Raadsvoorstel Zienswijze bestemming van het rekeningresultaat 2025 en de begroting 2027 RHCA

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Commissie Datum commissie Soort agendering Agendapunt Team Opsteller Datum B&W besluit Bijlagen: Onderwerp

:

RAADSVOORSTEL 22 juni 2026 D973277 30 april 2026 Mascha ten Bruggencate Raadscommissie 1 juni 2026 BV - Informatiebeheer Jesper Vegting 12 mei 2026 3 Zienswijze bestemming van het rekeningresultaat 2025 en de begroting 2027 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA)

Voorgesteld besluit De raad besluit: 1. De volgende zienswijze af te geven ten aanzien van de bestemming van het rekeningresultaat 2025 van de GR RHCA: a. Het negatieve saldo van € 2.323 uit de algemene reserve te onttrekken, zodat deze hierna de omvang van € 79.904 vormt, en daarmee lager is dan de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal (€ 87.609); 2. Geen aanleiding te zien voor het afgeven van een zienswijze op de begroting 2027 van de GR RHCA; 3. Deze zienswijze, door het toesturen van het ondertekende raadsbesluit, aan het bestuur van de GR RHCA kenbaar te maken.

Geheimhouding  Ja  Nee

Pagina 1 van 7

RAADSVOORSTEL INLEIDING In voorliggend voorstel ligt een concept zienswijze aan uw raad voor ten aanzien van de bestemming van het rekeningresultaat opgenomen in de jaarstukken 2025, en de begroting 2027 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Eén en ander conform het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), de gemeenschappelijke regeling GR RHCA en de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019 (FUGR). Eerder dit jaar heeft uw raad een zienswijze kunnen afgeven op de kadernota 2027 van de GR RHCA. Dit om de raden vroegtijdig in de gelegenheid te stellen te sturen op de beleidsmatige en financiële uitgangspunten van de GR RHCA. De input van de deelnemende gemeenteraden kan op die wijze worden verwerkt in de nu voorliggende begroting 2027. De gemeente is aangesloten bij de GR RHCA, dat de wettelijke archieftaak uitvoert voor de archiefbestanden met historische waarde, die conform de Archiefwet, naar een officiële archiefbewaarplaats overgebracht moeten worden. Daar worden de fysieke archieven in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard en zijn in beginsel voor iedereen toegankelijk voor raadpleging. Digitale archieven worden opgeslagen in het E-depot. INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vormt het wettelijk kader.

Daarnaast is de werkwijze vastgelegd in diverse bovenregionale regelingen, te weten de Gemeenschappelijke Regeling zelf en de door de raden in Noord-Holland Noord vastgestelde Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR 2019). TOELICHTING OP HET VOORSTEL Jaarrekening 2025 In de programmaverantwoording (p. 5-13 van de Jaarrekening 2025) staat een uitgebreide toelichting van de uitgevoerde werkzaamheden voor de deelnemende gemeenten. Voor de gemeente Heiloo springt de livegang van het WOO loket in het oog. Op dit digitale platform publiceert de gemeente haar afgehandelde WOO-verzoeken waarmee voldaan wordt aan de eis tot actieve openbaarmaking. Daarnaast is het Regionaal Historisch Centrum belast met het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden bij de deelnemende gemeenten. Jaarlijks wordt er op basis van de door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) verslag uitgebracht aan het college an B&W. in 2025 is dit opnieuw gebeurt. Naast de toezichthoudende taak heeft het Regionaal Historisch Centrum ook een wettelijke adviestaak. Team Archiefinspectie geeft het hele jaar door advies (binnen de kaders van archiefwet- en regelgeving) over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, bewaarstrategie, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer.

Uit de stukken van 2025 blijkt dat het resultaat over 2025 € 2.323 negatief bedraagt. Dit komt met name doordat de kosten van digitaal archiveren en het realiseren van het WOO loket hoger waren dan begroot. Doordat de opbrengsten van de realisatie en de opbrengsten van aanvullende diensten ook hoger waren dan begroot is het verliest beperkt gebleven. Met betrekking tot de rechtmatigheid is de verantwoordingsgrens overschreden. Hierover is in de programmaverantwoording gerapporteerd.

Pagina 2 van 7

De onrechtmatigheden (overschrijding van de toegestane kosten met € 142.000 en een investering in de vervanging van de vloerbedekking van € 37.000 met gebruikmaking van een ongebruikt investeringskrediet uit een eerder jaar) passen in het beleid van het Regionaal Historisch Centrum en er staan goeddeels aanvullende baten tegenover. Het resultaat is zeer beperkt negatief zodat gesteld kan worden dat er sprake is van een verantwoorde bedrijfsvoering. Er wordt voorgesteld om het negatieve saldo uit de algemene reserve te onttrekken. De algemene reserve is hoog genoeg om dit verlies op te vangen en binnen de maximale 2,5% van het kostentotaal te blijven. Op basis van de bovenstaand informatie is het advies om de volgende zienswijze in te dienen: • Het negatieve saldo van € 2.323 uit de algemene reserve te onttrekken, zodat deze hierna de omvang van € 79.904 vormt, en daarmee lager is dan de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal. Programmabegroting 2027 In 2027 worden de kerntaken van het Regionaal Historisch Centrum voortgezet. Twee thema's zullen daarbij extra aandacht krijgen: het duurzaam bewaren van de digitale overheidsinformatie in het e-depot en het vergroten van de digitale dienstverlening aan burger en aangesloten overheden. Het project E-depot loopt volgens planning. De gemeente Heiloo is hierop aangesloten.

Voor de digitale dienstverlening zullen bestaande producten verder ontwikkeld worden (bijvoorbeeld het E-loket bouwdossiers en het WOO-loket). Tevens zal worden gewerkt aan de vernieuwing van de website in verband met het beschikbaar komen van een nieuwe versie van het systeem waarmee de collectie beheerd en beschikbaar gesteld wordt. Hier wordt ook de techniek linked open data beschikbaar gesteld waarbij het makkelijker wordt om verbanden binnen de collectie bloot te leggen door de gebruiker en zo makkelijker in de collectie te zoeken. Andere punten die in de begroting terug te vinden zijn, zijn onder meer het uitvoeren van de overige wettelijke taken: advies- en inspectietaak en beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet 1995. Ook het digitaliseringsbeleid, waarmee meer bronnen gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger zal aandacht blijven krijgen, evenals het via de website, social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis en de eigen collectie onder de aandacht van het brede publiek brengen. De wens is om dit milieubewust te doen door zowel de digitale als de analoge archieven slimmer en groener beheerd worden.

Onder meer door de klimaatbeheersing in het depot aan te pakken en bij digitale producten in te zetten op Green-IT waarbij gekeken wordt naar impact van digitale producten op het milieu.

Pagina 3 van 7

In onderstaande tabel is de gemeentelijke bijdrage voor 2027 weergegeven:

Op basis van de bovenstaand informatie is het advies om geen zienswijze in te dienen omdat het bestaande beleid wordt voortgezet het nieuwe beleid aansluit bij hetgeen in de Kadernota 2027 beschreven is. DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Gelet op het bepaalde in artikel 25 Gemeenschappelijke Regeling RHCA en artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen is de GR RHCA verplicht de jaarstukken aan te bieden zodat de raad als controlerend orgaan een zienswijze in kan dienen over de financiële ontwikkelingen bij het DB van de GR RHCA. Ook zijn de kaders opgesteld in de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord. Er zijn geen alternatieven. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE De voorgestelde zienswijze is opgesteld voor de gemeente Heiloo. De zienswijze is in BCH- verband afgestemd om waar mogelijk en wenselijk gezamenlijk op te trekken richting GR RHCA . Tijdens de regionale raadsinformatieavond van de Regio Alkmaar bent u in de gelegenheid gesteld in gesprek te gaan met de vertegenwoordigers van de diverse gemeenschappelijke regelingen en onderling uw zienswijzen af te stemmen met de raden in de Regio Alkmaar. Eveneens zijn de concept zienswijzen van de raden in de regio met u gedeeld.

Pagina 4 van 7

RISICO’S Begin 2026 zijn de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum: 1. Minder opbrengsten depotgebruik derden 2. Hogere energiekosten Minder opbrengsten depotgebruik derden Het risico dat verhuurcontracten voor archiefruimte worden opgezegd is een continu aanwezig risico. De overeenkomsten betreffen voornamelijk lang lopende contracten, dus de kans dat een van de partijen de overeenkomst opzegt wordt laag ingeschat. Er wordt uitgegaan van een lage kans op dit risico. Hogere energiekosten In 2025/6 is een renovatie en verduurzaming van de klimaatinstallatie uitgevoerd, die zal leiden tot een lager energieverbruik. De hierdoor verminderde energievraag en het gebruik van hernieuwbare energie (zonnepanelen, warmte-koude opslag) zou moeten leiden tot lagere kosten. Aan de andere kant is er vanwege de huidige ontwikkelingen op de energiemarkt ook sprake van stijgende prijzen. Het is dus wel duidelijk dat er een positief effect zal zijn van de verduurzaming op het energieverbruik, maar gezien de huidige ontwikkelingen op de energiemarkt en daaraan verbonden prijsstijgingen, is het nog niet duidelijk wat dit uiteindelijk betekent voor de uiteindelijke lasten.

Op basis van de verwachte effecten van de renovatie van de klimaatinstallatie en de huidige ontwikkelingen op de energiemarkt wordt dan ook een beperkt maar hoog risico ingeschat. Volgens de definitie dat alleen de Algemene Reserve het weerstandsvermogen vormt, is na bestemming van het resultaat voldoende weerstandsvermogen aanwezig om het benodigde bedrag te dekken. De conclusie is dat het Regionaal Archief beschikt over voldoende weerstandscapaciteit om de huidige risico’s voor 2026 te dekken. Voor de periode erna is dat uiteraard niet zeker in verband met afhankelijkheid van nu nog niet te voorziene ontwikkelingen.

Pagina 5 van 7

FINANCIËN Jaarstukken 2025 Het resultaat over 2025 bedraagt € 2.323 negatief. Er wordt voorgesteld om dit bedrag uit de algemene reserve te onttrekken waardoor het tekort opgevangen wordt. Begroting 2027 In de begroting 2027 wordt 93,7% van alle inkomsten van het Regionaal Archief gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en voor 6,3% met overige inkomsten. De overige inkomsten bestaan met name uit de vergoedingen voor de beschikbaarstelling van archiefruimte aan derden. De deelnemende gemeenten ontvangen voor de gemeentelijke bijdragen kwartaalnota’s welke zijn gebaseerd op de begroting. Gemeenten en waterschappen (maar ook andere organisaties) nemen (tegen betaling van de kosten) extra diensten van het archief af, bijvoorbeeld voor opslag van digitaal materiaal. Verder verricht het Regionaal Archief op commerciële basis diensten voor derden. Het Archief is actief in het verwerven van fondsen ten behoeve van de uitvoering van projecten. De bijdrage die de deelnemende gemeenten aan het Regionaal Archief beschikbaar stellen, wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de regels die hiervoor regionaal afgesproken zijn in de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen (FUGR). Jaarlijks worden hiervoor de uitgangspunten in de kadernota vastgesteld.

Hiernaast is het Regionaal Archief in het verleden in staat gebleken externe financiering te realiseren om de gemeentelijke bijdrage zoveel mogelijk te beperken. De toekomst zal moeten uitwijzen of dit mogelijk blijft. Hoewel dit een risico omvat, is de verwachting dat dit de komende jaren in ieder geval nog wel het geval blijft. De indexering van de gemeentelijke bijdrage die voor 2027 is gehanteerd, is gebaseerd op de vastgestelde uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen. De gehanteerde percentages zijn door het Algemeen Bestuur vastgesteld. De indexering voor de loonontwikkeling bedraagt voor dit jaar 8,4%. In het kader van prijsstijging is uitgegaan van 5,7%. Met een vastgestelde verhouding tussen loon- en prijsgerelateerde onderdelen van de begroting van 70-30, resulteert een afgerond indexpercentage van 7,60%, welk is toegepast op de gemeentelijke bijdrage. Hiernaast is een extra bijdrage in de begroting verwerkt van € 0,05 per inwoner in verband met het gestegen opslagkosten van digitale archieven. Deze extra bijdrage is vastgesteld bij de Kadernota 2027. In de tabel onder Toelichting op dit voorstel is de uiteindelijke gemeentelijke bijdrage opgenomen. Alle lasten zijn opnieuw ingeschat. Hierbij is rekening gehouden met de meest recente inzichten per maart 2026. De baten en lasten leiden tot een sluitende begroting voor 2027. DUURZAAMHEID N.v.t.

PARTICIPATIE N.v.t. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na besluitvorming wordt het dagelijks bestuur van GR RHCA door toezending van het getekende raadsbesluit geïnformeerd over de zienswijze van uw raad. Het dagelijks bestuur formuleert een bestuurlijke reactie op de zienswijzen van de deelnemende gemeenteraden en legt deze voor aan het algemeen bestuur van 1 juli 2026. Het algemeen

Pagina 6 van 7

bestuur betrekt deze bij de definitieve besluitvorming. De raden worden hier vervolgens per brief over geïnformeerd. BIJLAGEN 1. Aanbiedingsbrief stukken GR RHCA 2. Jaarstukken 2025 GR RHCA 3. Begroting 2027 GR RHCA ACHTERLIGGENDE DOCUMENTEN Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Heiloo

{{ A. Babaoğlu gemeentesecretaris

esl:Signer1:Captur:si

ze(200,70)}} M. ten Bruggencate burgemeester

Pagina 7 van 7