Raadsvoorstel zienswijze bestemming rekeningresultaat 2024 en begroting 2026 RHCA

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Commissie Datum commissie Soort agendering Agendapunt Team Opsteller Datum B&W besluit Bijlagen: Onderwerp

:

RAADSVOORSTEL 23 juni 2025 D865487 13 mei 2025 Mascha ten Bruggencate Raadscommissie 10 juni 2025

BV - Informatiebeheer Jesper Vegting 20 mei 2025 3 Zienswijze bestemming van het rekeningresultaat 2024 en de begroting 2026 GR RHCA

Voorgesteld besluit 1. De volgende zienswijze af te geven ten aanzien van de bestemming van het rekeningresultaat 2024 van de GR RHCA: a. Een bedrag van € 6.940 aan de algemene reserve toe te voegen, zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 82.227); b. Het restant van het positieve resultaat, € 33.875, te bestemmen voor een in te stellen bestemmingsreserve ‘ Innovatie & Achterstanden’. 2. Geen aanleiding te zien voor het afgeven van een zienswijze op de begroting 2026 van de GR RHCA; 3. Deze zienswijze, door het toesturen van het ondertekende raadsbesluit, aan het bestuur van de GR RHCA kenbaar te maken. Geheimhouding  Ja  Nee

Pagina 1 van 7

RAADSVOORSTEL INLEIDING In voorliggend voorstel ligt een concept zienswijze aan uw raad voor ten aanzien van de bestemming van het rekeningresultaat opgenomen in de jaarrekening 2024, en de begroting 2026 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (GR RHCA). Eén en ander conform het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), de gemeenschappelijke regeling GR RHCA en de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen 2019 (FUGR). Eerder dit jaar heeft uw raad een zienswijze kunnen afgeven op de kadernota 2026 van de GR RHCA. Dit om de raden vroegtijdig in de gelegenheid te stellen te sturen op de beleidsmatige en financiële uitgangspunten van de GR RHCA. De input van de deelnemende gemeenteraden kan op die wijze worden verwerkt in de nu voorliggende begroting 2026. De gemeente is aangesloten bij de GR RHCA, dat de wettelijke archieftaak uitvoert voor de archiefbestanden met historische waarde, die conform de Archiefwet, naar een officiële archiefbewaarplaats overgebracht moeten worden. Daar worden de fysieke archieven in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard en zijn in beginsel voor iedereen toegankelijk voor raadpleging. Digitale archieven worden opgeslagen in het E-depot. Jaarlijks verantwoordt het RHCA haar handelen in haar jaarstukken en stelt een begroting vast, waarop steeds een zienswijze wordt afgegeven.

INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vormt het wettelijk kader. Daarnaast is de werkwijze vastgelegd in diverse bovenregionale regelingen, te weten de Gemeenschappelijke Regeling zelf, de door de raden in Noord-Holland Noord vastgestelde Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR 2019) en de notitie ‘Informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen’. Conform artikel 34b van de Wgr sturen de gemeenschappelijke regelingen de jaarstukken en de begroting naar de deelnemende gemeenten. De raden worden in de gelegenheid gesteld een zienswijze op de ontwerp begroting naar voren te brengen (artikel 35 derde lid). Eenzelfde procedure is van toepassing op wijzigingen van de begroting in het lopende jaar. Daarnaast is in het kaderstellen besluit m.b.t. de nieuwe Wgr afgesproken dat de raden een zienswijze kunnen afgegeven op de bestemming van het rekeningresultaat bij de jaarrekening (voorheen was dit op de jaarrekening zelf). In artikel 4 van de FUGR is geregeld dat de raden hun zienswijze tot en met 25 juni kenbaar kunnen maken aan de gemeenschappelijke regelingen. TOELICHTING OP HET VOORSTEL In het jaarverslag (pagina 5-13 bijlage “Jaarstukken 2024 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar”) staat een uitgebreide toelichting over de uitgevoerde werkzaamheden voor de deelnemende gemeenten.

Pagina 2 van 7

Naast de toezichthoudende taak heeft het Regionaal Archief ook een wettelijke adviestaak Team Archiefinspectie geeft het hele jaar door advies (binnen de kaders van archiefwet- en regelgeving) over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, bewaarstrategie, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer. Uit de stukken van 2024 blijkt dat het resultaat over 2024 € 40.815 positief bedraagt. De algemene reserve is lager dan 2,5% van de lasten. Omdat de algemene reserve als doel heeft onverwachte en niet begrote kosten te dekken zodat bij tegenvallers niet meteen een beroep gedaan zou hoeven te worden gedaan op de deelnemers wordt voorgesteld om een bedrag van € 6.940 aan de algemene reserve toe te voegen zodat dit de maximale omvang van het 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 82.227). Er komen in korte tijd veel ontwikkelingen op digitaal gebied af op het Regionaal Archief Alkmaar, en er zijn nog steeds achterstanden in beschrijving en beheer van archieven en collecties liggen die in de coronaperiode zijn ontstaan. Door het restant van het positieve resultaat (€ 33.875) in te stellen voor een bestemmingsreserve ‘Innovatie & Achterstanden) ontstaat er budget om deze achterstanden weg te werken en aandacht te besteden aan de digitale ontwikkelingen. In de Kadernota 2026 zijn voorstellen gedaan om bezuinigingen uit te voeren.

Waarbij de scenario’s zijn uitgewerkt voor een taakstellende bezuiniging van 3%, 5% en 7%. Door de BCH-gemeenten is de zienswijze afgegeven om in te zetten op een bezuiniging van 3%. Onder de andere deelnemers van de GR RHCA waren er vier gemeenten die voor 0% kozen omdat een bezuiniging een minimale besparing voor de gemeenten zal realiseren met een groot risico ten aanzien van de dienstverlening. Eén andere gemeente had dezelfde zienswijze als de BCH-gemeenten waardoor er vier gemeenten een zienswijze van 3% hebben afgegeven. Er was 1 gemeente die een zienswijze van 5% aan bezuinigingen heeft afgegeven. Het bestuur van de GR RHCA heeft in reactie op de verschillende zienswijzen besloten in te zetten op een bezuiniging van 3% op de gemeentelijke bijdragen. De gemeentelijke bijdragen zien er dan als volgt uit:

Pagina 3 van 7

Bij de taakstellende bezuiniging van 3% is ernaar gestreefd om de taken die het Regionaal Archief voor de gemeenten en inwoners uitvoert, zoveel mogelijk te ontzien. Gestreefd wordt naar lagere energielasten en hogere eigen inkomsten. Daarnaast is het budget voor het scannen van archiefstukken gehalveerd en is na indexering een vermindering van het budget voor inhuur van personeel van derden doorgevoerd. Op basis van de bovenstaand informatie is het advies om de volgende zienswijze in te dienen: Ten aanzien van het rekeningresultaat bij de jaarrekening 2024 wordt voorgesteld de positieve zienswijze af te geven: - Een bedrag van € 6.940 aan de algemene reserve toe te voegen, zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 82.227); - Het restant van het positieve resultaat, € 33.875, te bestemmen voor een in te stellen bestemmingsreserve ‘ Innovatie & Achterstanden’. Ten aanzien van de Programmabegroting 2026 wordt voorgesteld om een positieve zienswijze af te geven omdat de bestuur van de GR RHCA gehoor gegeven heeft aan de zienswijze die de BCH-gemeenten afgegeven hebben en inzet op een taakstellende bezuiniging van 3%. Op basis van de bovenstaand informatie is het advies om de volgende zienswijze in te dienen: a.

Een bedrag van € 6.940 aan de algemene reserve toe te voegen, zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 82.227); b. Het restant van het positieve resultaat, € 33.875, te bestemmen voor een in te stellen bestemmingsreserve ‘ Innovatie & Achterstanden’. Geen aanleiding te zien voor het afgeven van een zienswijze op de begroting 2026 van de GR RHCA

DOOR HET COLLEGE OVERWOGEN ALTERNATIEVEN Gelet op het bepaalde in artikel 25 Gemeenschappelijke Regeling RHCA en artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen is de GR RHCA verplicht de jaarstukken aan te bieden zodat de raad als controlerend orgaan een zienswijze in kan dienen over de financiële ontwikkelingen bij het DB van de GR RHCA. Ook zijn de kaders opgesteld in de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord. Er zijn geen alternatieven. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE De voorgestelde zienswijze is opgesteld voor de Gemeente Heiloo. De zienswijze is BCHbreed afgestemd om waar mogelijk en wenselijk gezamenlijk op te trekken richting GR RHCA. Tijdens de regionale raadsinformatieavond van de Regio Alkmaar bent u in de gelegenheid gesteld in gesprek te gaan met de vertegenwoordigers van de diverse gemeenschappelijke regelingen en onderling uw zienswijzen af te stemmen met de raden in de Regio Alkmaar. Eveneens zijn de concept zienswijzen van de raden in de regio met u gedeeld.

Pagina 4 van 7

RISICO’S De volgende risico’s zijn door het bestuur van de GR RHCA benoemd: 1. Minder opbrengst aanvullende diensten; er is een constant aanwezig risico dat verhuurcontracten voor archiefruimte worden op gezegd. Deze contracten betreffen voornamelijk lang lopende contracten, dus de kans dat een van de partijen de overeenkomst opzegt wordt laag inschat (25%). Het weerstandsvermogen is voldoende om dit risico op te vangen. 2. Hogere energiekosten; in 2025 wordt gestart met het verduurzamen van de klimaatinstallatie van het gebouw. Dit zou, in combinatie met het gebruik van hernieuwbare energie, moeten leiden tot lagere kosten. Het gebouw zal echter nooit helemaal energieneutraal kunnen worden. Daarom moet er energie ingekocht moeten blijven worden. De verduurzaming zal een positief effect op de kosten hebben, maar de grillige energiemarkt kan hogere kosten met zich meebrengen. Daarom wordt op dit punt een beperkt, maar hoog risico ingeschat.

De Algemene Reserve bedraagt per eind 2024 € 75.287. Over 2024 is een positief resultaat behaald van € 40.815. Volgens de definitie dat alleen de Algemene Reserve het weerstandsvermogen vormt, is na bestemming van het resultaat over 2024 zoals voorgesteld in de jaarstukken, voldoende weerstandsvermogen over om de risico’s te dekken. FINANCIËN Jaarstukken 2024 Het resultaat over 2024 bedraagt € 40.815 positief. Daarbij stelt de GR RHCA voor om een bedrag van € 6.940 aan de algemene reserve toe te voegen, zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 82.227) en het restant toe te wijzen aan een in te stellen bestemmingsreserve ‘ Innovatie & Achterstanden’ om in de coronaperiode opgelopen achterstanden op te lossen. Advies: Een positieve zienswijze af te geven op de jaarstukken 2024. Begroting 2026 De indexering voor de loonontwikkeling bedraagt voor dit jaar 7,20%. In het kader van prijsstijging is uitgegaan van 8,0%. Met een vastgestelde verhouding tussen loon- en prijs gerelateerde onderdelen van de begroting van 70-30, resulteert een afgrond indexpercentage van 7,40%, welke toegepast is op de gemeentelijke bijdrage. De indexering van de gemeentelijke bijdrage is gebaseerd op de vastgestelde uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen. De gehanteerde percentages zijn door het Algemeen Bestuur vastgesteld.

Pagina 5 van 7

Hiernaast is een extra bijdrage in de begroting verwerkt van € 0,02 in verband met het Digitaliseren op Verzoek. Besloten is om een algemene aanpassing van de gemeentelijke bijdrage door te voeren in plaats van apart te factureren tijdens het jaar. Verder is in de huidige begroting een bezuiniging doorgevoerd van 3% op de gemeentelijke bijdragen. Dit is naar aanleiding van de door deelnemende gemeenten ingediende zienswijzen. Rekening houdend met de bestaande stemverhoudingen in het algemeen bestuur is het dagelijks bestuur gekomen tot een voorstel van 3% bezuiniging. Het totale bedrag per inwoner dat voor 2026 zal gelden, is opgenomen in de tabel onder 3.1 Toelichting op advies, alsmede het bedrag dat de deelnemende gemeenten op basis van de voorlopige aantallen inwoners per 1-1-2025 in totaal voor 2026 verschuldigd zullen zijn. Uiteindelijke facturering zal conform de regels in de gemeenschappelijke regeling plaatsvinden met gebruikmaking van de definitieve inwonertallen per 1- 1-2025. Alle lasten zijn opnieuw ingeschat. Hierbij is rekening gehouden met de meest recente inzichten per maart 2025. Een taakstellende bezuiniging van 3% is toegepast waarbij ernaar gestreefd is om de taken die het Regionaal Archief voor de gemeenten en inwoners uitvoert, zoveel mogelijk te ontzien. Gestreefd wordt naar lagere energielasten en hogere eigen inkomsten.

Daarnaast is het budget voor het scannen van archiefstukken gehalveerd en is na indexering een vermindering van het budget voor inhuur van personeel van derden doorgevoerd. Ook hierop is onder 3.1 Toelichting op advies al verder ingegaan. DUURZAAMHEID In 2025 wordt een renovatie en verduurzaming van de klimaatinstallatie uitgevoerd, die zal leiden tot een lager energieverbruik. De hierdoor verminderde energievraag en het gebruik van hernieuwbare energie (zonnepanelen, warmte-koude opslag) zou moeten leiden tot lagere kosten. Omdat kantoren en depot niet geheel energieneutraal zullen worden, zal er ook energie ingekocht moeten blijven worden. Dat er een positief effect zal zijn van de verduurzaming op de energiekosten is evident, hoe dat effect zich vertaalt in de kosten is uiteraard afhankelijk van de ontwikkeling van de energiemarkt. PARTICIPATIE n.v.t. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Na besluitvorming wordt het dagelijks bestuur van GR RHCA door toezending van het ondertekende raadsbesluit geïnformeerd over de vastgestelde zienswijze. BIJLAGEN 1. Aanbiedingsbrief stukken GR RHCA 2. Jaarrekening 2024 GR RHCA 3. Begroting 2026 GR RHCA

Pagina 6 van 7

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Heiloo

J. van den Beij-Veenstra gemeentesecretaris

M. ten Bruggencate burgemeester

Pagina 7 van 7