Raadsvoorstel Wijzigingen Reglement van Orde gemeenteraad Heiloo 2025

Raadsvergadering Voorstelnummer Datum raadsvoorstel Portefeuillehouder(s) Commissie Datum commissie Soort agendering Agendapunt Team Opsteller Datum B&W besluit Bijlagen: Onderwerp

:

RAADSVOORSTEL 23 juni 2025 D856475 13 mei 2025 Nvt Presidium 2 juni 2025 Besluitvorming Griffie Heiloo - Griffie Heiloo Dimph van der Schuur / Gerda Beeksma Nvt 1 Wijzigingen Reglement van Orde gemeenteraad Heiloo 2025

Voorgesteld besluit 1. het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo 2025 vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Heiloo 2023 Geheimhouding  Ja X Nee

Pagina 1 van 6

RAADSVOORSTEL INLEIDING Het huidige Reglement van Orde (RvO) is vastgesteld in de raadsvergadering van 10 juli 2023. Voor u ligt een aangepast RvO. Het voorliggende aangepaste RvO is voortgekomen uit resultaten van een enquête onder raads- en commissieleden die de griffie in december 2024 heeft uitgezet. Uit deze enquête bleek dat raads- en commissieleden het wenselijk vinden om een aantal onderdelen uit het huidige vergadermodel aan te passen. Deze aanpassingen dienen verwerkt te worden in het RvO. Ook zijn er de afgelopen tijd tijdens diverse (presidium)vergaderingen een aantal punten naar voren gekomen die nog niet in het RvO opgenomen zijn of die aanscherping behoeven. Deze wijzigingen zijn doorgevoerd in voorliggend RvO. Daarnaast heeft de griffie de toelichting bij het RvO uitgebreid. Deze toelichting is bedoeld als achtergrondinformatie over de juridische context en de intentie van de diverse artikelen. Verder is er in de tekst van het RvO een aantal tekstuele wijzigingen doorgevoerd om teksten te verduidelijken. Het presidium heeft voorliggend RvO besproken in de vergadering d.d. 6 mei en 2 juni 2025 en heeft besloten om dit voorstel rechtstreeks ter besluitvorming door te geleiden naar de raadsvergadering op 23 juni 2025. Het vaststellen van dit RvO is een bevoegdheid van de raad.

INVLOED KADERS OP KEUZERUIMTE De Gemeentewet bepaalt regels voor het uitschrijven van vergaderingen, het vergaderquorum en het tot stand komen van besluiten van de raad. De raad is conform artikel 16 van de Gemeentewet bevoegd om een RvO voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast te stellen. Het staat de raad vrij om dit voorgestelde RvO al dan niet in te voeren. TOELICHTING OP HET VOORSTEL Het voorliggend RvO komt onder andere voort uit de resultaten van de enquête die de griffie in december 2024 heeft uitgezet. De raads- en commissieleden hebben in deze enquête aangegeven welke aanpassingen in het vergadermodel wenselijk zijn. Hieronder wordt voorgesteld hoe deze aanpassingen in het RvO worden verwerkt. Er bleek een grote meerderheid voor het aanpassen van twee zaken; het aantal interrupties en de inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering. Voorgestelde aanpassingen naar aanleiding van de enquête De huidige werkafspraak sinds 2023 is dat er in de eerste termijn 1 interruptie mogelijk is en in de tweede termijn 3 interrupties. De afspraak was dit te verwerken in de volgende aanpassing van het RvO als dit zou bevallen. Deze werkwijze bevalt niet. De raad heeft aangegeven dat soepeler mag worden omgegaan met interrupties en dat er meer interrupties mogelijk gemaakt mogen worden bij commissie- en raadsvergaderingen.

De huidige artikelen 14 en 29 worden hierop aangepast. Voorgesteld wordt nu om in beide termijnen per agendapunt en per deelnemer 3 interrupties toe te staan. Artikel 14 Voorstellen van orde en handhaving orde Nu lid 3: Een lid van de vergadering mag 3 keer per betoog interrumperen. Voorstel: Een lid van de vergadering mag zowel tijdens de raadsvergadering als tijdens de commissievergadering per agendapunt 3 keer per termijn interrumperen. Nu lid 4: Interrupties zijn alleen toegestaan in de tweede termijn.

Pagina 2 van 6

Voorstel: dit lid wordt geschrapt omdat interrupties niet beperkt blijven tot alleen de tweede termijn. Artikel 29 Spreektermijnen Voorstel: Toevoegen lid 4: Een lid van de vergadering mag tijdens de commissievergadering per agendapunt 3 keer per termijn interrumperen zowel in de eerste als in de tweede termijn. Een interruptie bestaat uit een korte opmerking via de voorzitter gericht aan de spreker in de vorm van een vraag of constatering. Artikel 35a Actualiteitenhalfuurtje insprekers Op dit moment is er alleen tijdens de raadsinformatieavond en commissievergadering de mogelijkheid om in te spreken. De wens van de raad is om toch ook de mogelijkheid tot inspreken weer toe te voegen aan de raadsagenda. Voorstel: nieuw artikel toevoegen: De wijze van inspreken bij het actualiteitenhalfuurtje tijdens de raadsvergadering, zoals de inspreektijd, wanneer aanmelden, waar niet over ingesproken mag worden etc. wordt hierin opgenomen. In het presidium van 6 mei is afgesproken dat er na een jaar wordt geëvalueerd of dit naar tevredenheid werkt. Voorgestelde aanpassingen naar aanleiding van de huidige wijze van vergaderen Artikel 9. Vergaderfrequentie Raadsvergaderingen die niet op dezelfde avond kunnen worden afgerond, gaan in de regel de volgende dag verder. Deze werkwijze stond nog niet opgenomen in het RvO.

Nu lid 1: De vergaderdag voor alle raadsactiviteiten is in de regel op de maandagavond van 19:30 uur tot uiterlijk 23:00 uur. Voorstel: Toevoegen: Indien de raadsvergadering niet op dezelfde avond afgerond kan worden, is het vervolg in de regel de volgende dag om 19:30 uur. Artikel 10. Oproep en voorlopige agenda Op verzoek van het presidium maken we door middel van onderstaande toevoegingen duidelijk hoe we omgaan met spoedeisende vergaderingen. Nu Lid 2: In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de vergadering een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Voorstel: Toevoegen: Nieuw: Lid 2.Bij een spoedeisende vergadering kan worden afgeweken van de onder lid 1 gehanteerde termijn van 10 dagen; oproep en publicatie vinden dan wel plaats conform de vereisten opgesomd in artikel 19 van de Gemeentewet. Nieuw: Lid 3. De raad kan besluiten, in spoedeisende gevallen, een niet-geagendeerd onderwerp onmiddellijk in behandeling te nemen Voorstel: huidig lid 2 wordt lid 4: De voorzitter kan na het verzenden van de schriftelijke oproep voor aanvang van de vergadering een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken aan de leden van de raad verzonden via het digitale raadsinformatiesysteem en door middel van openbare kennisgeving.

Voorstel: Toevoegen: Nieuw: In de toelichting staat een uitgebreide beschrijving van wanneer er sprake is van een spoedeisende vergadering en de werkwijze.

Pagina 3 van 6

Artikel 21. Werkgroepen in BUCH-verband In het huidige RvO is artikel 21 Werkgroepen in BUCH-verband aangepast en uitgebreid. Er zijn namelijk niet alleen werkgroepen in BUCH-verband maar ook in regionaal verband. Verder kan de raad ook nog andere tijdelijke werkgroepen instellen. Dit wordt in dit artikel uitgebreid beschreven. Artikel 38 Besluitvorming Tijdens de raadsvergadering wordt de stemverklaring regelmatig gebruikt als een derde termijn. Met deze toevoeging maken we duidelijk wat een stemverklaring inhoudt. Nu lid 4: Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten. De stemverklaring mag de duur van 1 minuut niet overschrijden. Voorstel lid 4: Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag kort motiveren. Bij een stemverklaring worden de voors en tegens van de gemaakte afweging opgesomd. De stemverklaring mag de duur van 1 minuut niet overschrijden. Een stemverklaring is geen voortzetting van het politiek debat. Artikel 44 Moties Moties die tijdens de raadsvergadering aanpassing behoeven, dienen verwerkt te worden in het raadsinformatiesysteem en het vergadersysteem. Om dit op een juiste manier in het systeem te zetten, is er een korte schorsing nodig zodat de griffie de aanpassingen meteen kan verwerken.

Mondelinge aanpassingen zijn onduidelijk voor raadsleden, kijkers en griffie en daarmee onwenselijk. Nu lid 4 (presidium plaatst een motie op de agenda van de eerstvolgende commissievergadering): schrappen. Dit lid is overbodig en er wordt bijna geen gebruik van gemaakt want dit is aan de fracties zelf. Voorstel: Toevoegen lid 8: Indien een motie tijdens de raadsvergadering een aanpassing behoeft, dan wordt er korte tijd door de voorzitter geschorst om de aanpassing door te voeren, zodat de aangepaste versie voor alle leden van de raad en anderen raadpleegbaar is. Artikel 45 amendementen en subamendementen In dit artikel stond nog niets vermeld over het behandelen van een amendement die zonder voorbespreking in de commissie wordt ingediend bij een raadsvergadering. Bij de moties stond dit al wel. Voorstel: Toevoegen lid 8: Amendementen die zonder voorbespreking in de commissievergadering worden ingediend bij een raadsvergadering, worden als volgt behandeld in de raad: a. De indiener kan het amendement kort toelichten (maximaal 2 minuten). b. Er is vervolgens gelegenheid voor het college om een reactie te geven (maximaal 5 minuten). c. Dan volgt de behandeling in de raad met één termijn (maximaal 2 minuten per fractie). d.

Tenslotte vindt de stemming plaats met mogelijkheid tot een stemverklaring Voorstel toevoegen lid 9: Indien een amendement tijdens de raadsvergadering een aanpassing behoeft, dan wordt er korte tijd door de voorzitter geschorst om de aanpassing door te voeren, zodat de aangepaste versie voor alle leden van de raad en anderen raadpleegbaar is.

Pagina 4 van 6

Artikel 48a Toezeggingenlijst en overzicht aangenomen moties Het presidium heeft aangegeven behoefte te hebben aan een behandeladvies van de griffie bij de toezeggingen en het overzicht aangenomen moties. Met het minder vaak (per kwartaal in plaats van maandelijks) agenderen van de lijsten in de raadsvergadering hoopt het presidium een inhoudelijk betere update van de stand van zaken door het college te ontvangen. Voorstel: Toevoegen het gehele artikel 48a op verzoek van het presidium. Artikel 49 Technische vragen In dit artikel is duidelijker opgenomen hoe we met inlichtingen en technische vragen omgaan (geen inhoudelijke wijzigingen). Voorstel: Artikel 49 Inlichtingen en technische vragen Toevoegen: Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen (vragen) als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de wet schriftelijk in via de griffier. a. Vragen van feitelijke aard (technische vragen) over een voorliggend voorstel worden uiterlijk de dinsdag na de publicatie van de stukken via de griffie gesteld. b. Vragen van feitelijke aard (technische vragen) over een onderwerp dat niet op de agenda staat, kunnen altijd gesteld worden. Toevoegen lid 3: Het overzicht met vragen en de antwoorden is in principe – tenzij er sprake is van geheimhouding - altijd openbaar raadpleegbaar voor raadsleden en anderen in het digitale raadsinformatiesysteem en op de website.

Artikel 61 Opheffen geheimhouding Voorstel: Toevoegen informatie over de werkwijze, afgesproken in de door de raad vastgestelde Notitie beslotenheid en geheimhouding (2023): Lid 3: Voor de werkwijze rondom beslotenheid en geheimhouding wordt verwezen naar de geldende notitie Beslotenheid en geheimhouding gemeente Heiloo. Lid 4: Informatie die onder geheimhouding is verstrekt aan de gemeenteraad wordt ook verstrekt aan de door de raad benoemde commissieleden. Lid 5: Na afloop van een besloten commissievergadering wordt standaard aan de commissie voorgesteld om de terugkoppeling van de besloten commissie en hetgeen mondeling is besproken ook te delen met de niet aanwezige raads- en commissieleden. De overige tekstuele wijzigingen en de onderbouwing staan opgenomen in het bijgevoegde Wijzigingsoverzicht. REGIONALE SAMENWERKING EN COULEUR LOCALE Er is geen sprake van regionale afstemming. Het betreft hier een autonome bevoegdheid van de gemeenteraad van Heiloo. Er is wel gekeken naar de wijze waarop andere gemeenten dit soort zaken geregeld hebben. De Modelverordening van de VNG is als basis zoveel mogelijk aangehouden. RISICO’S Er zijn geen risico’s te vermelden. FINANCIËN Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit voorstel. UITVOERING, PLANNING EN ORGANISATIE Voorliggend RvO is afgestemd met Juridische Zaken.

Het RvO treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking van het raadsbesluit.

Pagina 5 van 6

BIJLAGEN - Reglement van Orde Heiloo 2025 - Wijzigingsoverzicht - Resultaten enquête onder raads- en commissieleden Hoogachtend, De griffie van de gemeente Heiloo G.A. Beeksma griffier

Pagina 6 van 6