Terugkoppeling auditcommissie 02-07-2024

Terugkoppeling vergadering van de Auditcommissie op 2 juli 2024 21:30 – 23:00 uur Voorzitter Aanwezige overige commissieleden

: :

Griffier Gasten

: :

Mart Brouwer de Koning Peter Croux (PvdA), Edith de Jong (GBH). Evert van Nass (H2000), René van Splunteren (VVD). Gerda Beeksma Rob Opdam (PH), Patrick Schouten (BUCH controller) en John Olij (accountant) en Jorien vd Beij (gemeentesecretaris).

01

Opening en mededelingen - Welkom aan de commissie en gasten en in het bijzonder aan Peter Croux. Hij is de opvolger van Greet Burkels als lid van de auditcommissie. - Ook welkom aan Ph Rob Opdam, John Olij, en de BUCH controller Patrick Schouten.

02

Agendavaststelling Akkoord.

03

Inspreekrecht Geen

04

TER ADVISERING Jaarrekening 2023 De PH en de controller en de accountant zijn uitgenodigd bij deze bespreking. De portefeuillehouder geeft eerst een korte toelichting op de stukken. Daarna licht de accountant het proces toe. De controleverklaring is in concept gereed en ligt nu bij het college voor wederhoor. Hij kan de raad nu geen eindverklaring bieden. Redenen voor de vertraging zijn m.n. de vele wisselingen van de wacht bij de BUCH, de lange doorlooptijd van de VIC en het feit dat de SISA pas half juni is aangeleverd. Hij heeft hier in de vorige auditcommissie al melding gedaan en heeft hierover ook een brief gestuurd aan de raad/auditcommissie (bijlage). Het is een BUCH-breed probleem. Omdat hij langer dan 7 jaar accountant is bij de BUCH moet zijn eigen controle ook nog in een audit worden beoordeeld, waardoor de definitieve verklaring naar zijn verwachting pas rond 20 juli vrijkomt. De controller meldt dat er al contact met de provincie is opgenomen en dat de provincie ambtelijk heeft aangegeven dat er uitstel mogelijk is (14 juli is de reguliere deadline). Ph meldt nog dat de officiële bevestiging van deze toezegging nog wel binnen moet komen. De accountant geeft alvast aan dat de conceptverklaring een goedkeurende verklaring is en dat hij niet verwacht dat dit zal veranderen. De controller licht aan de commissie toe wat de hoofdlijnen zijn van de conceptverklaring.

Het advies van de accountant is om net als de andere BUCH gemeenten de stukken vast te stellen onder voorbehoud van een goedkeurende verklaring van de accountant. Dat gebeurt vaker (opm griffier : zie ook raad van Uitgeest 4 juli 1). Donderdag 4 juli zal het college van Heiloo de verklaring naar de raad sturen en zal dit stuk op de website/IBabs worden geplaatst.

1 Vergadering Raadsvergadering (Kadernota) 04-07-2024 Gemeente Uitgeest

(raadsinformatie.nl)).

Blad 2

Toezegging : De gemeentesecretaris/Ph zegt toe de auditcommissie een juiste versie van de Jaarstukken te sturen. In de gepubliceerde versie (met de naam NIEUW) staan nog opmerkingen van de controller. Conclusie auditcommissie De auditcommissie betreurt het dat zij de conceptverklaring van de accountant nog niet heeft gezien. Deze ligt nu voor bestuurlijke reactie bij B&W en wordt op 4 juli aan de raad gestuurd. De afspraak in de commissie is dat eventuele aandachtspunten n.a.v. de accountantsverklaring onderling worden gedeeld na lezing van de conceptverklaring (vòòr de raad van 8 juli). Mocht de conceptverklaring naar de mening van de commissie leiden tot opmerkingen of problemen m.b.t. het vaststellen van de Jaarstukken, dan wordt maandag tussen de middag een TEAMS bijeenkomst georganiseerd. Eventueel zal de commissie dan voorstellen aan de raad om het stuk van de agenda te halen a.s. maandag. Er komt geen inhoudelijk advies van de auditcommissie aan de raad omdat de stukken te laat worden aangeleverd.

05

TER ADVISERING Nota actualisatie Grondexploitaties 2023 De PH en de controller zijn uitgenodigd bij deze bespreking. Het voorstel wordt kort besproken en toegelicht. Advies van de commissie : De commissie adviseert de raad ten behoeve van de vergadering van 8 juli overwegend positief over het voorstel. Edith de Jong kan zich niet vinden in het voorstel. Peter Croux heeft vragen bij de gehanteerde systematiek. Toezegging : De ph zorgt voor beantwoording van de twee technische vragen van Peter Croux. 1. Waarom worden de aanvullende tekorten Zandzoom niet eerder geraamd? 2. Waarom worden extra kosten ten behoeve A9 via investeringen geboekt in plaats van in de exploitatie?

06

07

Toezeggingenlijst Voorstel : Toezegging 2024-19 over salarisoverzichten afvoeren AKKOORD Terugkoppeling BUCH raadswerkgroep financiën 22 mei 2024 Evert van Nass doet een korte terugkoppeling onder verwijzing naar het verslag.

08

Informatie-uitwisseling commissieleden Peter Croux wil begrijpen hoe het zit met het verschil tussen de 2 FIRAP en de huidige cijfers in de jaarstukken. Ph licht toe dat dit in de voorafgaande RIA door de controller Belleman is uitgelegd. Peter Croux geeft aan dat hij dat heeft begrepen, maar dat de raming echt beter moet in de toekomst.

09

Sluiting om 23.00 uur