Technische vragen en antwoorden GBH Jaarrekening 2022.docx

Datum Aan Kopie aan Van Onderwerp

: : : : :

3 juli 2023 Gemeenteraad College Gemeentecontroller Technische vragen Jaarrekening 2022: GBH

1. In paragraaf 1.4 staat: "Helaas heeft de Sociale Verzekeringsbank (SVB) ook dit jaar bij de verantwoordingen Jeugdwet en Wmo wederom geen goedkeurende controleverklaring ontvangen (net als vorig jaar een beperking getrouwheid en afkeuring voor de rechtmatigheid). a. Welke consequenties heeft dit voor de Jaarrekening 2022 cq. het resultaat over 2022? Antwoord: Zie paragraaf 4.5 van het accountantsrapport. Het levert een (beperkte) fout op voor de getrouwheid en de rechtmatigheid. b. Welk bedrag is hiermee gemoeid? Antwoord: De accountant heeft op basis van de projectiebrieven 2022 van de SVB de fout voor de rechtmatigheid als getrouwheid bepaald op een beperkt bedrag van € 16.866 2. In paragraaf 3.2 staat over Inkoop en Aanbesteding dat het beleid niet structureel wordt nageleefd: - "Deze afwijkingen betreffen opdrachten die een-op-een zijn gegund, terwijl meervoudig ondershands had moeten worden aanbesteed. Ook ontbreekt dan een gemotiveerd afwijkingsbesluit van bestuur of college in dat geval. Vanaf 2023 moet het college over het naleven van het (eigen) inkoop- en aanbestedingsbeleid zelf rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording. - In voorkomende gevallen ontbreken dossieritems zodat de rechtmatigheid achteraf niet kan worden vastgesteld (onzekerheid)".

En over Crediteuren en Betalingsproces staat: - "het nog (structureel) ontbreken van vastlegging inzake prestatieakkoord verklaring van een levering of dienst (uit de factuurcontroles blijken overigens geen afwijkingen); - het ontbreken van een verplichting bij het aangaan van opdrachten (een periodieke verplichtingenrapportage is inmiddels ingevoerd t.b.v. het management van de Werkorganisatie BUCH). In paragraaf 3.7 over Opvolging van adviezen van de accountant lezen we in de tabel bij de punten 6 en 7 : - In de jaarrekening 2022 van de gemeente is geen paragraaf opgenomen. - Adviesnota t.b.v. oprichten van een BUCH-breed inhuurdesk. Is nog niet gerealiseerd. a. Is het college het met Gemeentebelangen Heiloo eens dat deze punten als sinds 2019 en eerder spelen? 1

Antwoord: Het klopt dat een aantal van deze thema’s in voorgaande jaren ook door de accountant zijn gerapporteerd, evenals vanuit de verbijzonderde interne controle naar voren zijn gekomen. Laat onverlet dat er wel stappen zijn gezet in de ontwikkeling hierin, zoals ook blijkt uit de passage over dit onderwerp in het rapport van de BUCH. Zo is het team inkoop uitgebreid met een aantal deskundige inkopers en wordt voorlichting gegeven aan budgethouders en kredietbeheerders. Daarnaast heeft het BUCH bestuur het onderdeel van aanbesteden ook expliciet als aandachtspunt in de begroting 2024 opgenomen, waarmee het belang dat het bestuur aan dit onderdeel hecht ook onderschreven is. b. Is het college het met Gemeentebelangen Heiloo eens dat het dit proces feitelijk niet in control is? Zo nee, waarom niet? Antwoord: In het proces zijn zeker verbeteringen mogelijk, maar het college is niet van mening dat het proces niet in control is. Dat is ook niet wat de accountant schrijft en wat uit de controleverklaringen van de accountant blijkt. Als het proces niet in control is, zouden het aantal en de omvang van de rechtmatigheidsfouten groter zijn. Overigens is het aanbesteden binnen de lokale overheid een issue dat veel vaker voorkomt, niet alleen bij de BUCH. c.

Wat heeft het college sinds 2020 gedaan om het gehele proces van inkoop en aanbesteding (van de aanbesteding zelf, het aangaan van de verplichting, het vastleggen en verantwoorden van de prestaties, het controleren op geleverde prestatie of dient en de hierbij behorende dossiervorming) te verbeteren? Graag een overzicht van acties, maatregelen met bijbehorende data. Antwoord: Zoals reeds aangegeven bij vraag 2a zijn er maatregelen genomen zoals het aannemen van deskundige inkopers, het periodiek geven van voorlichting aan budgethouders en kredietbeheerders. Daarnaast worden op basis van de uitgevoerde audits ook voorstellen gedaan ter verbetering van de verschillende processen, wat er onder andere in resulteert dat het aantal opgenomen verplichtingen toeneemt, de onderbouwing van de geleverde prestaties steeds beter loopt en we onderzoek doen naar het optimaliseren van het proces van inhuur. Dit zijn allemaal stappen die continu in ontwikkeling zijn d. Zijn de Europese aanbestedingsregels cq. eigen beleidsregels in acht genomen bij de door Heiloo aanbestede projecten Zandzoom en Verkeersonderzoeken? Zo nee, waarom niet? Zo ja, hoe? Welke andere partijen zijn wanneer ook betrokken? NB De projectleider Zandzoom is al minstens 5 jaar continu en als enige partij ingehuurd, het Verkeersonderzoeksbureau Goudappel&Coffeng al minstens 18 jaar continu en als enige partij ingehuurd.

Antwoord: Algemeen: Jaarlijks voeren we een audit uit op de inhuur, waarbij vanuit een spendanalyse naar de crediteuren gekeken wordt, waarbij een mogelijke EU aanbesteding plaats zou moeten vinden. Daar wordt gekeken, op basis van richtlijnen, naar een periode van 4 jaar. Op basis van deze spendanalyse worden dossiers gecontroleerd op de juiste aanbesteding.

2

Voor de gemeente Heiloo zijn daar geen afwijkingen van de EU aanbestedingsgrens geconstateerd. Wel zijn er afwijkingen van de eigen inkoop- en aanbestedingsregels, al dan niet met een afwijkingsbesluit. Die tellen niet mee in de oordeelsvorming voor de rechtmatigheid. Het gaat hier om twee specifieke casussen, de projectleider Zandzoom, dit wordt nader uitgezocht, en het verkeersonderzoeksbureau Goudappel & Coffeng: uit de administratie vanaf 2017 blijkt dat Goudappel & Coffeng verschillende onderzoeken heeft gedaan. In 2022 is deze crediteur ook onderdeel van de controle geweest. Daaruit blijkt dat er gemotiveerd en geautoriseerd is afgeweken van het eigen inkoopbeleid en daarmee rechtmatig is gehandeld. 3. Uit paragraaf 3.3 blijkt dat de gemeente Heiloo ook zelf externen inhuurt buiten de Werkorganisatie BUCH om. a. Waarom huurt de gemeente Heiloo zelf, en niet via de inkoop/aanbestedingsafdeling van de Werkorganisatie BUCH externen in? Graag een onderbouwing. Antwoord: Het feit dat voor een beperkt aantal externen de facturering rechtstreeks naar de gemeente Heiloo gaat, betekent niet dat de inkoop/aanbestedingsafdeling niet bij deze inhuur betrokken is. Ook in deze gevallen wordt advies ingewonnen bij de inkoop/aanbestedingsafdeling. b.

Hoeveel externen heeft de gemeente Heiloo in 2022, buiten de Werkorganisatie BUCH om, zelf ingehuurd? Graag een antwoord in termen van aantal personen, aantal fte, aantal uren, functies en totaal bedrag in euro. Antwoord: Op pagina 61 en 62 van de jaarstukken zijn de bedragen en onderverdeling aangegeven. Het gaat in totaal om circa 10 FTE die door de gemeente Heiloo is ingehuurd. c. Is de gemeente Heiloo bereid om alle externe inhuur via de Werkorganisatie BUCH te laten verzorgen met ingang van 2024? Zo nee, waarom niet? Antwoord: Nee, voor een beperkt aantal projecten die specifiek voor rekening en risico van Heiloo zijn, is het efficiënter om de facturen ook rechtstreeks bij de gemeente in te dienen. Anders zou hier een aparte plustaak gecreëerd moeten worden met een extra factuurstroom vanuit de BUCH naar de gemeente. 4. In paragraaf 6.2 over de Voortgang Aansluiting A9 staat ten aanzien van de subsidie van de Provincie NH: "De subsidie is daarna verhoogd naar € 14,2 miljoen en vervolgens naar € 16,3 miljoen. Niet duidelijk is of de provincie voor laatstgenoemde bedrag ook een formele subsidiebeschikking heeft verstuurd. a. Gemeentebelangen Heiloo vraagt het college hierbij om een kopie van deze tweede subsidiebeschikking ten bedrage van 2,1 miljoen. Antwoord: Dit wordt uitgezocht. Zodra dit bekend is, wordt het toegezonden.

3

b. De Provincie NH heeft aangegeven dat deze tweede subsidiebeschikking de laatste is; klopt dit? Zo nee, Waarom niet? Zo ja, wat betekent dit voor de bijdrage van de gemeente Heiloo aan de toekomstige kostenstijgingen van de Aansluiting A9? Antwoord: Toekomstig prijsniveau is onbekend. Als zich in de toekomst kostenstijgingen voortdoen dan wordt dit met de projectpartners besproken. c. Gemeentebelangen Heiloo vraagt het college hierbij om toezending van de Kwartaalrapportages 2022 Q3 en Q4 conform eerdere toezegging van het college. Antwoord: Deze zijn opgevraagd bij de provincie. Zodra deze zijn toegestuurd ontvangt u deze. d. In de Kwartaalrapportage 2022 Q1 en Q2 staat dat de kosten van de Aansluiting A9 medio 2023 worden geactualiseerd. Met oog op de Kadernota 2024 en de Begroting 2024 verzoekt Gemeentebelangen Heiloo om deze actualisatie tijdig bekend te maken. Of wordt aangestuurd op een 1e Begrotingswijziging 2024? Antwoord: Tegen de tijd dat de uitvoering bekend is wordt de SSK raming (Standaard Systematiek Kostenramingen) geactualiseerd zodat er een reëel beeld ontstaat van de dan te hanteren kosten. 5. Tot slot, in paragraaf 7.2 wordt melding gemaakt van een toename van het aantal ontvangen subsidies. a.

Gemeentebelangen Heiloo ontvangt graag een overzicht van de ontvangen subsidies met daarbij aangegeven van welke subsidies het resterende budget moet worden terugbetaald en van welke subsidies het resterende budget kan worden doorgeschoven naar welke jaren. Antwoord: Het overzicht ontvangen subsidies is conform de toezeggingenlijst verstrekt t.b.v. de auditcommissie op 15 juni jl. Verantwoording van de subsidies is gebeurd in de zogenaamde Sisa bijlage die onderdeel is van de jaarstukken. Op dit moment zijn er geen subsidies die terugbetaald moeten worden. In het bijzondere geval van de bekostigingsregeling Oekraïne is in de jaarrekening (voorzichtigheidshalve) een lager bedrag aan subsidie verantwoord dan waar de gemeente op basis van de aantallen recht op zou hebben. Dit zou betekenen dat als de verantwoording via de Sisa gehonoreerd wordt, dat dan in 2023 nog een extra voordeel oplevert. Zie ook pagina 100 van de jaarstukken.

4