krijgen over onderuitputting bv. Dan kan de raad een besluit nemen of de reserves nodig zijn of niet bijvoorbeeld. De Ph zegt toe dat hij tussen de Kadernota en vaststelling begroting met een memo komt over de bestemmingsreserves en dit op een rijtje zal zetten. De PH zegt ook toe (aan het eind van de vergadering) dat hij voor de raad van 30 juni met een lijst kan komen welk deel van de 3 miljoen is ontstaan doordat zaken niet zijn uitgevoerd zoals gepland. Hiermee wordt de bespreking afgesloten. Dit was de laatste keer dat de accountant de controle voor Heiloo doet. Hij wordt bedankt voor zijn inzet. 05

Nota Actualisatie Grondexploitaties en -beleid 2024 De Auditcommissie adviseert de raad om in de vergadering van 30 juni (ipv de nu geplande datum van 23 juni) vast te stellen onder voorbehoud van de definitieve goedkeurende controleverklaring van de accountant: 1. De Nota Actualisatie Grondexploitaties en -beleid 2024, inclusief (geheime) bijlagen, vast te stellen; 2. De nieuwe grondexploitatie PCC, De Dors te openen en vast te stellen met een positief saldo van € 50.452,- ; 3. De geactualiseerde grondexploitatie Zuiderloo vast te stellen met een positief saldo van € 368.631,- ; 4. De geactualiseerde grondexploitatie Boekelermeer vast te stellen met een positief saldo van € 534.006,-.; 5. Het financieel meerjarenoverzicht Zandzoom 2025 vast te stellen als budgettair kader voor de verdere uitvoering van het faciliterende deel van Zandzoom; 6. Bijgaande begrotingswijziging vast te stellen. Bespreking Hierbij geldt voor de auditcie het probleem dat het nu moeilijk is om hier een advies over te geven nu de accountant heeft aangegeven nog vragen te hebben over grexen in de de jaarstukken.(zie punt 4) De auditcommissie adviseert de raad daarom om het stuk net als in 2024 gelijktijdig met de Jaarstukken te behandelen met een conceptverklaring van de accountant, voorafgaand aan de Kadernota. Dat wordt 30 juni. De griffier communiceert dit naar het presidium.

06

Startnotitie Rekenkamer BUCH De Rekenkamer is niet aanwezig, maar was aanwezig bij de werkgroep Financiën BUCH op 4 juni en daar is de startnotitie ook al besproken.

Behoudens enkele tekstuele opmerkingen van dhr. Van Splunteren spreekt de notitie voor zich en heeft de auditcommissie geen aanvullingen of een zienswijze. Dit standpunt en de tekstuele opmerkingen van dhr. Van Splunteren gaan via de griffie naar de Rekenkamer. Overige opmerkingen over activiteiten RK: - De manier waarop een nieuw lid wordt geworven voor de RK wordt nog bekeken door de werkgroep financiën BUCH iom de RK. - In de bijeenkomst van 4 juni was er gelegenheid voor alle raads- en commissieleden om mee te doen aan het interview met IPSOS over het subsidie-onderzoek. Dhr. Van Splunteren zal in het presidium van september aangeven dat de leden van Heiloo graag het conceptrapport over subsidies in de lokale auditcommissie willen bespreken. Dit is dan te beschouwen als een vorm van wederhoor. Het college ontvangt de concept-rapporten immers ook altijd voor wederhoor. 07

Terugkoppeling BUCH raadswerkgroep financiën 4 juni 2025 Dhr. Van Nass en Van Splunteren hebben reeds een korte toelichting gegeven bij punt 6. (zie aldaar)

08

Informatie-uitwisseling commissieleden Ph Opdam doet nog een toezegging nav een vraag van dhr. Croux over de opbouw van het overschot van 3 miljoen bij de JR. De PH zegt toe dat hij voor de raad van 30 juni met een lijst kan komen welk deel van de 3 miljoen is ontstaan doordat zaken niet zijn uitgevoerd zoals gepland. (Deze toezegging van ph Opdam staat voor het overzicht ook genoteerd bij punt 4 over de JR).

SLUITING 21.00 uur