Terugkoppeling Auditcommissie 11 februari 2021.doc

Terugkoppeling vergadering van de Auditcommissie op 11 februari 2021 digitaal (Teams) 20:00 – 21.45 uur Voorzitter Griffier Aanwezige commissieleden

: : :

Gasten

:

Mart Brouwer de Koning Gerda Beeksma René van Splunteren (VVD), Edith de Jong (GBH), Rob Levie (Heiloo-2000), Ko Hemminga (PvdA), Portefeuillehouder (PH) Peter van Diepen, Eric de Nijs (controller), John Olij (accountant Ipa Acon), Peter Croux (toehoorder, als lid werkgroep Financiën BUCH)

01. Opening & Agendavaststelling  Welkom aan nieuw lid, de heer Levie en nieuwe wethouder, de heer van Diepen.  Welkom aan gasten; de heer Olij en de heer de Nijs.  De heer Croux is als toehoorder aanwezig omdat hij met de heer Doorgeest namens Heiloo in de raadswerkgroep Financiën BUCH spreekt over de aanbesteding van de accountant in BUCH verband (agendapunt 8) .  De accountant zal op verzoek van de commissie ook aanwezig zijn bij agendapunten 5 (externe inhuur) en 6 (Management letter BUCH). 02. Inspreekrecht Geen insprekers 03a. Mededelingen door voorzitter Geen 03b. Mededelingen door commissieleden Geen 03c. Toezeggingenlijst  Er zijn 3 toezeggingen, waarbij nummers 1 en 3 samengevoegd kunnen worden; deze punten gaan over inhuur (er komt een RIA naar verwachting eerste kwartaal 2021, te organiseren door PH H. Romeyn).  Toezegging 2 : is overgegaan naar PH van Diepen. Update : De “begroting in 1 oogopslag” wordt gemaakt voor de volgende begroting 2022. (toevoegen). PH moet zich nog verdiepen in de quick scan van de RKC om met een reactie te kunnen komen. 03d. Terugkoppeling BUCH raadswerkgroep Financiën 25 november 2020 Wordt behandeld bij punt 8. TER ADVISERING 04. Controleprotocol inclusief normenkader voor de accountantscontrole jaarrekening 2020 De controller E.

de Nijs en de accountant van Ipa Acon Assurance zijn bij dit punt uitgenodigd Bespreking commissie Door de heren Levie en Van Splunteren wordt opgemerkt dat het een heel lijvig stuk is, dat best wat begrijpelijker zou mogen worden opgesteld.

1

Aandachtspunten: - Risicomanagement: mevrouw De Jong zou voor algehele risico’s aandacht willen in het protocol. Ook in het kader van die risico’s zou zij meer aandacht willen hebben voor contractbeheer en administratie in het Sociaal Domein. Met name m.b.t. de kosten die worden gemaakt doordat er overschrijdingen zijn, die niet in de begroting zijn opgenomen. De accountant geeft aan dat dit bij zijn natuurlijke adviesfunctie hoort en dat hij over de risico’s de raad zeker adviseert in de management letter. Dit doet hij ter voorbereiding op de jaarrekening. Hij sorteert dus wel voor op de jaarrekening, maar kan op dit moment niet aangeven of er wel/niet uit de begroting wordt gelopen. Het is vervolgens een taak van het management om voldoende grip te krijgen op het contractmanagement en niet van de accountant, stelt hij. - De controller geeft aan dat de laatste rekeningen en reserveringen van het Sociaal Domein nu verwerkt worden door de jaarrekening en dat het beter loopt dan voorgaande periode. - De PH geeft aan dat in de jaarrekening de risicopositie altijd expliciet de aandacht krijgt. - De auditcommissie geeft het contractbeheer Sociaal Domein als speciaal aandachtspunt mee als aanbeveling aan de accountant op basis van paragraaf 3.3 van het protocol. - Er worden nog enkele verhelderende, technische vragen gesteld door de heer Hemminga (o.a.

indemniteitsprocedure, p.15) en door de accountant beantwoord. Toezeggingen Geen Standpunt commissie Voorstel is voldoende besproken en kan als hamerstuk naar de raad. De accountant start in april, dus een besluit in de raad van 29 maart 2021 past in de planning. TER BESPREKING 05. Externe inhuur BUCH-gemeenten Portefeuillehouder Van Diepen en de controller E. de Nijs zijn bij dit agendapunt uitgenodigd. Ook de accountant van Ipa Acon Assurance is bij dit punt uitgenodigd Bespreking commissie Naar aanleiding van de vorige auditcommissie en het antwoord van de accountant op 18 december 2020 op vragen (zie terugkoppeling 17 december 2020) is het onderwerp hier nogmaals geagendeerd.  Mevrouw De Jong geeft aan dat de zaak rond contractbeheer voor haar een reden was om het alsnog te bespreken in de auditcommissie. Dat is nu getackeld door het opnemen van een aanbeveling bij het controleprotocol (zie punt 4) .  De heer Hemminga vraagt de vinger aan de pols te houden bij de steeds weer verlengde inhuur van de projectleider A9. Dit moet een keer van tafel. Toezeggingen Standpunt commissie Onderwerp is voor dit moment voldoende besproken. (zie verder bij punt 6)

2

06. Management Letter 2020 Portefeuillehouder Van Diepen en de controller E. de Nijs zijn bij dit agendapunt uitgenodigd. Ook de accountant van Ipa Acon Assurance is bij dit punt uitgenodigd Bespreking commissie De commissie stelt verhelderende vragen aan de accountant en deze worden ter plekke beantwoord. De commissie spreekt zich unaniem uit over de 46 open punten. Dit wordt als zorgelijk beschouwd. De heer Van Splunteren geeft daarbij wel aan dat de Management Letter een controle instrument is en dat de commissie niet op de stoel van het college moet gaan zitten. De PH geeft aan dat het punt van externe inhuur ook voor hem een aandachtspunt is en dat hij daar eerst een analyse van zou moeten maken voordat hij zich uitspreekt. Toezeggingen Geen Standpunt commissie De conclusie van de voorzitter is dat alle vragen nu voldoende zijn beantwoord. De commissie hoopt dat de risico’s hopelijk meevallen als alle rekeningen binnen zijn gekomen. Er liggen nog mooie opgaven voor het college en de PH. 07. Bestuurlijke reactie op nawoord Rekenkamercommissie BUCH Klachtbehandeling Bespreking commissie  Naar aanleiding van de reactie van het college (bijlage) geeft de auditcommissie aan dat de reactie van het college op de aanbeveling 11 toch nog wat mager is (rapportage over klachten vanuit de externe aanbieders).

Ten aanzien van punt 11 verzoekt de auditcommissie er een uitgangspunt van te maken om 1 maal per jaar te rapporteren in plaats van een streven.  Mevrouw De Jong en de heer Levie voelen wel wat voor een ombudsfunctie BUCH (aanbeveling 6). De heer van Splunteren ziet de noodzaak voor een extra medewerker niet. Volgens de heer Van Diepen zou de aansluiting bij de Nationale Ombudsman een waarborg zijn. Mevrouw De Jong geeft aan met een voorstel te komen voor de raad (via de commissie). Toezeggingen De heer van Diepen geeft aan het advies van de auditcommissie m.b.t. aanbeveling 11 (uitgangspunt is 1 maal per jaar een rapportage over klachten vanuit de externe aanbieders) door te geleiden naar het college en de PH. Standpunt commissie De reactie van het college is voor dit moment voldoende besproken in de commissie en de eventuele nadere voorstellen van fracties n.a.v. de aanbevelingen RKC worden afgewacht.

3

08. Aanbesteding BUCH accountant De heer Croux is als toehoorder aanwezig omdat hij vanaf 1 februari is benoemd als lid van de raadswerkgroep Financiën BUCH en met de heer Doorgeest namens Heiloo in de raadswerkgroep spreekt over de aanbesteding van de accountant in BUCH verband. Bespreking commissie De opzet marktverkenning en de planning van de raadswerkgroep Financiën 20 januari 2021 worden besproken. (ook n.a.v. het afsprakenlijstje). De heer Croux wordt door de VZ uitgenodigd om zijn overwegingen te delen. HOOFDLIJNEN:  De verwachting is dat niet alle kantoren zullen offreren.  Verder noemt de heer Croux de voorgestelde zware wegingsfactor van de prijs. Hiermee wordt automatisch bijna voorgesorteerd op de goedkoopste. Vraag is of dat wenselijk is. Kwaliteit is ook van belang.  Tenslotte geeft de heer Croux aan dat de planning hem wat gecomprimeerd overkomt.  De heer Hemminga stelt voor om ervaringen van andere gemeenten mee te nemen.  De heer Brouwer de Koning adviseert een duidelijke uren- indicatie te vragen (ervaringspunt van Heiloo in het verleden : dit helpt te voorkomen van hoge narekeningen door onverwacht en onaangekondigd meerwerk) Toezeggingen Geen Standpunt commissie De auditcommissie kan zich vinden in de procesaanpak. De heer Croux neemt de gemaakte opmerkingen mee en de auditcommissie wenst hem en de heer Doorgeest veel succes. 09.

Informatie-uitwisseling commissieleden Geen 21.45 uur sluiting.

4