Rapportage B&W rechtmatigheid 2025

RAPPORTAGE INTERNE CONTROLE EN RECHTMATIGHEID 2025 GEMEENTEN BERGEN, UITGEEST, CASTRICUM, HEILOO EN WERKORGANISATIE BUCH

Datum: 13 mei 2026

1

Inhoud 1. – Inleiding ............................................................................................................................3 1.1. – Rechtmatigheid ..........................................................................................................4 1.2. – Doelstelling ................................................................................................................4 1.3. – Relevante wet- en regelgeving .....................................................................................5 2. – Aanpak .............................................................................................................................5 3. – Samenvatting bevindingen .................................................................................................5 3.1. – Rechtmatigheid ..........................................................................................................6 4. – Bevindingen per proces .....................................................................................................7 4.1. – Inkoop en aanbestedingen ..........................................................................................7 4.2. – Inhuur.........................................................................................................................7 4.3.

– Crediteuren/betaalproces ...........................................................................................8 4.4. – Investeringen ..............................................................................................................8 4.5. – Personeels- en salarisadministratie .............................................................................8 4.6. – Omgevingsvergunningen .............................................................................................9 4.7. – Grondexploitatie & grondverkopen ..............................................................................9 4.8. – Wet Maatschappelijke ondersteuning (WMO)............................................................. 10 4.9. – Jeugdwet .................................................................................................................. 10 4.10. – Leerlingenvervoer ................................................................................................... 11

2

1. – Inleiding De (verbijzonderde) interne controle van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en de werkorganisatie de BUCH richt zich op het verkrijgen van inzicht vanuit de eigen organisatie in de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, zoals deze in de jaarrekening tot uitdrukking komen. Hierbij wordt onder meer aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van de processen, alsmede de risico’s en beheersingsmaatregelen die aanwezig zijn. Dit komt terug in de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Het is de verantwoordelijkheid van het college (gemeenten) en de directeur (werkorganisatie BUCH) om hierover verantwoording af te leggen. De financiële rechtmatigheid is concreet gemaakt in de volgende aspecten omtrent getrouwheid en rechtmatigheid: 1. Calculatiecriterium => vastgesteld is dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn; 2. Valuteringcriterium => vastgesteld is de juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen; 3. Adresseringscriterium => vastgesteld is de juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan; 4. Volledigheidscriterium => vastgesteld is de volledigheid dat wil zeggen dat alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook daadwerkelijk verantwoord zijn; 5.

Aanvaardbaarheidscriterium => vastgesteld is dat de financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen; 6. Leveringscriterium => vastgesteld is dat de levering heeft plaatsgevonden (ook wel aangeduid als ‘prestatielevering’); 7. Begrotingscriterium => vastgesteld is dat de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting; 8. Voorwaardencriterium => vastgesteld is dat de voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd; 9. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium => vastgesteld is dat er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt heeft plaats gevonden met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen. Van deze negen rechtmatigheidscriteria, zien de eerstgenoemde zes criteria toe op de getrouwheid en blijven van toepassing bij het vaststellen van de jaarrekening door respectievelijk het college en de algemeen directeur. Er is dus sprake van overlap. Daarom wordt over deze zes criteria niet afzonderlijk gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording. Vanzelfsprekend maken zij wel onderdeel uit van het control-framework van het college/de algemeen directeur voor het opstellen van de jaarrekening en voor de reguliere jaarrekeningcontrole van de accountant.

Laatstgenoemde drie criteria zijn van belang voor de rechtmatigheidsverantwoording. Het zijn deze aspecten die expliciet tot uitdrukking komen in de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant controleert of de toelichting van het college/de algemeen directeur op deze criteria in de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. Deze rapportage geeft inzicht in de uitkomsten van de (verbijzonderde) interne controle over 2025. Het betreft een voortgangsrapportage welke na elke halfjaar wordt aangevuld met de stand van zaken. 3

1.1. – Rechtmatigheid Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is minder omvattend dan het juridische begrip rechtmatigheid. In relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording is de financiële rechtmatigheid van belang. Er bestaat een duidelijke relatie met het financiële beheer. Immers er moet verantwoord worden dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat dus om financiële beheerhandelingen. Met ingang van het jaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording de verantwoordelijkheid van het college. Het college legt verantwoording af aan de raad omtrent de rechtmatigheid middels een standaard bij wet vastgesteld model in de jaarrekening. De accountant controleert de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording. Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens worden kort en bondig opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In de paragraaf bedrijfsvoering kan een verdere toelichting worden opgenomen. Tevens dienen alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de door de raad vastgestelde rapportagegrens opgenomen en toegelicht te worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Onder rechtmatigheidsafwijkingen worden verstaan fouten en onduidelijkheden. Er is sprake van een fout indien wet- en regelgeving niet nageleefd wordt in relatie tot de rechtmatigheidscriteria.

Indien deskundigen en/of adviseurs van mening verschillen over de rechtmatigheid van een financiële beheerhandeling die ten grondslag ligt aan baten, lasten en balansmutaties wordt er gesproken van een onduidelijkheid. De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag waarboven het college de rechtmatigheidsafwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Deze verantwoordingsgrens betreft 2% van de totale lasten van de gemeente (exclusief toevoegingen aan reserves). Deze grens is van toepassing op fouten en onduidelijkheden. Fouten en onduidelijkheden worden daarbij bij elkaar opgeteld. Daarnaast geeft de raad aan boven welk bedrag individuele fouten en onduidelijkheden toegelicht moeten worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Dit wordt de rapportagegrens genoemd. De commissie BBV adviseert om zowel de verantwoordingsgrens als de rapportagegrens op te nemen in de verordening artikel 212 GW of in een beleidsnota rechtmatigheid/normenkader. Voor de BUCH-gemeenten en de BUCH zijn de volgende percentages en bedragen vastgesteld: BUCH Bergen Uitgeest Castricum Heiloo Verantwoordingsgrens 2% 2% 2% 2% 2% Rapportagegrens € 50.000 € 75.000 € 75.000 € 75.000 € 75.000

1.2. – Doelstelling De verbijzonderde interne controle heeft als doel om inzicht te geven in de financiële beheersing van de werkorganisatie. Het is een proces om te waarborgen dat financiële beheerhandelingen getrouw en rechtmatig worden uitgevoerd. Hierbij is het van belang dat uitgevoerde interne controles zichtbaar (in de vorm van bewijs) worden vastgelegd en dat de resultaten worden gecommuniceerd in een rapportage aan het management, bestuur en de controlerend accountant. De doelstelling is dat de verbijzonderde interne controle van een dusdanig niveau is dat de extern controlerend accountant bij haar controlewerkzaamheden gebruik kan maken van de werkzaamheden en conclusies die voortkomen uit de verbijzonderde interne controle en daarmee deze rapportage.

4

1.3. – Relevante wet- en regelgeving De verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd op basis van het wettelijk kader. Dit kader is vertaald in het normenkader en wordt jaarlijks geactualiseerd aan de hand van de nieuwe wet- en regelgeving. Voor de van toepassing zijnde wet- en regelgeving wordt verwezen naar het vastgestelde normenkader.

2. – Aanpak De (verbijzonderde) interne controle kent een aanpak gebaseerd op een model waarin drie lagen onderkent worden. Deze rapportage van de verbijzonderde interne controle geeft invulling aan de onder de derde laag genoemde rapportage.

3. – Samenvatting bevindingen De bij de verbijzonderde interne controle betrokken processen, zijn als volgt. Niet voor alle processen zijn bevindingen geconstateerd welke betrekking hebben op de rechtmatigheid. In dat geval zijn deze processen verder in deze rapportage achterwege gelaten: – Inkoop en aanbestedingen – Crediteuren/betaalproces – Debiteuren – Investeringen – Personeels- en salarisadministratie – Declaratie personeel 5

– Omgevingsvergunningen – Grondexploitatie – Grondverkopen – Wet Maatschappelijke ondersteuning (WMO) – Jeugdwet – Leerlingenvervoer

3.1. – Rechtmatigheid Ten aanzien van de rechtmatigheid zijn bij de volgende processen bevindingen opgenomen. Deze dienen mogelijk opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording en/of toegelicht te worden in de paragraaf bedrijfsvoering: Proces

Aantal afwijkingen rechtmatigheid

WMO Jeugd Leerlingenvervoer Personeels- en salarisadministratie Omgevingsvergunningen Inkopen en (Europees) Aanbestedingsbeleid Inhuur Totaal

Proces Inkopen en (Europees) Aanbestedingsbeleid

BUCH

20 7 4 1 2 31 6 71

Bergen

1.285.877 1.236.484

Inhuur

3.523

Eindtotaal

53.445

3.611.818

2.055

449.257 586.755 1.873

23.050-

21.177-

2.552

12.276

20.406

878.364

878.364

Leerlingenvervoer

392.529

102.151

Jeugd Personeels- en salarisadministratie

9.968

6.150

Eindtotaal

€ 20.406 € 27.622 € 1.008.467 € 884 € -21.177 € 3.611.818 € 878.364 € 5.526.384

Uitgeest Castricum Heiloo

Omgevingsvergunningen WMO

Bedrag afwijkingen rechtmatigheid

280.287 233.500 97

11.406

884 2.085.699 1.643.388

1.008.467 27.622 884

163.801

734.067 820.887

5.526.384

6

4. – Bevindingen per proces Onderstaand zijn per relevant proces de bevindingen ten aanzien van financiële rechtmatigheid en/of getrouwheid opgenomen, welke voortkomen uit de (verbijzonderde) interne controle.

4.1. – Inkoop en aanbestedingen Door middel van een integrale controle op alle crediteuren met een besteding boven de € 200.000 over de afgelopen vier jaar (spendanalyse), wordt vastgesteld of sprake is geweest van onrechtmatigheden ten aanzien van de Europees aanbestedingswet- en regelgeving. Er wordt vastgesteld of ten onrechte niet Europees is aanbesteed. Onderstaand betreft een tabel met per organisatie de weergave van het aantal gecontroleerde dossiers, de gecontroleerde hoeveelheid uitgaven over de afgelopen vier jaar en het aantal onrechtmatig bevonden dossiers: Aantal dossiers Bergen Uitgeest Castricum Heiloo BUCH

115 54 108 81 117

Totaal gecontroleerd (2022-2025) 344.022.798 130.460.596 354.538.922 194.951.583 181.466.574

Aantal onrechtmatig 11 1 4 5 11

4.2. – Inhuur Voor de analyse op inhuur zijn de uitgaven aan inhuur integraal gecontroleerd voor de vijf organisaties over de afgelopen vier jaar. Hierbij is op functie- en inhuurniveau gekeken naar onrechtmatige bestedingen. Het grootste deel wordt via werkorganisatie BUCH ingehuurd. De afspraak is dat alle inhuur via de werkorganisatie verloopt. Alle geconstateerde onrechtmatigheden hebben dan ook betrekking op de werkorganisatie. Onderstaand is een overzicht opgenomen op functieniveau van de onrechtmatigheden voor de jaarschijf 2025: Functie WABO Vergunningverleners Strategisch projectleider Beleidsadviseur sociaal domein Juridisch adviseur vergunningen Privacy officers Ondersteuning bezwaar en beroep Totaal

Aantal onrechtmatig 9 1 1 2 2 1 16

Onrechtmatig 457.687 13.276 129.294 160.535 52.293 65.280 878.364

7

4.3. – Crediteuren/betaalproces De interne controle van het proces crediteuren en betalen richt zich voornamelijk op de vraag of bepaalde processtappen zijn uitgevoerd dan wel bepaalde documenten aanwezig zijn. Dit met het doel om vast te stellen of de juiste bedragen in rekening zijn gebracht en of deze bedragen tijdig zijn betaald naar het juiste IBAN-nummer. De populatie betreft alle facturen die niet zijn betrokken bij een ander proces.

Aantal €

Gecontroleerd 267 € 12.273.518

Prestatie niet verklaard 24 € 292.227

Percentage 9% 2,4%

Onderstaand betreft een tabel waarin is opgenomen hoeveel procent van de prestaties niet verklaard konden worden per gemeente. Dit is het resultaat van herhaaldelijk achteraf uitvragen door het auditteam en geeft derhalve geen goed beeld van hoe prestatieverklaring binnen de organisatie onderdeel is van het werkproces. Anders gezegd is het gelukt om 97,6% van de prestaties te verklaren. Bergen € 76.954 2,7%

BUCH € 153.319 6,4%

Castricum € 32.715 1,5%

Heiloo € 26.369 1,5%

Uitgeest € 2.870 0,1%

Eindtotaal € 292.227 2,4%

4.4. – Investeringen In de interne controle wordt voor het proces investeringen verschillende controles uitgevoerd die betrekking hebben op de vastlegging in de administratie en op de rechtmatigheid van de investering in het kader van de Nota vaste activa en de financiële verordening. Er zijn geen bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheid geconstateerd. Aantal Interne Controle Opzet Bestaan (lijncontrole) Werking 1e halfjaar 2025 Werking 2e halfjaar 2025

1 1 65 53

Aantal Verbijzonderde Interne Controle 1 1 65 53

4.5. – Personeels- en salarisadministratie De interne controle van het proces personeels- en salarisadministratie is gericht op mutaties van indienst- en uitdiensttreding van medewerkers. Hierbij wordt de relatie met de financiële mutatie gecontroleerd. Ten aanzien hiervan is voor één controle een onrechtmatigheid geconstateerd.

8

Aantal Interne Controle Opzet Bestaan (lijncontrole) Werking 1e kwartaal 2025 Werking 2e kwartaal 2025 Werking 3e kwartaal 2025 Werking 4e kwartaal 2025

0 0 12 12 12 12

Aantal Verbijzonderde Interne Controle 1 1 4 4 4 4

Bevindingen Bevinding Ontslagdatum besluit vs PSA

Entiteit Bergen

Soort Aard Onzekerheid Rechtmatigheid

Impact Incidenteel

Bedrag € 884

4.6. – Omgevingsvergunningen Voor de controle op omgevingsvergunningen worden de behandelde aanvragen afgezet tegen geldende wet- en regelgeving. De controle heeft betrekking op de hoogte van de vergunning, de duur van de aanvraag en de wettelijk gestelde eisen. Daarbij zijn de volgende aantallen gecontroleerd. Ten aanzien hiervan is voor twee controles een onrechtmatigheid geconstateerd. Aantal Interne Controle Opzet Bestaan (lijncontrole) Werking 1e halfjaar 2025 Werking 2e halfjaar 2025

0 0 12 12

Aantal Verbijzonderde Interne Controle 0 0 4 5

Bevindingen Bevinding Leges vrijstelling artikel 4 niet toegepast. Verkeerd ingerichte legesregel. Te weinig in rekening gebracht.

Entiteit Soort Aard Castricum Fout Rechtmatigheid

Impact Incidenteel

Heiloo

Structureel € -23.050

Fout

Rechtmatigheid

Bedrag € 1.873

4.7. – Grondexploitatie & grondverkopen De controle op grondexploitatie bestaat uit een inhoudelijke controle op de geboekte facturen. Gecontroleerd wordt of voldaan wordt aan boekings- en factuurvereisten en of de factuur betrekking heeft op de betreffende grondexploitatie.

9

De controle op grondverkopen bestaat uit een toets op onder andere wet- en regelgeving, hoogte van de verkoopprijs en financiële verwerking. Geconstateerde bevindingen hebben geen betrekking op de rechtmatigheid, maar op de interne organisatie en zijn derhalve niet opgenomen. Aantal Interne Controle Opzet Bestaan (lijncontrole) Werking 1e halfjaar 2025 Werking 2e halfjaar 2025

0 0 10 16

Aantal Verbijzonderde Interne Controle 0 0 3 15

4.8. – Wet Maatschappelijke ondersteuning (WMO) Voor de controle op het proces WMO worden beheersmaatregelen voor een aantal steekproeven onderzocht en vastgelegd. De uitkomsten ten aanzien van rechtmatigheid zien toe op recht, hoogte en duur van de afgegeven voorziening. In een aantal gevallen zijn fouten of onzekerheden geconstateerd. Aantal Interne Controle Opzet Bestaan (lijncontrole) Werking 1e kwartaal 2025 Werking 2e kwartaal 2025 Werking 3e kwartaal 2025 Werking 4e kwartaal 2025

Aantal Verbijzonderde Interne Controle 1 1 7 7 7 4

0 0 20 21 21 12

Bevindingen Soort Fout Onzekerheid Eindtotaal

Bergen € 2.593 € 930 € 3.523

Castricum € 2.552 € 2.552

Heiloo € 10.752 € 671 € 11.423

Uitgeest € 2.656 € 2.656

Eindtotaal € 18.553 € 1.601 € 20.154

4.9. – Jeugdwet Voor de controle op het proces Jeugdwet worden beheersmaatregelen voor een aantal steekproeven onderzocht en vastgelegd. De uitkomsten ten aanzien van rechtmatigheid zien toe op recht, hoogte en duur van de afgegeven voorziening. In een aantal gevallen zijn fouten of onzekerheden geconstateerd.

10

Aantal Interne Controle Opzet Bestaan (lijncontrole) Werking 1e kwartaal 2025 Werking 2e kwartaal 2025 Werking 3e kwartaal 2025 Werking 4e kwartaal 2025

Aantal Verbijzonderde Interne Controle 1 1 6 7 6 3

0 0 16 20 18 9

Bevindingen Soort Fout Onzekerheid Eindtotaal

Bergen € 9.348 € 620 € 9.968

Castricum € 97 € 97

Heiloo

Uitgeest

€ 11.406 € 11.406

€ 6.150 € 6.150

Eindtotaal € 9.445 € 18.176 € 27.621

4.10. – Leerlingenvervoer Het proces leerlingenvervoer is uitbesteed aan een externe partij. Deze partij verzorgt het proces van aanvraag tot en met besluit. Voor de interne controle was onvoldoende informatie beschikbaar van deze partij om het recht op leerlingenvervoer vast te kunnen stellen. Dit leidt tot een onzekerheid in de rechtmatigheid. Bevindingen Soort Onzekerheid

Bergen € 392.529

Castricum € 280.287

Heiloo € 233.500

Uitgeest € 102.151

Eindtotaal € 1.008.467

11